L'email ti offre la possibilità di avere una conversazione diretta con il tuo pubblico. Contattando potenziali clienti, aggiornando gli iscritti fedeli o condividendo notizie aziendali, il modo in cui comunichi influenza il modo in cui riesci a entrare in contatto con i lettori.
L'email marketing è uno dei modi migliori per costruire relazioni con i clienti. Ma con la concorrenza nella casella di posta più agguerrita che mai, non basta più mandare messaggi. Devi creare comunicazioni che siano in sintonia con i tuoi destinatari e che riflettano la tua brand identity.
La voce e il tono giusti possono trasformare un'email standard in un messaggio coinvolgente che crea fiducia e incoraggia l'azione. Aiuta la tua azienda a distinguersi nelle caselle di posta affollate mantenendo la coerenza del brand in tutte le comunicazioni.
Continua a leggere per saperne di più sul tono delle email, perché è importante, sui tipi di toni e quando usarli.
Perché il tono delle email è importante per l'interazione del pubblico
Il tuo tono è il linguaggio del corpo dell'email in forma scritta. I lettori non possono vedere le espressioni facciali nella comunicazione scritta, il che può rendere difficile capire il tono di qualcuno. Il tono delle email dice ai destinatari quanto li conosci e quanto li apprezzi.
La connessione tra tono e percezione del pubblico è più profonda di quanto molti pensino. Ogni parola scelta, ogni struttura delle frasi e ogni saluto modella come i lettori vedono la tua attività. Quando trovi il tono giusto, crei una connessione immediata che fa sentire i lettori compresi e apprezzati.
Il successo del marketing del brand dipende in larga misura dalla capacità di comunicare con il pubblico e di trasmettere il tono giusto. Il tono che usi nelle email influenza direttamente se i lettori si fidano del tuo messaggio, interagiscono con i tuoi contenuti e agiscono. Se sbagli, rischi di alienare potenziali clienti o di danneggiare i rapporti commerciali esistenti.
Situazioni diverse richiedono approcci diversi. Capire quando usare ogni tipo di tono ti aiuta a creare campagne email che parlano dei desideri e dei punti critici del tuo pubblico target, rimanendo fedele alla guida di stile del tuo brand.
Tieni presente che non dovresti usare più di un tono nello stesso messaggio, ma questo dipenderà principalmente dalle persone a cui stai scrivendo. Ecco i diversi tipi di toni di email tra cui scegliere quando scrivi email:
Tono professionale
Un tono professionale e rispettoso è adatto per annunci formali, proposte commerciali e comunicazioni con clienti aziendali. Mantieni un linguaggio chiaro, conciso e rispettoso. Evita il gergo a meno che tu non abbia la certezza che il tuo pubblico lo capirà.
Tono amichevole e colloquiale
Perfetto per newsletter e aggiornamenti regolari dei post sui blog, un tono colloquiale aiuta a costruire un rapporto con i lettori. Scrivi come se stessi parlando faccia a faccia, usando un linguaggio naturale e abbreviazioni occasionali per mantenere l'allineamento del brand.
Tono umoristico e scherzoso
Usa l'umorismo in modo attento e strategico. Può aiutare a far risaltare i tuoi messaggi, ma deve essere in linea con la personalità del tuo brand e con le aspettative del tuo pubblico. Questo tono funziona meglio per aggiornamenti occasionali o promozioni speciali.
Tono empatico e di supporto
Essenziale per le email del servizio clienti o per rispondere alle preoccupazioni, un tono empatico mostra ai lettori che capisci le loro esigenze e ti preoccupi del loro successo. Usa un linguaggio di supporto che enfatizzi le soluzioni e i risultati positivi.
Approfondisci i dati
Iscriviti per ricevere altri dati approfonditi di marketing direttamente nella tua casella di posta.
Individuare il tono appropriato per il tuo pubblico
Capire con chi parli è fondamentale per selezionare il tono giusto che risuoni con il tuo pubblico. La creazione di un profilo di pubblico completo può aiutarti ad analizzare i fattori demografici che influenzano il modo in cui i diversi gruppi rispondono ai vari stili di comunicazione.
