Trabalhar para uma organização sem fins lucrativos pode ser uma função empolgante e gratificante, e muitos funcionários e voluntários sem fins lucrativos são apaixonados por seu trabalho e sua missão.
Mas as organizações sem fins lucrativos têm tantas coisas diferentes para acompanhar, muitas vezes com uma equipe mínima e um orçamento apertado. Portanto, qualquer coisa que ajude a manter informações, doadores, eventos e captação de recursos organizados e eficientes faz uma grande diferença.
O software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) pode fazer tudo isso e muito mais. Há várias opções por aí, algumas projetadas especificamente para as necessidades de organizações sem fins lucrativos. Como há tantos programas para escolher, pode ser difícil saber por onde começar ou o que procurar. Continue lendo para obter todas as informações necessárias para encontrar a melhor solução para você.
O que é um software de CRM?
Também conhecido como software de gestão de relacionamento constituinte ou um sistema de gestão de doadores, um programa de CRM é uma maneira abrangente para organizações com e sem fins lucrativos acompanharem seus clientes e contatos, realizarem análise de dados, rastrearem doações e gerarem relatórios personalizados.
Alguns programas até usam os dados para descobrir percepções acionáveis sobre novas fontes de doadores e melhores práticas em campanhas de marketing e captação de recursos.
Embora alguns programas sejam direcionados a organizações com e sem fins lucrativos, outros programas de CRM são especificamente para organizações sem fins lucrativos e têm recursos como integração com páginas de doação para ajudar a arrecadar dinheiro, gerenciar voluntários e registros de eventos e executar campanhas de defesa.
Usando um programa de CRM sem fins lucrativos, as organizações podem garantir que todas as informações estejam em um local de fácil acesso e usar ferramentas de análise para organizar informações de doadores, identificar tendências em doações e fazer recomendações para aumentar a retenção de doadores, levando a uma melhor gestão geral do programa.
Benefícios do software CRM sem fins lucrativos
A maioria das organizações sem fins lucrativos já está tentando fazer muitas coisas com um orçamento apertado. Garantir que eles maximizem o benefício de seus doadores e apoiadores é fundamental para realizar a missão da organização.
O software de CRM foi desenvolvido para ajudar a gerenciar dados, melhorar a eficiência e simplificar as operações diárias, reduzindo o tempo e o esforço necessários da equipe da organização.
Muitas organizações usam programas gerais de banco de dados, mas o software de CRM dedicado, especialmente projetado com recursos para organizações sem fins lucrativos, pode fornecer o tipo de ferramentas direcionadas para ajudar as organizações sem fins lucrativos a crescer e prosperar.
Melhor atendimento ao cliente
Com tantos dados de doadores para gerenciar, muitas organizações sem fins lucrativos lutam para atualizar registros de contatos, manter o banco de dados de doadores atualizado e reunir todos os detalhes para um gerenciamento eficaz de eventos. Quando você precisar consultar informações rapidamente, seja para um doador, voluntário ou participante de um evento, o melhor programa de CRM para você ajudará a garantir que você possa responder às solicitações imediatamente.
Automação de tarefas
Há muitas coisas que fazem parte da organização sem fins lucrativos que acontecem regularmente, de campanhas de arrecadação de fundos a relatórios anuais. Muitos CRMs fornecem ferramentas de automação para ajudar a tornar o processo mais simples e eficiente.
Seja entrando em contato com voluntários e doadores para atualizar seus detalhes de contato ou gerando relatórios sobre o registro de eventos, muitas tarefas comuns podem acontecer com o clique de um botão. Você pode até mesmo configurar lembretes para fazer chamadas de agradecimento para reforçar os relacionamentos com doadores e garantir que nada passe despercebido.
Análise e relatórios acionáveis
Sua organização sem fins lucrativos tem muitos arquivos, talvez espalhados por dezenas de plataformas de software diferentes, incluindo sua plataforma de e-mail, plataforma de captação de recursos on-line e programa de gestão de projetos. Com o melhor CRM para você, você terá todas as suas informações importantes ao seu alcance.
Seu software de CRM pode gerar relatórios para ajudar a identificar doadores subutilizados e criar novos perfis de doadores. Os programas de CRM sem fins lucrativos mais repletos de recursos também podem mostrar representações visuais da organização, como pirâmides e ciclos de vida de doadores. Isso ajuda você a avaliar a saúde e o potencial da sua organização de forma rápida e fácil.
