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Guida introduttiva ai moduli di accettazione dei nuovi clienti

Usa questa guida per capire perché alla tua attività serva un modulo di accettazione dei clienti, dove trovare il miglior template pronto all'uso e come crearne uno proprio.

Non tutte le persone sono il cliente ideale per i servizi specializzati che offri. Le tue competenze ed esperienze uniche potrebbero non soddisfare le esigenze di tutti. Quindi, anche se potrebbe essere allettante dire di sì a ogni richiesta che arriva, trovare i clienti giusti è cruciale per coltivare relazioni commerciali di successo.

Valutare attentamente i clienti per assicurarsi che siano quelli giusti può allungare notevolmente il processo di onboarding. Tuttavia esiste un modo intelligente per rendere questo processo più facile e veloce, ovvero un modulo di accettazione dei clienti ben progettato. Questo strumento semplice ma potente aiuta a selezionare in modo efficiente i potenziali clienti, facendo al contempo un'ottima prima impressione.

Cos'è un modulo di accettazione dei clienti?

Un modulo di accettazione dei clienti è un questionario creato per raccogliere informazioni preliminari sui potenziali clienti. Si tratta solitamente del primo passo nel processo di onboarding del cliente. Le domande di solito riguardano informazioni utili come i recapiti e il motivo per cui il potenziale cliente è interessato ai tuoi servizi. Ogni risposta ti aiuterà a decidere se vuoi lavorare con quel cliente e se i tuoi servizi potrebbero essergli utili.

I moduli di accettazione dei clienti sono diventati rapidamente un modo molto utilizzato dai fornitori di servizi specializzati per valutare i nuovi clienti. Questi moduli sono facili da creare utilizzando un Form Builder e vengono inviati al potenziale cliente tramite e-mail. Se preferisci lavorare con i documenti cartacei, puoi creare e stampare un modulo personalizzato utilizzando un programma di elaborazione testi.

In ogni caso, avviare le relazioni con i tuoi clienti utilizzando un modulo di accettazione può aiutarti a risparmiare tempo, offrendo al contempo un'esperienza di onboarding positiva. Significa anche che non perderai tempo a coltivare clienti che non sono adatti al tuo business. Se desideri accettare il cliente, i dati approfonditi che acquisirai saranno utili per concentrarti su ciò che è importante durante una telefonata iniziale e dimostrare che sei in grado di fornire un servizio di qualità.

Dove trovare i template dei moduli di accettazione dei clienti

Con una semplice ricerca online puoi trovare il template perfetto per il modulo di accettazione dei clienti per la tua azienda. Alcuni siti web offrono template gratuiti, mentre altri li offrono a pagamento. Per ottenere i migliori risultati, cerca un template di modulo di accettazione dei clienti appositamente creato per il settore.

Talvolta è persino possibile ottenere un template gratuito dalle associazioni di categoria visitando i loro siti web. Questo può essere particolarmente utile se cerchi un template per un modulo di accettazione dei pazienti che debba essere conforme all'HIPAA.

Non accontentarti del primo template che trovi; cerca invece diversi esempi per il tuo settore e confronta i campi da compilare di ciascuno. Potresti trovare domande mancanti che potrebbero rivelarsi molto utili quando prendi in esame i potenziali clienti.

Esempi di moduli di accettazione diffusi

Un template di modulo di accettazione dei clienti è più efficace se è personalizzato per il tuo settore. Ad esempio, i consulenti finanziari non pongono le stesse domande degli operatori sanitari. Se lo facessero, non conoscerebbero comunque le esigenze dei loro potenziali clienti e come potrebbero aiutarli.

Quindi, alla luce di tutto questo, prendiamo in esame i seguenti esempi di template di moduli di accettazione dei clienti per vedere come i diversi settori creano i propri.

Modulo di accettazione dei clienti per il settore legale

L'American Bar Association offre molte risorse per gli studi legali, inclusi i moduli di accettazione dei clienti. Il modulo di accettazione del diritto di famiglia raccoglie informazioni di base sul cliente, sul coniuge e su eventuali figli presenti nel nucleo familiare. Oltre a questo, di solito chiede dettagli sulle modalità di custodia, così come informazioni finanziarie e fiscali. Il template del modulo di accettazione può anche spiegare brevemente alcuni dei termini che i clienti devono conoscere quando cercano dei servizi legali.

Modulo di accettazione dei pazienti

I moduli di accettazione dei pazienti si concentrano maggiormente sulla raccolta di informazioni sulla storia medica e sulle attuali esigenze sanitarie del paziente. L'American Massage Therapy Association offre agli operatori sanitari un modulo campione che acquisisce i dati del paziente, come informazioni di contatto, patologie e farmaci. Per i servizi veterinari, il modulo di accettazione del Blue Pearl Pet Hospital segue un percorso simile acquisendo informazioni sull'indole dell'animale, sul motivo della visita e sull'anamnesi.

