Molte aziende soffrono di sovraccarico da riunioni. I team fanno troppe riunioni e la maggior parte sono improduttive. Questi incontri richiedono tempo che sarebbe impiegato in modo più efficace in altre attività, come implementare strategie di vendita o ricercare potenziali clienti.
Ad esempio, una riunione di vendita che non aggiunge informazioni all'attuale strategia di vendita o non aiuta ogni rappresentante delle vendite a capire come usare nuovi strumenti o tecniche occupa tempo che potrebbe essere usato meglio per cercare contatti o comunicare con i clienti. Situazioni del genere accadono in aziende di tutte le dimensioni.
La soluzione a un uso eccessivo delle riunioni è creare con attenzione un programma per le riunioni per i team di vendita. L’obiettivo di questo approccio è quello di coprire ogni aspetto essenziale che i rappresentanti di vendita devono sapere per dare il meglio di sé.
Con questo tipo di pianificazione, un reparto può essere in grado di tenere uno o due incontri di vendita settimanali e fornire comunque ai membri del team tutto ciò di cui hanno bisogno per svolgere le proprie attività e raggiungere gli obiettivi di vendita.
In questo articolo, esamineremo gli elementi essenziali di una riunione di vendita di successo, in modo che possiate assicurarvi che il vostro tempo sia ben speso. Ecco come creare l’agenda perfetta per una riunione di vendita.
Che cos’è un programma per riunioni di vendita?
Il programma di una riunione di vendita serve da piano d’azione per trattare tutti gli argomenti necessari nel tempo assegnato. In genere, il programma di una riunione del team di vendita include un elenco di argomenti di discussione, attività o interazioni che il leader delle vendite o altro manager della riunione desidera includere.
Il programma può anche includere un elenco di obiettivi da raggiungere durante la riunione. Questi possono essere elencati in ordine di priorità in modo che gli aggiornamenti o le azioni più essenziali vengano gestite per primi.
Un programma della riunione per i membri del team di vendita viene generalmente scritto e condiviso con tutti i partecipanti alla riunione prima dell’incontro.
Perché è importante avere un programma per le riunioni di vendita?
Riunioni disorganizzate sprecano tempo prezioso che potrebbe essere dedicato ad altre attività. Un programma assicura che la riunione sia focalizzata e strutturata e fornisce approfondimenti, aggiornamenti o formazione che aiutano i rappresentanti di vendita a svolgere meglio il proprio lavoro.
Il programma indica lo scopo della riunione e informa i rappresentanti di vendita sugli argomenti che verranno trattati, in modo che possano prepararsi prima della riunione, se necessario.
Inoltre, se le aspettative sono chiare, i membri del team di vendita si sentiranno più sicuri che la riunione sia effettivamente utile e non perderanno tempo né la useranno come scusa per deconcentrarsi durante la metà della giornata lavorativa.
Come condurre una riunione di vendita
Per organizzare una riunione di vendita efficace, occorre comprendere le esigenze e le sfide uniche del proprio team. Gli esempi di programmi delle riunioni di vendita possono variare a seconda del settore, della composizione del team di vendita e dell’esperienza dei rappresentanti. Tuttavia, ogni programma delle riunioni di vendita ha componenti simili, indipendentemente dai dettagli.
Lo standup settimanale di una startup tecnologica sarà molto diverso dalla revisione trimestrale di un'azienda farmaceutica, ma i principi fondamentali sono gli stessi.
Imparare a condurre una riunione di vendita in modo efficace richiede di trovare il giusto equilibrio tra struttura e flessibilità. Un modello di programma della riunione di vendita si concentra sulle seguenti aree.
Obiettivo della riunione
Un responsabile delle vendite deve sempre costruire il proprio programma della riunione attorno a una serie di obiettivi. Definendo prima gli obiettivi, è molto più facile scegliere gli argomenti per la riunione.
Qualsiasi aggiornamento sulle attività, le discussioni o i moduli di formazione che aiutano a raggiungere gli obiettivi appartiene al programma. Tutto ciò che non aiuta a raggiungere questi obiettivi non deve essere incluso nell’elenco.
