Guia sobre PO: Purchase order

O que é uma ordem de compra e como ele funciona?

Uma ordem de compra é um contrato juridicamente vinculativo entre um comprador e um vendedor. Depois que um comprador cria um pedido e o vendedor (fornecedor) confirma o pedido, o comprador é responsável por pagar pelos bens ou serviços especificados. O comprador deve pagar a fatura na data que o vendedor especificar e o comprador concordar.

Uma ordem de compra fornece ao comprador tempo para revisar o pedido. Também dá ao fornecedor tempo para finalizar o preço antes de enviá-lo ao comprador. No entanto, o objetivo principal de uma ordem de compra é formalizar o contrato entre o comprador e o fornecedor.

Às vezes, podem ocorrer alterações em um pedido. Por exemplo, o fornecedor pode decidir oferecer um desconto ou cobrar mais. Um comprador pode decidir adicionar mais itens a um pedido atual ou ver se ele pode negociar uma alteração no pedido se não puder ser cancelado.

Normalmente, uma ordem de compra acontece entre uma empresa e um fornecedor atacadista. No entanto, também pode acontecer entre famílias e uma empresa que oferece produtos a granel para venda individual. Muitas questões legais envolvem o conceito de ordem de compra. Políticas ainda mais rigorosas limitam quem pode se envolver na gestão da cadeia de suprimentos no atacado.

Além disso, as ordens de compra nem sempre são oferecidas. Muitos atacadistas exigem pagamento antecipado. No entanto, quando houver a opção de pagar por itens de atacado após o pedido e o recebimento, é melhor entender os fundamentos do pedido.

Pedido de compra vs. fatura

Alguns compradores acham que receberam uma fatura quando, às vezes, é apenas uma cópia de uma ordem de compra. Uma ordem de compra não é uma fatura, e o vendedor normalmente ainda precisa enviar a fatura neste ponto.

Uma ordem de compra é o que um comprador preenche ao fazer uma solicitação a um fornecedor. O fornecedor visualiza a ordem de compra ao atender pedidos.

Depois que o comprador recebe o pedido, o fornecedor envia uma fatura. A fatura é o que um comprador vê para descobrir o que ele deve a um fornecedor.

O fundamento das ordens de compra

Quando você estiver pronto(a) para visualizar e gerenciar pedidos, é importante não perder nenhuma informação.

Você geralmente verá o nome de uma pessoa se for um pedido do consumidor. Se for uma ordem de compra, você verá o nome da empresa impresso na fatura.

Outras informações que você pode esperar ver na maioria das ordens de compra são informações de contato, como números de telefone, endereços de e-mail e endereços de entrega.

As ordens de compra também podem exibir o método de envio e a data de entrega.

As ordens de compra também incluirão uma descrição do produto, quantidade, preços unitários, preço total e custos de envio.

Como funciona o processo de criação da ordem de compra

O processo de compra entre um comprador e um vendedor varia. No entanto, normalmente inclui essas etapas básicas, mas nem sempre nesta sequência cronológica exata.

Por exemplo, um vendedor pode decidir permitir que um cliente revise o pedido para ter certeza de que está correto. Ele nem sempre exige pagamento imediato se o pedido estiver errado. No entanto, o vendedor pode colocar uma entrega em espera se o comprador não pagar imediatamente.

O fato de ter ocorrido um erro no pedido também não anula a responsabilidade do comprador de pagar. A única autoridade para isso seria se o vendedor determinasse que não pode atender ao pedido. Nesse caso, tanto o comprador quanto o vendedor podem concordar em cancelar o pedido, mas isso pode ficar a critério do fornecedor.

1. O cliente cria o pedido

Esta etapa no processo de pedido de compra geralmente se aplica a uma loja que deseja ter produtos de atacado entregues em uma loja. No entanto, isso pode se aplicar a um indivíduo que se tornou um comprador atacadista para economizar dinheiro em produtos domésticos. De qualquer forma, o cliente cria o pedido.

2. O fornecedor verifica o inventário

O fornecedor verifica se tem em estoque os itens que o cliente pediu. Em caso positivo, ele aceita o pedido e se prepara para atendê-lo.

3. O fornecedor atende ao pedido

Neste ponto, o pedido é separado, e o fornecedor o prepara para entrega. O objetivo é enviar os itens dentro do prazo para o vendedor.

4. O cliente recebe o pedido do fornecedor

Após verificar se o pedido está completo, o fornecedor envia o pedido ao cliente. Isso dá ao cliente a chance de revisar o pedido quando recebido. Se um erro for encontrado, então pode ser hora de solucionar o processo de pedido realizado.