Modulo di accettazione per broker ipotecari

I moduli di accettazione dei broker ipotecari di solito pongono domande sulla situazione finanziaria del cliente. Opportunities Credit Union utilizza un modulo che aiuta i broker a valutare la capacità del cliente di ottenere un mutuo. Richiede una breve descrizione su stato di proprietà della casa, occupazione, reddito, patrimonio e debiti per accelerare la procedura di richiesta di un mutuo.

Modulo di accettazione per piccoli imprenditori

Anche i moduli di accettazione dei titolari di piccole imprese devono essere in linea con le esigenze di servizio dei clienti. In questo caso, il modulo di accettazione di Summit Digital Marketing chiede al potenziale cliente informazioni sui suoi servizi, i clienti target, il valore medio degli ordini, il ciclo di vendita, l'approccio alla pubblicità e gli obiettivi attuali. Un altro esempio è rappresentato dal modulo di accettazione di SHJ Wealth Advisors, che prende in esame la situazione finanziaria del cliente, gli obiettivi pensionistici e come vuole prendersi cura della propria famiglia.

Moduli di accettazione stampabili e moduli online a confronto

Quando cerchi esempi di template di moduli di accettazione dei clienti troverai versioni online e stampabili. I moduli di accettazione online raccolgono i dati attraverso il sito web. I moduli stampabili sono di solito forniti sotto forma di documento di elaborazione testi o PDF. Questo permette ai clienti di compilare il modulo usando il computer o stampandolo e completando ogni campo a mano.

Come creare i tuoi moduli di accettazione dei clienti

Creando i tuoi moduli di accettazione avrai la certezza di ottenere le informazioni necessarie per valutare efficacemente i clienti e fornire loro un'eccellente esperienza del cliente. Puoi usare un Form Builder, lavorare su un template o crearne uno da zero nel tuo elaboratore di testi preferito.

Indipendentemente da come decidi di procedere, segui questi passaggi per creare un modulo personalizzato che darai con orgoglio ai tuoi clienti.

Fase 1: scegli tra moduli stampabili e moduli online

Il modo in cui lavori regolarmente con i tuoi clienti ti aiuterà a determinare se utilizzare un modulo di accettazione stampabile o online. Se interagisci solo nello spazio digitale, un modulo online potrebbe essere la soluzione migliore perché permette di valutare immediatamente le informazioni del cliente anziché aspettare la documentazione cartacea. I moduli stampabili possono essere utili se consegni i tuoi documenti online e li stampi per i potenziali clienti che visitano il tuo ufficio.

Fase 2: richiedi le informazioni di base sul cliente

La raccolta dei dati dei clienti inizia con i loro dettagli di base. In cima al modulo di accettazione del cliente, raccogli informazioni essenziali come:

  • Nome
  • Numero di telefono
  • Indirizzo email
  • Indirizzo
  • Metodo di contatto preferito
  • Ruolo aziendale
  • Dettagli dell'assicurazione

Il contenuto di questa sezione del modulo di accettazione ti fornirà una panoramica di alto livello del cliente. Puoi usarlo per conoscerlo meglio e avviare il suo profilo cliente se decidi di proseguire con il rapporto di lavoro.

Fase 3: raccogli informazioni sul brand

Se sei un fornitore di servizi B2B, come un'agenzia di marketing o un commercialista, prenditi del tempo per conoscere il brand del potenziale cliente dopo avere raccolto le informazioni personali e di contatto. Inizia chiedendo il nome dell'azienda, il sito web e qualsiasi canale social attivo. Inoltre, chiedi delle loro principali categorie di prodotti o servizi e degli articoli più venduti nel corso degli anni.

Altre cose di cui potresti voler chiedere includono:

  • Missione e valori del brand
  • Dati sul pubblico target
  • Importo medio dell'ordine
  • Strategia pubblicitaria attuale
  • Recensioni e valutazioni dei clienti

Le domande dipenderanno, ovviamente, dal settore. Formula ogni domanda con l'obiettivo di raccogliere le informazioni necessarie per determinare se vuoi lavorare con questo cliente.

Fase 4: chiedi degli obiettivi e delle sfide del potenziale cliente

Le domande sugli obiettivi aziendali e le problematiche del potenziale cliente sono al centro di un modulo di accettazione dei clienti ben progettato. In questa sezione, poni domande specifiche che ti aiutino a capire di cosa necessitano i clienti dalla tua azienda. Assicurati di fornire molto spazio per la risposta, usando grandi campi di inserimento.

