Quando gestisci un'attività, aspettare pagamenti in sospeso dai clienti è molto frustrante.
La buona notizia è che ci sono cose che puoi fare per incoraggiare pagamenti tempestivi, incluso l'invio di promemoria via SMS.
Continua a leggere per scoprire di più sui vantaggi dell'invio di messaggi di promemoria per il pagamento, come inviare messaggi che portino all'azione e scoprire alcuni template di promemoria per iniziare.
Che cos'è un SMS di promemoria per un pagamento in sospeso?
Un SMS di promemoria per un pagamento in sospeso è un messaggio di testo che invii ai clienti che ti devono del denaro.
Questo breve promemoria automatico comunica loro quanto devono pagare, la data di scadenza del pagamento e i canali che possono utilizzare per effettuarlo.
Vantaggi dell'invio di un promemoria di pagamento tramite SMS
Inviare un messaggio di testo di promemoria di pagamento ai tuoi clienti può sembrare una mossa insolita, soprattutto se non hai una strategia di marketing tramite SMS per la tua azienda. Tuttavia, può essere un modo efficace per ridurre la quantità di pagamenti in ritardo che ricevi.
Ecco alcuni motivi per cui dovresti considerare l'invio di messaggi di promemoria di pagamento.
Incoraggia i pagamenti tempestivi
I pagamenti in sospeso possono portare a problemi di liquidità, il che significa che potresti avere difficoltà a pagare dipendenti, fornitori e bollette.
Il 56% delle piccole imprese negli Stati Uniti afferma di dover ricevere denaro per fatture scadute.
Le persone prestano attenzione ai messaggi di testo, con molti che controllano le notifiche entro pochi minuti dalla ricezione di un messaggio. Di conseguenza, è più probabile che organizzino il pagamento immediatamente, il che significa che riceverai il denaro più rapidamente.
Fai risparmiare tempo alla tua attività
Puoi automatizzare i messaggi di promemoria di pagamento che invii collegando il tuo sistema di fatturazione al fornitore di servizi di messaggistica di testo che preferisci.
Crea le attivazioni che determineranno quando un messaggio verrà inviato, crea i tuoi template di promemoria di pagamento e il tuo servizio di messaggistica farà il resto.
Questa automazione ti farà risparmiare tempo e risorse, poiché non dovrai inviare promemoria di saldo delle fatture manualmente e ti assicurerà di gestire i pagamenti scaduti non appena diventano un problema.
Favorisce buone relazioni con i clienti
A volte i tuoi migliori clienti non ti pagano in tempo. Potrebbero avere una domanda sul tuo prodotto o servizio, avere problemi di liquidità a loro volta o semplicemente aver smarrito la tua fattura.
Inviare un gentile promemoria dimostra ai clienti che rispetti e apprezzi la loro attività, il che significa che è più probabile che rimangano fedeli in futuro e promuovano la tua attività tra familiari e amici.
Otto passaggi per creare testi di promemoria di pagamento efficaci
Scrivere messaggi di promemoria di pagamento efficaci è una competenza. È necessario essere rispettosi, ma bisogna anche ricordare ai clienti che i pagamenti mancati o parziali comportano delle conseguenze.
Ecco 8 cose da tenere a mente quando crei i tuoi messaggi di promemoria di pagamento.
Fase 1: sii amichevole e cortese
Potresti considerare di mostrarti aggressivo e pretendere il pagamento immediato, soprattutto se il cliente ti deve molti soldi. Tuttavia, è molto meglio inviare un promemoria amichevole quando si richiede il pagamento.
Un messaggio forte o ostile può alienare un buon cliente, altrimenti soddisfatto del tuo prodotto o servizio, o renderlo meno propenso a effettuare un pagamento.
Un cliente insoddisfatto può raccontare la propria esperienza ad amici e familiari o addirittura presentare un reclamo presso l'ufficio locale per la protezione dei consumatori o il Better Business Bureau (BBB).
Anche se è importante essere amichevoli, non vuoi sembrare troppo informale. L'uso di emoji o del linguaggio da chat può farti apparire poco professionale o indurre i clienti a non fidarsi del tuo messaggio.
Controlla i tuoi promemoria di pagamento prima di inviarli. Saresti felice di ricevere il messaggio se fossi nei panni del tuo cliente?
Passo #2: Mantieni i tuoi messaggi brevi
Un messaggio SMS standard ha un limite di 160 caratteri, compresi spazi e simboli.
Assicurati che il tuo messaggio per il promemoria del pagamento sia conciso. In caso contrario, potresti dover pagare per inviare il promemoria come messaggi multipli.
I messaggi più brevi sono anche più facili da leggere e comprendere, aumentando le probabilità che i clienti effettuino un pagamento immediato.
Passo #3: Utilizzare la personalizzazione
La maggior parte dei clienti ora si aspetta che le aziende personalizzino i loro sforzi di marketing, con il 71% che si aspetta la personalizzazione come standard.
