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Comment créer une facture électronique : modèles et conseils

Rédiger une facture électronique est plus difficile qu’il n’y paraît. Utilisez notre guide pour comprendre comment écrire une facture électronique.

En tant que dirigeant d’entreprise, il est normal de chercher à réduire ses coûts, puisque le but d’une entreprise est de gagner et d’économiser le plus d’argent possible. Une manière d’y arriver est d’envoyer ses factures par e-mail plutôt que par la poste. Il est vrai que beaucoup d’entreprises sont habituées à envoyer des lettres importantes de façon traditionnelle. Cependant, de plus en plus d’entre elles s’essaient à la communication digitale. Nous vous recommandons cette approche.

Elle comporte en effet de nombreux avantages, outre une réduction évidente des coûts. Un des bénéfices indéniables des communications digitales est leur rapidité d’envoi. De plus, une facture électronique ne risque pas de se perdre ou d’être endommagée. Un e-mail atteindra toujours son destinataire de manière rapide et sécurisée. Par ailleurs, un e-mail peut être directement adressé à la personne responsable des factures, ce qui n’est pas toujours possible pour une lettre papier. Un des autres avantages des factures électroniques est l’économie de place, puisqu’il n’est pas nécessaire de stocker du papier ni de posséder un fax ou une imprimante.

Malgré tout, si vous n’avez jamais envoyé de facture électronique, vous pourriez hésiter à opérer un tel changement. Cependant, il existe de nombreux modèles à votre disposition qui peuvent faciliter cette transition. Vous trouverez dans la suite de cet article toutes les informations nécessaires pour envoyer une facture par e-mail, ainsi que des modèles et des conseils. Vous pourrez ainsi concevoir et envoyer les e-mails les plus professionnels possibles.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Ce type d’e-mail contient une "facture" officielle pour les produits ou services vendus. Il est envoyé à un client de manière digitale plutôt que postale. Dans cette facture, on trouve le détail de tout ce qui est facturé à une personne et pourquoi. Elle inclut également d’autres informations pertinentes, comme la date à laquelle les services ont été rendus, ou la date d’envoi des produits. De cette façon, le client sait facilement pour quoi il est facturé et quand payer sa facture.

Modèles de factures électroniques

L’utilisation de modèles permet de créer des factures électroniques professionnelles plus facilement et plus rapidement. Vous trouverez ci-dessous trois types de modèles d’e-mail : standard, suivi et impayé.

Il ne vous restera qu’à remplir les champs appropriés et à attacher à l’e-mail une version PDF de votre facture.

Modèle de facture électronique

Ligne objet : facture [numéro] pour [produits vendus ou services rendus] à régler le [date]

Bonjour [nom du client],

Nous espérons que vous allez bien. Veuillez trouver ci-joint la facture pour [produits ou services]. Cette facture est à régler avant le [date]. Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à nous contacter via [méthode(s) de communication] au [coordonnées].

Merci,

Nom de l’expéditeur et signature e-mail

Modèle d’e-mail de suivi

Ligne objet : demande de paiement pour la facture [numéro]

Bonjour [nom du client],

Je prends contact avec vous par rapport à la facture [numéro] concernant [produits vendus ou services rendus].

La date d’échéance du paiement est le [date]. Pour plus d’informations, veuillez consulter la facture jointe à cet e-mail.

N’hésitez pas à me contacter en cas de questions concernant cette facture ou sa date d’échéance.

Cordialement,

Nom de l’expéditeur et signature e-mail

Modèle de facture impayée

Ligne objet : retard de paiement de la facture [numéro]

Bonjour [nom du client],

Nous attendons toujours le règlement de la facture [numéro], dont l’échéance est arrivée à terme le [date d’échéance]. Le paiement a actuellement [x]  jours de retard.

Merci de nous faire savoir quand ce paiement sera effectué. Pour toute question, n’hésitez pas à contacter notre service clientèle.

Cordialement,

Nom de l’expéditeur et signature e-mail

Ce qu’il faut inclure dans une facture électronique

Vous pouvez inclure plusieurs éléments dans vos factures électroniques. Les plus communs sont :

Identité de marque

Votre facture électronique devrait idéalement refléter votre identité de marque. Elle peut permettre aux individus de se familiariser avec votre entreprise. C’est donc une excellente opportunité pour la rendre plus populaire et plus reconnaissable.

Vos coordonnées

Il est primordial d’inclure vos coordonnées à vos factures électroniques. Ces informations sont tout aussi importantes que celles sur votre marque. Vos clients doivent facilement pouvoir vous contacter et comprendre où envoyer leur paiement.

