Best practice di posta elettronica interna per rafforzare la relazione tra i team

Le e-mail interne sono messaggi scambiati all'interno di un'organizzazione per finalità di comunicazione e collaborazione. Questi messaggi collegano i dipendenti, i team e i reparti, permettendo di condividere informazioni, coordinare il lavoro e costruire relazioni.

A differenza delle comunicazioni esterne che richiedono un attento posizionamento del brand, le e-mail interne possono spesso essere più dirette e presupporre un contesto condiviso. Le strategie di comunicazione interna si concentrano sul coordinamento del team, mentre le e-mail esterne vengono inviate a clienti, fornitori o partner.

Le comunicazioni interne spesso usano abbreviazioni aziendali, fanno riferimento a progetti in corso e presuppongono familiarità con le strutture organizzative. Al contrario, le e-mail esterne devono fornire più contesto e mantenere una voce del brand coerente.

Il tono, il formato e le aspettative variano in base al pubblico. Spesso, con i colleghi, puoi essere più informale, diretto e conciso. Con i contatti esterni, invece, devi essere solitamente più formale, esaustivo e impeccabile.

Ogni giorno, nella maggior parte delle organizzazioni arrivano migliaia di e-mail interne, che vanno da semplici domande ad annunci importanti. Queste e-mail creano un archivio di decisioni, discussioni e conoscenze aziendali che aiutano le organizzazioni a funzionare senza problemi. Se ben fatte, le e-mail interne mantengono tutti informati, allineati e impegnati a raggiungere obiettivi comuni.

Tipi di e-mail interne

All'interno di un'organizzazione, le e-mail interne servono a molti scopi diversi: dalla condivisione di informazioni chiave al coordinamento di attività e all'invio di sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti. Comprendere le diverse tipologie aiuta a scegliere l'approccio giusto per il messaggio e a scrivere e-mail che ottengano la risposta di cui si ha bisogno. Diamo un'occhiata alle principali categorie di e-mail interne e a come ciascuna di esse soddisfa una specifica esigenza di comunicazione:

E-mail informative

Le e-mail informative condividono aggiornamenti importanti e consentono a tutti di rimanere informati sulle ultime novità. Questi messaggi garantiscono una conoscenza coerente tra i team e i reparti e formano la base della trasparenza organizzativa.

• Annunci a livello aziendale: questi messaggi su aggiornamenti aziendali, cambiamenti di leadership o cambiamenti strategici assicurano che tutti ricevano le stesse informazioni nello stesso momento.
• Aggiornamenti del team e report sui progressi: comunicazioni regolari impediscono la formazione di blocchi e aiutano i membri del team a capire come i loro contributi individuali si inseriscano in obiettivi più ampi.
• Newsletter con risorse interne e risultati: raccolgono informazioni importanti in un formato facilmente comprensibile. Celebrano i successi, evidenziano gli strumenti disponibili e portano l'attenzione sulle preziose conoscenze interne.

E-mail orientate ai compiti

Le e-mail orientate ai compiti guidano l'azione e coordinano le attività lavorative. Questi messaggi pratici chiariscono le aspettative, organizzano riunioni e assicurano il rispetto degli impegni.

• Assegnazioni e scadenze dei progetti: queste e-mail stabiliscono chiare aspettative su chi è responsabile di cosa. Impostano i parametri per il lavoro e creano un record scritto a cui i team possono fare riferimento.
• E-mail per richiedere riunioni e definire l'agenda: preparano i partecipanti a sfruttare al massimo il tempo condiviso. Delineando gli argomenti di discussione, la preparazione obbligatoria e i risultati desiderati, questi messaggi trasformano le riunioni da momenti riempitivi a sessioni di lavoro produttive.
• Email di follow-up che riassumono le conversazioni e i passaggi successivi: assicurano che le conversazioni si traducano in azioni. Documentano le decisioni, chiariscono le responsabilità e stabiliscono le tempistiche per l'implementazione.

E-mail di collaborazione

Le e-mail collaborative invitano alla partecipazione e si basano sulla conoscenza collettiva. Questi messaggi incoraggiano contributi da prospettive diverse e sfruttano competenze variegate per migliorare i risultati.