La personalizzazione dei messaggi di testo con il promemoria del pagamento li fa risaltare nelle notifiche di un cliente e li fa apparire più affidabili. Invece di inviare una richiesta generica, invierai un messaggio su misura per ogni cliente.
Uno dei modi più semplici per effettuare la personalizzazione è usare il nome del cliente all'inizio del tuo messaggio. Se opportuno, puoi anche menzionare il nome della loro attività.
Fase 4: includi dettagli rilevanti
Se vuoi che i clienti ti paghino prima della scadenza, più informazioni fornisci nei tuoi messaggi di testo, meglio è.
Indicare l'importo del pagamento, il numero di riferimento o fattura e la data di scadenza aiuterà i clienti a identificare quale pagamento specifico devono effettuare e quando devono inviarlo.
Puoi anche includere un link al tuo portale di pagamento online, di cui parleremo più dettagliatamente più avanti.
Fase 5: combina con altri canali di marketing
I clienti potrebbero aver bisogno di alcuni promemoria prima di essere convinti a pagare online. Puoi utilizzare la messaggistica SMS insieme ad altri canali di marketing, sia digitali che tradizionali, per spingerli ad agire.
Una buona strategia è integrare i promemoria di pagamento via SMS con l'email marketing. Puoi utilizzare le email per fornire informazioni più dettagliate sui metodi di pagamento, oltre ad allegare una fattura.
In alternativa, puoi chiamare i clienti, usare direct mail o, se hai un'app mobile, inviare notifiche push o in-app.
Se usi più canali di marketing per raggiungere i clienti, fai attenzione a non inviare troppi messaggi. Inondare i clienti di promemoria di pagamento può infastidirli, spingendoli a non acquistare più da te.
Fase 6: fornisci un link di pagamento
Un collegamento diretto al tuo portale di pagamento nel tuo promemoria consente ai clienti di inviare subito un pagamento, soprattutto se sono lontani da casa o dall'ufficio.
Assicurati che il portale di pagamento sia ottimizzato per i dispositivi mobili e che il caricamento internet sia rapido. Segnali di fiducia come verifiche di sicurezza e metodi di pagamento accettati nel tuo portale di pagamento online possono trasmettere fiducia ai clienti.
Se non disponi di un portale di pagamento, crea un collegamento a una pagina che elenca tutti i diversi modi in cui i clienti possono mettersi in contatto per avviare la procedura di pagamento. Ad esempio, un numero di telefono o un indirizzo a cui possono inviare un assegno.
Fase 7: offri assistenza clienti
A volte i clienti non possono effettuare subito un pagamento. Potrebbero ritardare il pagamento perché non sono soddisfatti del tuo prodotto o servizio o perché desiderano discutere un piano di pagamento.
In questo caso, fai in modo che sia il più semplice possibile per i clienti contattarti e parlare con te. Il modo più semplice per farlo è chiedere loro di rispondere al messaggio di promemoria di pagamento o di fornire un indirizzo email o un numero di telefono.
Fase 8: conserva i registri delle comunicazioni
Tenere traccia di tutte le volte in cui hai comunicato con i clienti riguardo a un saldo in sospeso può aiutare a risolvere le controversie e proteggerti se un cliente si lamenta.
Ad esempio, se un cliente afferma di non aver mai ricevuto un promemoria di pagamento, puoi facilmente identificare tutti i diversi messaggi che hai inviato e quando li hai inviati.
Puoi anche vedere quali sono i canali di comunicazione e i tipi di messaggi più efficaci per incoraggiare i clienti a pagare online.
Il modo migliore per tenere un registro è tramite il sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM).
Quattro template di messaggi di promemoria per i pagamenti
Quando solleciti il pagamento di una fattura a un cliente, vorrai inviare diversi messaggi di promemoria di pagamento a seconda della data di scadenza del pagamento.
Ad esempio, se la data di scadenza è tra un paio di settimane, un messaggio di promemoria cordiale è sufficiente. Tuttavia, se un pagamento è in ritardo, potrebbe essere necessario essere più diretti, specificando le conseguenze dell'inadempimento.
In questa sezione, spiegheremo i 4 diversi messaggi di promemoria di pagamento che probabilmente invierai, oltre ad alcuni esempi di promemoria di pagamento via SMS per iniziare. Ti basta personalizzarli con le informazioni pertinenti e caricarli sulla tua piattaforma di messaggi di testo.
Template n. 1: promemoria di pagamento cordiale
Un promemoria di pagamento è quello che invii molto prima della data di scadenza. Incoraggia i clienti a pagare in anticipo, il che può migliorare il flusso di cassa della tua attività.
È probabile che questo promemoria di pagamento sia molto amichevole e caloroso. A seconda della scadenza di pagamento, puoi inviare questo messaggio un paio di volte prima della data di scadenza specificata.
