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Wesentliche Elemente einer Agenda für ein erfolgreiches Vertriebsmeeting

Das musst du über die Durchführung effektiver Vertriebsmeetings und die Kernelemente der Agenda für deren Erfolg wissen.

Viele Unternehmen leiden unter Meetingmüdigkeit. Teams halten zu viele Meetings ab, die zumeist unproduktiv sind. Diese Treffen nehmen Zeit in Anspruch, die besser für andere Aufgaben genutzt werden könnte wie etwa für die Umsetzung von Verkaufsstrategien oder die Suche nach Leads.

Ein Vertriebsmeeting, das keine neuen Erkenntnisse für die aktuelle Vertriebsstrategie liefert oder den Vertriebsmitarbeitern nicht zeigt, wie sie neue Tools oder Techniken einsetzen können, kostet Zeit, die sie besser für die Suche nach Leads oder die Kommunikation mit Kunden nutzen sollten. Diese Situation ereignet sich so in Unternehmen aller Größenordnungen.

Die Lösung für eine übermäßige Abhängigkeit von Besprechungen besteht darin, eine detaillierte Meeting-Agenda für Vertriebsteams zu erstellen. Ziel dieses Ansatzes ist es, alle wichtigen Themen zu behandeln, die Vertriebsmitarbeiter kennen müssen, um die bestmöglichen Leistungen zu erreichen. Mit dieser Art von Planung kann eine Abteilung vielleicht ein oder zwei wöchentliche Vertriebsmeetings abhalten, in denen die Teammitglieder alle für das Erreichen der Umsatzziele erforderlichen Informationen erhalten.

In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Elemente eines erfolgreichen Vertriebsmeetings ein, das deine Zeit wert ist. Hier erfährst du, wie du die perfekte Agenda für ein Vertriebsmeeting erstellst.

Was ist der Agenda für ein Vertriebsmeeting gemeint?

Eine Agenda für ein Vertriebsmeeting dient als Leitfaden, um alle notwendigen Themen in der vorgegebenen Zeit zu behandeln. Normalerweise enthält eine Agenda für ein Vertriebsteam eine Liste von Gesprächsthemen, Aktivitäten oder Interaktionen, die der Vertriebsleiter oder ein anderer Sitzungsleiter einbeziehen möchte.

Die Agenda kann auch eine Liste von Zielen enthalten, die während des Meetings erreicht werden sollen. Diese können nach Priorität geordnet werden, damit die wichtigsten Neuerungen oder Maßnahmen zuerst bearbeitet werden.

Eine Meetingagenda für Vertriebsteammitglieder wird in der Regel vor dem Treffen erstellt und an alle Teilnehmer verteilt.

Warum ist es wichtig, eine Agenda für Vertriebsmeetings zu haben?

Unorganisierte Treffen verschwenden Zeit, die besser für andere Aktivitäten genutzt werden sollte. Eine Agenda sorgt dafür, dass das Meeting fokussiert und strukturiert ist und bietet Einblicke, Neuerungen oder Schulungen, die den Vertriebsmitarbeitern helfen, ihre Arbeit besserzu erledigen.

Die Agenda gibt den Zweck des Treffens vor und informiert die Verkäufer über die Themen, die sie behandeln werden, damit sie sich bei Bedarf vor dem Treffen darauf vorbereiten können.

Wenn die Erwartungen klar sind, sind die Mitglieder des Vertriebsteams auch zuversichtlicher, dass sich das Meeting tatsächlich lohnt und sie nicht ihre Zeit verschwenden oder das Ganze als Vorwand dient, um mitten im Arbeitstag abzuschalten.

So führst du ein effektives Vertriebsmeeting

Beispiele für die Agenda eines Vertriebsmeetings können je nach Branche, Zusammensetzung des Vertriebsteams und Erfahrung der Vertriebsmitarbeiter variieren. Unabhängig von den Einzelheiten hat jedoch jede Agenda eines Vertriebsmeetings ähnliche Bestandteile.

Eine Vorlage für die Agenda eines Vertriebsmeetings befasst sich schwerpunktmäßig mit den folgenden Bereichen.

