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Cómo crear una factura por correo electrónico: plantilla y consejos

Aprende a crear una plantilla de factura por correo electrónico. Escribir un correo electrónico de facturación puede ser complicado. Utiliza nuestra guía.

Si eres propietario de una empresa lo más probable es que siempre estés intentando encontrar nuevas formas de ahorrar dinero, ya que el objetivo de toda empresa es ganar (y ahorrar) todo lo posible. Una forma de ahorrar dinero para tu empresa es enviar las facturas por correo electrónico en lugar de a través del Servicio Postal de Estados Unidos. Muchas empresas están acostumbradas a enviar correos importantes de la forma tradicional, pero cada vez son más las que se pasan a los métodos digitales de comunicación, y tú también deberías hacerlo.

El envío de facturas por correo electrónico tiene muchas ventajas, además de ahorrar dinero a tu empresa. Una clara ventaja de pasar de las facturas convencionales al correo electrónico es que son mucho más rápidas. No hay que preocuparse de que una factura enviada por correo se pierda o se estropee. Con el correo electrónico puedes estar seguro de que llegará de forma rápida y segura. También puedes estar seguro de que la recibe la persona encargada de gestionar las facturas. Otra ventaja de enviar facturas por correo electrónico es que se ahorra espacio, ya que no es necesario almacenar papel ni disponer de fax o impresora.

Puede que al principio tengas dudas si nunca has enviado una factura por correo electrónico. Sin embargo, hay muchas plantillas disponibles que pueden facilitar el cambio a las facturas digitales. Aquí tienes un resumen completo de plantillas de facturas por correo electrónico, consejos y cómo enviar una factura por correo electrónico. De este modo podrás crear y enviar las mejores y más profesionales facturas por correo electrónico posibles.

¿Qué es un correo electrónico de facturación?

Una factura por correo electrónico contiene una "factura" oficial de productos o servicios y se envía a un cliente por correo electrónico en lugar de por correo postal tradicional. La factura desglosa exactamente lo que se factura a una persona y por qué. Una factura también contiene otra información pertinente, como la fecha en que se prestaron los servicios o se enviaron los productos. Esto facilita que el cliente sepa por qué se le está facturando y cuándo tiene que pagar la factura.

Plantillas de facturas por correo electrónico

Las plantillas facilitan la creación rápida de una factura por correo electrónico profesional y adecuada. A continuación, ofrecemos plantillas para tres tipos de correos electrónicos sobre facturas: estándar, de seguimiento y vencidas.

Si utilizas estas plantillas para enviar facturas por correo electrónico, todo lo que tienes que hacer es rellenar los campos correspondientes con la información necesaria y adjuntar un documento PDF de la factura.

Plantilla de factura por correo electrónico

Asunto: Número [de factura ] por [productos o servicios prestados] fecha [de vencimiento]

Estimado [nombre del cliente]:

Espero que todo vaya bien. Consulte la factura adjunta de [productos o servicios]. Esta factura vence el [fecha]. Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto a través de [método/s de comunicación] en [información de contacto].

Gracias,

Nombre y firma del remitente

Plantilla de correo electrónico de facturación de seguimiento

Asunto: Solicitud de pago de la factura [número]

Estimado [nombre del cliente],

Me pongo en contacto con usted en relación con la factura [número] por [productos o servicios prestados].

La fecha de vencimiento del pago es [fecha]. Para obtener más información, consulte la factura adjunta a este correo electrónico.

Si tiene alguna duda sobre esta factura o su fecha de vencimiento, no dude en informarnos de ello.

Atentamente,

Nombre y firma del remitente

Plantilla de correo electrónico de facturación vencida

Asunto: Pago atrasado de la factura [número]

Estimado [nombre del cliente],

Aún no hemos recibido el pago de la factura [número], cuyo vencimiento inicial era el [fecha de vencimiento]. El pago hace vencido hace [x] días.

Indíquenos cuándo podemos esperar recibir este pago. Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con uno de nuestros representantes de atención al cliente.

Atentamente,

Nombre y firma del remitente

Qué incluir en un correo electrónico de facturación

Hay muchos elementos que puedes incluir en las plantillas de correos electrónicos de facturación. Sin embargo, algunas de las más comunes son:

Marca comercial

Es una buena idea asegurarse de que tu factura por correo electrónico contiene tu marca. Se trata de una excelente oportunidad para ayudar a la gente a familiarizarse con tu marca, de modo que sea conocida y reconocible.

Información de contacto

Incluir tu información de contacto en los correos electrónicos de facturación es tan importante, o más, que incluir la información de la marca de tu empresa. Tus clientes necesitan saber cómo ponerse en contacto contigo y dónde enviar el pago.