Età
Quando si tratta di fasce di età e preferenze generazionali, troverai modelli distinti nel modo in cui i diversi gruppi interagiscono con la comunicazione via email.
I Baby Boomer in genere preferiscono una comunicazione formale e diretta con spiegazioni dettagliate, mentre la Generazione X risponde bene alla messaggistica diretta e senza fronzoli con chiare proposte di valore.
I Millennial apprezzano i toni autentici e colloquiali con un po' di umorismo e personalità, e la Generazione Z interagisce al meglio con contenuti concisi e visivi e comunicazioni informali e autentiche.
Settore
Il background del settore gioca un ruolo importante nella definizione delle aspettative di comunicazione. I settori tecnici si aspettano un linguaggio più dettagliato e preciso, mentre i campi creativi spesso accolgono una comunicazione più sperimentale e disinvolta.
I servizi finanziari in genere richiedono un tono più formale e autorevole, mentre i settori della vendita al dettaglio e dell'intrattenimento possono utilizzare un approccio più leggero e colloquiale. Capire queste preferenze specifiche del settore ti aiuta a creare messaggi naturali e appropriati per il tuo pubblico.
Cultura
Non vanno trascurate le considerazioni culturali nel determinare il tono delle email. Se raggiungi un pubblico internazionale, studia le norme di comunicazione culturale e modifica di conseguenza il tuo approccio.
Considera i fusi orari quando pianifichi le email, sii consapevole delle festività e delle celebrazioni culturali e adatta l'umorismo e i modi di dire ai diversi contesti culturali. L'utilizzo di un linguaggio inclusivo che risuoni in diversi background aiuta a garantire che il tuo messaggio si connetta a tutti i membri del tuo pubblico.
Dimensioni e tipo di azienda
Anche le dimensioni e le esigenze dell'azienda influenzano le preferenze di tono. Le piccole imprese spesso apprezzano la comunicazione personale e amichevole che le fa sentire apprezzate e comprese.
Le aziende di medie dimensioni possono aspettarsi un mix di toni professionali e colloquiali, mentre i clienti aziendali in genere richiedono una comunicazione più formale e strutturata. La distinzione tra pubblico B2B e B2C richiede spesso approcci diversi per tono e contenuto.
Come raccogliere feedback sulle preferenze di tono
Raccogliere feedback sulle preferenze del tuo pubblico è essenziale per perfezionare il tuo approccio. Esistono diversi modi per conoscere le preferenze di tono del tuo pubblico:
Monitoraggio delle metriche
Uno degli approcci migliori è monitorare le metriche di interazione via email per diversi stili di tono. Monitora i tassi di apertura, confronta i tassi di clic per vari approcci ai contenuti e analizza i tassi di annullamento dell'iscrizione per individuare potenziali problemi di tono.
Sondaggi
Sondaggi regolari forniscono dati approfonditi sulle preferenze di comunicazione del tuo pubblico. Crea brevi e mirati sondaggi sulla frequenza preferita delle email, sui tipi di contenuto e sulle preferenze di tono. Includi domande su specifiche campagne email e usa le funzionalità di sondaggio per ottenere un feedback rapido sulle scelte di tono.
Interazioni sui social media
I social offrono un'altra finestra sulle preferenze del tuo pubblico. Studia come il tuo pubblico comunica su diverse piattaforme, nota quali tipi di contenuti generano più interazione e analizza commenti e risposte per capire la loro voce.
Monitora i modelli di condivisione e gli stili di interazione e usa gli strumenti di social listening per capire conversazioni più ampie nel tuo settore.
Interazioni con il servizio clienti
Rivedi le domande e le preoccupazioni comuni, studia il linguaggio dei clienti quando li contatti e nota i modelli di feedback positivi e negativi.
Esamina le risoluzioni di successo del servizio clienti e usa i log delle chat e i thread di email per capire le preferenze di comunicazione. Queste interazioni nel mondo reale spesso rivelano preferenze che i sondaggi potrebbero non cogliere.
Tipi di email diversi richiedono toni diversi per entrare in contatto con i tuoi lettori in modo efficace. Scopriamo come modificare la tua voce mantenendo il tuo messaggio chiaro e coinvolgente.
