Quando si gestisce un'azienda, sorgono inevitabilmente dei problemi. Alcuni sono facili da risolvere, con cause e soluzioni chiare. Altri? Non così tanto. Con la crescita della tua azienda e l'ingresso di altre persone, risolvere questi problemi può diventare sempre più difficile.
Ecco perché è importante non limitarsi a guardare il problema in superficie. Devi capire perché c'è questo problema prima di poterlo risolvere davvero. Un modo efficace per farlo è analizzare la causa principale. Questo processo collaudato ti consente di approfondire strategicamente per trovare e risolvere i problemi principali.
Come funziona quindi l'analisi delle cause principali e perché è così importante per le aziende? Continua a leggere per scoprire come usare questo metodo diagnostico per individuare la causa principale di ogni problema e implementare soluzioni efficaci.
La base dell'analisi delle cause principali
L’ analisi delle cause principali si riferisce al processo di riconduzione di un problema alla sua origine. Ti aiuta a trovare le vere ragioni dei problemi che riguardano la tua azienda per una risoluzione dei problemi più efficace.
Quando sai perché si è verificato un problema, puoi prendere provvedimenti per evitare che si ripeta. Ciò ti garantisce di lavorare sempre per soluzioni a lungo termine anziché per soluzioni temporanee.
Ad esempio, se le vendite calano ogni dicembre, invece di offrire altre promozioni, potresti analizzare il motivo. Forse è dovuto a ritardi nella spedizione, a variazioni nella domanda del mercato o alle vendite della concorrenza. Se conosci la causa principale, puoi approntare strategie future migliori.
Sebbene l'analisi delle cause principali possa sembrare un unico metodo, in realtà si tratta di un insieme di strumenti e tecniche differenti, tutti finalizzati a capire perché si verificano i problemi. Le sue origini risiedono nella gestione totale della qualità, ma ora molte aziende la usano per risolvere e prevenire i problemi, indipendentemente dal loro approccio gestionale.
Metodi di analisi efficaci delle cause principali
Quando si tratta di diagnosticare le sfide aziendali, emergono diversi metodi di analisi delle cause principali. Questi metodi offrono modi sistematici per arrivare al cuore del problema e trovare soluzioni durature.
I 5 perché
Il metodo dei 5 perché è un metodo semplice che consiste nel chiedere ripetutamente "Perché?" fino a raggiungere la radice del problema. Ogni risposta apre la strada alla domanda successiva, eliminando le risposte che nascondono il vero problema.
Ad esempio, potresti chiedere:
- Perché la nostra campagna email ha prodotto tassi di apertura bassi? (Perché gli oggetti non erano accattivanti.)
- Perché gli oggetti non erano accattivanti? (Perché non erano personalizzati.)
- Perché non erano personalizzati? (Perché non avevamo abbastanza dati sui clienti.)
- Perché non avevamo abbastanza dati sui clienti? (Perché i nostri metodi di raccolta dati erano obsoleti.)
- Perché i nostri metodi di raccolta dati erano obsoleti? (Perché non avevamo aggiornato i nostri strumenti.)
In questo esempio, la causa principale è la necessità di strumenti aggiornati. Una volta risolto questo problema, i tuoi metodi di raccolta dati possono migliorare, portando a email personalizzate con tassi di apertura molto più elevati.
Diagramma a lisca di pesce
Un diagramma a lisca di pesce è uno strumento visivo che aiuta i team a raccogliere idee sulle potenziali cause di un problema. È anche conosciuto come diagramma di Ishikawa o diagramma di causa ed effetto.
La colonna vertebrale rappresenta il problema che stai tentando di risolvere, come ad esempio la diminuzione del traffico sul sito web. Le costole più piccole si estendono dalla colonna vertebrale per individuare i problemi alla base, come il marketing, i concorrenti o problemi tecnici.
Per restringere ulteriormente il campo, potresti elencare fattori causali specifici che potrebbero contribuire al problema principale. Ad esempio, per quanto riguarda i problemi tecnici, potresti elencare voci come la bassa velocità di caricamento e il tempo di inattività del sito web.
Una volta compilato, questo diagramma ti aiuta a vedere come ogni fattore causale si collega al problema principale. In questo modo, puoi individuare le cause alla base, individuare quella principale e scegliere le soluzioni migliori.