Processos mais eficientes
Sempre que você está trabalhando em uma organização, o tempo é crucial. Algumas tarefas que exigem trabalho diário podem ser demoradas e tediosas, não o melhor uso de seus recursos limitados!
Processos automatizados ajudam a reduzir a quantidade de esforço que você gasta fazendo trabalhos comuns, como atualizar dados de doadores ou supervisionar a gestão de contatos. A integração de processos entre sistemas também permite uma melhor comunicação interna, reduzindo o tempo perdido em tarefas de baixo impacto.
Informações de fácil acesso
O programa de CRM certo vem com todos os recursos necessários para se concentrar nas necessidades de informações específicas de organizações sem fins lucrativos, como endereços de doadores e histórico de doações. Ser capaz de extrair dados relevantes facilmente significa que você pode direcionar seus esforços de arrecadação de fundos com mais eficiência.
Aumento da retenção de doadores
Todas as organizações sem fins lucrativos sabem que é mais eficiente manter os doadores do que encontrar novos. Os programas de CRM sem fins lucrativos também sabem disso e têm um sistema de gestão de doadores projetado para ajudar a maximizar esses relacionamentos e aproveitar as ferramentas de captação de recursos para manter os doadores felizes, engajados e doadores.
Dados centralizados em toda a organização
Certificar-se de que todos os dados mais importantes da sua organização estejam em um único lugar e acessíveis a todos que precisam deles, torna as decisões mais fáceis e ajuda a evitar oportunidades perdidas. Quando os dados são espalhados entre diferentes sistemas, fica mais difícil para uma equipe colaborar.
Os sistemas de CRM sem fins lucrativos operam reunindo informações em um único lugar ou vinculando programas que você já usa para garantir que todos tenham acesso aos dados mais atuais.
Recursos comuns do software CRM para organizações sem fins lucrativos
Embora cada programa de CRM sem fins lucrativos seja diferente, há alguns recursos que são comuns à maioria deles e que você pode querer considerar ao pesquisar soluções de CRM.
Rastreamento e relatórios
Qualquer organização que dependa de doadores precisa de bons recursos de geração de relatórios. Acompanhar os registros de contatos e doações é apenas o primeiro passo.
Muitos programas de CRM também oferecem segmentação de dados robusta e mais informações sobre dados demográficos para ajudar você a determinar de forma inteligente seu melhor caminho a seguir. Você pode personalizar seus próprios relatórios específicos para as necessidades da sua organização ou usar um dos relatórios pré-programados que muitos programas de software oferecem.
Angariação de fundos
Em geral, a angariação de fundos é a parte mais demorada da administração de uma organização sem fins lucrativos. Os programas de CRM sem fins lucrativos são projetados com várias ferramentas de captação de recursos para ajudar a identificar e entrar em contato com possíveis doadores e realizar pesquisas de clientes potenciais. Os recursos integrados do software podem incluir ferramentas para captação de recursos on-line, gestão de campanhas e até mesmo processamento de pagamentos. Mais fundos significam mais oportunidades para cumprir a missão principal da sua organização sem fins lucrativos.
Comunicações de doadores
A chave para construir e manter bons relacionamentos com os apoiadores é uma boa comunicação. Um programa de CRM sem fins lucrativos que ajuda a aumentar os processos de comunicação eficientes gerando lembretes, tendo uma presença robusta nas redes sociais e ajudando a manter a gestão de contatos atualizada pode garantir melhores relacionamentos com todos.
Gestão de doadores
A gestão de doadores não é uma situação única. Certos apoiadores podem precisar de mais informações do que outros ou mais atenção pessoal. Ser capaz de acessar todas as informações do doador em um único lugar e rastrear contatos melhorará o relacionamento com o doador.
Além disso, os programas criados para organizações sem fins lucrativos podem ajudar você a planejar os melhores momentos para alcançar os doadores e a melhor abordagem para obter os retornos mais bem-sucedidos, eliminando a adivinhação ao lidar com os doadores.
Suporte e treinamento
Muitos programas de CRM podem ser complexos. Encontrar um que ofereça suporte ao usuário e treinamento sobre novos recursos ajudará a garantir que você possa aproveitar ao máximo o programa, mesmo que sua organização não tenha seu próprio departamento interno de TI.
