Se sei un titolare dell'attività, è probabile che cercherai sempre di trovare nuovi modi per risparmiare denaro, dal momento che l'obiettivo di ogni azienda è guadagnare (e risparmiare) il più possibile. Un modo per risparmiare denaro per la tua azienda è quello di inviare le fatture via email e non tramite USPS.
Numerose aziende sono abituate a inviare posta importante nel modo tradizionale, ma sempre più aziende stanno passando a metodi di comunicazione digitali, e dovresti farlo anche tu.
L'invio di fatture via email presenta numerosi vantaggi per la tua azienda, non solo un risparmio economico. Un indubbio vantaggio del passaggio dall'invio tradizionale delle fatture all'invio digitale è la velocità: non ti dovrai più preoccupare che una fattura spedita per posta vada persa o si danneggi.
Tramite email, puoi essere certo che la fattura arriverà in modo rapido e sicuro. Puoi anche essere sicuro che venga ricevuta dalla persona incaricata di gestire le fatture. Un altro vantaggio dell'invio di fatture tramite email è il risparmio di spazio, dal momento che non devi conservare la fattura su carta o avere un fax o una stampante a disposizione.
Se non hai mai inviato una fattura via email, all'inizio potresti essere titubante. Tuttavia, sono disponibili numerosi template di marketing digitale che possono semplificare il passaggio alle fatture digitali.
Ecco una panoramica completa dei suggerimenti e dei template di fatture tramite email e di come inviare una fattura tramite email. In questo modo, puoi creare e inviare le fatture tramite email nel modo migliore e più professionale possibile.
Che cos'è un'email di fatturazione?
Un'email di fatturazione contiene una "fattura" ufficiale per prodotti o servizi e viene inviata a un cliente tramite email anziché tramite la posta ordinaria tradizionale. La fattura indica esattamente la voce e il motivo della fattura di un cliente.
Una fattura contiene inoltre altre informazioni pertinenti, come la data in cui sono stati forniti i servizi o spediti i prodotti. In questo modo è facile per il cliente sapere il motivo della fattura e quando deve pagarla.
Template di email di fatturazione
Un template di fatturazione tramite email semplifica la creazione rapida di una fattura professionale e appropriata tramite email. Di seguito, forniremo dei template per tre tipi di email di fatturazione: standard, di follow-up e scadute.
Se usi un template di email di fatturazione per inviare le fatture tramite email, tutto ciò che devi fare è compilare i campi pertinenti con le informazioni necessarie e allegare un documento PDF. Usa il nostro template di fatturazione gratuito per ricevere i pagamenti dai tuoi clienti con facilità.
Le email di fatturazione possono essere difficili da scrivere. Scarica i nostri template per scriverne di tuoi.
Sempre più aziende sono passate alla comunicazione digitale, e dovresti farlo anche tu.
Cosa includere in un'email di fatturazione
L'invio di fatture è più di un compito amministrativo di routine: è un'opportunità per comunicare professionalità e garantire transazioni senza problemi.
Un'email di fatturazione efficace va oltre i dettagli della transazione di base, e comprende elementi fondamentali che contribuiscono a un'interazione finanziaria senza soluzione di continuità.
Nei template delle email di fatturazione vi sono numerosi elementi che puoi includere. Tuttavia, alcune dei più comuni sono:
Branding aziendale
È una buona idea assicurarsi che la fattura tramite email contenga il tuo branding. Questa è un'ottima opportunità per aiutare le persone a far conoscere il tuo brand in modo da acquisire popolarità e diventare riconoscibile.
Informazioni di contatto
Ma è altrettanto importante includere nelle email di fatturazione le informazioni di contatto, se non di più, che includere le informazioni sul brand della tua azienda. I tuoi clienti devono sapere come contattarti e dove inviare il pagamento.
ID della fattura
L'ID della fattura, o numero di fattura, è fondamentale da includere in una fattura tramite email, soprattutto per i tuoi archivi. I numeri ID della fattura aiutano a identificare una specifica fattura, consentendoti di archiviarla correttamente. Questo ID può essere costituito da un numero, da lettere o da una combinazione di entrambi.