Email promozionali
Le email promozionali devono entusiasmare senza esagerare. Concentrati sul valore e sui vantaggi piuttosto che su un linguaggio di vendita aggressivo. Invece di "ACQUISTA ORA!" prova "Scopri i prezzi esclusivi per gli iscritti fino a venerdì." Usa parole d'azione che ispirino, pur mantenendo la professionalità, come "Trasforma", " Esclusivo" o "Premium". Mantieni la tua call to action chiara e naturale, consentendo ai lettori di fare facilmente il prossimo passo.
Email transazionali
Queste sono email come conferme d'ordine e aggiornamenti sulla spedizione. In quanto tali, dovrebbero dare priorità alla chiarezza. Utilizza oggetti descrittivi e mantieni il messaggio principale semplice. Aggiungi un tocco di calore con piccoli dettagli. Potresti usare un saluto amichevole o un consiglio utile relativo al loro acquisto. Ricorda che, sebbene queste email siano funzionali, rappresentano anche un'opportunità per rafforzare le relazioni con i clienti.
Newsletter
Le newsletter informano, coinvolgono e occasionalmente promuovono. Suddividi le informazioni complicate in parti comprensibili usando un linguaggio chiaro e quotidiano. Condividi storie ed esempi che rendano le informazioni riconoscibili. Quando spieghi nuove funzionalità o tendenze del settore, concentrati su come risolvono i problemi reali dei clienti.
Per tutti i tipi di email, tieni conto della mentalità di chi legge. Cerca informazioni rapide, rassicurazioni sugli acquisti o approfondimenti di settore? Adatta il tono alle sue esigenze, mantenendo la coerenza del brand. Utilizza le funzionalità di test di Mailchimp per perfezionare il tuo approccio e individuare ciò che funziona meglio per il tuo pubblico.
Anche gli esperti di email marketing possono cadere in trappole di tono comuni. Ecco tre errori chiave nel tono delle email a cui stare attenti:
- Usare un tono troppo formale o rigido rende le tue email robotiche e impersonali. Salta il gergo inutile, la terminologia complessa e il linguaggio aziendale. Scrivi come se fossi una persona in una conversazione professionale.
- Essere troppo colloquiali o informali può danneggiare la tua credibilità. Anche se la cordialità è buona, evita i punti esclamativi eccessivi, lo slang o le espressioni alla moda che potrebbero non essere adatte a tutto il tuo pubblico. Dovresti anche essere consapevole che qualcosa che vuoi far sembrare "divertente" può sembrare passivo-aggressivo a qualcun altro perché il tono può essere difficile da trasmettere nelle email. Mantieni un approccio professionale pur essendo accessibile.
- Mantenere un tono incoerente nelle diverse email confonde il tuo pubblico e indebolisce il tuo brand. Quando più membri del team scrivono email o gestisci varie campagne, è necessario attenersi alle linee guida vocali unificate per mantenere il messaggio del tuo brand chiaro e coeso.
Trovare il tono giusto per le email per rafforzare la voce del tuo brand
Il tono giusto delle email crea connessioni autentiche con il tuo pubblico e porta a risultati aziendali reali. Ogni messaggio ben realizzato rafforza la tua brand identity e trasforma i lettori occasionali in clienti fedeli. Il tuo tono modella le percezioni, la fiducia e l'interazione delle persone nei confronti del tuo brand.
La suite di strumenti di Mailchimp aiuta a perfezionare il tono delle tue email in ogni fase. Testa diversi approcci con gli A/B test per vedere cosa funziona meglio. Mappa i percorsi di acquisto per adattare il tuo tono ai diversi segmenti di pubblico: tieni traccia delle metriche di interazione per capire quali stili di comunicazione generano risultati.
Punti chiave da ricordare
- Il tono delle email influisce direttamente sul modo in cui i lettori percepiscono il brand e influenza la loro probabilità di interagire con i contenuti.
- Diversi tipi di email richiedono toni diversi per entrare in contatto con il tuo pubblico in modo efficace.
- Capire i dati demografici e le preferenze del tuo pubblico ti aiuta a scegliere il tono più efficace per le tue comunicazioni.
- Una voce e un tono coerenti in tutte le comunicazioni email creano fiducia e rafforzano la tua brand identity.