Best practice per la pianificazione degli appuntamenti online

Modalità di prenotazione degli appuntamenti

Esistono diverse soluzioni per la prenotazione degli appuntamenti, alcune più classiche e altre più high-tech.

• L’email è un metodo pratico ed efficace. Quasi tutti hanno un indirizzo email e se qualcuno dimentica i dettagli dell’appuntamento, è sufficiente che torni nella casella di posta per recuperarli.
• Il telefono. Prenotare un appuntamento telefonicamente consente di instaurare un legame, discutere di eventuali problematiche del cliente e avere la possibilità di porre direttamente alcune domande. Le informazioni relative all’appuntamento potranno poi essere inserite nel calendario digitale.
• Inviti tramite piattaforme per riunioni e conferenze. È possibile mandare inviti alle riunioni su specifiche applicazioni dalle applicazioni stesse. Ad esempio, è possibile mandare un invito su Zoom o Microsoft Teams. I dettagli sono contenuti nell’invito, che spesso si sincronizza automaticamente con il software di pianificazione del destinatario.
• Di persona. A volte è necessario fissare un appuntamento di persona (sì, succede ancora! Pensa a un follow-up dopo aver incontrato il cliente di persona). Potresti creare l’appuntamento all’interno del software e poi mandare gli inviti tramite app, altrimenti entrambe le parti potrebbero inserire l’appuntamento sui rispettivi dispositivi contemporaneamente.
• Un’API sul tuo sito web. Se ti stai chiedendo come creare un sistema di prenotazione sul tuo sito web, molto probabilmente utilizzerai una qualche API. Pensa all’API come a un software pronto all’uso che anziché archiviare le informazioni sul tuo computer utilizza il cloud.

Fissa gli appuntamenti online

Per prenotare gli appuntamenti online, generalmente vengono utilizzati dei software che si interfacciano con cloud, app calendario o plugin dei siti web.

Software

I software consentono di compiere diverse operazioni che non sarebbero possibili con i metodi di pianificazione tradizionali. Ad esempio, un software che memorizzi le informazioni relative agli appuntamenti nel cloud semplifica la gestione aziendale.

• Pianifica gli appuntamenti e consulta le informazioni dovunque ti trovi. Indipendentemente da chi ha fissato l’appuntamento (tu o il cliente), entrambe le parti hanno la possibilità di visualizzarlo e, in certi casi, modificarlo dal proprio dispositivo. Questo tipo di software è dotato di un’interfaccia intuitiva che può essere aperta per consultare gli appuntamenti mentre sei fuori ufficio.
• Decidi quando “aprire le prenotazioni”. È possibile programmare il software perché sia aperto alle prenotazioni solo in momenti specifici (ad esempio, in alcuni giorni della settimana o in determinati orari). Questo ti permette di tenere sotto controllo il numero degli appuntamenti fissati.
• Condividi il calendario degli appuntamenti dove vuoi. Alcuni software consentono di sincronizzare il calendario con computer, dispositivi mobili, social media, siti web e persino con le newsletter che invii ai tuoi clienti.
• Fai in modo che i clienti arrivino all’appuntamento con la documentazione già compilata. Un’altra pratica funzionalità delle agende web è la possibilità di consentire ai clienti di inserire informazioni utili ai fini dell’appuntamento. Ad esempio, uno studio medico potrebbe consentire ai pazienti di inserire informazioni relative al loro stato di salute, mentre Apple Store chiede ai clienti di descrivere il loro problema con il dispositivo. Altre aziende potrebbero utilizzare questa funzionalità per chiedere ai clienti di specificare la ragione dell’incontro.
• Sincronizzati con tutte le persone che partecipano all’appuntamento. I software di pianificazione consentono di condividere la stessa pagina con tutti i partecipanti attraverso l’app o altri metodi di comunicazione automatizzati come email, sms o chiamate.
• Semplifica il processo di iscrizione. Grazie ai software, i clienti possono accedere agli appuntamenti attraverso un’interfaccia online o dai loro dispositivi. Dopodiché, l’appuntamento si sincronizzerà automaticamente con tutti i dispositivi sui quali è installata l’app oltre che con i calendari basati su cloud come Google Calendar.
• Tieni il conto preciso degli appuntamenti. L’utilizzo di un software consente di tenere traccia del numero degli appuntamenti fissati, suddividendoli per settimana, mese, trimestre o anno.

App Calendario sul tuo dispositivo mobile o computer

Siamo ormai abituati a programmare gli appuntamenti tramite un calendario su cloud. Se il calendario sul tuo dispositivo ha le funzionalità adeguate, puoi saltare un passaggio evitando di dovere scaricare e imparare a usare un calendario diverso. Puoi usare i calendari su cloud per:

• Programmare appuntamenti
• Inserire i dettagli degli appuntamenti
• Modificare data, orario e altre informazioni
• Impostare appuntamenti ricorrenti
• Programmare avvisi per un orario specifico prima dell’appuntamento
• Interfacciarti con altre app come Google Maps per indicare dettagli sulla posizione
• Impostare avvisi su quando partire per arrivare all’appuntamento sulla base della distanza e del traffico
• Invitare altre persone all’appuntamento tramite messaggio o email
• Mostrare agli invitati la lista completa di chi deve presentarsi all’appuntamento
• Mostrare lo stato degli invitati indicando se hanno accettato o meno l’invito

Malgrado tutte queste funzionalità, le app calendario hanno dei limiti. Potrebbero non essere in grado di raccogliere informazioni dalle persone prima dell’appuntamento o di calcolare gli appuntamenti organizzati in un determinato periodo. Potrebbero anche non consentire alle persone di prenotare appuntamenti. Dovresti così richiedere di impostare il loro appuntamento e di invitarti come partecipante.