Elenco dettagliato dei prodotti o dei servizi resi
Una fattura indica il motivo per cui richiedi il pagamento. Quando invii una fattura tramite email, devi assicurarti di fornire un elenco dettagliato dei prodotti o dei servizi resi, in modo che il cliente sappia il motivo della fattura. Questo rende chiara la fattura, riducendo al minimo il rischio di malintesi.
Data di scadenza
Nessuna fattura è completa senza una data di scadenza perché un cliente non saprà quando inviare il pagamento se non sa la data di scadenza. Non includere una data di scadenza può anche indurre i clienti a ritardare i pagamenti. È sempre necessario fornire una data di scadenza su qualsiasi fattura, indipendentemente dalle circostanze.
Importo dovuto
L'importo dovuto deve essere incluso nelle email di fatturazione ed è importante quasi quanto la data di scadenza, se non di più. Un cliente deve sapere a quanto ammonta il suo pagamento, quindi assicurati di includere l'importo dovuto in ogni fattura.
Metodi di pagamento
Nella tua fattura tramite email devi includere i metodi di pagamento che accetti in modo che i tuoi clienti sappiano come pagare. Forse non accetti Discover o American Express; in tal caso, devi farlo presente chiaramente.
Best practice per le email di fatturazione
Quando si tratta di fatturazione, una comunicazione efficace è fondamentale. L'implementazione delle best practice non solo garantisce pagamenti puntuali, ma si riflette anche positivamente sulla tua azienda.
Dal mantenere un tono professionale ai dettagli più piccoli come l'oggetto e la personalizzazione, queste linee guida ti aiuteranno a semplificare il processo di fatturazione.
Mantieni un tono professionale
Indipendentemente dalle circostanze, devi cercare di mantenere sempre un tono professionale. Potrebbero esserci dei momenti in cui un cliente ignora la prima o la seconda fattura, il che potrebbe essere molto frustrante. Tuttavia, è opportuno mantenere un certo livello di professionalità.
Scrivi un oggetto chiaro
Scrivere un oggetto chiaro è importante affinché i tuoi clienti sappiano cosa contiene l'email. Il cliente potrebbe ignorare o addirittura cancellare l'email se sei poco chiaro.
Fornisci i tuoi dati di contatto
Nelle tue fatture tramite email è fondamentale includere i tuoi dati di contatto. Come possono contattarti i tuoi clienti se non hanno le tue informazioni di contatto?
Personalizza le email
Non vuoi inviare un'email rigida e impersonale a tutti i tuoi clienti. Dedicando del tempo alla personalizzazione di ogni email, i tuoi clienti saranno molto più riconoscenti e collaborativi. Includi il nome, l'indirizzo e altre informazioni pertinenti relative al cliente per aiutarlo a capire che la fattura è per lui.
Invia la fattura in anticipo
Inviare le tue fatture tramite email in anticipo dà ai tuoi clienti il tempo necessario per raccogliere il denaro per pagare i tuoi servizi in modo tempestivo. Inviare fatture all'ultimo momento non solo è poco professionale ma risulta anche scomodo e sconsigliato. Mettiti nei panni dei tuoi clienti. Solitamente al cliente si concedono 7, 15, 30 o 45 giorni dalla data della fattura. Ovviamente, la data di scadenza della fattura allegata dipende dal contratto che hai stipulato con il cliente.
Mantieni la semplicità
Non serve scrivere nella tua email un messaggio lungo ed elaborato. È meglio mantenerlo il più semplice e diretto possibile.
Mantieni la trasparenza
Uno degli aspetti più importanti quando si tratta di scrivere una fattura è la trasparenza. Essere trasparenti è fondamentale perché vuoi che i tuoi clienti si fidino di te. Se non sei trasparente, i tuoi clienti potrebbero pensare che tu stia nascondendo qualcosa, il che potrebbe indurli a cercare prodotti o servizi altrove.
Rivedi il testo
Non c'è niente di più imbarazzante che rappresentare la tua azienda con una email piena di errori di battitura ed errori grammaticali. Ecco perché è fondamentale rivedere ogni email prima di inviarla.