Indicazione dell'ora e del luogo
Ovviamente, non bisogna dimenticare di fornire i dettagli fondamentali su dove si trova la riunione e quando inizia. È anche possibile impostare un limite di tempo per la riunione.
Questo fattore aiuta a mantenere la riunione in linea con i punti all'ordine del giorno e permette agli altri membri del team di pianificare il resto della loro giornata attorno alla riunione.
Elenco dei partecipanti
Potresti decidere di invitare l'intero team di vendita alla riunione. Prima di farlo, decidi se ciascun membro del team di vendita può trarre vantaggio dalla partecipazione. Se il contenuto dell'ordine del giorno non aiuta le prestazioni o la comprensione del processo di vendita, forse sarebbe meglio dedicare il tempo ad altre attività.
Dovresti anche assicurarti di avere le risorse e le competenze necessarie per affrontare gli argomenti del programma. Ad esempio, se la riunione copre funzioni e funzionalità CRM per una nuova piattaforma, scegli qualcuno che conosca il software per spiegarlo e rispondere alle domande che potrebbero emergere durante la riunione.
Elementi chiave di un programma efficace per riunioni di vendita
Ogni riunione di vendita di successo inizia con un'agenda ben ponderata che affronta la situazione e gli obiettivi specifici del team.
Il modello esatto del programma per riunioni di vendita varia a seconda delle esigenze del team di vendita. Ad esempio, i rappresentanti che si concentrano sulle vendite faccia a faccia o B2B avranno preoccupazioni diverse rispetto a quelle che si concentrano sulle vendite interne.
I team di vendita sul campo potrebbero aver bisogno di più tempo per discutere la gestione del territorio e le strategie di relazione con i clienti, mentre i team di vendita interni spesso si concentrano sul volume delle chiamate, sui tassi di conversione e sulle tecniche di qualificazione dei lead.
Ciò che conta di più è che l'agenda serva le priorità e le sfide attuali del team. Tuttavia, un'agenda standard per una riunione di vendita conterrà i seguenti elementi chiave:
Introduzione
Ogni riunione dovrebbe iniziare con una breve descrizione degli obiettivi che vuoi raggiungere prima della fine del tempo assegnato. Idealmente, tutti hanno già letto il programma, quindi non dovrai dedicare troppo tempo per farlo.
Un sales sanager potrebbe voler dare un'impronta positiva alla riunione, menzionando eventuali successi o evidenziando un membro del team di vendita per le prestazioni o l'impegno durante la settimana precedente. Dare risonanza a queste vittorie può contribuire a migliorare il morale e a fornire ispirazione per la settimana successiva.
Rivedere i numeri e le azioni della settimana precedente
Il passo successivo consiste nel rivedere le prestazioni rispetto ai benchmark e alle azioni stabilite durante la riunione precedente. Anche se non vuoi dedicare troppo tempo a questi dettagli, sono importanti per inquadrare la riunione.
Questa parte della riunione offre ai rappresentanti di vendita la possibilità di fornire input sulle attuali strategie del processo di vendita. Queste informazioni possono aiutare a concentrare la conversazione sulle parti successive della riunione.
I membri del team possono avere il tempo di parlare durante questa parte della riunione, ma è anche possibile fornire report basati sui dati analitici per mostrare come è andato effettivamente il team rispetto a qualsiasi benchmark o area di interesse impostati durante la riunione precedente.
Pianificare la settimana successiva
Dopo aver esaminato le prestazioni, hai il feedback e le informazioni per apportare eventuali modifiche agli obiettivi o alle strategie per la settimana successiva e le riunioni future.
Durante questa parte della riunione, definisci chiaramente quali sono i benchmark e le aspettative per la settimana successiva. Delineerai anche le strategie e il processo che il team utilizzerà per raggiungere gli obiettivi.
Discuti nuovi prodotti/servizi
Il passo successivo è discutere nuovi prodotti e servizi che il team deve promuovere la settimana successiva. Concentrati su punti di vendita, strategie e mercati target unici per questi nuovi articoli.
Per prepararti a questa parte della riunione, puoi raccogliere dati dal database CRM per identificare potenziali lead o tratti dei clienti che beneficeranno di queste nuove offerte.
