Far leggere e agire sulle e-mail non riguarda solo ciò che dici, ma anche come lo presenti. Il tuo messaggio compete con decine di altri messaggi per attirare l'attenzione, e la differenza tra un'e-mail che ottiene risultati e una che viene ignorata spesso si riduce alla leggibilità.
Quando i destinatari possono scorrere rapidamente e comprendere il tuo messaggio, è più probabile che vi interagiscano. Le e-mail mal strutturate con blocchi di testo densi e un linguaggio complesso creano attriti che allontanano i lettori. Questo è particolarmente vero ora che la maggior parte delle persone controlla le e-mail sui dispositivi mobili, dove le dimensioni dello schermo rendono la leggibilità ancora più importante.
Comprendere come scrivere e-mail che siano facili da leggere ed elaborare è fondamentale per chiunque utilizzi la posta elettronica per la comunicazione aziendale. Scopriamo come puoi migliorare la leggibilità delle e-mail e i tassi di risposta.
Che cos'è la leggibilità delle e-mail?
La leggibilità delle e-mail è la facilità con cui il pubblico può leggere e comprendere il tuo messaggio. Include tutto, dalla scelta del lessico e della struttura delle frasi alla formattazione e alla presentazione visiva. Quando un'e-mail ha un'elevata leggibilità, i destinatari possono cogliere rapidamente i tuoi punti principali senza dover fare uno sforzo mentale significativo.
Chi legge messaggi facilmente assimilabili assorbe le informazioni in modo più completo ed è più propenso a ricordare i punti chiave. Una scarsa leggibilità crea barriere cognitive. I destinatari che faticano a comprendere il tuo messaggio spesso lo abbandonano del tutto.
La leggibilità influisce direttamente sui tassi di apertura, sulle metriche di interazione e sulle conversioni. Le e-mail scritte a un livello di lettura appropriato (in genere intorno alla terza media) ottengono risultati significativamente migliori rispetto a quelle scritte a livelli di complessità più elevati. Non si tratta di "semplificare" il messaggio; si tratta di rimuovere ostacoli non necessari tra le tue idee e la comprensione del tuo pubblico.
Comprendere i punteggi di leggibilità
Un punteggio di leggibilità è una misura che indica quanto sia impegnativo leggere un testo. Molti tipi di strumenti offrono test di leggibilità per e-mail, contenuti web, pagine web e altre forme di comunicazione scritta.
I punteggi di leggibilità vengono calcolati usando formule che analizzano diversi fattori come la lunghezza delle frasi, la complessità delle parole, il numero di sillabe e la struttura dei paragrafi. Il punteggio risultante di solito corrisponde a un livello scolastico specifico, indicando gli anni di istruzione generalmente necessari per comprendere il testo con facilità.
Per valutare il contenuto scritto vengono utilizzate diverse formule di leggibilità comuni:
- Flesch-Kincaid: il Flesch-Kincaid Grade Level è forse la formula di leggibilità più conosciuta che valuta il testo in base al livello scolastico statunitense. Considera la lunghezza media delle frasi e il numero medio di sillabe per parola.
- Indice Gunning Fog: questa formula di leggibilità del testo fornisce un punteggio a livello scolastico, ma pone maggiore enfasi sulle parole complesse. Conta specificamente le parole con tre o più sillabe per identificare un vocabolario potenzialmente complesso.
- Indice SMOG (simple measure of gobbledygook): Questa formula conta le parole polisillabiche (tre o più sillabe) su un campione di 30 frasi. È particolarmente utile per valutare comunicazioni critiche dove la comprensione è fondamentale. L'indice SMOG tende a fornire livelli di valutazione leggermente più alti rispetto ad altre formule, poiché si concentra fortemente sulla complessità delle parole.
- Indice Coleman-Liau: a differenza delle formule basate sulle sillabe, l'indice Coleman-Liau analizza i caratteri per parola anziché le sillabe. Ciò lo rende particolarmente utile per le comunicazioni digitali dove il numero di caratteri è importante.
Il punteggio di leggibilità ideale per l'e-mail marketing di solito si colloca in un livello di lettura tra la prima media e la terza media. Questa gamma garantisce che il messaggio sia accessibile al pubblico più ampio possibile, consentendo al contempo idee sofisticate.
Il punteggio dei contenuti e-mail al di sopra di un livello di seconda superiore vede spesso cali significativi dell’interazione. Ricordati che anche i pubblici altamente istruiti apprezzano una comunicazione chiara e diretta, specialmente in contesti di caselle di posta affollate in cui una rapida comprensione è importante.