Analisi dei cambiamenti e degli eventi
Un'analisi dei cambiamenti e degli eventi si incentra sull'esplorazione degli eventi e dei cambiamenti aziendali che hanno portato al problema. Questo metodo prevede la creazione di una sequenza temporale dettagliata per individuare quando e dove è sorto il problema. È utile per problemi multiformi potenzialmente causati da una serie di eventi o cambiamenti.
Ecco come funziona.
Supponiamo che tu voglia scoprire perché la tua campagna di content marketing non ha soddisfatto le aspettative. Dovresti creare una sequenza temporale che mostra tutti gli eventi che precedono il lancio. Ciò include tutte le decisioni prese, i cambiamenti di mercato, il posizionamento degli annunci e altri fattori chiave. Poi valuta le lacune e le sviste nel piano di marketing per stabilire il motivo per cui la campagna non ha avuto successo.
Scomposizione del processo di analisi della causa principale
L’analisi della causa principale è un insieme di strumenti flessibili, non un unico metodo. Per questo motivo, esistono numerosi modi per eseguire questa analisi. I passaggi seguenti forniscono un quadro strutturato su come potrebbe funzionare all'interno di un'organizzazione. Se necessario, puoi adattare e personalizzare costantemente questi passaggi per adattarli al meglio alla tua azienda.
Passaggio 1: assemblare il team di analisi delle cause principali
Sebbene tu possa eseguire un'analisi della causa principale da solo, funziona molto meglio se questa viene completata in un piccolo gruppo. Crea il tuo team iniziale selezionando 2-3 persone del dipartimento che sta riscontrando il problema. Nomina un leader per mantenere le cose organizzate.
È inoltre necessario coinvolgere un manager di reparto che abbia familiarità con i sistemi alla base, conosca i dettagli del processo e abbia l'autorità per implementare le soluzioni. Se il tuo team non ha esperienza nell'area del problema, valuta la possibilità di coinvolgere un cliente interno o un esperto di miglioramento della qualità.
Tutti i membri del team dovranno dedicare circa 2 mesi a questo processo. Probabilmente dovrai incontrarti almeno una volta alla settimana per circa 2 ore. Durante queste riunioni, il team userà il metodo di analisi selezionato per individuare le cause principali e le soluzioni.
Passaggio 2: individua il problema che desideri affrontare
Prima di approfondire la causa principale, è fondamentale definire chiaramente il problema. Una descrizione chiara e concisa guida il tuo team attraverso il processo mantenendoti sulla strada giusta.
Inizia creando una panoramica semplice e dettagliata del problema. Concentrati solo su un problema alla volta. Se hai a che fare con più problemi, suddividili in singole parti da affrontare separatamente.
Poi, spiega perché questo problema è importante. Pensa a come il problema influisce sulle tue operazioni aziendali, sulle attività di marketing o su qualsiasi altro aspetto della tua organizzazione.
Una volta terminato, la descrizione del problema potrebbe assomigliare a una cosa del genere:
"Il nostro team di assistenza clienti sta ricevendo numerosi reclami relativi a informazioni non corrette presenti sul nostro sito web. Questo accade da 3 mesi e rende insoddisfatti i nostri clienti. Qualche cliente ha addirittura condiviso commenti negativi sui social. Dobbiamo risolvere questo problema per riconquistare la fiducia dei nostri clienti e ripristinare la fedeltà al brand."
Passaggio 3: raccogli le prove dell'esistenza del problema
Successivamente, è necessario raccogliere le prove del problema e valutare attentamente il suo impatto negativo sull'azienda. Questo non solo dimostra che vale la pena risolvere il problema, ma ti dà anche un punto di partenza per verificare se la tua soluzione funziona.
Collabora con il tuo team per registrare dati, fatti ed esempi di vita reale che descrivono in dettaglio il problema. A seconda del problema, ciò potrebbe includere reclami dei clienti, registri degli errori, specifiche del prodotto, record del supporto tecnico o contenuto del sito web.
Prova a quantificare l'impatto del problema usando indicatori chiave delle prestazioni (KPI) o altre metriche, come le recensioni positive e negative. Ad esempio, nel caso di contenuti imprecisi del sito web di cui sopra, i KPI rilevanti potrebbero essere il punteggio di soddisfazione del cliente, il volume dei reclami, il traffico e il coinvolgimento del sito Web.
