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Come creare una fattura via email: modelli e suggerimenti

Può essere complesso scrivere un'email con fattura. Usa la nostra guida per imparare a scrivere un'email con fattura.

Se sei titolare di un'azienda, è probabile che tu sia sempre alla ricerca di nuovi modi per risparmiare, perché l'obiettivo di ogni azienda è quello di guadagnare (e risparmiare) il più possibile. Un modo per far risparmiare denaro alla propria azienda è quello di inviare le fatture via email piuttosto che tramite il servizio postale. Molte aziende sono abituate a spedire la posta importante in modo tradizionale, ma sempre più aziende scelgono di passare ai metodi di comunicazione digitale e anche tu dovresti farlo.

L'invio di fatture via email presenta molti vantaggi, oltre al risparmio economico per la propria azienda. Uno dei vantaggi del passaggio dalle fatture tradizionali alle email è che queste sono molto più rapide. Non c'è bisogno di preoccuparsi che una fattura inviata per posta vada persa o danneggiata. Con le email, puoi essere certo che arriveranno in modo rapido e sicuro. Puoi anche assicurarti che vengano ricevute dalla persona incaricata di gestire le fatture. Un altro vantaggio dell'invio di fatture via email è il risparmio di spazio, poiché non è necessario conservare carta o avere un fax o una stampante.

Se non hai mai inviato una fattura via email, all'inizio potresti essere titubante. Tuttavia, sono disponibili molti modelli che possono agevolare il passaggio alle fatture digitali. Ecco una panoramica completa dei template per le fatture email, oltre ai suggerimenti e alle modalità di invio di fatture tramite email. In questo modo potrai creare e inviare fatture via email nel modo più professionale possibile.

Cos'è una fattura via email?

Una fattura via email contiene una "“fattura”" ufficiale per dei prodotti o dei servizi. La fattura viene inviata al cliente via email anziché tramite posta tradizionale. La fattura indica esattamente il motivo per cui il destinatario la riceve e la ragione dell’emissione. Una fattura contiene anche altre informazioni pertinenti, come la data in cui sono stati forniti i servizi o spediti i prodotti. In questo modo, il cliente può capire facilmente le voci di addebito e la scadenza prevista per il pagamento della fattura.

Template per le fatture email

I template rappresentano un modo semplice per creare fatture email professionali e appropriate. Di seguito, ti forniremo i template per tre tipi di email di fatturazione: standard, di follow-up e scaduta.

Se utilizzi questi modelli per inviare fatture via email, tutto ciò che devi fare è compilare i campi pertinenti con le informazioni necessarie e allegare un documento PDF della fattura.

Template di fattura via email

Oggetto: Fattura [numero] per [prodotti o servizi resi] con scadenza il [data]

Salve [nome del cliente],

Spero che tutto vada per il meglio. In allegato è disponibile la fattura per [prodotti o servizi]. La scadenza di questa fattura è il [data]. Per qualsiasi domanda, la invitiamo a contattarci tramite [metodo/i di comunicazione] all’attenzione di [informazioni di contatto].

Grazie,

Nome del mittente e firma dell'email

Template di email di follow-up di fatturazione

Oggetto: Richiesta di pagamento per la fattura [numero]

Gentile [nome del cliente],

La contatto in merito alla fattura [numero] per [prodotti o servizi resi].

La data di scadenza del pagamento è il [data]. Per maggiori informazioni, la invitiamo a consultare la fattura allegata a questa email.

In caso di domande su questa fattura o sulla sua scadenza, la preghiamo di comunicarcelo.

Cordiali saluti,

Nome del mittente e firma dell'email

Template di email per fatture scadute

Oggetto: Pagamento in ritardo per la fattura [numero]

Gentile [nome del cliente],

Non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura [numero], che doveva essere saldata il [data di scadenza]. Il pagamento è attualmente in ritardo di [x] giorni.

La preghiamo di farci sapere quando possiamo aspettarci di ricevere questo pagamento. Per qualsiasi domanda, la invitiamo a contattare un rappresentante del nostro servizio clienti.

Cordiali saluti,

Nome del mittente e firma dell'email

Cosa includere in un'email di fatturazione

Ci sono molti elementi che puoi includere nei modelli di email per fatture. Tuttavia, alcuni dei più comuni sono i seguenti.

Branding dell'azienda

È consigliabile assicurarsi che la fattura via email contenga il proprio branding. Si tratta di un'ottima opportunità per aiutare il pubblico a familiarizzare con il tuo brand, in modo che diventi noto e riconoscibile.

Informazioni di contatto

Includere le proprie informazioni di contatto nelle email di fatturazione è importante quanto includere le informazioni sul brand della propria azienda. I tuoi clienti devono sapere come contattarti e dove inviare i loro pagamenti.

