Elementi essenziali di un programma per riunioni di vendita di successo

Che cos’è il programma di una riunione di vendita?

Il programma di una riunione di vendita serve da piano d’aione per trattare tutti gli argomenti necessari nel tempo assegnato. In genere, il programma di una riunione del team di vendita include un elenco di argomenti di discussione, attività o interazioni che il leader delle vendite o altro manager della riunione desidera includere.

Il programma può anche includere un elenco di obiettivi da raggiungere durante la riunione. Questi possono essere elencati in ordine di priorità in modo che gli aggiornamenti o le azioni più essenziali siano gestiti per primi.

Un ordine del giorno della riunione per i membri del team di vendita viene generalmente scritto e condiviso con tutti i partecipanti alla riunione prima dell’incontro.

Perché è importante avere un programma per le riunioni di vendita?

Le riunioni disorganizzate sprecano tempo prezioso che potrebbero essere dedicato ad altre attività. Il assicura che la riunione sia concentrata e strutturata e fornisce informazioni, aggiornamenti o formazione che aiutano i rappresentanti di vendita a svolgere meglio il proprio lavoro.

Il programma indica lo scopo della riunione e informa i rappresentanti delle vendite degli argomenti che verranno trattati, in modo da potersi preparare prima della riunione, se necessario.

Inoltre, se le aspettative sono chiare, i membri del team di vendita si sentiranno più sicuri che la riunione sia effettivamente utile e non perderanno tempo né la useranno come scusa per deconcentrarsi durante la metà della giornata lavorativa.

Come creare una riunione di vendita efficace

Gli esempi di programmi delle riunioni di vendita possono variare a seconda del settore, della composizione del team di vendita e dell’esperienza dei rappresentanti. Tuttavia, ogni programma delle riunioni di vendita ha componenti simili, indipendentemente dai dettagli.

Un modello di programma della riunione di vendita si concentra sulle seguenti aree.

• Obiettivo della riunione: un responsabile delle vendite deve sempre costruire il proprio programma della riunione attorno a una serie di obiettivi. Definendo prima gli obiettivi, è molto più facile scegliere gli argomenti per la riunione. Qualsiasi aggiornamento sulle attività, le discussioni o i moduli di formazione che aiuta a raggiungere gli obiettivi appartiene al programma. Tutto ciò che non aiuta a raggiungere questi obiettivi non deve essere incluso nell’elenco.
• Elenca ora e luogo: ovviamente, non dimenticare di fornire dettagli fondamentali su dove si trova la riunione e quando inizia. È anche possibile impostare un limite di tempo per la riunione. Questo fattore aiuta a mantenere la riunione sulla buona strada mentre si passa da un punto all’altro del programma e consente agli altri membri del team di pianificare il resto della giornata intorno alla riunione.
• Elenca partecipanti: potresti decidere di invitare l'intero team di vendita alla riunione. Prima di farlo, devi decidere se ciascun membro del team di vendita può trarre vantaggio dalla partecipazione. Se il contenuto del programma non aiuta le loro prestazioni o la loro comprensione del processo di vendita, forse il loro tempo sarebbe meglio dedicato ad altre attività.

Dovresti anche assicurarti di avere le risorse e le competenze necessarie per affrontare gli argomenti del programma. Ad esempio, se la riunione copre funzioni e funzionalità CRM per una nuova piattaforma, scegli qualcuno che conosca il software per spiegarlo e rispondere alle domande che potrebbero emergere durante la riunione.

Elementi chiave di un programma per riunioni di vendita di successo

Il modello esatto del template del programma per riunioni di vendita varia a seconda delle esigenze del team di vendita. Ad esempio, i rappresentanti che si concentrano sulle vendite faccia a faccia o B2B avranno preoccupazioni diverse rispetto a quelle che si concentrano sulle vendite interne.

Tuttavia, un programma standard per le riunioni di vendita conterrà i seguenti elementi chiave:

Introduzione

Ogni riunione deve iniziare con una breve descrizione degli obiettivi che si intende raggiungere prima della fine del tempo assegnato. Idealmente, tutti hanno già rivisto l’agenda, quindi non dovrai dedicare troppo tempo per farlo.