Passaggio 4: fare brainstorming usando gli strumenti di analisi per individuare la causa principale
Dopo aver definito il problema e raccolto le prove, inizia a fare brainstorming. Quando si esegue l'analisi delle cause principali, i problemi principali spesso si trovano sotto più livelli di sintomi. Dovrai quindi scavare a fondo per trovare la causa principale. Per farlo in modo efficace, scegli una strategia che sia in linea con i tuoi obiettivi e funzioni al meglio per le esigenze del tuo team.
Ad esempio, potresti usare il diagramma a lisca di pesce quando vuoi raccogliere un'ampia gamma di prospettive. È anche una buona idea se il tuo team preferisce un approccio strutturato per la risoluzione dei problemi. Il diagramma aiuta a visualizzare e classificare ordinatamente le possibili cause in diversi gruppi, rivelando efficacemente tutti i fattori che vi contribuiscono.
D'altra parte, la tecnica dei 5 perché potrebbe funzionare meglio se desideri individuare il problema principale più rapidamente. Se il tuo team preferisce un'indagine più mirata e approfondita, questo metodo è probabilmente la strada da percorrere. Risulta particolarmente utile se sospetti che il problema abbia una causa principale semplice.
Idealmente, ti ritroveresti con un'unica causa principale, ma non è sempre così. Nel caso vi siano più cause principali da affrontare, potrebbe essere necessario sviluppare una soluzione su più fronti. Oppure è possibile che tu abbia avuto bisogno di scomporre ulteriormente il problema nel secondo passaggio.
Passaggio 5: sviluppa e implementa una soluzione efficace
Una volta individuata la vera causa principale, il tuo team può lavorare per trovare e implementare la soluzione adeguata. Riunisci il tuo team per un'altra sessione di brainstorming per trovare varie soluzioni. Incoraggia a fornire un feedback aperto e onesto da parte di ogni membro del team. E annota tutte le soluzioni suggerite senza escluderne nessuna.
Esamina ciascuna soluzione per vedere quanto tempo servirà, quanto bene potrebbe funzionare e se è fattibile. La soluzione migliore sarà sia realistica sia d'impatto. Dopo aver scelto la soluzione più promettente, crea un piano d'azione chiaro. Sii dettagliato nei passaggi, assegna i ruoli e stabilisci le tempistiche per garantire un'implementazione senza problemi.
Successivamente, condividi il piano con tutti i principali attori in causa, assicurandoti che sappiano come procedere e come riuscire a risolvere il problema. La comunicazione è fondamentale in questa fase, in quanto stabilisce aspettative chiare e aiuta il tuo team a lavorare insieme.
Ricordati di specificare la tempistica prevista per vedere i risultati. La durata può variare a seconda delle implicazioni. Le soluzioni semplici potrebbero dare risultati in pochi giorni, mentre la risoluzione di problemi più complessi può richiedere mesi.
Passaggio 6: rivedi i risultati per confermare che la soluzione è stata efficace
Dopo aver dato alla soluzione il tempo di agire, verificane l'efficacia. Innanzitutto, confronta i risultati rispetto ai parametri KPI che hai impostato all'inizio. Ad esempio, se stavi misurando il traffico del sito web, torna al sistema di analisi per raccogliere i dati più recenti e confrontarli con i tuoi numeri di partenza.
Secondo, raccogli i feedback. Parla con ogni persona del team di analisi delle cause principali e con chiunque sia direttamente interessato dai cambiamenti. Esamina il loro contributo per avere un'idea di quanto efficacemente la soluzione abbia risolto il problema.
Se i risultati non corrispondono alle tue aspettative, valuta la possibilità di perfezionare il tuo approccio o tornare al punto di partenza. Tuttavia, se la soluzione si sta rivelando efficace, documenta il percorso in modo da avere una tabella di marcia che ti guidi nel caso in cui si presentino problemi simili in futuro.
Ottimizza la risoluzione dei problemi con l'analisi delle cause principali
In breve, l'analisi delle cause principali offre un modo efficace per affrontare le sfide aziendali. Questo kit di strumenti di approcci consente di scoprire il motivo per cui si verificano i problemi, consentendoti di risolverli completamente e impedendone il ripetersi. Pertanto, se vuoi migliorare le prestazioni di marketing, rendere i clienti più felici o migliorare i tuoi prodotti, l'analisi delle cause principali è la chiave del tuo successo.