Come gestire le fatture scadute
La gestione delle richieste di pagamento scadute è un problema comune per le aziende. Per gestire questa situazione in modo efficace, considera i seguenti passaggi:
Promemoria puntuali
Invia promemoria di pagamento gentili e cordiali prima della scadenza, ricordando al cliente l'imminente obbligo di pagamento. Anche in questo caso, è necessario indicare la fattura allegata alla richiesta di pagamento tramite email, insieme a tutti i dettagli pertinenti per il pagamento, come le informazioni sul conto bancario o qualsiasi altra informazione su come effettuare il pagamento.
Il giorno della scadenza del pagamento, invia un ulteriore promemoria. Sottolinea educatamente la data di scadenza e incoraggia il cliente a effettuare un pagamento nei tempi. Questi promemoria per le fatture possono essere inviati dal tuo software di email marketing o di contabilità, il che è utile per fatturare e seguire più clienti.
Termini di pagamento chiari
Indica chiaramente i termini di pagamento nel contratto o nella fase di contatto iniziale. Assicurati che i clienti abbiano chiara la data di scadenza dei pagamenti, i metodi di pagamento accettati e cosa succede a una fattura non pagata, come penali per ritardi o interessi.
Queste informazioni possono anche essere incluse nel tuo template di email di fatturazione come promemoria regolare per i tuoi clienti.
Anche la fattura allegata all'email deve essere dettagliata e ben strutturata, con una ripartizione dei costi e una scadenza chiara per il pagamento. Dovrebbe anche includere istruzioni di pagamento per evitare ritardi o fatture scadute. Prendi in considerazione la possibilità di un pagamento online per aiutarti a essere pagato più velocemente piuttosto che richiedere ai clienti l'invio di un assegno per posta.
Follow-up professionali
Tieni presente che alcuni clienti non si rendono conto quando una fattura è scaduta. Potrebbero aver dimenticato la data di scadenza e devono quindi ricevere un promemoria dal tono educato.
Se il pagamento è in ritardo o è scaduto, invia tempestivamente un messaggio email o una telefonata di fatturazione che sia professionale ma decisa. Chiedi informazioni sul motivo del ritardo e offri l'assistenza necessaria per semplificare la procedura di pagamento.
Devi conoscere il numero della fattura per poter aiutare il cliente a cercarla nei suoi sistemi. Puoi facilitare al tuo cliente la ricerca dei dettagli della fattura inserendo nella mail l'oggetto "Pagamento per numero fattura x".
Conserva un registro di tutte le comunicazioni. Quando richiedi il pagamento, documenta ogni promemoria, incluse date, orari e dettagli della conversazione.
Conseguenze del ritardo nel pagamento
Esistono vari modi attraverso cui le aziende si tutelano per evitare fatture non pagate e pagamenti in ritardo. Il primo riguarda le penalità per il ritardo. Comunica nei termini iniziali la tua politica sulle penali per i ritardi. Implementa le tariffe per i pagamenti in ritardo per incentivare i clienti a pagare rispettando i tempi.
Un'altra opzione è quella di considerare di includere nelle mail i termini che ti consentono di sospendere i servizi fino a quando non sarà risolto il problema del saldo in sospeso. Purtroppo, anche se questa opzione significa che non continuerai a lavorare senza essere pagato, può anche infastidire il cliente, indipendentemente dal motivo del ritardo nei pagamenti.
Come ultima opzione, potresti dover prendere in considerazione un'azione legale, come l'invio di una lettera di richiesta formale o il coinvolgimento di un'agenzia di recupero crediti. Tieni presente i requisiti legali della tua giurisdizione e i termini delineati nel contratto con il cliente.
Crea un template di email di fatturazione su Mailchimp
Un template di email di fatturazione può aiutarti a far risparmiare tempo e denaro alla tua azienda, assicurandoti l'invio di fatture ai tuoi clienti in modo rapido ed efficiente. L'invio delle fatture via email può anche ridurre al minimo il fastidio tra te e i tuoi clienti, poiché tutto viene indicato chiaramente per iscritto.
Se sei pronto per iniziare a inviare fatture ai tuoi clienti, usa Mailchimp per creare template di email. Creare un template di email in Mailchimp ti consente di creare un progetto che puoi riutilizzare per le campagne future. Puoi anche inviare automaticamente fatture via email ai clienti una volta confermati i loro ordini. In questo modo, non ci sono ritardi e i clienti sanno quali servizi riceveranno, quanto è dovuto e quando devono pagare.