Un manager delle vendite potrebbe voler dare un tocco positivo alla riunione. Si può raggiungere questo obiettivo menzionando eventuali successi o lodando un membro del team di vendita per le sue prestazioni o il suo impegno durante la settimana precedente. Dare risonanza a queste vittorie può contribuire a migliorare il morale e a fornire ispirazione per la prossima settimana.

Rivedi i numeri e le azioni della settimana precedente

Il passo successivo è rivedere le prestazioni rispetto ai benchmark e alle azioni stabilite durante la riunione precedente. Anche se non vuoi impantanarti in questi dettagli, è importante per inquadrare la riunione.

Questa parte della riunione offre ai rappresentanti di vendita la possibilità di fornire input sulle attuali strategie del processo di vendita. Queste informazioni possono aiutare a concentrare la conversazione sulle parti successive della riunione.

I membri del team possono avere il tempo di parlare durante questa parte della riunione, ma è anche possibile fornire report basati sui dati analitici per mostrare come è andato effettivamente il team rispetto a qualsiasi benchmark o area di interesse impostati durante la riunione precedente.

Pianifica la settimana successiva

Dopo aver esaminato le prestazioni, hai il feedback e le informazioni per apportare eventuali modifiche agli obiettivi o alle strategie per la settimana successiva e le riunioni future.

Durante questa parte della riunione, definisci chiaramente quali sono i benchmark e le aspettative per la settimana successiva. Delineerai anche le strategie e il processo che il team utilizzerà per raggiungere gli obiettivi.

Discuti nuovi prodotti/servizi

Il passo successivo è discutere nuovi prodotti e servizi che il team deve promuovere la settimana successiva. Concentrati su punti di vendita, strategie e mercati target unici per questi nuovi articoli.

Per prepararti a questa parte della riunione, puoi raccogliere dati dal database CRM per identificare potenziali lead o tratti dei clienti che beneficeranno di queste nuove offerte.

Discuti sfide e ostacoli

Il team può quindi discutere di come affrontare le sfide attuali e prevedere gli ostacoli che potrebbero presentarsi nella settimana successiva.

Uno degli obiettivi di ogni riunione di vendita dovrebbe essere affrontare tali ostacoli. Anche se potresti non essere in grado di risolvere completamente il problema entro la fine della riunione, puoi definire chiaramente i problemi e offrire soluzioni da testare durante la settimana successiva.

Sessione di domande e risposte

Una parte di ogni riunione di vendita dovrebbe essere dedicata alle domande. I rappresentanti di vendita possono chiedere informazioni su aspetti specifici del piano o della strategia per la settimana successiva. Tali sessioni di domande e risposte sono utili perché consentono ai rappresentanti di chiedere chiarimenti che potrebbero contribuire a migliorare le prestazioni.

Fasi successive

È possibile terminare ogni riunione rivedendo gli obiettivi e le strategie per raggiungerli e definendo i passaggi specifici che i membri del team di vendita dovrebbero intraprendere la prossima settimana, prima che abbia luogo la riunione successiva.

Suggerimenti per riunioni di vendita di successo

Oltre a seguire un template organizzato del programma della riunione di vendita, puoi garantire una riunione di successo grazie ai seguenti passaggi fondamentali:

• Concentrazione e brevità: il leader delle vendite o altro facilitatore della riunione deve mantenere la riunione concentrata sull’ordine del giorno e sugli argomenti più importanti. A volte la conversazione può restare bloccata a causa di dettagli irrilevanti. Cerca sempre di riportare la situazione agli obiettivi e le azioni primari.
• Dai priorità agli argomenti importanti: elenca gli argomenti del programma della riunione di vendita in ordine di importanza. Questo approccio garantisce che vengano affrontati prima gli argomenti più importanti. Anche se non riuscirai a toccare ogni argomento all’ordine del giorno, la riunione fornirà comunque valore, informazioni e piani che i membri del team di vendita potranno utilizzare durante la prossima settimana.
• Concedi tempo per la discussione e l’interazione: se dai un tempo specifico per le domande e la discussione, il team riserverà i suoi commenti fino a quel momento, consentendoti di passare in rassegna l’ordine del giorno senza interruzioni.
• Preparati una settimana prima: la preparazione è fondamentale. Se non sai quali elementi includere nel tuo ordine del giorno, utilizza i dati analitici da un sistema CRM di vendita per decidere quali argomenti saranno più utili per il tuo team.