• E-mail di brainstorming e condivisione di idee: invitano a dare input e a pensare in modo creativo. Pongono domande, condividono pensieri iniziali e creano spazio affinché altri possano sviluppare i concetti.
• E-mail di coordinamento interdipartimentale: mettono in contatto persone che potrebbero non collaborare regolarmente. Stabiliscono obiettivi condivisi, chiariscono i ruoli tra i team e creano una comprensione comune del lavoro interdipendente.
• Richieste di feedback e sondaggi interni: raccolgono informazioni preziose da tutta l'organizzazione. Le migliori richieste di feedback dei dipendenti facilitano la risposta e spiegano chiaramente come verranno utilizzati gli input forniti.

E-mail di riconoscimento e di incoraggiamento morale

Le e-mail di riconoscimento e di incoraggiamento rafforzano la cultura e celebrano le persone. Questi messaggi creano una community e rafforzano i comportamenti positivi riconoscendo i contributi e collegando il lavoro quotidiano a uno scopo più grande.

• E-mail di apprezzamento dei dipendenti e celebrazione dei team: riconoscono il duro lavoro svolto e i risultati ottenuti. I messaggi di riconoscimento sono più efficaci quando sono specifici su ciò che è stato realizzato e sul perché è importante.
• Compleanni, anniversari e riconoscimento dei traguardi: celebrano le persone che stanno dietro al lavoro. Questi tocchi personali aiutano a creare una community, soprattutto nei team remoti o distribuiti.
• Messaggi motivazionali e di rafforzamento della cultura aziendale: ricordano ai dipendenti i valori e gli scopi condivisi. I messaggi di autentico rafforzamento della cultura riflettono i veri valori aziendali, anziché fornire dichiarazioni ambiziose prive di significato.

I comunicatori interni più abili sanno che le e-mail ben confezionate hanno un impatto diretto sul funzionamento dei team, indipendentemente dai titoli di lavoro. Se utilizzati efficacemente, questi messaggi creano chiarezza e connessione che portano risultati in tutta l'organizzazione. Ecco come le e-mail interne influenzano l'efficienza sul posto di lavoro:

• Riducono le incomprensioni e gli inutili avanti e indietro: dei messaggi chiari fanno risparmiare tempo e prevengono gli errori. Quando le informazioni vengono comunicate in modo chiaro la prima volta, i team possono andare avanti con fiducia invece di fermarsi per chiarire o correggere le interpretazioni errate.
• Mantengono i team allineati su progetti, aggiornamenti e notizie aziendali: tutte le persone che lavorano a un progetto hanno bisogno delle stesse informazioni. Allineare tutti previene la duplicazione degli sforzi e aiuta i membri del team a dare priorità al loro lavoro in modo appropriato.
• Creano una documentazione affidabile: i thread e-mail forniscono un record consultabile di decisioni e discussioni. A differenza delle conversazioni verbali, le e-mail offrono ai team qualcosa a cui fare riferimento in seguito, riducendo la confusione su ciò che è stato concordato e permettendo alle persone di basarsi sul lavoro precedente anziché ricominciare da capo.

Nonostante questi vantaggi, la maggior parte delle organizzazioni deve affrontare diverse sfide comuni con le e-mail interne che possono renderle meno efficaci. Ad esempio:

• Un uso eccessivo porta all’affaticamento e al disimpegno nei confronti delle e-mail:ciò accade quando l’e-mail diventa l’impostazione predefinita per tutte le comunicazioni, indipendentemente dall’urgenza o dalla complessità. Se i dipendenti ricevono ogni giorno decine o centinaia di messaggi, le informazioni importanti possono perdersi nel "rumore".
• La mancanza di chiarezza causa incomprensioni e inefficienza: questo accade quando i messaggi sono vaghi, disorganizzati o presuppongono conoscenze che i destinatari non possiedono. Le e-mail poco chiare generano altre e-mail in quanto le persone cercano chiarimenti, creando un ciclo di aumento del volume della posta in arrivo.
• E-mail ignorate o perse a causa di un sovraccarico di informazioni: è un rischio serio. Se i dipendenti iniziano a perdere regolarmente messaggi importanti, la coordinazione del team viene meno. Gli aggiornamenti critici o le richieste urgenti possono passare inosservati.

Scrivere e-mail interne chiare ed efficaci

Se vuoi che le persone leggano e rispondano per davvero alle e-mail interne, devi sapere come scriverle bene. Ecco alcuni semplici trucchi che fanno una grande differenza nel trasmettere il tuo messaggio e nell'incoraggiare le persone ad agire:

Creare un oggetto conciso e significativo

L'oggetto è la prima impressione e determina se il messaggio verrà aperto o ignorato. Creare oggetti specifici e orientati all’azione aiuta a capire rapidamente cosa contiene l’e-mail e cosa potrebbe essere necessario fare in risposta. Un oggetto come "Decisione necessaria sul budget di marketing per il Q2 entro venerdì" funziona molto meglio di "Idee sul budget".

