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Pauta para reunião de equipes de vendas de sucesso

Saiba o que não pode faltar na pauta para reunião de equipe de vendas e como conduzir uma reunião de sucesso.

Muitas empresas sofrem com fadiga de reuniões. As equipes realizam muitas reuniões e a maioria é improdutiva. Essas reuniões levam tempo que seria mais bem gasto em outras tarefas, como implementar estratégias de vendas ou pesquisar leads.

Por exemplo, uma reunião de vendas que não adiciona nenhuma percepção à estratégia de vendas atual ou ajuda cada representante de vendas a entender como usar novas ferramentas ou técnicas ocupa um tempo que serviria para pesquisar leads ou se comunicar com os clientes. Este exemplo é visto em empresas de todos os tamanhos.

A solução para uma dependência excessiva das reuniões é elaborar cuidadosamente uma pauta de reuniões para as equipes de vendas. O objetivo desta abordagem é cobrir todos os assuntos essenciais que os representantes de vendas precisam saber para ter o melhor desempenho. Com esse tipo de planejamento, um departamento pode ser capaz de realizar uma ou duas reuniões de vendas semanais e ainda fornecer aos membros da equipe tudo o que eles precisam para realizar e alcançar as metas de vendas.

Neste artigo, analisaremos os elementos essenciais de uma reunião de vendas bem-sucedida para que você possa garantir que seu tempo seja bem gasto. Veja como elaborar a pauta perfeita para uma reunião de vendas.

O que é uma pauta de reunião de vendas?

Uma pauta para uma reunião de vendas serve como um roteiro para cobrir todos os tópicos necessários durante o tempo alocado. Normalmente, uma pauta de reunião da equipe de vendas inclui uma lista de pontos de discussão, atividades ou interações que o líder de vendas ou outro gerente de reunião deseja incluir.

A pauta também pode incluir uma lista de metas a serem alcançadas durante a reunião. Eles podem ser listados em ordem de prioridade para que as atualizações ou itens de ação mais essenciais sejam tratados primeiro.

Uma pauta de reunião para os membros da equipe de vendas é normalmente escrita e compartilhada com todos os participantes da reunião antes da reunião.

Por que é importante ter uma pauta de reunião de vendas?

Reuniões desorganizadas desperdiçam mais tempo em outras atividades. Uma pauta garante que a reunião tenha foco e estrutura e fornece percepções, atualizações ou treinamento que ajudam os representantes de vendas a ter um melhor desempenho em seus trabalhos.

A pauta dá o propósito da reunião e informa os representantes de vendas sobre os assuntos que eles abordarão para que possam fazer preparativos antes da reunião, se necessário.

Além disso, com expectativas claras, os membros da equipe de vendas se sentirão mais confiantes de que a reunião realmente vale a pena e não perderão seu tempo ou servirão como desculpa para ficarem atentos durante o meio do dia de trabalho.

Como criar uma reunião de vendas eficaz

Os exemplos de pauta de reuniões de vendas podem variar dependendo do setor, da composição da equipe de vendas e da experiência dos representantes de vendas. No entanto, cada pauta de reunião de vendas tem componentes semelhantes, independentemente dos detalhes.

Um modelo de pauta de reunião de vendas se concentra nas seguintes áreas.

  • Objetivo da reunião: um gerente de vendas deve sempre elaborar sua pauta de reunião em torno de um conjunto de objetivos. Ao definir as metas primeiro, é muito mais fácil escolher tópicos para a reunião. Quaisquer atualizações de itens de ação, discussões ou módulos de treinamento que ajudem a alcançar os objetivos pertencem à pauta. Qualquer coisa que não ajude a atingir essas metas não deve ser incluída na lista.
  • Liste a hora e o local: é claro que você não deve se esquecer de fornecer os detalhes fundamentais sobre onde a reunião está e quando ela começa. Você também pode definir um limite de tempo para a reunião. Esse fator ajuda a manter a reunião no caminho certo à medida que você avança pelos itens da pauta e permite que os outros membros da equipe planejem o resto do dia em torno da reunião.
  • Liste os participantes: você pode decidir convidar toda a equipe de vendas para a reunião. Antes de fazer isso, você deve decidir se cada vendedor pode se beneficiar da participação. Se o conteúdo da pauta não ajudar no desempenho ou na compreensão do processo de vendas, talvez o tempo deles seja melhor gasto em outras tarefas.

Você também deve garantir que tenha os recursos e a experiência para cobrir os tópicos da pauta. Por exemplo, se a reunião abrange funções e recursos de CRM para uma nova plataforma, você vai querer que alguém com conhecimento do software ajude a explicá-lo e responder a perguntas que possam surgir durante a reunião.