Identifiant de facture

Vos factures doivent systématiquement inclure un identifiant pour pouvoir en garder une trace. Ces identifiants permettent de facilement retrouver vos factures et de correctement les archiver. Ils sont constitués de nombres, de lettres, ou d’une combinaison des deux.

Liste détaillée des produits ou services rendus

Si vous envoyez une facture électronique, incluez systématiquement une liste détaillée des produits vendus ou des services rendus. Elle permettra à vos clients de savoir pour quoi ils sont facturés. Votre facture n’en sera que plus claire, ce qui minimisera les risques de malentendus.

Date d’échéance

Aucune facture n’est complète sans date d’échéance, puisque autrement, un client ne saura pas quand effectuer son paiement. Son absence peut entraîner des retards de règlements. La date d’échéance est donc indispensable pour toute facture, peu importe les circonstances.

Somme due

La somme due doit être renseignée sur toutes les factures électroniques. Elle est tout aussi importante que la date d’échéance, si ce n’est plus. De toute évidence, le client doit savoir quel montant régler. Cette information doit être systématiquement incluse aux factures.

Méthodes de paiement

Vous devez préciser quelles méthodes de paiement vous acceptez dans votre facture électronique pour permettre aux clients de savoir comment vous payer. Si, par exemple, vous n’acceptez pas Discover ou American Express, vous devez clairement le préciser.

Les bonnes pratiques à suivre pour rédiger une facture électronique

Certaines pratiques vous aideront dans la gestion de votre entreprise. Elles vous permettront aussi d’envoyer vos factures aussi efficacement que possible.

Vous trouverez ici quelques-unes d’entre elles.

Restez toujours professionnel

Peu importe les circonstances, maintenez toujours une attitude professionnelle. Dans certains cas, il peut arriver qu’un client ignore votre première ou deuxième facture, ce qui peut être frustrant. Néanmoins, faites toujours preuve de professionnalisme.

Rédigez une ligne objet claire

La ligne objet est importante puisqu’elle permet aux clients de comprendre le contenu de l’e-mail. Si vous n’êtes pas clair, ils pourraient l’ignorer ou même le supprimer.

Indiquez vos coordonnées

Il est essentiel de renseigner vos coordonnées sur vos factures électroniques. En effet, comment un client pourrait-il vous contacter s’il n’a pas vos coordonnées ?

Personnalisez vos e-mails

Évitez d’envoyer à vos clients des e-mails impersonnels et froids. En prenant le temps de personnaliser chaque e-mail, ils n’en seront que plus réceptifs et reconnaissants.

Envoyez votre facture en avance

Envoyer vos factures en avance permet aux clients de s’organiser et de vous payer dans les délais impartis. Au contraire, un envoi de dernière minute est peu professionnel et peut mettre vos clients en difficulté. Mettez-vous à leur place. Il est conseillé d’accorder trente jours au client pour régler, à partir de la date indiquée sur la facture.

Restez simple

Nul besoin d’écrire un long et fastidieux message dans vos e-mails. Restez simple et allez droit au but.

Soyez transparent

Il est primordial de faire preuve de transparence quand on crée une facture. Vos clients doivent vous faire confiance. Autrement, ils pourraient penser que des informations leur sont dissimulées et se tourner vers vos concurrents.

Relisez-vous

Vos e-mails reflètent votre entreprise. Ils ne doivent contenir aucune erreur ni faute d’orthographe. Évitez tout embarras et relisez chaque e-mail avant de les envoyer.

Créer un modèle de facture électronique sur Mailchimp

L’utilisation d’un modèle de facture électronique peut faire gagner du temps et de l’argent à votre entreprise. C’est un moyen rapide et efficace de communiquer avec vos clients. Ce choix permet aussi de minimiser les conflits avec vos clients, puisque toutes les informations importantes sont clairement mises à l’écrit.

Si vous êtes prêt à envoyer des factures digitales, de nombreux modèles d’e-mail sont à votre disposition sur Mailchimp. La création d’un modèle d’e-mail sur Mailchimp vous permet, de plus, de disposer d’une conception réutilisable pour vos futures campagnes. Il est aussi possible d’automatiser l’envoi des factures électroniques aux clients une fois leur commande confirmée. Vous évitez ainsi tout retard. Vos clients disposent de toutes les informations nécessaires sur les services rendus, la somme à payer et la date d’échéance.

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