L’uso di prefissi come [Azione richiesta], [FYI] o [Urgente] per chiarezza segnala immediatamente lo scopo dell’e-mail e il livello di risposta richiesto. Questa semplice aggiunta aiuta i destinatari a dare priorità ai messaggi e a gestire il loro tempo in modo più efficace. L'assistente per l'oggetto di Mailchimp può suggerire miglioramenti per rendere l'oggetto più coinvolgente e chiaro.

Strutturare le e-mail ai fini della leggibilità

La struttura visiva della e-mail influisce notevolmente su quanto facilmente gli altri possano assimilarne il contenuto. Brevi paragrafi, elenchi puntati e intestazioni suddividono le informazioni in parti gestibili e guidano il lettore attraverso il messaggio.

Mantenere il messaggio principale in primo piano utilizzando la struttura a piramide invertita garantisce che anche se si leggono solo le prime frasi, si acquisiranno le informazioni essenziali. Questo approccio in stile giornalistico mette al primo posto i contenuti più importanti, seguiti dai dettagli di supporto e, infine, dalle informazioni di base.

Utilizzare un tono professionale, ma cordiale

Il tono delle e-mail interne determina il modo in cui i messaggi vengono recepiti e la sensazione di connessione dei membri del team. Un approccio professionale, ma amichevole, è il giusto equilibrio tra rispettare i colleghi e creare un rapporto. Questo implica evitare sia un linguaggio eccessivamente formale (crea distanza), sia espressioni troppo informali (potrebbero sminuire l'importanza del messaggio).

Includere una call to action chiara

Le e-mail efficaci rendono ovvio ciò che deve accadere dopo. Specificare cosa ci si aspetta e fornire scadenze, quando necessario, elimina la confusione e aumenta la probabilità di risposte tempestive. Chiarisci chi deve fare cosa e quando, soprattutto se il messaggio viene inviato a più persone.

Evidenziando i punti chiave per una rapida lettura, fai in modo che anche chi dà solo un'occhiata all'e-mail ne colga i punti essenziali. Testo in grassetto, elenchi puntati/numerati o una sezione di riepilogo in alto possono mettere in risalto le informazioni importanti.

Ridurre il sovraccarico di e-mail e migliorare i tassi di risposta.

Siamo tutti sommersi dalle e-mail. Quindi, come puoi avere la certezza che le tue non vadano perse? Questi semplici approcci possono ridurre i messaggi non necessari, mettendo in risalto quelli importanti:

Sapere quando inviare un'e-mail o utilizzare altri canali di comunicazione

Non tutti i messaggi devono essere inviati tramite e-mail. Capire quando utilizzare un software di messaggistica istantanea come Teams o Slack invece delle e-mail può ridurre significativamente l'inutile disordine della casella di posta. In generale, domande rapide, aggiornamenti informali e questioni semplici ma urgenti funzionano meglio come messaggi di chat, mentre le informazioni complesse, gli annunci formali e gli elementi che necessitano di documentazione vanno inseriti nelle e-mail.

Scegliere le riunioni anziché i lunghi thread e-mail per le discussioni complesse evita catene di risposte infinite che diventano sempre più difficili da seguire. Quando un thread e-mail supera le 5-7 risposte, di solito è più efficiente programmare una riunione rapida per risolvere la questione. Gli strumenti di collaborazione del tuo team devono consentire di passare facilmente dalla posta elettronica ad altri formati, quando necessario.

Evitare "CC" e "Rispondi a tutti" non necessari

Ogni destinatario in più moltiplica il tempo impiegato dall'organizzazione per elaborare un messaggio. Se fai attenzione a chi ha veramente bisogno di ricevere le e-mail che invii, contribuisci a ridurre il volume complessivo. Valuta se le persone devono essere informate (CC) o se devono effettivamente agire.

La funzione 'Rispondi a tutti' dovrebbe essere usata con parsimonia e con intenzione. Prima di premere "Rispondi a tutti", chiediti se tutti i partecipanti al thread hanno davvero bisogno della risposta. In molti casi, rispondere solo al mittente o a un sottoinsieme di destinatari è più appropriato e riduce il sovraccarico di e-mail per gli altri.

