Como proprietário de um negócio que gerencia relações com fornecedores, é importante saber o que é uma ordem de compra e como ela funciona.
Imagine que você administra uma pequena empresa e precisa comprar estoque ou serviços de um fornecedor. Você quer garantir uma transação tranquila, detalhando exatamente o que está comprando, a que preço e quando precisa. Para explicar essas informações de maneira eficiente ao seu fornecedor, você usará uma ordem de compra detalhando a transação.
A ordem de compra confirma formalmente a intenção do comprador de adquirir bens ou serviços sob termos e condições específicos. Ao fornecer clareza e documentação do acordo, as ordens de compra ajudam a prevenir mal-entendidos e disputas entre as partes.
Agora que você entende o básico sobre ordens de compra, deve aprender mais sobre elas e como funciona o processo de ordem de compra para garantir um relacionamento tranquilo com seus fornecedores.
Uma ordem de compra (PO) é a solicitação oficial de um comprador para um vendedor fornecer bens ou serviços a um preço especificado antes de um determinado prazo. É um documento formal que descreve os detalhes da transação acordados por ambas as partes.
Ordem de compra vs. fatura
Ordens de compra e faturas são usados no processo de aquisição, mas não são o mesmo documento.
O comprador emite uma ordem de compra para um vendedor como uma solicitação formal de bens ou serviços. Se você tiver um departamento de compras, eles enviarão as ordens de compra. Se não, gerentes e outros autorizados a comprar produtos ou serviços de fornecedores podem fazê-lo.
A ordem de compra é uma precursora da transação real, detalhando o que o comprador pretende comprar e sob quais condições. O vendedor consulta a ordem de compra ao cumprir as ordens.
Por outro lado, o vendedor gera uma fatura e a emite ao comprador após a entrega dos bens ou a prestação dos serviços. É uma solicitação de pagamento pelos produtos ou serviços fornecidos.
Uma ordem de compra também é diferente de uma requisição de compra. Os funcionários usam uma requisição de compra internamente para solicitar que seu empregador compre produtos ou serviços para fins internos.
Noções básicas sobre ordens de compra para serviços
Ordens de compra podem ser emitidas para produtos ou serviços, e o processo é bastante semelhante.
Ordens de compra para serviços normalmente incluem:
- Descrição do serviço: descreve claramente os serviços a serem prestados, incluindo quaisquer requisitos específicos ou entregáveis.
- Informações do provedor de serviços: esta seção fornece detalhes do prestador de serviço, como nome, endereço e informações de contato. Você também deve incluir a data da ordem de compra para garantir a comunicação adequada com seu fornecedor.
- Datas de serviço: são as datas de início e conclusão dos serviços.
- Taxa de serviço: é a taxa acordada pelos serviços, incluindo quaisquer impostos aplicáveis ou cobranças adicionais.
- Termos e condições: esta seção descreve quaisquer termos e condições que regem a prestação de serviços, como termos de pagamento, acordos de confidencialidade ou acordos de nível de serviço.
Ordens de compra para serviços ajudam a garantir clareza e responsabilidade nas transações de serviços, descrevendo expectativas para ambas as partes envolvidas.
Criar uma ordem de compra envolve várias etapas fundamentais que facilitam a aquisição de bens ou serviços de maneira estruturada e organizada. Lembre-se, o comprador cria a ordem de compra.
As empresas podem ter modelos de ordens de compra que seus clientes podem usar para facilitar o processo. Ainda assim, é sua responsabilidade garantir que as informações estejam corretas ao criar uma ordem de compra.
Veja como funciona o processo de ordem de compra:
1. Solicitação de serviços
O processo de ordem de compra geralmente começa com uma solicitação do comprador para bens ou serviços específicos. Esta solicitação descreve os requisitos e expectativas, incluindo o tipo de serviços necessários, quantidades, datas desejadas de entrega e quaisquer instruções ou preferências especiais.
2. Fornecedor avalia a solicitação
Após receber a solicitação de serviço, o fornecedor avalia o escopo e a viabilidade de atender aos requisitos do comprador. Essa avaliação envolve verificar a disponibilidade de recursos, a capacidade de entregar os serviços dentro do prazo especificado ou até uma certa data e o alinhamento com a experiência e as ofertas do fornecedor.
3. Fornecedor apresenta proposta de serviço
Com base em sua avaliação, o fornecedor prepara e envia uma proposta de serviço ao comprador.
A proposta descreve a abordagem proposta para a prestação dos serviços, incluindo uma descrição dos serviços a serem fornecidos, custos estimados, prazos e termos e condições. Essa proposta serve como base para negociações adicionais e finalização da ordem de compra.
4. O cliente aprova a proposta e emite uma ordem de compra
Após analisar a proposta de serviço enviada pelo fornecedor, o cliente avalia se ela atende aos seus requisitos e se alinha com seu orçamento e cronograma. Após a aprovação, o cliente emite formalmente uma ordem de compra (PO) ao fornecedor.
Você pode emitir ordens de compra eletrônicas ou criar um modelo de ordem de compra e imprimi-lo antes de enviá-lo ao seu fornecedor. Claro, você deve sempre verificar com seu fornecedor para garantir que está enviando a ordem de compra corretamente. Muitos podem preferir ordens de compra digitais para tornar o processo mais conveniente para ambas as partes.