Perché la leggibilità è importante nell'email marketing
In sintesi, perché la leggibilità delle e-mail è importante? Una scrittura chiara e priva di errori di ortografia migliora notevolmente la comprensione e l'interazione dei lettori.
Quando i destinatari riescono a seguire facilmente il tuo messaggio senza rileggere le frasi o confondersi sul significato, è più probabile che leggano l'intera e-mail e compiano l'azione desiderata. Il cervello umano tende naturalmente verso contenuti che richiedono meno sforzo cognitivo.
Le e-mail scritte a livelli di lettura adeguati generano tassi di clic più alti, più risposte e migliori metriche di conversione. Questa relazione tra la leggibilità delle e-mail e l'interazione diventa ancora più evidente negli ambienti mobili, dove le limitazioni dello schermo rendono la leggibilità ancora più cruciale per il successo.
Considera questi esempi a confronto:
Scarsa leggibilità: "In conformità con la nostra comunicazione precedentemente stabilita in merito all'implementazione del nuovo quadro procedurale, chiediamo la Sua tempestiva recensione e un feedback sulla documentazione allegata".
Ottima leggibilità: "Come discusso la scorsa settimana, ti alleghiamo la nuova guida alle procedure per avere un tuo parere. Potresti per favore dargli un'occhiata e condividere cosa ne pensi entro venerdì?"
Il secondo esempio utilizza un linguaggio semplice per comunicare le stesse informazioni e richiede uno sforzo mentale notevolmente inferiore per essere elaborato. Questa differenza influisce direttamente su come i destinatari rispondono al messaggio.
Suggerimenti per migliorare la leggibilità delle e-mail
Scrivere in modo più semplice rende l'e-mail accessibile a un pubblico più ampio. Creare e-mail leggibili non richiede competenze specialistiche; basta prestare attenzione ai principi chiave.
Queste strategie pratiche possono migliorare notevolmente la facilità con cui i destinatari comprendono e agiscono sui tuoi messaggi:
- Usa un linguaggio chiaro e conciso: sii semplice e preciso nella scelta delle parole. Chiediti, "Potrei esprimere questa idea in modo più diretto?" Spesso puoi ridurre il conteggio delle parole senza perdere significato, fornendo spazio sufficiente per un uso efficace dello spazio bianco per migliorare il design delle e-mail.
- Suddividi i contenuti in parti più brevi: crea uno spazio visivo che renda il messaggio più accattivante. Oltre al carattere dell'e-mail e alla dimensione del carattere, considera la lunghezza dei paragrafi e la possibilità di utilizzare elenchi puntati per suddividere grandi blocchi di testo. I blocchi di testo lunghi possono intimidire i lettori e portare all'abbandono dei messaggi, mentre i messaggi brevi migliorano la leggibilità delle e-mail.
- Scegli parole semplici e familiari: anche se la terminologia specialistica ha un suo senso, un vocabolario inutilmente complesso crea barriere alla comprensione. "Usa" funziona meglio di "utilizzare" e "aiuta" è più chiaro di "facilitare".
- Usa la voce attiva per chiarezza: la voce attiva crea una chiarezza che spesso manca alla voce passiva. Confronta "Il report è stato completato dal nostro team" con "Il nostro team ha completato il report". La versione attiva è più breve, più diretta e crea un senso di maggiore autonomia.
- Ottimizza la lunghezza delle frasi e dei paragrafi: mantieni una lunghezza media delle frasi di 14-20 parole o meno, alternando frasi più brevi e più lunghe per creare ritmo. Ricorda che gli schermi dei dispositivi mobili rendono le frasi lunghe più difficili da seguire.
- Incorpora titoli coinvolgenti e pertinenti: i titoli aiutano i destinatari a navigare tra i contenuti e a trovare le informazioni più rilevanti per loro. Inoltre, suddividono visivamente il testo, rendendo il messaggio complessivo meno intimidatorio.
Come controllare e migliorare il tuo punteggio di leggibilità
Esistono diversi ottimi strumenti online che possono aiutarti a valutare e migliorare la leggibilità delle tue e-mail. L'Hemingway Editor (hemingwayapp.com) mette in evidenza frasi complesse, la voce passiva e parole eccessivamente complicate nel testo. Al contempo, Grammarly offre valutazioni della leggibilità insieme al controllo grammaticale, fornendo un livello di istruzione stimato per la scrittura. Molti elaboratori di testi, incluso Microsoft Word, offrono anche statistiche di leggibilità integrate.
Quando interpreti i punteggi di leggibilità, concentrati sulle tendenze piuttosto che sui numeri esatti. Se le tue e-mail ottengono costantemente un punteggio di lettura di 12th grade (quarta superiore), cerca di semplificare il linguaggio e la struttura delle frasi. Tuttavia, non sacrificare la voce autentica o le informazioni tecniche necessarie solo per ottenere un certo punteggio.
