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Modelo de fatura por e‑mail com dicas

Saiba como enviar e veja um modelo de fatura por e‑mail bem escrita com nosso guia de cobrança por e‑mail.

Se você é proprietário de uma empresa, é provável que esteja sempre tentando encontrar uma nova opção para economizar dinheiro, pois a meta de cada empresa é ganhar (e economizar) o máximo possível. Uma maneira de economizar dinheiro para o seu negócio é enviando faturas por e-mail, em vez de pelos Correios. Muitas empresas estão acostumadas a enviar e-mails importantes da maneira tradicional, mas cada vez mais empresas estão mudando para métodos digitais de comunicação, e você também deve.

Há muitos benefícios em enviar faturas por e-mail, além de economizar dinheiro para sua empresa. Um benefício definitivo de mudar de faturas convencionais para e-mail é que elas são muito mais rápidas. Não há necessidade de se preocupar com a perda ou dano de uma fatura enviada pelo correio. Com o e-mail, você pode ter certeza de que ele chegará com rapidez e segurança. Você também pode ter certeza de que ele é recebido pela pessoa responsável pelo gerenciamento de faturas. Outra vantagem de enviar faturas por e-mail é que você pode economizar espaço, já que não precisa armazenar papel nem ter um aparelho de fax ou impressora.

Inicialmente, você pode hesitar se nunca tiver enviado uma fatura por e-mail. No entanto, há muitos modelos disponíveis que podem facilitar a mudança para faturas digitais. Aqui está uma visão geral completa dos modelos de fatura por e-mail, dicas e como enviar uma fatura por e-mail. Dessa forma, você pode criar e enviar as melhores e mais profissionais faturas por e-mail possíveis.

O que é um e-mail de fatura?

Um e-mail de fatura contém uma "fatura" oficial de produtos ou serviços e é enviado a um cliente por e-mail em vez de por correio tradicional. A fatura detalha exatamente pelo que uma pessoa está sendo faturada. Uma fatura também contém outras informações pertinentes, como a data em que os serviços foram prestados ou os produtos enviados. Isso facilita para o cliente saber pelo que está sendo cobrado e quando precisa pagar a fatura.

Modelos de fatura por e-mail

Os modelos facilitam a criação rápida de uma fatura por e-mail profissional e apropriada. Abaixo, forneceremos modelos para três tipos de e-mails de fatura: padrão, acompanhamento e atrasado.

Se você usar esses modelos para enviar faturas por e-mail, basta preencher os campos relevantes com as informações necessárias e anexar um documento PDF da fatura.

Modelo e-mail de fatura

Linha de assunto: [Número] da fatura para [produtos ou serviços prestados na ] data de[vencimento]

Olá, [nome do cliente],

Espero que esteja bem. Consulte a fatura anexa para [produtos ou serviços]. Esta fatura vence em [data]. Se tiver alguma dúvida, não hesite em entrar em contato por um dos [métodos de comunicação] nas [informações de contato].

Atenciosamente,

Nome do remetente e assinatura de e-mail

Modelo de e-mail de fatura de acompanhamento

Linha de assunto: Solicitação de pagamento para [número] de fatura

Prezado(a) [nome do cliente],

Estou entrando em contato com você sobre a fatura [número] referente aos [produtos ou serviços prestados].

A data de vencimento do pagamento é [data]. Consulte a fatura anexa a este e-mail para obter mais informações.

Entre em contato conosco se tiver alguma dúvida sobre essa fatura ou sua data de vencimento.

Atenciosamente,

Nome do remetente e assinatura de e-mail

Modelo de e-mail de fatura em atraso

Linha de assunto: Pagamento em atraso para a fatura [número]

Prezado(a) [nome do cliente],

Ainda não recebemos o pagamento da fatura [número], que tinha como prazo de pagamento [data de vencimento]. O pagamento está atualmente atrasado em [x] dias.

Favor informar quando podemos esperar receber este pagamento. Se você tiver alguma dúvida, não hesite em entrar em contato com um de nossos representantes de atendimento ao cliente.

Atenciosamente,

Nome do remetente e assinatura de e-mail

O que incluir em um e-mail de fatura

Há muitos elementos que você pode incluir nos modelos de e-mail de fatura. No entanto, alguns dos mais comuns são:

Marca comercial

É uma boa ideia garantir que sua fatura por e-mail contenha sua marca. Esta é uma excelente oportunidade para ajudar as pessoas a se familiarizarem com sua marca para que ela se torne bem conhecida e reconhecível.

Informações de contato

Incluir suas informações de contato em e-mails de fatura é tão importante, se não mais importante, quanto incluir as informações de marca da sua empresa. Seus clientes precisam saber como entrar em contato com você e para onde devem enviar o pagamento.