Discussione delle sfide e degli ostacoli
Il team può quindi discutere di come affrontare le sfide attuali e prevedere gli ostacoli che potrebbero presentarsi nella settimana successiva.
Uno degli obiettivi di ogni riunione di vendita dovrebbe essere affrontare tali ostacoli. Anche se potresti non essere in grado di risolvere completamente il problema entro la fine della riunione, puoi definire chiaramente i problemi e offrire soluzioni da testare durante la settimana successiva.
Sessione di domande e risposte
Una parte di ogni riunione di vendita dovrebbe essere dedicata alle domande. I rappresentanti di vendita possono chiedere informazioni su aspetti specifici del piano o della strategia per la settimana successiva. Tali sessioni di domande e risposte sono utili perché consentono ai rappresentanti di chiedere chiarimenti che potrebbero contribuire a migliorare le prestazioni.
Passaggi successivi
È possibile terminare ogni riunione rivedendo gli obiettivi e le strategie per raggiungerli e definendo i passaggi specifici che i membri del team di vendita dovrebbero intraprendere la prossima settimana, prima che abbia luogo la riunione successiva.
Suggerimenti per il successo delle riunioni di vendita
Gestire una riunione trimestrale, mensile o settimanale efficace è più che semplicemente presentarsi con una lista di argomenti da discutere.
Oltre a seguire un template organizzato del programma della riunione di vendita, puoi garantire una riunione di successo grazie ai seguenti passaggi fondamentali:
- Concentrazione e brevità: il leader delle vendite o altro facilitatore della riunione deve mantenere la riunione concentrata sull’ordine del giorno e sugli argomenti più importanti. A volte la conversazione può restare bloccata a causa di dettagli irrilevanti. Cerca sempre di riportare la situazione agli obiettivi e le azioni primari.
- Dai priorità agli argomenti importanti: elenca gli argomenti del programma della riunione di vendita in ordine di importanza. Questo approccio garantisce che vengano affrontati prima gli argomenti più importanti. Anche se non riuscirai a toccare ogni argomento all’ordine del giorno, la riunione fornirà comunque valore, informazioni e piani che i membri del team di vendita potranno utilizzare durante la prossima settimana.
- Concedi tempo per la discussione e l’interazione: se dai un tempo specifico per le domande e la discussione, il team riserverà i suoi commenti fino a quel momento, consentendoti di passare in rassegna l’ordine del giorno senza interruzioni.
- Preparati una settimana prima: la preparazione è fondamentale. Se non sai quali elementi includere nel tuo ordine del giorno, utilizza i dati analitici da un sistema CRM di vendita per decidere quali argomenti saranno più utili per il tuo team.
Errori comuni da evitare nelle riunioni di vendita
Chiunque può avere difficoltà a condurre riunioni di vendita efficaci che apportino reali benefici alla propria organizzazione di vendita.
Molti manager credono di ottimizzare il tempo del loro team riempiendo ogni minuto di informazioni, ma questo approccio spesso si rivela controproducente, sovraccaricando l'intero team di informazioni e facendo così perdere interesse
Mentre i meeting individuali hanno il loro spazio per il coaching personalizzato e le discussioni sulla pipeline di vendita, le riunioni di gruppo hanno uno scopo diverso e richiedono una pianificazione attenta per portare il tuo team davanti alla concorrenza.
Comprendere questi errori può aiutare a creare riunioni che migliorano realmente le prestazioni di vendita.
Mancanza di preparazione o obiettivi poco chiari
Entrare in una riunione senza obiettivi chiari fa perdere tempo al team e impedisce di gestire riunioni di vendita efficaci. Una solida organizzazione di vendita richiede leader che facciano avanzare il team pianificando in modo accurato e stabilendo obiettivi specifici e misurabili per ogni sessione.
Sovraccaricare l'agenda con troppi argomenti
Cercare di affrontare tutto in una sola sessione porta a discussioni superficiali che non offrono un vero valore. Quando si affrontano in fretta argomenti importanti sulla pipeline di vendita, tutto il team esce dalla riunione senza avere la comprensione approfondita di cui ha bisogno per implementare le modifiche in modo efficace.