5. O fornecedor envia uma fatura

Logo após o cliente receber um pedido, o fornecedor envia uma fatura. Neste ponto, o cliente e o fornecedor concordaram com o vencimento do saldo dessa conta.

Tipos de ordens de compra

Dependendo do tipo de pedido, você pode receber uma ordem de compra específico. As ordens de compra podem variar, mas há quatro tipos principais que você deve conhecer.

1. Padrão

O pedido de compra padrão geralmente é usado para solicitações esporádicas do comprador. Normalmente, não é um item que uma loja ou um indivíduo precisa o tempo todo. Não é tão consistente assim. Uma ordem de compra normalmente inclui a listagem, quantidade, preço, data de entrega e localização de um item.

Uma ordem de compra padrão é frequentemente usado para momentos em que um funcionário de escritório precisa pedir apenas um pequeno número de materiais de escritório. Por exemplo, ele pode querer notas adesivas ou clipes de papel. Ele pode precisar de aprovação para este pedido, ou talvez para documentos de recibo e outros materiais de escritório, e quer fazer o pedido, mas precisa de aprovação da gerência.

2. Planejada

Uma ordem de compra planejado normalmente declara todos os detalhes sobre um pedido, exceto a data e o local de entrega. A quantidade e o nome do item, juntamente com os preços, geralmente são mostrados em uma ordem de compra planejado.

Uma ordem de compra planejada geralmente ocorre quando uma empresa pede regularmente uma quantidade definida de itens. No entanto, ela ainda pode confirmar que precisa desses itens antes de prosseguir com a compra. Trata-se mais de “quando” o pedido será entregue do que de “se” o pedido será entregue.

3. Geral

Também conhecido como pedido permanente, uma ordem de compra geral não mostra a quantidade de itens em uma ordem de compra. Às vezes, o preço também fica oculto. O único detalhe que você geralmente verá é o nome do item.

O acordo firmado entre o comprador e o vendedor também é exibido em uma ordem de compra geral. Esse tipo de pedido de compra é adequado para empresas que regularmente solicitam os mesmos itens semana após semana. Um exemplo de pedido de compra geral é uma empresa de limpeza que rotineiramente solicita os mesmos suprimentos de limpeza, mas o valor varia.

4. Contrato

Uma ordem de compra por contrato é geralmente usada para estabelecer um acordo legalmente vinculativo entre um comprador e um vendedor. Geralmente não mostra os pedidos de itens ou sua quantidade. Normalmente, também não mostra o preço dos itens solicitados pelo comprador.

Um consumidor normalmente escolhe a ordem de compra por contrato. Ele pode querer que suas informações pessoais sejam mantidas em sigilo. No entanto, ele quer que as pessoas no departamento de envio e recebimento saibam o que pediram. Uma empresa também pode optar por isso ao solicitar suprimentos confidenciais e sigilosos.

Dicas sobre pedidos de compra

Para os compradores, é sempre importante garantir a máxima precisão ao preencher uma ordem de compra. Caso contrário, isso pode atrasar a remessa se você analisar uma cópia do seu pedido e descobrir que está errado. Você também tem que pagar pelo menos pelos itens que recebeu porque é um acordo vinculativo.

Vendedores devem especificar honestamente as condições de pagamento para um comprador. Não faça com que eles paguem pelo que não pediram. No entanto, você também pode garantir a solidificação de um acordo com o comprador que declare que o comprador é pelo menos responsável pelas partes dos pedidos de comércio eletrônico que foram atendidas.

Compradores e vendedores também devem considerar automatizar o processo de pedidos o máximo possível. Isso evitará erros dispendiosos e falha no atendimento.

Por exemplo, compradores e vendedores podem criar notificações de pedidos automatizadas. Também é possível configurar soluções de comércio eletrônico que permitam que compradores e vendedores, sejam atacadistas ou varejistas, gerenciem e visualizem os pedidos que fazem e recebem.

Em alguns casos, recomenda-se até mesmo que você tenha um advogado para ajudá-lo a entender os termos de uma ordem de compra. Isso pode ser útil se você não perceber que um vendedor dificultou a compreensão dos termos do seu contrato.

Por exemplo, os fornecedores podem não lhe dizer que você não tem nenhum direito de cancelar uma ordem vinculativa, mas eles o fazem. Cuidado e proteja-se. Os fornecedores também têm direitos. Eles têm o direito de cancelar pedidos que não podem atender, quer o comprador queira cancelar o pedido ou não.

Criação do sistema de pedido de compra

Não é fácil criar seu sistema de pedidos de compra, mas a automação pode facilitar o processo. No entanto, você não deve usar nenhum software para essa finalidade.

Você deve confiar em seu pedido de compra por software. Saiba mais sobre como você pode processar com segurança todos os seus pedidos B2B e B2C hoje mesmo.