  • Ziel des Meetings: Ein Verkaufsleiter sollte seine Agenda stets anhand einer Reihe von Zielen erstellen. Wenn du zuerst die Ziele festlegst, ist es wesentlich einfacher, Themen für das Treffen auszuwählen. Alle Aktualisierungen von Aktionspunkten, Diskussionen oder Schulungsmodule, die zur Erreichung der Ziele beitragen, gehören auf die Agenda. Alles, was nicht dazu beiträgt, diese Ziele zu erreichen, sollte in der Liste gar nicht erst aufgeführt werden.
  • Zeit und Ort angeben: Natürlich darfst du nicht vergessen, die grundlegenden Informationen darüber zu geben, wo das Treffen stattfindet und wann es beginnt. Vielleicht möchtest du auch ein Zeitlimit für das Meeting festlegen. Dieser Faktor trägt dazu bei, dass die Besprechung nicht aus dem Ruder läuft, während du die Punkte der Agenda abarbeitest. Außerdem können die anderen Teammitglieder den Rest ihres Tages um das Meeting herum planen.
  • Angabe der Teilnehmer: Natürlich kannst du einfach das gesamte Verkaufsteam zu dem Treffen einladen. Bevor du das tust, solltest du jedoch überlegen, ob jedes Mitglied deines Verkaufsteams von der Teilnahme profitieren kann. Wenn der Inhalt der Agenda nicht zu ihrer Leistung oder ihrem Verständnis des Verkaufsprozesses beitragen wird, sollten sie ihre Zeit vielleicht besser mit anderen Aufgaben verbringen.

Du solltest außerdem sicherstellen, dass du über die Ressourcen und das Fachwissen verfügst, um die Themen der Agenda zu behandeln. Wenn es bei dem Meeting zum Beispiel um die CRM-Funktionen und Features einer neuen Plattform geht, brauchst du jemanden, der sich mit der Software auskennt, um sie zu erklären und Fragen zu beantworten, die während des Meetings auftauchen könnten.

Wesentliche Elemente einer Agenda für ein erfolgreiches Vertriebsmeeting

Die genaue Vorlage für die Agenda eines Vertriebsmeetings hängt von den jeweiligen Bedürfnissen deines Vertriebsteams ab. So haben beispielsweise Vertriebsmitarbeiter, die sich auf den persönlichen oder B2B-Vertrieb konzentrieren, andere Anliegen als solche, die sich auf den Innenvertrieb konzentrieren.

Eine Standardagenda für Vertriebsmeetings enthält jedoch die folgenden Schlüsselelemente:

Einleitung

Jedes Treffen sollte mit einem kurzen Überblick über die Ziele beginnen, die du bis zum Ende der vorgesehenen Zeit erreichen willst. Im Idealfall haben alle die Agenda bereits durchgelesen, so dass du in diesem Bereich nicht allzu viel Zeit aufwenden musst.

Ein Verkaufsleiter möchte dem Treffen wahrscheinlich eine positive Wendung geben. Dies kann man erreichen, indem man Erfolge erwähnt oder ein Mitglied des Verkaufsteams für seine Leistung oder seinen Einsatz in der vergangenen Woche besonders hervorhebt. Wenn du diese Erfolge herausstellst, kann das die Moral stärken und Inspiration für die kommende Woche bedeuten.

Die Zahlen und Aktionspunkte der letzten Woche überprüfen

Im nächsten Schritt wird die Leistung anhand von Benchmarks und Aktionspunkten überprüft, die beim letzten Meeting festgelegt wurden. Auch wenn du dich nicht in diesen Details verzetteln willst, sind sie wichtig, um dem Treffen einen Kontext zu verleihen.

In diesem Teil des Meetings haben die Vertriebsmitarbeiter die Möglichkeit, sich zu aktuellen Strategien für den Verkaufsprozess zu äußern. Diese Erkenntnisse können helfen, das Gespräch auf die nächsten Teile des Meetings zu fokussieren.

Die Teammitglieder können in diesem Teil des Treffens das Wort ergreifen, aber du kannst auch Berichte auf der Grundlage von Analysen vorlegen, um zu zeigen, wie das Team im Vergleich zu den in der vorherigen Sitzung festgelegten Benchmarks oder Schwerpunktbereichen tatsächlich abgeschnitten hat.