Non dare voce a tutti i partecipanti
Le riunioni dominate da una o due persone perdono preziosi dati approfonditi dal resto del team. Mentre i meeting individuali sono perfetti per il coaching personale, le sessioni di gruppo dovrebbero incoraggiare la partecipazione di tutti per massimizzare la conoscenza e l'approvazione collettiva.
Saltare i follow-up o l'accountability
Grandi idee e punti d'azione non significano nulla senza un adeguato seguito. I team perdono rapidamente fiducia nel processo delle riunioni quando le decisioni vengono prese ma non vengono mai riviste o implementate, il che compromette l'intero scopo di riunire tutti.
Strumenti per ottimizzare il processo delle riunioni sulle vendite
La tecnologia giusta può trasformare le riunioni sulle vendite da obblighi che richiedono tempo in sessioni produttive e coinvolgenti che generano risultati concreti. I moderni team di vendita hanno accesso a potenti strumenti che automatizzano le attività di routine, migliorano la collaborazione e garantiscono che nulla sfugga tra una riunione e l'altra.
Invece di dedicare tempo al lavoro amministrativo, concentrati su ciò che conta di più: gestire il team e promuovere la crescita dei ricavi. Questi strumenti possono aiutare a creare un processo di riunione più efficiente ed efficace.
Piattaforme CRM per le vendite con integrazioni per riunioni
Il sistema di gestione delle relazioni con i clienti dovrebbe essere il centro nevralgico per tutti i dati e gli approfondimenti relativi alle riunioni. Le moderne piattaforme CRM si integrano perfettamente con gli strumenti di videoconferenza, sincronizzando automaticamente le note delle riunioni, le azioni da intraprendere e le attività di follow-up direttamente nei registri dei clienti.
Programma collaborativo e strumenti per prendere appunti
I documenti condivisi e le piattaforme collaborative assicurano che tutti rimangano al passo con il programma, durante e dopo le riunioni. Questi strumenti consentono ai membri del team di contribuire in anticipo ai punti dell'agenda, prendere appunti in tempo reale e accedere ai riepiloghi delle riunioni ogni volta che ne hanno bisogno.
Strumenti di calendario e pianificazione per i team
Le piattaforme di pianificazione avanzate eliminano il fitto scambio di comunicazioni per decidere gli orari delle riunioni e assegnano automaticamente del tempo per le attività di preparazione e follow-up. Molti strumenti si integrano anche con il CRM per pianificare riunioni rivolte ai clienti e check-in interni in base alle fasi del ciclo di vendita e alla disponibilità del team.
Preparare il team al successo nelle vendite
Condurre riunioni di vendita efficaci è solo una parte del processo per creare un'organizzazione di vendita ad alte prestazioni.
Per massimizzare davvero il successo nelle vendite, sono necessari strumenti che supportano l'intero processo di vendita, dalla generazione di lead alla fidelizzazione dei clienti. Questo significa avere sistemi che aiutano a identificare potenziali clienti qualificati, coltivare relazioni e mantenere una comunicazione costante durante tutto il ciclo di vendita.
La piattaforma di marketing completa di Mailchimp può integrare il tuo lavoro nelle riunioni di vendita offrendo dati approfonditi sul pubblico, flussi di lavoro automatizzati per il lead nurturing e dati analitici che forniscono al tuo team i dati necessari per prendere decisioni informate.
Punti chiave da ricordare
- Un programma ben strutturato per le riunioni di vendita mantiene il team concentrato su obiettivi chiari e previene discussioni che fanno perdere tempo e non portano risultati.
- Le riunioni di vendita di successo bilanciano la struttura con la flessibilità, lasciando il tempo per i contributi del team e mantenendo lo slancio verso obiettivi specifici.
- Per ottenere riunioni efficaci è essenziale una giusta preparazione, che include la revisione dei dati sulle prestazioni, l'impostazione delle priorità e l'assicurarsi che le persone giuste partecipino a ogni sessione.
- Il follow-up e la responsabilità trasformano le decisioni delle riunioni in risultati concreti che migliorano davvero le prestazioni di vendita del team.