1. Estándar
El pedido de compra estándar (PO, del inglés “purchase order”) se suele utilizar para solicitudes de compradores poco frecuentes. Por lo general, no es un artículo que un comercio o alguien necesite todo el tiempo. No es sistemático. El pedido de compra suele incluir el listado, la cantidad, el precio, la fecha de entrega y la ubicación de un artículo.
El pedido de compra estándar suele utilizarse en momentos en que un trabajador de oficina solo necesite pedir un pequeño número de material de oficina. Por ejemplo, a lo mejor necesitan notas adhesivas o clips de papel. Es posible que sea necesaria la aprobación para este pedido. O tal vez deseen realizar un pedido de papel de recibo y otros materiales de oficina pero requieran la aprobación de la dirección.
2. Previsto
El pedido de compra previsto (PPO, del inglés “planned purchase order”) suele indicar todos los detalles de un pedido, excepto la fecha y ubicación de entrega. En el pedido de compra previsto, suelen figurar la cantidad y el nombre del artículo, junto con los precios.
El pedido de compra previsto suele tener lugar cuando una empresa pide regularmente una cantidad determinada de artículos. Sin embargo, es posible que sea necesario confirmar la necesidad de esos artículos antes de continuar con la compra. Más bien se trata de “cuándo” se entregará el pedido, en lugar de “si” se entrega.
3. Abierto general
También denominado “pedido regular”, el pedido de compra abierto general (BPO, del inglés “blanket purchase order”) no muestra la cantidad de artículos del pedido de compra. A veces, el precio también está oculto. El único detalle que suele verse es el nombre del elemento.
El acuerdo entre el comprador y el vendedor también existe en el pedido de compra abierto general. Este tipo de pedido de compra es adecuado para empresas que piden regularmente los mismos artículos semana tras semana. El ejemplo de pedido de compra abierto general es una empresa de limpieza que pide rutinariamente los mismos artículos de limpieza, aunque variando las cantidades.
4. Contractual
El pedido de compra contractual se suele utilizar para establecer un acuerdo legalmente vinculante entre un comprador y un vendedor. Normalmente no muestra los pedidos de artículos ni su cantidad. Tampoco suele indicar el precio de los artículos solicitados por el comprador.
El pedido de compra contractual es el más deseable para el consumidor. Es posible que desee que su información personal se mantenga privada. Sin embargo, querrá que el personal del departamento de envío y recepción sepa lo que ha pedido. Las empresas también pueden desear lo mismo al solicitar material confidencial clasificado.
Consejos para pedidos de compra
En el caso de los compradores, siempre es importante garantizar la máxima precisión al realizar un pedido de compra. De lo contrario, el envío podría retrasarse si al ver la copia del pedido, descubres que es incorrecto. También tienes que pagar al menos los artículos que recibiste, porque se trata de un acuerdo vinculante.
En el caso de los vendedores, especifica las condiciones de pago de forma honesta al comprador. No hagas pagar por algo que no se ha pedido. Sin embargo, también puedes asegurarte de consolidar un acuerdo con el comprador que indique que este último, como mínimo, es responsable de las partidas de los pedidos de comercio electrónico que se han satisfecho.
Tanto los compradores como los vendedores deberían considerar la posibilidad de automatizar todo el proceso de realización de pedidos. Esto evitará costosos errores y fracasos en la ejecución.
Por ejemplo, tanto los compradores como los vendedores pueden crear notificaciones de pedidos automatizadas. También es posible configurar soluciones de comercio electrónico que permitan a compradores y vendedores, ya sean mayoristas o minoristas, gestionar y ver los pedidos que realizan y reciben.
En algunos casos, también se recomienda contar con un abogado que te ayude a comprender los términos del pedido de compra. Esto podría salvarte cuando el vendedor te haya puesto difícil la comprensión de los términos de tu acuerdo.
Por ejemplo, los proveedores pueden no decirte que no tienes ningún derecho a cancelar una orden vinculante, pero ser así. Presta atención y protégete. Los proveedores también tienen derechos. Tienen derecho a cancelar pedidos que no pueden atender, tanto si el comprador desea cancelar el pedido como si no.
Cómo crear tu sistema de pedidos de compra
No existe ninguna manera sencilla de crear tu sistema de pedidos de compra, pero la automatización puede facilitar el proceso. Sin embargo, no debes utilizar ningún software para este fin.
Debes asegurarte de poder confiar en tu software de pedidos de compra. Obtén más información sobre cómo puedes procesar de forma segura todos tus pedidos B2B y B2C hoy mismo.