In qualità di imprenditore che gestisce le relazioni con i fornitori, è importante sapere cos'è un ordine di acquisto e come funziona.
Immagina di gestire una piccola impresa e di dover acquistare un inventario o dei servizi da un fornitore. Vuoi garantire una transazione senza intoppi, specificando esattamente ciò che stai acquistando, a quale prezzo e quando ti serve. Per spiegare queste informazioni in modo efficiente al tuo fornitore, utilizzerai un ordine di acquisto che spiega in dettaglio la transazione.
L'ordine di acquisto conferma formalmente l'intenzione dell'acquirente di acquistare beni o servizi secondo i termini e le condizioni specificati. Fornendo chiarezza e documentazione dell'accordo, gli ordini di acquisto aiutano a prevenire incomprensioni e controversie tra le parti.
Ora che hai compreso le basi degli ordini di acquisto, dovresti saperne di più su di essi e su come funziona il processo degli ordini di acquisto per garantire un rapporto regolare con i tuoi fornitori.
Un ordine di acquisto (PO) è la richiesta ufficiale di un acquirente a un venditore di fornire beni o servizi a un prezzo specificato prima di una certa scadenza. Si tratta di un documento formale che delinea i dettagli della transazione concordati da entrambe le parti.
Ordine di acquisto e fattura a confronto
Gli ordini di acquisto e le fatture vengono utilizzati nel processo di approvvigionamento ma non sono lo stesso documento.
L'acquirente emette un ordine di acquisto a un venditore come richiesta formale di beni o servizi. Se disponi di un reparto acquisti, invieranno gli ordini di acquisto. In caso contrario, i manager e altri soggetti autorizzati ad acquistare prodotti o servizi dai fornitori possono farlo.
L'ordine di acquisto è un precursore della transazione vera e propria, sottolineando i dettagli di ciò che l'acquirente intende acquistare e a quali condizioni. Il fornitore visualizza l'ordine di acquisto durante l'evasione degli ordini.
D'altra parte, il venditore genera una fattura e la emette all'acquirente dopo la consegna della merce o la prestazione dei servizi. Si tratta di una richiesta di pagamento per i prodotti o i servizi forniti.
Un ordine di acquisto è anche diverso da una richiesta di acquisto. I dipendenti utilizzano una richiesta di acquisto internamente per chiedere al datore di lavoro di acquistare prodotti o servizi per scopi interni.
Le basi degli ordini di acquisto per i servizi
Gli ordini di acquisto possono essere emessi per prodotti o servizi e il processo è abbastanza simile.
Gli ordini di acquisto per i servizi in genere includono:
- Descrizione del servizio: questo descrive chiaramente i servizi da fornire, inclusi eventuali requisiti o risultati specifici.
- Informazioni sul fornitore di servizi: questa sezione fornisce dettagli sul fornitore di servizi, come nome, indirizzo e informazioni di contatto. Devi inoltre includere la data dell'ordine di acquisto per garantire una corretta comunicazione con il fornitore.
- Date del servizio: sono le date di consegna per l'inizio e il completamento dei servizi.
- Costo del servizio: si tratta della tariffa concordata per i servizi, incluse eventuali tasse o costi aggiuntivi applicabili.
- Termini e condizioni: questa sezione delinea tutti i termini e le condizioni che regolano la fornitura di servizi, come termini di pagamento, accordi di riservatezza o accordi sul livello di servizio.
Gli ordini di acquisto di servizi aiutano a garantire chiarezza e responsabilità nelle transazioni di servizi, delineando le aspettative per entrambe le parti coinvolte.
La creazione di un ordine di acquisto prevede diversi passaggi chiave che facilitano l'approvvigionamento di beni o servizi in modo strutturato e organizzato. Ricorda che l'acquirente crea l'ordine di acquisto.
Le aziende possono disporre di modelli di ordini di acquisto che i loro clienti e clienti possono utilizzare per semplificare il processo. Tuttavia, è tua responsabilità assicurarti che le informazioni siano corrette quando crei un ordine di acquisto.