Queste domande dovrebbero includere:

  • Quali obiettivi specifici sperate di raggiungere con il nostro aiuto?
  • Dove vedi la tua azienda nei prossimi 3-5 anni?
  • Quali sono le sfide più grandi che state attualmente affrontando?
  • Prevedi che nei prossimi anni emergeranno nuovi ostacoli?
  • Potete fornire un esempio della vostra idea di successo?

Attraverso le risposte, cerca di capire se i tuoi servizi potrebbero aiutare il potenziale cliente a eliminare le barriere che lo separano dal successo. Potresti dover analizzare le sue problematiche principali in modo più dettagliato durante l'incontro iniziale, tuttavia la risposta fornita nel modulo aprirà la strada a una collaborazione orientata alla soluzione.

Fase 5: valuta i concorrenti del tuo potenziale cliente

Prima di decidere se puoi aiutare un potenziale cliente, devi conoscere la sua concorrenza.

A tal fine, inserisci alcune domande nel modulo di accettazione chiedendo chi sono i loro concorrenti e cosa fanno di diverso rispetto al potenziale cliente. Inoltre, chiedi quali sono i punti di forza e i punti deboli dei concorrenti e quali dei loro prodotti o servizi si distinguono maggiormente.

Se il potenziale cliente è incerto, potresti fare una brevissima analisi della concorrenza per individuare i 3 principali concorrenti nel settore. Scoprirai così il posizionamento dell'azienda nel suo settore e cosa debba fare per superare la concorrenza.

Passaggio 6: ottieni una comprensione più chiara del loro budget

Chiedere informazioni sul budget del cliente ti permetterà di verificare se dispone dei fondi disponibili per coprire il costo dei servizi. In caso contrario, non avrà importanza quanto siete in sintonia, perché semplicemente non andrà bene come cliente.

In alcuni casi, potresti suggerire soluzioni temporanee più economiche, poi se il budget aumenta, il cliente potrà aumentare gradualmente il livello di servizio come meglio crede.

Comprendere il processo di accettazione dei clienti

Il modulo è efficace solo se anche la procedura di accettazione dei clienti è efficace. Assicurati di essere pronto a fare avanzare i clienti ai passaggi successivi creando un processo dedicato da seguire ogni volta.

Vantaggi di un eccellente processo di onboarding

Un processo di onboarding ottimale assicura che tutte le parti siano sulla stessa lunghezza d'onda e pronte a iniziare a lavorare. Aiuta a creare un rapporto di fiducia con i clienti e mostra che hai a cuore i loro interessi. Le basi che crea aprono anche delle linee di comunicazione, così sarà più facile collaborare con i clienti durante l'intera relazione commerciale. Si tratta di una grande vittoria per tutti.

Fasi del processo di accettazione dei potenziali clienti

I processi di accettazione dei clienti variano a seconda del settore e del tipo di servizi. Ad esempio, le piccole imprese non seguiranno esattamente gli stessi passaggi dei grandi studi legali.

In generale, un buon processo di onboarding potrebbe tuttavia apparire così:

1. Contatto iniziale: il processo inizia al ricevimento della richiesta di servizio iniziale tramite telefono, e-mail o un modulo d'iscrizione sul sito web. 2. Modulo di accettazione dei clienti: consegna il modulo di accettazione clienti di persona oppure invialo tramite posta o e-mail. 3. Screening del cliente : esamina le risposte del cliente alle domande del modulo di accettazione e stabilisci se si tratta di un buon candidato. 4. Risposta al modulo di accettazione: contatta il potenziale cliente per fargli sapere se sarai in grado di soddisfare le sue esigenze di servizio. 5. Primo incontro: organizza una telefonata iniziale o un incontro di persona con il cliente per discutere dei servizi o per valutare i prossimi passi.

Usa questo framework per stabilire il processo di accettazione dei clienti, se non ne hai già uno. Usa quindi le esperienze e il feedback dei clienti per personalizzare ulteriormente l'approccio e soddisfare le tue esigenze aziendali.

Adotta un approccio personalizzato con un nuovo modulo di accettazione dei clienti

Quando ti renderai conto di quanto sia utile il modulo di accettazione dei clienti, esso diventerà il tuo strumento di riferimento ogni volta che si presenteranno potenziali clienti. La sua capacità di aiutare nel prendere decisioni aziendali migliori e nel fornire la massima qualità di servizio si rivelerà estremamente preziosa. Potrai finalmente accogliere nuovi clienti a bordo con la certezza di avere fatto la scelta giusta.

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