Se sei titolare di un'azienda, è probabile che tu sia sempre alla ricerca di nuovi modi per risparmiare, perché l'obiettivo di ogni azienda è quello di guadagnare (e risparmiare) il più possibile. Un modo per far risparmiare denaro alla propria azienda è quello di inviare le fatture via email piuttosto che tramite il servizio postale. Molte aziende sono abituate a spedire la posta importante in modo tradizionale, ma sempre più aziende scelgono di passare ai metodi di comunicazione digitale e anche tu dovresti farlo.
L'invio di fatture via email presenta molti vantaggi, oltre al risparmio economico per la propria azienda. Uno dei vantaggi del passaggio dalle fatture tradizionali alle email è che queste sono molto più rapide. Non c'è bisogno di preoccuparsi che una fattura inviata per posta vada persa o danneggiata. Con le email, puoi essere certo che arriveranno in modo rapido e sicuro. Puoi anche assicurarti che vengano ricevute dalla persona incaricata di gestire le fatture. Un altro vantaggio dell'invio di fatture via email è il risparmio di spazio, poiché non è necessario conservare carta o avere un fax o una stampante.
Se non hai mai inviato una fattura via email, all'inizio potresti essere titubante. Tuttavia, sono disponibili molti modelli che possono agevolare il passaggio alle fatture digitali. Ecco una panoramica completa dei template per le fatture email, oltre ai suggerimenti e alle modalità di invio di fatture tramite email. In questo modo potrai creare e inviare fatture via email nel modo più professionale possibile.
Cos'è una fattura via email?
Una fattura via email contiene una "“fattura”" ufficiale per dei prodotti o dei servizi. La fattura viene inviata al cliente via email anziché tramite posta tradizionale. La fattura indica esattamente il motivo per cui il destinatario la riceve e la ragione dell’emissione. Una fattura contiene anche altre informazioni pertinenti, come la data in cui sono stati forniti i servizi o spediti i prodotti. In questo modo, il cliente può capire facilmente le voci di addebito e la scadenza prevista per il pagamento della fattura.
Template per le fatture email
I template rappresentano un modo semplice per creare fatture email professionali e appropriate. Di seguito, ti forniremo i template per tre tipi di email di fatturazione: standard, di follow-up e scaduta.
Se utilizzi questi modelli per inviare fatture via email, tutto ciò che devi fare è compilare i campi pertinenti con le informazioni necessarie e allegare un documento PDF della fattura.
Template di fattura via email
Oggetto: Fattura [numero] per [prodotti o servizi resi] con scadenza il [data]
Salve [nome del cliente],
Spero che tutto vada per il meglio. In allegato è disponibile la fattura per [prodotti o servizi]. La scadenza di questa fattura è il [data]. Per qualsiasi domanda, la invitiamo a contattarci tramite [metodo/i di comunicazione] all’attenzione di [informazioni di contatto].
Grazie,
Nome del mittente e firma dell'email
Template di email di follow-up di fatturazione
Oggetto: Richiesta di pagamento per la fattura [numero]
Gentile [nome del cliente],
La contatto in merito alla fattura [numero] per [prodotti o servizi resi].
La data di scadenza del pagamento è il [data]. Per maggiori informazioni, la invitiamo a consultare la fattura allegata a questa email.
In caso di domande su questa fattura o sulla sua scadenza, la preghiamo di comunicarcelo.
Cordiali saluti,
Nome del mittente e firma dell'email
Template di email per fatture scadute
Oggetto: Pagamento in ritardo per la fattura [numero]
Gentile [nome del cliente],
Non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura [numero], che doveva essere saldata il [data di scadenza]. Il pagamento è attualmente in ritardo di [x] giorni.
La preghiamo di farci sapere quando possiamo aspettarci di ricevere questo pagamento. Per qualsiasi domanda, la invitiamo a contattare un rappresentante del nostro servizio clienti.
Cordiali saluti,
Nome del mittente e firma dell'email