"Buongiorno [nome del cliente], volevamo solo ricordarle che il suo pagamento di [importo] per la fattura [numero] è in scadenza il [data]. Può pagare al link [link]. Grazie, [nome dell'azienda].
"Buongiorno [nome del cliente], noi di [nome dell'azienda] volevamo solo ricordarle che il suo pagamento di [importo] per la fattura [numero] è in scadenza il [data]. La ringraziamo per averci scelto. [Link]"
Template n. 2: promemoria della data di scadenza
Un testo di promemoria per la scadenza è un testo da inviare in prossimità della data di scadenza. Ciò potrebbe avvenire il giorno stesso della scadenza o qualche giorno prima.
L'obiettivo di questo testo è far sì che il cliente paghi il saldo in sospeso prima che scada. Questo testo sarà ancora cordiale ed educato, ma più diretto rispetto al gentile promemoria di pagamento.
È importante aprire i tuoi canali di comunicazione per incoraggiare i clienti a mettersi in contatto in caso di problemi nell'effettuare un pagamento.
"Buongiorno [nome del cliente], il pagamento di [importo] per la fattura [numero] è in scadenza oggi. Paghi qui [link]. Siamo a sua disposizione per eventuali domande. [Nome azienda]."
"Buongiorno [nome del cliente], il pagamento di [importo] per la fattura [numero] è in scadenza il [data]. Provveda al pagamento per evitare penali per il ritardo. Grazie, [nome dell'azienda]. [Link]."
Template n. 3: richiesta di pagamento scaduto
Un testo per la richiesta di un pagamento scaduto è quello che invii se il saldo non è ancora stato pagato dopo la data di scadenza. Ti consigliamo di inviarlo da 7 a 14 giorni dopo la data di scadenza.
Questo testo sarà più diretto rispetto ai due promemoria precedenti, ma è comunque fondamentale mantenere un tono educato. Una richiesta ostile di pagamento scaduto può mettere il cliente sulla difensiva, rendendolo meno propenso a provvedere al pagamento.
Per incoraggiare i clienti a organizzare il pagamento o a contattarti in caso di problemi, potresti menzionare eventuali sanzioni, come le penali per ritardato pagamento o l'interruzione dei servizi.
"Il pagamento di [importo] per la fattura [numero] è scaduto. Paga il prima possibile per evitare ulteriori provvedimenti: [link]. [Nome azienda]."
"Re: fattura [numero] per [nome azienda]. Dai nostri archivi risulta che il pagamento di [importo] era in scadenza il [data]. Effettui il pagamento entro oggi per evitare ulteriori provvedimenti: [link]"
Template #4: Avviso finale
Un messaggio di avviso finale è l'ultimo promemoria che invii a un cliente prima di intraprendere ulteriori azioni per recuperare il tuo credito. Ti consigliamo di inviarlo 30 giorni dopo la data di scadenza.
Questo testo sarà il messaggio più fermo e diretto che invii. È fondamentale comunicare la gravità della situazione e cosa accadrà se la situazione dovesse peggiorare ulteriormente. Includi una data definitiva in modo che i clienti sappiano entro quando devono effettuare il pagamento.
In questo caso ti consigliamo di inviare un'email o una lettera. Questi ti danno più possibilità di fornire informazioni sulle conseguenze del mancato pagamento e una traccia cartacea nel caso in cui il cliente dichiari di non aver ricevuto un messaggio.
"AVVISO FINALE DA [NOME AZIENDA]: ha un saldo in sospeso di [importo] per la fattura [numero]. È richiesto il pagamento immediato entro il [data]: [link]"
"AVVISO FINALE: Il pagamento di [importo] per la fattura [numero] è ancora in sospeso. Effettui il pagamento entro il [data] per evitare un aumento dell'importo: [link]. Contatti [azienda] se necessario."
Punti chiave da ricordare
- Che cos'è un SMS di promemoria di pagamento in sospeso? Un SMS di promemoria per un pagamento in sospeso è un messaggio di testo che invii a un cliente per ricordargli che ti deve dei soldi.
- Ci sono vantaggi significativi nell'inviare messaggi di promemoria per il pagamento: I messaggi di testo sono facili da personalizzare e possono essere letti rapidamente, aumentando le probabilità che i clienti rispondano positivamente. Inoltre, puoi automatizzarli, risparmiando tempo e risorse.
- Inserisci tutte le informazioni di cui il cliente ha bisogno per avviare la procedura di pagamento: tra cui l'importo dovuto, un numero di riferimento o di fattura e un link diretto al tuo elaboratore di pagamento.
- Crea messaggi di testo che aiutino, non che frustrino i clienti: Rispetta il limite di 160 caratteri, sii amichevole e rispettoso e offri supporto aggiuntivo se necessario.
- Puoi utilizzare 4 diversi template di promemoria di pagamento: questi includono un cordiale testo di promemoria, un promemoria per la scadenza, una richiesta di pagamento scaduto e un avviso finale prima di intraprendere ulteriori provvedimenti.