Ecco come funziona il processo dell'ordine di acquisto:
1. Richiesta di servizi
Il processo dell'ordine di acquisto inizia in genere con una richiesta da parte dell'acquirente di beni o servizi specifici. Questa richiesta delinea i requisiti e le aspettative, incluso il tipo di servizi necessari, le quantità, le date di consegna desiderate ed eventuali istruzioni o preferenze speciali.
2. Il fornitore valuta la richiesta
Una volta ricevuta la richiesta di servizio, il fornitore valuta la portata e la fattibilità di soddisfare i requisiti dell'acquirente. Questa valutazione comporta la valutazione della disponibilità delle risorse, della capacità di fornire i servizi entro il periodo di tempo specificato o entro una certa data e dell'allineamento con le competenze e le offerte del fornitore.
3. Il fornitore fornisce una proposta di servizio
In base alla loro valutazione, il fornitore prepara e invia una proposta di servizio all'acquirente.
La proposta delinea l'approccio proposto per la fornitura dei servizi, compresa una descrizione dei servizi da fornire, i costi stimati, le tempistiche e i termini e le condizioni. Questa proposta ha funzione di base per l'ulteriore negoziazione e finalizzazione dell'ordine di acquisto.
4. Il cliente approva la proposta ed emette un PO
Dopo aver esaminato la proposta di servizio presentata dal fornitore, il cliente valuta se soddisfa i propri requisiti e si allinea al budget e alle tempistiche. Dopo l'approvazione, il cliente emette formalmente un ordine di acquisto (PO) al fornitore.
Puoi emettere ordini di acquisto elettronici o creare un template di ordine di acquisto e stamparlo prima di spedirlo al fornitore. Ovviamente, dovresti sempre verificare con il tuo fornitore per assicurarti di inviare correttamente l'ordine di acquisto. Molti potrebbero preferire gli ordini di acquisto digitali per rendere il processo più conveniente per entrambe le parti.
Ricorda che un PO non è un contratto legalmente vincolante fino a quando il fornitore non accetta di soddisfare la richiesta. Una volta che il venditore è d'accordo, l'ordine di acquisto diventa legalmente vincolante.
5. Il fornitore eroga il servizio
Con il PO in mano, il fornitore inizia a fornire i servizi concordati secondo le specifiche delineate nel PO. Ciò può comportare l'assegnazione di risorse, la pianificazione delle attività e il coordinamento con il cliente per garantire una fornitura regolare e tempestiva dei servizi.
6. Il cliente verifica il completamento del servizio
Una volta forniti i servizi, il cliente verifica che il lavoro sia stato completato secondo i termini e le condizioni specificati nell'ordine d'acquisto e nella proposta di servizio.
Ciò può includere la revisione dei prodotti finali, l'esecuzione di controlli di qualità e la conferma che tutti i requisiti siano stati soddisfatti in modo soddisfacente.
7. Il fornitore invia una fattura in base all'ordine di acquisto
Dopo che il cliente ha verificato il completamento dei servizi, il fornitore prepara e invia una fattura al cliente per il pagamento.
La fattura riporta i servizi forniti e i relativi costi secondo i termini indicati nell'ordine di acquisto. Al ricevimento della fattura, il cliente elabora il pagamento al fornitore, completando la transazione e adempiendo al proprio obbligo finanziario.
Tipi di ordini di acquisto
A seconda delle tue esigenze e del rapporto con il fornitore, potresti creare un ordine di acquisto specifico. Gli ordini di acquisto possono variare, ma ci sono quattro tipi principali che dovresti conoscere. Per esempio:
Standard
Gli ordini di acquisto standard sono il tipo più comune per gli acquisti una tantum di beni o servizi. Specificano i dettagli di una singola transazione, comprese le descrizioni degli articoli, le quantità, i prezzi, le date di consegna e le condizioni di vendita.
I Standard PO vengono in genere utilizzati per esigenze di approvvigionamento di routine e vengono emessi secondo necessità per soddisfare requisiti immediati.
