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Guía básica de órdenes de compra: ejemplos y consejos

Una orden de compra o pedido establece términos entre comprador y vendedor. Descubre sus tipos y qué esperar de un contrato comercial. ¡Aprende más!

Cuando ya crees que lo sabes todo sobre el negocio minorista y mayorista, te das cuenta de que no sabes lo que es el pedido de compra.

Resulta más confuso aún descubrir que existen diferencias entre los tipos de pedidos de compra que puedes emitir o recibir. Sin embargo, no es necesario que cunda el pánico, porque te ayudaremos a hacerlo bien.

Comenzaremos explicando conceptos básicos como, por ejemplo, qué es un pedido de compra. Luego, veremos cómo funciona. Después, tendrás que saber diferenciar entre un pedido de compra y una factura.

También resulta útil determinar si los pedidos de compra son adecuados para ti, como comprador o vendedor. Eso depende de ti. El pedido de compra no le sirve a todo el mundo, porque puede complicar los inventarios si los clientes no pagan o si los vendedores no realizan la entrega cuando deben. Sin embargo, sí sirve a muchos minoristas, mayoristas y hogares si se hace bien.

¿Qué es un pedido de compra y cómo funciona?

El pedido de compra es un contrato legalmente vinculante entre un comprador y un vendedor. Después de que el comprador cree pedido y el vendedor (proveedor) lo confirme, el comprador es responsable de pagar los bienes o servicios especificados. El comprador debe aceptar pagar la factura en la fecha especificada por el vendedor.

El pedido de compra deja tiempo al comprador para revisar el pedido. También deja un tiempo al vendedor para cerrar el precio antes de realizar la entrega al comprador. Sin embargo, el objetivo principal de un pedido de compra es formalizar el contrato entre el comprador y el proveedor.

A veces, pueden producirse cambios en el pedido. Por ejemplo, el proveedor puede decidir ofrecer un descuento o subir el precio.. El comprador puede decidir añadir más artículos a un pedido actual o intentar negociar un cambio en el pedido si no se puede cancelar de forma directa.

Por lo general, el pedido de compra tiene lugar entre un negocio y un proveedor mayorista. Sin embargo, también puede darse entre hogares y una empresa que proporcione productos a granel para la venta individual. El concepto del pedido de compra va rodeado de muchas cuestiones legales. Hasta las políticas aún más estrictas limitan quién puede participar en la gestión de la cadena de suministro mayorista.

Del mismo modo, no siempre se ofrecen pedidos de compra. Muchos mayoristas requieren un pago por adelantado. Sin embargo, cuando existe la opción de pagar los artículos al por mayor después de realizar el pedido y efectuarse la recepción, lo mejor es entender los conceptos básicos sobre los pedidos.

Pedido de compra frente a factura

Algunos compradores piensan que se les ha enviado una factura cuando a veces es solo un ejemplar de un pedido de compra. El pedido de compra no es una factura y el vendedor todavía tendrá que enviarla.

El pedido de compra es lo que un comprador rellena al realizar una solicitud a un proveedor. El proveedor ve el pedido de compra al atender los pedidos.

Una vez que el comprador recibe el pedido, el proveedor envía la factura. La factura es lo que ve el comprador para saber lo que le debe al proveedor.

Conceptos básicos de los pedidos de compra

Cuando estés listo para ver y gestionar pedidos, es importante que no omitas ninguna información.

Normalmente verás el nombre de alguien si se trata de un pedido para un consumidor. Si se trata de un pedido comercial, verás el nombre de la empresa impreso en la factura.

Otra información que puedes esperar ver en la mayoría de los pedidos de compra es la información de contacto, como números de teléfono, direcciones de correo electrónico y direcciones de envío.

Los pedidos de compra también pueden incluir el método de envío y la fecha de entrega.

En los pedidos de compra también se especificará la descripción del producto, cantidad, precios unitarios, precio total y gastos de envío.

Cómo funciona el proceso de creación del pedido de compra

Los procesos de compra entre un comprador y un vendedor son diferentes. Sin embargo, suelen incluir estos pasos básicos, aunque no siempre en la misma secuencia cronológica.

Por ejemplo, un vendedor puede decidir permitir que un cliente revise el pedido para asegurarse de que sea correcto. No siempre se exige un pago inmediato si el pedido es incorrecto. Sin embargo, el vendedor puede poner una entrega en espera si el comprador no paga de inmediato.

El hecho de que se haya producido un error en el pedido tampoco anula la responsabilidad del comprador de pagar. La única autoridad para ello sería si el vendedor ha determinado que no puede completar el pedido. En ese caso, tanto el comprador como el vendedor pueden aceptar cancelar el pedido, pero puede ser a criterio del proveedor.

1. El cliente crea el pedido

Este paso del proceso de pedido de compra suele aplicarse a un comercio que desee recibir productos al por mayor. Sin embargo, podría aplicarse alguien que se haya convertido en comprador mayorista para ahorrar dinero en productos para el hogar. En cualquier caso, el cliente crea el pedido.

2. El proveedor verifica el inventario

El proveedor comprueba si hay existencias de los artículos que ha pedido el cliente. Si es así, acepta el pedido y se prepara para atenderlo.

3. El proveedor completa el pedido

En este momento, se completa el pedido y el proveedor lo prepara para la entrega. El objetivo del vendedor es enviar los artículos en el plazo de entrega.