Principais elementos de uma pauta de reunião de vendas bem-sucedida

O modelo exato da pauta da reunião de vendas varia dependendo das necessidades da sua equipe de vendas. Por exemplo, representantes focados em vendas presenciais ou B2B terão preocupações diferentes daquelas focadas em vendas internas.

No entanto, uma pauta de reunião de vendas padrão conterá os seguintes elementos-chave:

Introdução

Cada reunião deve começar com uma breve descrição das metas que você pretende alcançar antes do final do tempo alocado. Idealmente, todos já revisaram a pauta, então você não precisará passar muito tempo nessa área.

Um gerente de vendas pode querer dar um toque positivo à reunião. Eles podem fazer isso mencionando qualquer sucesso ou destacando um membro da equipe de vendas por seu desempenho ou esforço durante a semana anterior. Ampliar essas vitórias pode ajudar a aumentar o moral e fornecer inspiração para a próxima semana.

Revise números e itens de ação da semana passada

A próxima etapa é analisar o desempenho em relação a referências e itens de ação definidos durante a reunião anterior. Embora você não queira ficar preso a esses detalhes, eles são importantes para dar contexto à reunião.

Esta parte da reunião dá aos representantes de vendas a oportunidade de fornecer informações sobre as estratégias atuais do processo de vendas. Essas percepções podem ajudar a concentrar a conversa nas próximas partes da reunião.

Os membros da equipe podem ter tempo para falar durante esta parte da reunião, mas você também pode fornecer relatórios baseados em análises para mostrar como a equipe realmente se saiu em comparação com quaisquer referências ou áreas de foco definidas durante a reunião anterior.

Planeje para a próxima semana

Depois de analisar o desempenho, você tem o feedback e as percepções para fazer ajustes nas metas ou estratégias para a próxima semana e reuniões futuras.

Durante esta parte da reunião, você define claramente quais são essas referências e expectativas para a próxima semana. Você também descreverá as estratégias e o processo que a equipe usará para atingir as metas.

Discuta novos produtos/serviços

O próximo passo é discutir novos produtos e serviços que a equipe precisa promover na próxima semana. Concentre-se em pontos de venda exclusivos, estratégias e mercados-alvo para esses novos itens.

Para se preparar para esta parte da reunião, você pode coletar dados do banco de dados do CRM para identificar possíveis leads ou traços de clientes de pessoas que se beneficiarão dessas novas ofertas.

Discuta desafios e obstáculos

A equipe pode então discutir como lidar com os desafios atuais e prever obstáculos que podem surgir na próxima semana.

Uma das metas de cada reunião de vendas deve ser abordar esses obstáculos. Embora você possa não conseguir resolver completamente o problema até o final da reunião, você pode definir claramente os problemas e oferecer soluções para testar durante a próxima semana.

Sessão de perguntas e respostas

Uma parte de cada reunião de vendas deve abrir espaço para perguntas. Os representantes de vendas podem perguntar sobre aspectos específicos do plano ou estratégia para a próxima semana. Essas sessões de perguntas e respostas valem a pena porque permitem que os representantes busquem esclarecimentos que possam ajudar a melhorar o desempenho.

Próximas etapas

Você pode encerrar cada reunião revisando as metas e estratégias para alcançá-las e definindo as etapas específicas que os membros da equipe de vendas devem seguir na próxima semana antes da próxima reunião ocorrer.

Dicas para reuniões de vendas bem-sucedidas

Além de seguir um modelo organizado de pauta de reunião de vendas, você pode garantir uma reunião bem-sucedida com as seguintes etapas fundamentais:

  • Mantenha o foco e a concisão: o líder de vendas ou outro facilitador da reunião deve manter o foco na pauta e nos tópicos mais importantes. Às vezes, a conversa pode ficar atolada por detalhes sem importância. Sempre tente trazer as coisas de volta para abordar as metas e itens de ação principais.
  • Priorize tópicos importantes: liste os tópicos na pauta da reunião de vendas em ordem de importância. Essa abordagem garante que você lide primeiro com os assuntos mais vitais. Mesmo que você não consiga abordar todos os tópicos da pauta, a reunião ainda fornecerá valor, percepções e planos que os membros da equipe de vendas podem usar durante a próxima semana.
  • Dê tempo para discussão e interação: se você fornecer um tempo específico para perguntas e discussão, a equipe reservará seus comentários até lá, permitindo que você passe pela pauta sem interrupção.
  • Prepare-se para uma semana: a preparação é fundamental. Se você não tiver certeza de quais itens incluir em sua pauta, use análises ou dados de um sistema de CRM de vendas para decidir quais tópicos trarão mais benefícios para sua equipe.
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