Testare e perfezionare il testo delle e-mail in base alle metriche di leggibilità dovrebbe diventare parte del tuo processo regolare. Considera di condurre test A/B su diverse versioni di e-mail importanti con vari livelli di leggibilità per vedere quale funziona meglio per il tuo pubblico. Ricorda che anche gli oggetti richiedono un'attenzione speciale per la leggibilità; spesso sono il fattore determinante per l'apertura della tua e-mail.
Assicurati di rivedere la tua e-mail. Non importa quanto sia ben strutturata la comunicazione, gli errori di battitura e grammaticali minano la professionalità e distraggono dal tuo messaggio. Prenditi sempre del tempo per rileggere prima di inviare, preferibilmente dopo esserti allontanato dalla bozza per qualche minuto per rivederla con attenzione.
Errori comuni che danneggiano la leggibilità delle e-mail
Ci sono diversi motivi per cui e-mail create con cura potrebbero essere ignorate. Questi ostacoli alla leggibilità potrebbero sabotare il tuo messaggio prima ancora che abbia una possibilità:
- Linguaggio eccessivamente complesso e gergo: la terminologia specifica del settore ha la sua utilità, ma un gergo eccessivo allontana i lettori che non hanno familiarità con il linguaggio specialistico. Anche quando scrivi ai tuoi colleghi nel tuo campo, le alternative più semplici ai termini tecnici spesso comunicano in modo più efficace.
- Paragrafi lunghi e densi senza interruzioni: quando si trovano di fronte a un muro di testo, molti destinatari semplicemente saltano il messaggio del tutto. Lo spazio bianco è un alleato nella creazione di contenuti e-mail accessibili e invitanti che non travolgono i lettori a prima vista.
- Mancanza di elementi visivi per guidare il lettore: l'uso strategico di testo in grassetto, corsivo, titoli e liste puntate crea una gerarchia visiva che aiuta i lettori a navigare tra i contenuti. I principi della progettazione per l'e-mail marketing suggeriscono di utilizzare questi elementi con parsimonia ma in modo mirato per evidenziare le informazioni chiave.
- Ignorare la leggibilità su dispositivi mobili: dal momento che sempre più persone leggono le e-mail su schermi piccoli, la progettazione di e-mail reattive è cruciale. Gli oggetti vengono troncati su schermi piccoli e le e-mail formattate correttamente si adattano alle diverse dimensioni dei dispositivi. Verifica sempre come appare il messaggio su più dispositivi prima di inviare comunicazioni importanti.
Migliorare la leggibilità delle e-mail per ottenere risultati migliori
La leggibilità delle e-mail non solo rende le comunicazioni digitali più facili da leggere, ma rispetta anche il tempo e l'attenzione dei destinatari. Messaggi chiari e ben strutturati dimostrano professionalità e attenzione per il tuo pubblico. Inoltre, aumentano notevolmente la probabilità che la tua comunicazione raggiunga il suo scopo previsto.
Prima di inviare qualsiasi e-mail importante, prenditi del tempo per correggere eventuali errori e migliorare la leggibilità. Considera di far rivedere ai colleghi le comunicazioni critiche per individuare le aree in cui la chiarezza potrebbe essere migliorata. Ricorda che la deliverability delle e-mail dipende da fattori tecnici e dalla creazione di contenuti con cui i destinatari vogliono interagire.
Mailchimp aiuta a valutare e migliorare costantemente la leggibilità delle e-mail. Il Content Optimizer analizza i messaggi e può suggerire miglioramenti per aumentare le metriche di interazione e i tassi di risposta. Mailchimp offre anche template per e-mail reattive che si adattano automaticamente alle diverse dimensioni dello schermo, garantendo che i contenuti che hai accuratamente realizzato mantengano la loro leggibilità indipendentemente dal dispositivo.
Punti chiave da ricordare
- La leggibilità delle e-mail influisce direttamente sui tassi di apertura, sull’interazione e sulle conversioni.
- Suddividere i contenuti in paragrafi brevi, usare un linguaggio semplice e incorporare elementi visivi migliora notevolmente la comprensione e i tassi di risposta.
- Strumenti come gli analizzatori di leggibilità possono aiutare a valutare le e-mail rispetto a formule consolidate come il Flesch-Kincaid e l'Indice Gunning Fog.
- Dal momento che la maggior parte dei destinatari ora legge le e-mail su schermi più piccoli, la progettazione di e-mail reattive e ottimizzate per i dispositivi mobili è essenziale.