Lembre-se de que uma ordem de compra não é um contrato legalmente vinculativo até que o fornecedor concorde em atender à solicitação. Uma vez que o vendedor concorda, a ordem de compra torna-se legalmente vinculativa.
5. O fornecedor entrega o serviço
Com a ordem de compra em mãos, o fornecedor começa a prestar os serviços acordados conforme as especificações descritas nela. Isso pode envolver a alocação de recursos, agendamento de tarefas e coordenação com o cliente para garantir uma entrega tranquila e pontual dos serviços.
6. O cliente verifica a conclusão do serviço
Após a entrega dos serviços, o cliente verifica se o trabalho foi concluído de acordo com os termos e condições especificados na ordem de compra e na proposta de serviço.
Isso pode incluir a revisão das entregas, a realização de verificações de qualidade e a confirmação de que todos os requisitos foram atendidos de forma satisfatória.
7. O fornecedor envia uma fatura com base na ordem de compra
Depois que o cliente verifica a conclusão dos serviços, o fornecedor prepara e envia uma fatura ao cliente para pagamento.
A fatura detalha os serviços prestados e os custos correspondentes conforme os termos descritos na ordem de compra. Após o recebimento da fatura, o cliente processa o pagamento ao fornecedor, completando a transação e cumprindo sua obrigação financeira.
Tipos de ordens de compra
Dependendo de suas necessidades e do relacionamento com o fornecedor, você pode criar um tipo específico de ordem de compra. Ordens de compra podem variar, mas há quatro tipos principais que você deve conhecer: Isso inclui:
Standard
A ordem de compra padrão é o tipo mais comum para compras únicas de bens ou serviços. Ela especifica os detalhes de uma transação individual, incluindo a descrição do item, quantidade, preço, data de entrega e condições de venda.
Uma ordem de compra padrão é normalmente usada para necessidades de aquisição de rotina e é emitida conforme necessário para atender aos requisitos imediatos.
Planejada
Uma ordem de compra planejada é criada com antecedência para prever e planejar necessidades futuras de aquisição.
Ao contrário da ordem de compra padrão, que é emitida para transações específicas, a ordem de compra planejada sinaliza a intenção de comprar bens ou serviços ao longo de um período especificado. Ao proporcionar visibilidade nas atividades de compra antecipadas, ela ajuda a organização a otimizar o gerenciamento de inventário, o agendamento da produção e o orçamento.
Geral
Uma ordem de compra geral é usada para estabelecer acordos de longo prazo com fornecedores para compras recorrentes de bens ou serviços.
Em vez de emitir ordens de compra individuais para cada transação, uma ordem de compra geral descreve os termos e condições do acordo geral, incluindo preços, cronogramas de entrega e compromissos de quantidade.
A ordem de compra geral oferece flexibilidade e eficiência ao consolidar várias transações sob um único contrato, simplificando os processos de aquisição e reduzindo a carga administrativa.
Por contrato
Uma ordem de compra por contrato formaliza acordos entre compradores e fornecedores para necessidades contínuas de aquisição. Ela é frequentemente usada para parcerias estratégicas ou compras de grande volume, onde um contrato abrangente é necessário para governar o relacionamento.
A ordem de compra por contrato especifica preços, termos de pagamento, datas de entrega e mais. Ao estabelecer expectativas e obrigações claras desde o início, a ordem de compra por contrato ajuda a mitigar riscos e garantir a conformidade com os acordos contratuais.
Embora as ordens de compra sejam documentos essenciais na aquisição de produtos e serviços, há diferenças distintas em como elas são estruturadas e no que elas envolvem.
Escopo do trabalho
Ordens de compra para produtos normalmente incluem descrições detalhadas dos itens sendo comprados, como números de peça, quantidades, tamanhos, cores e especificações.
Por outro lado, ordens de compra para serviços descrevem o escopo do trabalho a ser realizado, incluindo a natureza dos serviços, tarefas a serem concluídas, marcos e quaisquer entregas ou resultados específicos.
Entregáveis e cronograma
Ordens de compra para produtos especificam uma data de entrega, instruções de envio e quaisquer requisitos especiais de manuseio para a entrega física dos bens.
Por outro lado, ordens de compra para serviços definem o cronograma de entrega dos serviços, incluindo datas de início e término, duração e quaisquer marcos ou prazos para a conclusão de tarefas ou fases do projeto.
Estrutura de preços
Ordens de compra de produtos normalmente incluem preços unitários, custos totais e impostos aplicáveis, descontos ou taxas de envio.
Por outro lado, ordens de compra para serviços podem ter estruturas de preços mais complexas, como taxas horárias, taxas fixas, pagamentos por marcos ou acordos de retenção, dependendo da natureza dos serviços e do acordo entre as partes.
Requisitos legais e de conformidade
Ordens de compra para produtos podem estar sujeitas a regulamentações específicas do setor, padrões de produtos, garantias e políticas de devolução, geralmente abordadas nos termos e condições da ordem de compra.
Por outro lado, ordens de compra para serviços podem envolver considerações legais adicionais, acordos de confidencialidade e acordos de nível de serviço (SLAs) para proteger os interesses de ambas as partes.
Criando seu sistema de ordens de compra
Criar um sistema de ordens de compra simplifica os processos de aquisição e mantém relações eficientes com os fornecedores. Seja emitindo uma ordem de compra padrão para transações pontuais ou configurando uma ordem de compra geral para compras recorrentes, ter um sistema bem definido garante transparência, responsabilidade e conformidade com os acordos contratuais.