Best Practices für die Online‑Terminplanung

Methoden zur Vereinbarung eines Termins

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, freie Termine zu vereinbaren, einige klassisch, andere hightech.

• E-Mail ist effizient und effektiv. Fast jeder hat eine E-Mail-Adresse, und wenn jemand die Details eines Termins vergisst, kann er sie leicht in seinem Posteingang finden.
• Telefonisch. Wenn Sie einen Termin am Telefon vereinbaren, können Sie eine persönliche Beziehung aufbauen, alle Fragen des Kunden besprechen und selbst Fragen stellen. Anschließend können Sie die Termininformationen in Ihre Kalendersoftware eingeben.
• Einladung über eine Meeting- oder Konferenzplattform. Sie können Einladungen zu Meetings in bestimmten Anwendungen direkt aus den Anwendungen selbst versenden. So können Sie beispielsweise mit Zoom oder Microsoft Teams Einladungen zu Meetings erstellen. Alle Details sind in der Einladung enthalten, und diese kann oft automatisch mit der Terminplanungssoftware des Empfängers synchronisiert werden.
• Persönlich. Mitunter müssen Sie einen persönlichen Termin vereinbaren. (Ja, das kommt immer noch vor! Denken Sie an die Planung eines Folgetermins nach einem persönlichen Treffen mit einem Kunden.) Sie können den Termin in Ihrer Software erstellen und dann die Teilnehmer über die App einladen, oder beide Parteien können den Termin gleichzeitig auf ihren jeweiligen Geräten eingeben.
• Eine API auf Ihrer Website. Wenn Sie ein Buchungssystem auf Ihrer Website einrichten möchten, werden Sie in den meisten Fällen eine Art von API verwenden. Es handelt sich dabei um eine fertige Software, die der Anbieter jedoch nicht auf Ihrem Computer, sondern in der Cloud speichert.

Termine online buchen

Um einen Termin online zu vereinbaren, verwenden Sie in der Regel eine Software, die mit der Cloud, einer Kalender-App oder einem Website-Plugin verbunden ist.

Software

Mit Software können Sie mehrere Dinge tun, die mit herkömmlichen Terminplanungsmethoden nicht möglich sind. Software, die Termininformationen in der Cloud speichert, erleichtert zum Beispiel die Verwaltung Ihres Unternehmens.

• Termine vereinbaren und Informationen zum Termin überall abrufen. Egal, wer den Termin eingibt – Sie oder der Kunde – beide Parteien können die Termininformationen von ihrem eigenen Gerät aus sehen und in einigen Fällen auch bearbeiten. Diese Art von Software verfügt über eine einfache Schnittstelle, die Sie von unterwegs aus aufrufen können, um Ihre Termine einzusehen.
• Auswählen, wann Ihr Terminbuch für Anmeldungen geöffnet sein soll. Sie können die Software so programmieren, dass sie neue Buchungen nur zu einer bestimmten Zeit annimmt, z. B. an bestimmten Wochentagen oder zu bestimmten Stunden. Auf diese Weise können Sie die Anzahl der vereinbarten Termine im Auge behalten.
• Freigeben Ihres Terminkalenders in verschiedenen Bereichen. Mit bestimmter Software können Sie Ihren Kalender vielerorts synchronisieren: auf Ihrem Computer, einem mobilen Gerät, in sozialen Medien, auf Ihrer Website und sogar in Newslettern, die an Kunden verschickt werden.
• Mit Kunden vereinbaren, dass sie die Papierarbeit vor dem Termin erledigen. Eine weitere praktische Funktion von Terminsoftware ist, dass Kunden selbst wichtige Informationen zum Termin eingeben können. In Arztpraxen müssen Patienten zum Beispiel Gesundheitsinformationen ausfüllen, und im Apple Store müssen Kunden angeben, welches Problem sie mit ihrem Gerät haben. Andere Unternehmen erhalten mithilfe dieser Funktion Informationen darüber, was der Kunde während des Termins erreichen möchte.
• Synchronisierung mit allen, die am Termin teilnehmen. Mit einer Terminsoftware können Sie alle Beteiligten über die App oder automatisierte Kommunikationsmethoden wie E-Mails, Textnachrichten oder Telefonanrufe auf den gleichen Stand bringen.
• Optimieren des Anmeldeprozesses. Mit der Software können Sie Kunden über eine Online-Schnittstelle oder auf ihren Geräten Termine eintragen lassen. Anschließend kann der Termin automatisch mit jedem Gerät synchronisiert werden, auf dem die App oder die cloudbasierten Kalender wie Google Calendar installiert sind.
• Führen einer laufenden Liste der Termine. Mit der Software können Sie die Anzahl Ihrer Termine verfolgen, z. B. die Anzahl der Termine pro Woche, Monat, Quartal oder Jahr.