ID de factura

Es esencial incluir un ID de factura en una factura por correo electrónico, principalmente para tus propios registros. Los números de identificación de facturas ayudan a identificar una factura concreta, lo que te permite mantenerlas debidamente archivadas. Esta identificación puede consistir en un número, letras o una combinación de ambos.

Lista detallada de productos o servicios prestados

Cuando envíes una factura por correo electrónico, asegúrate de proporcionar una lista detallada de los productos o servicios prestados para que tu cliente sepa qué se está facturando. De este modo, la factura queda clara y se minimiza el riesgo de malentendidos.

Fecha de vencimiento

Ninguna factura está completa sin una fecha de vencimiento porque sin ella un cliente no sabrá cuándo enviar su pago. No incluir una fecha de vencimiento también puede hacer que los clientes retrasen sus pagos. Siempre es necesario indicar una fecha de vencimiento en cualquier factura, sean cuales sean las circunstancias.

Importe adeudado

El importe adeudado debe incluirse en los correos electrónicos de facturación, y es casi tan importante como la fecha de vencimiento, si no más. Un cliente debe saber a cuánto asciende su pago, así que asegúrate de incluir la cantidad a pagar en cada factura.

Formas de pago

Debes incluir los métodos de pago que aceptas en tu factura por correo electrónico para que tus clientes sepan cómo pueden pagar. Tal vez no aceptes Discover o American Express; si es así, debes asegurarte de indicarlo claramente.

Mejores prácticas de correos electrónicos de facturación

Al enviar facturas por correo electrónico, es bueno que sigas ciertas prácticas para asegurarte de que estás gestionando tu empresa y las facturas de la forma más eficaz y eficiente posible.

Estas son algunas de las mejores prácticas de correos electrónicos de facturación.

Mantén la profesionalidad en todo momento

Independientemente de las circunstancias, debes asegurarte de mantener la profesionalidad en todo momento. Puede haber momentos en los que un cliente ignore la primera o la segunda factura, lo que puede resultar muy frustrante. Sin embargo, debes mantener un cierto nivel de profesionalidad.

Escribe un asunto claro

Es importante que escribas una línea de asunto clara para que tus clientes sepan qué contiene el correo electrónico. Si no es explícito, el cliente puede ignorar o incluso borrar el correo electrónico.

Facilita tus datos de contacto

Es fundamental que incluyas tus datos de contacto en tus facturas por correo electrónico. ¿Cómo pueden ponerse en contacto contigo tus clientes si no figuran tus datos de contacto?

Personaliza los correos electrónicos

No quieres enviar un correo electrónico rígido e impersonal a todos tus clientes. Si dedicas tiempo a personalizar cada correo electrónico, tus clientes se mostrarán mucho más agradecidos y colaboradores.

Envía pronto la factura

Enviar pronto las facturas por correo electrónico da a tus clientes tiempo suficiente para reunir los fondos necesarios para pagar tus servicios a tiempo. Enviar facturas a última hora no solo es poco profesional, sino también inconveniente y desconsiderado. Ponte en su lugar. Es habitual conceder al cliente un plazo de 30 días a partir de la fecha de la factura.

Que sea sencillo.

No hace falta que escribas un mensaje largo y prolongado en tu correo electrónico. Lo mejor es que sea lo más sencillo y directo posible.

Sé transparente

Una de las cosas más importantes a la hora de redactar una factura es ser transparentes. Ser transparentes es esencial porque quiere que tus clientes confíen en ti. Si no eres transparente, tus clientes pueden tener la sensación de que ocultas algo, lo que puede hacer que busquen productos o servicios en otra parte.

Revisa tu modelo de plantilla

No hay nada más vergonzoso que representar a tu empresa con un correo electrónico lleno de erratas y errores gramaticales. Por eso es crucial corregir cuidadosamente cada correo electrónico antes de enviarlo.

Crear una plantilla para correos electrónicos en Mailchimp

Una plantilla de factura por correo electrónico puede ayudar a tu empresa a ahorrar tiempo y dinero, garantizando que puedes enviar las facturas a los clientes de forma rápida y eficaz. Enviar tus facturas por correo electrónico también puede minimizar las fricciones entre tus clientes y tú, ya que todo queda está claramente escrito.

Si estás listo para empezar a enviar facturas a tus clientes, utiliza Mailchimp para crear plantillas de correo electrónico. Crear una plantilla de facturación por correo electrónico en Mailchimp te permite crear un diseño que puedes reutilizar para futuras campañas. También puedes enviar automáticamente facturas por correo electrónico a los clientes una vez que se han confirmado sus pedidos. De este modo, no hay retrasos y los clientes saben qué servicios van a recibir, cuánto deben y cuándo tienen que pagar.

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