4. El cliente recibe el pedido del proveedor

Una vez que se compruebe que el pedido está completo, el proveedor envía el pedido al cliente. Esto brinda al cliente la oportunidad de revisar el pedido al recibirlo. Si se detecta algún error, puede ser el momento de solucionar el problema del proceso de pedido realizado.

5. El proveedor envía una factura

Poco después de que el cliente reciba el pedido, el proveedor envía una factura. En este momento, el cliente y el proveedor han llegado a un acuerdo sobre el vencimiento del saldo de esa factura.

Tipos de pedidos de compra

En función del tipo de pedido, es posible que te encuentres con un pedido de compra específico. Los pedidos de compra pueden variar, pero existen cuatro tipos principales que debes conocer.

1. Estándar

El pedido de compra estándar (PO, del inglés “purchase order”) se suele utilizar para solicitudes de compradores poco frecuentes. Por lo general, no es un artículo que un comercio o alguien necesite todo el tiempo. No es sistemático. El pedido de compra suele incluir el listado, la cantidad, el precio, la fecha de entrega y la ubicación de un artículo.

El pedido de compra estándar suele utilizarse en momentos en que un trabajador de oficina solo necesite pedir un pequeño número de material de oficina. Por ejemplo, a lo mejor necesitan notas adhesivas o clips de papel. Es posible que sea necesaria la aprobación para este pedido. O tal vez deseen realizar un pedido de papel de recibo y otros materiales de oficina pero requieran la aprobación de la dirección.

2. Previsto

El pedido de compra previsto (PPO, del inglés “planned purchase order”) suele indicar todos los detalles de un pedido, excepto la fecha y ubicación de entrega. En el pedido de compra previsto, suelen figurar la cantidad y el nombre del artículo, junto con los precios.

El pedido de compra previsto suele tener lugar cuando una empresa pide regularmente una cantidad determinada de artículos. Sin embargo, es posible que sea necesario confirmar la necesidad de esos artículos antes de continuar con la compra. Más bien se trata de “cuándo” se entregará el pedido, en lugar de “si” se entrega.

3. Abierto general

También denominado “pedido regular”, el pedido de compra abierto general (BPO, del inglés “blanket purchase order”) no muestra la cantidad de artículos del pedido de compra. A veces, el precio también está oculto. El único detalle que suele verse es el nombre del elemento.

El acuerdo entre el comprador y el vendedor también existe en el pedido de compra abierto general. Este tipo de pedido de compra es adecuado para empresas que piden regularmente los mismos artículos semana tras semana. El ejemplo de pedido de compra abierto general es una empresa de limpieza que pide rutinariamente los mismos artículos de limpieza, aunque variando las cantidades.

4. Contractual

El pedido de compra contractual se suele utilizar para establecer un acuerdo legalmente vinculante entre un comprador y un vendedor. Normalmente no muestra los pedidos de artículos ni su cantidad. Tampoco suele indicar el precio de los artículos solicitados por el comprador.

El pedido de compra contractual es el más deseable para el consumidor. Es posible que desee que su información personal se mantenga privada. Sin embargo, querrá que el personal del departamento de envío y recepción sepa lo que ha pedido. Las empresas también pueden desear lo mismo al solicitar material confidencial clasificado.

Consejos para pedidos de compra

En el caso de los compradores, siempre es importante garantizar la máxima precisión al realizar un pedido de compra. De lo contrario, el envío podría retrasarse si al ver la copia del pedido, descubres que es incorrecto. También tienes que pagar al menos los artículos que recibiste, porque se trata de un acuerdo vinculante.

En el caso de los vendedores, especifica las condiciones de pago de forma honesta al comprador. No hagas pagar por algo que no se ha pedido. Sin embargo, también puedes asegurarte de consolidar un acuerdo con el comprador que indique que este último, como mínimo, es responsable de las partidas de los pedidos de comercio electrónico que se han satisfecho.

Tanto los compradores como los vendedores deberían considerar la posibilidad de automatizar todo el proceso de realización de pedidos. Esto evitará costosos errores y fracasos en la ejecución.

Por ejemplo, tanto los compradores como los vendedores pueden crear notificaciones de pedidos automatizadas. También es posible configurar soluciones de comercio electrónico que permitan a compradores y vendedores, ya sean mayoristas o minoristas, gestionar y ver los pedidos que realizan y reciben.

En algunos casos, también se recomienda contar con un abogado que te ayude a comprender los términos del pedido de compra. Esto podría salvarte cuando el vendedor te haya puesto difícil la comprensión de los términos de tu acuerdo.

Por ejemplo, los proveedores pueden no decirte que no tienes ningún derecho a cancelar una orden vinculante, pero ser así. Presta atención y protégete. Los proveedores también tienen derechos. Tienen derecho a cancelar pedidos que no pueden atender, tanto si el comprador desea cancelar el pedido como si no.

Cómo crear tu sistema de pedidos de compra

No existe ninguna manera sencilla de crear tu sistema de pedidos de compra, pero la automatización puede facilitar el proceso. Sin embargo, no debes utilizar ningún software para este fin.

Debes asegurarte de poder confiar en tu software de pedidos de compra. Obtén más información sobre cómo puedes procesar de forma segura todos tus pedidos B2B y B2C hoy mismo.

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