Plugin sul tuo sito web

Un plugin per sito web è un’app che si integra al tuo sito per offrire funzionalità aggiuntive. Ci sono molti plugin di prenotazione a disposizione per inserire appuntamenti online. Cerca un plugin di programmazione appuntamenti che permetta di:

• Personalizzare gli orari di disponibilità appuntamenti
• Impostare autorizzazioni per i clienti che prenotano gli appuntamenti personalmente
• Impostare notifiche automatiche per le riunioni
• Integrare il plugin con gli strumenti del calendario di altri programmi
• Incorporare strumenti di generazione lead per raccogliere informazioni sui clienti
• Accettare pagamenti
• Cambiare lingua o valuta a seconda della posizione o delle informazioni relative ai partecipanti
• Modificare automaticamente il fuso orario per chi partecipa da diverse aree del mondo
• Integrarsi con post social media o pagine web

Scegli la piattaforma più adatta alla tua attività

Quando valuti diverse piattaforme di prenotazione, ricorda di tenere in considerazione non solo le tue esigenze, ma anche quelle dei tuoi clienti. È fondamentale che i tuoi clienti possano usarla e avervi accesso. Trova una piattaforma di programmazione appuntamenti in grado di:

• Gestire le informazioni relative ai clienti nuovi ed esistenti
• Incoraggiare i clienti a inserire le loro informazioni al momento della prenotazione
• Consentire ai clienti di suggerire modifiche all’appuntamento direttamente dall’app
• Integrarsi con campagne di marketing o sensibilizzazione e con sistemi di tracciamento email
• Mostrare chi accetta o rifiuta gli appuntamenti
• Offrire ai clienti la possibilità di spiegare perché non possono partecipare

Funzionalità immancabili

Dovresti cercare le funzionalità essenziali, quando scegli la tua piattaforma di prenotazione appuntamenti.

Funzionalità di usabilità

• Facile da usare per te e i clienti
• Compatibile con dispositivi mobili
• Con opzioni di pagamento
• Possibilità di riprogrammare o annullare appuntamenti per gli invitati
• Possibilità di programmare riunioni con più persone
• Con opzioni di conferma appuntamento
• Opzioni di visualizzazione calendario per settimana, giorno o mese
• Con sistema di check-in automatizzato, se pertinente
• Con sistema di promemoria automatizzato

Funzionalità di integrazione

• Plugin per interfacciarsi con il tuo sito web
• Possibilità di esecuzione autonoma, separata da tuo sito web nel caso in cui questo sia down
• Con link per programmare chiamate o videoconferenze
• Funzionamento con altri calendari su cloud
• Connessione con soluzioni di geolocalizzazione su cloud come Google o Bing, oltre che con le loro funzionalità di condivisione link e posizione
• Integrazione con i tuoi strumenti di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

Best practice per la prenotazione degli appuntamenti

Tieni a mente queste best practice al fine di facilitare la prenotazione degli appuntamenti per te e i tuoi clienti.

• Lascia un margine di tempo tra gli appuntamenti. Sarà utile per i clienti in ritardo e per buttare giù delle note tra un impegno e l’altro.
• Programma gli appuntamenti ricorrenti in una sola volta invece di dover aspettare prima di ognuno di essi. In questo modo non perderai neanche una riunione o un follow-up con clienti potenziali o partner strategici.
• Imposta promemoria automatici per i clienti. I promemoria sono uno strumento molto utile per evitare che non si presenti nessuno. Ricorda in ogni caso di non inviarne troppi, altrimenti i clienti potrebbero disattivarli. Puoi anche chiedere loro se vogliono riceverli e con quale frequenza.
• Cerca di impostare conferme automatiche per te e i tuoi clienti. Puoi rivedere la richiesta di riunione per prepararti in tempo.
• Usa un plugin o un’app che rilevi il fuso orario dei partecipanti. È particolarmente utile per i partecipanti situati in diversi Paesi, che potrebbero per esempio essere soggetti a ora legale in date diverse rispetto al tuo Paese. Il rilevamento automatico del fuso orario risolve questo problema.
• Usa lo strumento per programmare gli appuntamenti e impostare piani di lavoro personalizzati per il tuo staff. Puoi tenere d’occhio traguardi e scadenze dei progetti impostando piani di lavoro che tengano in considerazione l’orario e lo stile professionale dei tuoi dipendenti. Puoi utilizzare uno strumento di programmazione appuntamenti in modo efficace per creare orari di lavoro flessibili che variano ogni settimana oppure ogni mese.
• Usa un Form Builder personalizzato insieme alla tua piattaforma di programmazione appuntamenti per raccogliere feedback prima degli eventi. Puoi creare campi per fare inserire ai partecipanti le loro informazioni di contatto e i loro dati personali necessari per l’evento. Puoi anche porre domande ai partecipanti per creare facilmente elementi azionabili, verificare cosa succederà oppure organizzare dettagli specifici.
• Accetta i pagamenti. Che tu offra un prodotto o un servizio in abbonamento, o se vuoi coordinare un pagamento effettuato da più persone, puoi integrare un sistema di pagamento sicuro e affidabile nel tuo strumento di programmazione appuntamenti. In questo modo sarà più facile ricevere pagamenti dai tuoi clienti. Potrai inoltre monitorare chi effettua pagamenti e in relazione a quale evento.

Creare e gestire appuntamenti online può rivelarsi semplice e pratico per tutte le parti coinvolte. Ricorda di identificare le tue esigenze e quelle dei tuoi clienti prima di scegliere una soluzione.