Usa con attenzione la pianificazione e-mail

Invia e-mail quando è più probabile che la gente le veda, di solito a metà mattina nei giorni feriali. E rispetta l'equilibrio tra lavoro e vita privata pianificando l'invio delle bozze fuori orario in modo che arrivino durante l'orario di lavoro. Ciò vale in particolare per i manager, le cui e-mail inviate dopo l'orario di lavoro potrebbero far pensare ai membri del team di dover rispondere immediatamente.

Migliorare il coinvolgimento dei team attraverso le e-mail interne

Se scritte con cura, oltre a trasmettere semplicemente informazioni, le e-mail interne possono rafforzare attivamente i legami tra i team. Questi approcci aiutano a trasformare le comunicazioni di routine in opportunità di interazione.

Personalizzare le e-mail per migliorare i legami

Quando scrivi alle persone, usa i loro nomi: è il modo più semplice per comunicare che quell' e-mail è destinata a una persona specifica. Inoltre, prenditi un momento per riconoscere un ottimo lavoro quando lo noti. Brevi note come "Ottimo lavoro con la presentazione al cliente" o "Ho apprezzato il tuo contributo nella riunione di ieri" dimostrano che noti l'impegno delle persone e che apprezzi ciò che apportano al team.

Incoraggiare una comunicazione reciproca

Le migliori e-mail sono quelle che invitano a rispondere, anziché limitarsi a fornire informazioni. Fai domande specifiche, chiedi feedback sulle idee o accogli esplicitamente punti di vista diversi. Rendi facile rispondere includendo opzioni di risposta semplici o indicando chiaramente come condividere il feedback.

Mantenere le e-mail visivamente accattivanti

Nessuno vuole trovarsi di fronte a un muro di testo nella propria casella di posta elettronica. Suddividi il messaggio e-mail con intestazioni, elenchi puntati o testo in grassetto per evidenziare i punti chiave. Per la definizione degli obiettivi del team o gli aggiornamenti sui progressi, aggiungi un semplice grafico o un tracker visivo. Mantieni i contenuti visivi semplici e direttamente pertinenti: immagini superflue o formattazioni complesse possono distrarre dal messaggio o creare problemi di caricamento.

Anche quando scrivi ai colleghi, mantenere alcuni standard di base nelle e-mail aiuta a costruire fiducia ed efficacia. Tieni a mente queste semplici pratiche:

• Correggi la bozza prima di inviare l'e-mail: dedica un minuto in più a controllare la tua e-mail per individuare eventuali errori grammaticali, refusi e frasi poco chiare che potrebbero confondere il messaggio.
• Fai attenzione al tono: le parole scritte possono essere interpretate diversamente da come inteso senza espressioni facciali o inflessioni vocali. Considera come potrebbe essere ricevuto il messaggio.
• Rispetta la riservatezza e la sicurezza dei dati: pensaci due volte prima di inoltrare messaggi o includere informazioni sensibili che non dovrebbero essere ampiamente condivise.

Mantieni i tuoi dipendenti connessi e informati

Delle buone e-mail interne richiedono pianificazione e strumenti adeguati. La comunicazione diventa naturalmente più efficiente quando il team sviluppa aspettative chiare su come e quando utilizzare la posta elettronica. I template e le funzionalità di pianificazione di Mailchimp possono contribuire a standardizzare il tuo approccio, rendendo più semplice per tutti creare e-mail che vengano effettivamente lette e gestite.

Le piattaforme di email marketing come Mailchimp non sono destinate solo a un pubblico esterno. Molti dei nostri clienti utilizzano i nostri strumenti anche per le comunicazioni interne, sfruttando le analisi per verificare l'efficacia dei messaggi, i modelli che mantengono un branding coerente e l'integrazione con gli strumenti di collaborazione dei team. Con funzionalità come il nostro assistente per l'oggetto e il pratico Email Builder, potrai utilizzare tutte le best practice che ti abbiamo appena illustrato senza aggiungere ulteriore lavoro alla tua giornata. Iscriviti subito a Mailchimp.

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Punti chiave da ricordare

• Le e-mail interne ben progettate migliorano l’allineamento del team e riducono le incomprensioni, creando al contempo una preziosa documentazione delle decisioni e delle discussioni.
• Le e-mail efficaci utilizzano oggetti chiari, una struttura organizzata e un tono appropriato per garantire che i messaggi vengano letti, compresi e seguiti.
• Sapere quando usare l'e-mail rispetto ad altri canali di comunicazione aiuta a ridurre il sovraccarico della casella di posta e ad aumentare i tassi di risposta.
• Personalizzare i messaggi e incoraggiare la comunicazione reciproca trasforma le e-mail di routine in opportunità per costruire un legame significativo con il team.