Kalender-App auf Ihrem Mobilgerät oder Computer

Die Planung von Terminen mit einer cloudfähigen Kalender-App wird immer üblicher. Wenn der auf Ihrem Gerät gelieferte Kalender über ausreichende Funktionen verfügt, können Sie einen Schritt überspringen. Sie müssen dann keinen anderen Kalender herunterladen und benutzen lernen. Mit cloudfähigen Kalendern können Sie Folgendes tun:

• Planen von Terminen
• Eingeben von Termindetails
• Ändern von Datum, Uhrzeit und anderen Angaben
• Wiederkehrende Termine einrichten
• Festlegen von Benachrichtigungen für eine bestimmte Zeit vor dem Termin
• Verknüpfen mit anderen Apps zum Abrufen bestimmter Standortinformationen, z. B. mit Google Maps
• Festlegen von Benachrichtigungen für einen Zeitpunkt, zu dem Sie sich auf den Weg zum Termin machen sollten, basierend auf der Entfernung und den aktuellen Verkehrsbedingungen
• Einladen anderer Personen zu dem Termin oder Meeting per Text oder E-Mail
• Den Eingeladenen die gesamte Liste der Teilnehmer anzeigen
• Anzeigen des Status der Eingeladenen, ob sie die Einladung angenommen haben oder nicht

Trotz all dieser Funktionen haben Kalender-Apps auch ihre Grenzen. Sie können vor dem Termin möglicherweise keine Informationen von Personen sammeln oder die Anzahl der Termine erfassen, die Sie über einen bestimmten Zeitraum hatten. Ein weiteres mögliches Problem ist, dass sie es anderen Personen nicht erlauben, freie Termine zu buchen. Sie müssten diese bitten, einen eigenen Termin festzulegen und Sie dann als Teilnehmer einzuladen.

Plugin auf Ihrer Website

Ein Website-Plugin ist eine Anwendung, die in Ihre Website integriert wird und erweiterte Funktionen bietet. Es gibt eine Vielzahl von Buchungs-Plugins, die es Ihnen und anderen ermöglichen, Termine online einzugeben. Suchen Sie nach einem Terminplanungs-Plugin, das Ihnen Folgendes ermöglicht:

• Anpassen der Zeiten, zu denen Termine verfügbar sind
• Festlegen von Berechtigungen für Kunden, dass diese selbständig Termine buchen können
• Einrichten von automatischen Benachrichtigungen für Meetings
• Integration des Plugins mit Kalendertools in anderen Programmen
• Einbinden von Tools zur Lead-Generierung, die Kundeninformationen sammeln können
• Akzeptieren von Zahlungen
• Wechseln der Sprache oder Währung je nach Standort oder Hintergrund der Teilnehmer
• Automatischer Wechsel der Zeitzonen für Teilnehmer aus verschiedenen Regionen
• Integration des Plugins in die Beiträge von sozialen Medien oder in eine Webseite

Auswahl der besten Plattform für Ihr Unternehmen

Beim Beurteilen verschiedener Buchungsplattformen sollten Sie neben Ihren eigenen Bedürfnissen auch die Ihrer Kunden berücksichtigen. Es nützt Ihnen nichts, wenn Ihre Kunden die Plattform nicht nutzen oder nicht darauf zugreifen können. Eine Terminplattform sollte Folgendes können:

• Informationen von neuen und bestehenden Kunden verwalten
• Kunden ermutigen, bei der Buchung Details einzugeben, wie z.B. Ausweisnummer oder elektronischen Aufenthaltstitel
• Kunden ermöglichen, in der App Änderungen am Termin vorzuschlagen
• Integration in Marketing- oder Outreach-Kampagnen und E-Mail-Tracking-Systeme
• Anzeigen, wer Termine annimmt oder ablehnt
• Kunden angeben lassen, warum sie einen Termin nicht wahrnehmen können

Funktionen, auf die Sie achten sollten

Bei der Auswahl Ihrer Terminbuchungsplattform sollten Sie auf bestimmte Mindestanforderungen achten.