Für die kommende Woche planen

Nach der Leistungsbeurteilung hast du das Feedback und die Erkenntnisse, um die Ziele oder Strategien für die kommende Woche und zukünftige Meetings anpassen zu können.

In diesem Teil des Treffens legst du klar fest, was die Vorgaben und Erwartungen für die nächste Woche sind. Du skizzierst außerdem die Strategien und den Prozess, den das Team anwenden soll, um die Ziele zu erreichen.

Über neue Produkte/Dienstleistungen diskutieren

Im nächsten Schritt werden neue Produkte und Dienstleistungen besprochen, für die das Team in der kommenden Woche werben muss. Lege den Schwerpunkt auf Alleinstellungsmerkmale, Strategien und Zielmärkte für diese neuen Produkte.

Um dich auf diesen Teil des Treffens vorzubereiten, kannst du Daten aus der CRM-Datenbank zusammenstellen, um potenzielle Leads oder Kundeneigenschaften von Personen zu ermitteln, die von diesen neuen Angeboten profitieren würden.

Über Herausforderungen und Hindernisse diskutieren

Das Team kann dann besprechen, wie es mit den aktuellen Herausforderungen umgeht und die Hindernisse vorhersagen, die in der nächsten Woche auftreten könnten.

Eines der Ziele eines jeden Vertriebsmeetings sollte es sein, solche Hindernisse anzusprechen. Auch wenn du das Problem am Ende des Treffens vielleicht nicht vollständig lösen kannst, kannst du die Probleme klar definieren und Lösungen anbieten, die du in der kommenden Woche testen kannst.

Frage-und-Antwort-Sitzung

Bei jedem Vertriebsmeeting sollte ein Teil der Zeit für Fragen zur Verfügung stehen. Vertriebsmitarbeiter können sich nach bestimmten Aspekten des Plans oder der Strategie für die kommende Woche erkundigen. Solche Fragerunden sind lohnenswert, weil sie den Vertretern die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen, die zur Verbesserung der Leistung beitragen können.

Nächste Schritte

Zum Abschluss jedes Meetings kannst du die Ziele und Strategien zur Erreichung dieser Ziele besprechen und die konkreten Maßnahmen festlegen, die die Mitglieder des Vertriebsteams in der kommenden Woche ergreifen sollten, bevor das nächste Treffen stattfindet.

Tipps für erfolgreiche Vertriebsmeetings

Neben der Vorlage für eine organisierte Agenda für Vertriebsmeetings kannst du mit den folgenden Maßnahmen einen erfolgreichen Verlauf sicherstellen:

  • Konzentriere dich auf das Wesentliche: Der Verkaufsleiter oder ein anderer Diskussionsleiter sollte dafür sorgen, dass sich das Treffen auf die Agenda und die wichtigsten Themen konzentriert. Das Gespräch kann sich manchmal in unwichtigen Details verzetteln. Versuche immer, die Dinge auf die vorrangigen Ziele und Aktionspunkte zurückzuführen.
  • Priorisiere wichtige Themen: Stelle die Themen auf der Agenda des Vertriebsmeetings in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit auf. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass du die wichtigsten Themen zuerst behandelst. Selbst wenn du nicht alle Themen auf der Agenda ansprichst, liefert das Meeting dennoch wertvolle Erkenntnisse und Pläne, die die Mitglieder des Verkaufsteams in der kommenden Woche nutzen können.
  • Nimm dir Zeit für Diskussionen und Austausch: Wenn du einen bestimmten Zeitpunkt für Fragen und Diskussionen festlegst, wird das Team seine Kommentare bis dahin zurückhalten, damit du ohne Unterbrechung die Tagesordnung durchgehen kannst.
  • Bereite dich eine Woche im Voraus vor: Vorbereitung ist das A und O. Wenn du dir nicht sicher bist, welche Punkte du auf deine Agenda setzen sollst, nutze Analysen oder Daten aus einem Vertriebs-CRM-System, um zu entscheiden, welche Themen deinem Team den größten Nutzen bringen werden.
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