ID da fatura

Uma ID de fatura é essencial para incluir em uma fatura por e-mail, principalmente para seus próprios registros. Os números de ID da fatura ajudam a identificar uma fatura específica, permitindo que você os mantenha devidamente arquivados. Essa ID pode consistir em um número, letras ou uma combinação de ambos.

Lista detalhada de produtos ou serviços prestados

Ao enviar uma fatura por e-mail, você deve ter certeza de fornecer uma lista detalhada de produtos ou serviços prestados para que seu cliente saiba pelo que está sendo cobrado. Isso deixa a fatura clara, minimizando o risco de mal-entendidos.

Data de vencimento

Nenhuma fatura está completa sem uma data de vencimento porque um cliente não saberá quando enviar seu pagamento sem que uma data seja especificada. Não incluir uma data de vencimento também pode fazer com que os clientes atrasem seus pagamentos. É sempre necessário fornecer uma data de vencimento em qualquer fatura, independentemente das circunstâncias.

Valor devido

O valor devido deve ser incluído nos e-mails de fatura e é quase tão importante quanto a data de vencimento, se não mais. Um cliente deve saber quanto deve pagar, portanto, certifique-se de incluir o valor devido em cada fatura.

Formas de pagamento

Você precisa incluir quais métodos de pagamento você aceita em sua fatura por e-mail para que seus clientes saibam como podem pagar. Talvez você não aceite Discover ou American Express. Nesse caso, você deve garantir que isso seja claramente declarado.

Melhores práticas de e-mail de fatura

Ao enviar faturas por e-mail, é bom seguir certas práticas para garantir que você esteja gerenciando seus negócios e as faturas da forma mais eficaz e eficiente possível.

Aqui estão algumas práticas recomendadas notáveis de e-mail de fatura.

Mantenha o profissionalismo

Independentemente das circunstâncias, você precisa manter o profissionalismo o tempo todo. Pode haver momentos em que um cliente ignora a primeira ou a segunda fatura, o que pode ser muito frustrante. No entanto, você deve manter um certo nível de profissionalismo.

Escreva uma linha de assunto clara

É importante escrever uma linha de assunto clara para que seus clientes saibam o que o e-mail contém. Se você não for explícito, o cliente pode ignorar ou até mesmo excluir o e-mail.

Forneça seus detalhes de contato

É crucial incluir seus detalhes de contato em seus e-mails de fatura. Como seus clientes podem entrar em contato com você se não tiverem suas informações de contato listadas?

Personalize seus e-mails

Você não quer enviar um e-mail rígido e impessoal para todos os seus clientes. Ao dedicar um tempo para personalizar cada e-mail, seus clientes serão muito mais agradecidos e cooperativos.

Enviar a fatura antecipadamente

O envio antecipado de faturas por e-mail dá aos clientes tempo suficiente para coletar os fundos para pagar pelos serviços em tempo hábil. Enviar faturas de última hora não é apenas pouco profissional, mas também inconveniente e imprudente. Coloque-se no lugar do seu cliente. Dar a um cliente 30 dias a partir da data na fatura é normal.

Simplifique

Não há necessidade de escrever uma mensagem prolongada em seu e-mail. É melhor manter o mais simples e direto possível.

Seja transparente

Uma das coisas mais importantes quando se trata de como escrever uma fatura é ser transparente. Ser transparente é essencial porque você quer que seus clientes confiem em você. Se você não for transparente, seus clientes podem sentir que você está escondendo algo, o que pode fazer com que eles procurem produtos ou serviços em outro lugar.

Faça uma revisão

Nada poderia ser mais constrangedor do que representar sua empresa com um e-mail cheio de erros de digitação e gramática. É por isso que é crucial revisar cuidadosamente cada e-mail antes de enviá-lo.

Crie um modelo de e-mail no Mailchimp

Um modelo de fatura por e-mail pode ajudar a economizar tempo e dinheiro para sua empresa, garantindo que você possa enviar faturas aos clientes com rapidez e eficiência. Enviar suas faturas por e-mail também pode minimizar o atrito entre você e seus clientes, pois tudo é declarado claramente por escrito.

Se você estiver pronto para começar a enviar faturas aos seus clientes, use o Mailchimp para criar modelos de e-mail. Criar um modelo de e-mail no Mailchimp permite criar um design que você pode reutilizar para campanhas futuras. Você também pode enviar automaticamente faturas por e-mail aos clientes assim que seus pedidos forem confirmados. Dessa forma, não há atraso e os clientes sabem quais serviços receberão, quanto e quando devem pagar.

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