Merkmale der Benutzerfreundlichkeit

• Ist einfach zu bedienen, für Sie und Ihre Kunden
• Ist tauglich für den mobilen Zugriff
• Bietet Zahlungsoptionen
• Ermöglicht den Eingeladenen, Termine zu verschieben oder sogar abzusagen
• Kann ein Meeting mit mehreren Personen planen
• Bietet Optionen zur Terminbestätigung
• Enthält Kalenderansichten, z. B. nach Woche, Tag oder Monat
• Verfügt bei Bedarf über ein automatisches Einchecksystem
• Verfügt über eine automatische Terminerinnerung

Integrationsfunktionen

• Hat ein Plugin, das mit Ihrer Website verbunden werden kann
• Funktioniert unabhängig von Ihrer Website, falls Ihre Website ausfällt
• Enthält Links zu geplanten Sprachanrufen oder Videokonferenzen
• Funktioniert mit Ihren anderen cloudbasierten Kalendern
• Verbindet sich mit cloudbasierten Kartenlösungen wie Google oder Bing sowie deren Link- und Standortfreigabefunktionen
• Integriert sich in Ihre CRM-Tools

Best Practices bei der Buchung von Terminen

Beachten Sie die folgenden Best Practices, um die Buchung von Terminen für Sie einfacher und für Ihre Kunden bequemer zu machen.

• Lassen Sie einen Zeitpuffer zwischen den Terminen. Kunden, die sich verspäten, geraten somit nicht unter Druck, und Sie können nach dem Meeting Ihre Gedanken sammeln, bevor Sie den nächsten Termin wahrnehmen.
• Planen Sie wiederkehrende Termine einmal, anstatt bis kurz vor jedem Termin zu warten. Auf diese Weise verpassen Sie keine regelmäßigen Meetings oder Folgetermine mit potenziellen Kunden oder strategischen Partnern.
• Stellen Sie das System so ein, dass es eine automatische Terminerinnerung an Kunden sendet. Ein Nichterscheinen verhindern Sie am besten mit Erinnerungen. Achten Sie aber darauf, dass Sie Ihre Kunden nicht mit Erinnerungen und aktuellen Hinweisen überfordern, da sie diese sonst nicht mehr beachten. Fragen Sie gegebenenfalls Ihre Kunden, ob und wie oft sie eine Erinnerung wünschen.
• Richten Sie es so ein, dass Bestätigungen automatisch an Sie und Ihre Kunden gesendet werden. Sie können die Meetinganfrage überprüfen, um sich vorzubereiten.
• Verwenden Sie ein Plugin oder eine App, die die Zeitzone der Teilnehmer erkennen kann. Dies ist besonders hilfreich für Teilnehmer in verschiedenen Ländern, in denen die Sommerzeit möglicherweise an einem anderen Datum beginnt oder endet als in Ihrem eigenen Land. Die automatische Zeitzonenerkennung löst dieses Problem.
• Erstellen Sie mit Ihrem Terminplaner individuelle Arbeitspläne mit ausführlichen Informationen. Sie können Projektziele und Fristen einhalten, indem Sie Arbeitspläne aufstellen, die die Zeit und den Arbeitsstil Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Ein Terminprogramm kann besonders hilfreich sein, um flexible Arbeitszeiten einzurichten, die sich von Woche zu Woche oder von Monat zu Monat ändern.
• Verwenden Sie zusammen mit Ihrer Terminplanungsplattform einen benutzerdefinierten Formular-Generator, um vor Terminen Feedback zu erhalten. Sie können Felder erstellen, in die die Teilnehmer die für den Termin erforderlichen Kontaktinformationen und persönlichen Daten eingeben können. Sie können die Teilnehmer auch Fragen beantworten lassen, die das Festlegen von Aufgaben, die Überprüfung des Ablaufs oder die Vereinbarung bestimmter Details erleichtern.
• Akzeptieren von Zahlungen. Sie können ein sicheres und zuverlässiges Zahlungssystem in Ihren Terminplaner integrieren, ganz gleich, ob Sie einen Abonnementservice oder ein Produkt anbieten oder die Zahlung mehrerer Personen koordinieren möchten. Ihre Kunden können dadurch leichter bezahlen, und Sie können nachverfolgen, wer die Zahlungen für welche Termine geleistet hat.

Das Festlegen und Verwalten von Online-Terminen kann für alle Beteiligten einfach und bequem sein. Bevor Sie sich für eine endgültige Lösung entscheiden, sollten Sie sowohl Ihre Bedürfnisse als auch die Ihrer Kunden ermitteln.