Pianificati
Gli ordini di acquisto pianificati vengono creati in anticipo per prevedere e pianificare le esigenze di approvvigionamento future.
A differenza dei PO standard, che vengono emessi per transazioni specifiche, i PO pianificati segnalano l'intenzione di acquistare beni o servizi in un determinato periodo. Fornendo visibilità sulle attività di acquisto previste, aiutano le organizzazioni a semplificare la gestione dell'inventario, la pianificazione della produzione e il budget.
Generici
Gli ordini di acquisto generici vengono utilizzati per stabilire accordi a lungo termine con i fornitori per acquisti ricorrenti di beni o servizi.
Invece di emettere singoli ordini di acquisto per ogni transazione, un ordine di acquisto globale delinea i termini e le condizioni dell'accordo complessivo, compresi i prezzi, le consegna pianifica e gli impegni di quantità.
I PO generici offrono flessibilità ed efficienza consolidando più transazioni in un unico contratto, semplificando i processi di approvvigionamento e riducendo le spese amministrative.
A contratto
Gli ordini di acquisto contrattuali formalizzano gli accordi tra acquirenti e fornitori per le esigenze di approvvigionamento in corso. Sono spesso utilizzati per partnership strategiche o acquisti di grandi volumi in cui è necessario un contratto completo per governare la relazione.
I contratti PO specificano i prezzi, i termini di pagamento, le date di consegna e altro ancora. Stabilendo aspettative e obblighi chiari in anticipo, i PO a contratto aiutano a mitigare i rischi e garantire la conformità agli accordi contrattuali.
Sebbene gli ordini di acquisto siano documenti essenziali per l'approvvigionamento di prodotti e servizi, ci sono differenze nette nel modo in cui sono strutturati e in quello che comportano:
Ambito di lavoro
Gli ordini di acquisto per i prodotti includono in genere descrizioni dettagliate degli articoli acquistati, ad esempio numeri di parte, quantità, dimensioni, colori e specifiche.
Al contrario, gli ordini di acquisto di servizi delineano l' ambito del lavoro da eseguire, inclusa la natura dei servizi, le attività da completare, le tappe fondamentali e qualsiasi risultato o risultato specifico.
Prodotti finali e tempistiche
Gli ordini di acquisto di prodotti specificano una data di consegna, istruzioni di spedizione ed eventuali requisiti di gestione speciali per la consegna fisica delle merci.
D'altra parte, gli ordini di acquisto di servizi definiscono i tempi di consegna del servizio, comprese le date di inizio e fine, la durata ed eventuali traguardi o scadenze per il completamento di attività o fasi specifiche del progetto.
Struttura dei prezzi
Gli ordini di acquisto dei prodotti includono in genere i prezzi unitari, i costi totali e le imposte, gli sconti o le spese di spedizione applicabili.
Al contrario, gli ordini di acquisto di servizi possono avere strutture tariffarie più complesse, come tariffe orarie, commissioni fisse, pagamenti intermedi o accordi di acconto, a seconda della natura dei servizi e dell'accordo tra le parti.
Requisiti legali e di conformità
Gli ordini di acquisto di prodotti possono essere soggetti a normative, standard di prodotto, garanzie e politiche di restituzione specifici del settore, generalmente indicati nei termini e condizioni dell'ordine di acquisto.
Al contrario, gli ordini di acquisto di servizi possono comportare ulteriori considerazioni legali, accordi di riservatezza e accordi sul livello di servizio (SLA) per proteggere gli interessi di entrambe le parti.
Creazione del sistema di ordini di acquisto
La creazione di un sistema di ordini di acquisto semplifica i processi di approvvigionamento e mantiene efficienti le relazioni con i fornitori. Che si tratti di emettere ordini di acquisto standard per transazioni una tantum o di impostare ordini di acquisto generali per acquisti ricorrenti, disporre di un sistema ben definito garantisce trasparenza, responsabilità e conformità agli accordi contrattuali.