ID della fattura

È essenziale includere un ID della fattura via email, soprattutto a scopo di archiviazione. I numeri identificativi delle fatture aiutano a identificare una fattura specifica, consentendo di conservarla correttamente. Questo ID può essere composto da un numero, da lettere o da una combinazione di entrambi.

Elenco dettagliato dei prodotti o servizi resi

Quando invii una fattura via email, devi assicurarti di fornire un elenco dettagliato dei prodotti o dei servizi resi, in modo che il cliente sappia perché riceve la fattura. In questo modo la fattura sarà chiara, riducendo al minimo il rischio di fraintendimenti.

Data di scadenza

Nessuna fattura è completa senza una data di scadenza, perché senza di essa il cliente non saprà quando dovrà effettuare il pagamento. Non includere una data di scadenza può anche indurre i clienti a posticipare i pagamenti. È sempre necessario indicare una data di scadenza su qualsiasi fattura, indipendentemente dalle circostanze.

Importo dovuto

L'importo dovuto deve essere incluso nelle fatture via email ed è importante quasi quanto la data di scadenza, se non di più. Un cliente deve sapere a quanto ammonta il proprio pagamento, quindi assicurati di includere l'importo dovuto in ogni fattura.

Modalità di pagamento

È necessario includere nell’email con fattura i metodi di pagamento accettati, in modo che i clienti sappiano come possono pagare. Magari non accetti pagamenti via Discover o American Express; in tal caso, bisogna assicurarsi che sia chiaramente indicato.

Migliori pratiche per l'invio di fatture via email

Quando si inviano fatture via email, è bene seguire alcune pratiche per assicurarsi di gestire la propria attività e le fatture nel modo più efficace ed efficiente possibile.

Ecco alcune importanti prassi per le email di fatturazione.

Mantieni sempre la professionalità

Indipendentemente dalle circostanze, devi assicurarti di mantenere la professionalità in ogni momento. Può capitare che un cliente ignori la prima o la seconda fattura, il che potrebbe essere molto frustrante. Tuttavia, devi mantenere un certo livello di professionalità.

Scrivi un oggetto chiaro

È importante scrivere un oggetto chiaro in modo che i clienti sappiano cosa contiene l'email. Se non si è espliciti, il cliente potrebbe ignorare o addirittura eliminare l'email.

Fornisci le informazioni di contatto

È fondamentale includere i tuoi dati di contatto nelle fatture via email. Come possono contattarti i tuoi clienti se non hanno le tue informazioni di contatto?

Personalizza le email

Non vuoi inviare un'email rigida e impersonale a tutti i tuoi clienti. Dedicando del tempo alla personalizzazione di ogni email, la clientela sarà molto più elogiativa e collaborativa.

Invia la fattura in anticipo

Inviare le fatture email in anticipo offre ai clienti il tempo necessario per raccogliere i fondi e pagare i servizi forniti in modo tempestivo. Inviare fatture all'ultimo minuto non è solo poco professionale, ma anche scomodo e sconsiderato. Mettiti nei panni dei tuoi clienti. È consuetudine concedere al cliente 30 giorni dalla data dell’invio della fattura.

Mantieni le cose semplici

Non c'è bisogno di scrivere un messaggio lungo e prolisso nella tua email. È meglio mantenerle più semplici e dirette possibile.

Sii trasparente

Una delle cose più importanti nello scrivere una fattura è la trasparenza. Essere trasparenti è fondamentale perché vuoi che i tuoi clienti si fidino di te. Se non dimostri trasparenza, i tuoi clienti potrebbero avere l'impressione che tu stia nascondendo qualcosa, il che potrebbe indurli a cercare altrove i tuoi prodotti o servizi.

Rileggi

Non c'è niente di più imbarazzante di rappresentare la tua azienda con un'email piena di errori di battitura e grammaticali. Ecco perché è fondamentale rileggere attentamente ogni email prima di inviarla.

Crea un template di email per le fatture su Mailchimp

Un template di fattura via email può aiutare la tua azienda a risparmiare tempo e denaro, assicurandoti di inviare le fatture ai clienti in modo rapido ed efficiente. L'invio delle fatture via email può anche ridurre al minimo l'attrito tra te e i tuoi clienti, poiché tutto viene indicato chiaramente per iscritto.

Se desideri iniziare a inviare fatture ai tuoi clienti, usa Mailchimp per creare i template email. Creare un template email in Mailchimp ti permette di avere un design che puoi riutilizzare per le campagne future. Puoi anche inviare automaticamente le fatture via email ai clienti una volta confermati gli ordini. In questo modo, non ci saranno ritardi e i clienti sapranno quali servizi riceveranno e quanto e quando pagare.

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