Integração de software
Sua organização sem fins lucrativos pode ter vários tipos de programas que você usa para tudo, desde o processamento de pagamentos até a criação de campanhas de mala direta. Programas de CRM sem fins lucrativos podem reunir todas essas informações, seja dentro do próprio programa ou integrando-se a outros programas, como uma plataforma de marketing por e-mail que você usa para tarefas como mídia social ou gestão de eventos.
Encontrar um CRM que funcione para sua organização sem fins lucrativos
Há várias coisas a considerar ao procurar o CRM certo para organizações sem fins lucrativos. A ampla variedade de opções pode ser esmagadora, mas isso também significa que o melhor software de CRM sem fins lucrativos para sua organização está disponível, com os principais recursos de que você precisa.
Nuvem vs. no local?
Os programas de CRM podem ser baseados na nuvem e acessados por meio de uma conexão com a internet ou podem ser instalados diretamente no seu sistema de computador. Descobrir a configuração certa para você pode ser uma questão de custo, equipe e necessidades da sua organização.
Sistemas baseados em uma nuvem de marketing ou nuvem de serviço permitem que o usuário acesse dados em qualquer lugar, a qualquer momento, pela internet, sem a necessidade de uma grande equipe de TI para manutenção ou atualizações. Programas no local geralmente têm custos iniciais mais altos, mas podem ser mais econômicos no longo prazo, já que tendem a ter taxas de assinatura mensais mais baixas (ou nenhuma).
Os dois tipos geralmente incluem aplicativos móveis que permitem acessar informações e atualizar registros de doadores, mesmo fora do escritório.
Ele oferece os recursos de que você precisa?
Cada organização sem fins lucrativos é diferente, assim como cada programa de software de CRM sem fins lucrativos é diferente. Antes de iniciar a pesquisa, pense em quais recursos fariam mais sentido para você.
Você tem uma grande base de doadores? Para muitas grandes organizações sem fins lucrativos, sua lista de doadores antigos e potenciais pode chegar aos milhões! Se essa é a sua organização, escolher um CRM sem fins lucrativos com suporte robusto ao banco de dados de doadores é fundamental para garantir que cada doador seja gerenciado adequadamente.
Sua organização realiza eventos de arrecadação de fundos? Muitos programas de CRM têm recursos de planejamento de eventos que podem rastrear as vendas de ingressos, ajudar na gestão de leilões e criar listas de tarefas para garantir que tudo seja feito.
Se sua organização depende muito de voluntários, alguns programas de CRM são especialmente bons para ajudar a recrutar voluntários e coordenar a gestão de voluntários.
Saber exatamente o que você precisa antes de começar a comparar programas economizará tempo e impedirá que você fique sobrecarregado com opções.
O custo se encaixa no orçamento da sua organização?
Todas as organizações sem fins lucrativos são conscientes do orçamento. Afinal, quanto menos dinheiro for gasto em administração e captação de recursos, mais estará disponível para contratar funcionários e executar programas. Pesquisar não apenas os recursos de CRMs sem fins lucrativos, mas também os custos, pode ajudar a garantir que você obtenha o melhor valor.
Normalmente, o software sem fins lucrativos oferece três modelos de assinatura para empresas: licença exclusiva, assinatura mensal ou assinatura anual. A melhor opção para você dependerá do tamanho da sua organização, dos recursos oferecidos (pode haver diferentes recursos em diferentes níveis de assinatura) e do número de usuários que precisarão acessar o programa. Cada usuário pode exigir uma licença separada, portanto, certifique-se de entender a estrutura de custos do CRM sem fins lucrativos antes de tomar uma decisão.
Que tipo de suporte a empresa de software oferece?
Como qualquer organização, as empresas que produzem software de CRM sem fins lucrativos estão preocupadas com seus próprios relacionamentos com os clientes. Isso significa que eles querem oferecer um bom produto e mantê-lo satisfeito em longo prazo.
É importante entender qual suporte eles oferecem para o software, com que frequência ele é atualizado e como eles podem ajudar sua equipe a usar o programa de forma mais eficaz. Como os programas de CRM oferecem tantos recursos, pode levar algum tempo para conhecer todos eles e entender como usá-los melhor. A ajuda da empresa que faz o programa pode ser fundamental para que você comece a trabalhar.
Dez opções populares de software CRM
Há muitas opções disponíveis para software CRM. Listamos algumas aqui, incluindo algumas informações sobre cada uma delas, para dar a você um lugar para começar.
1. Mailchimp
Além de criar sites e campanhas de marketing por e-mail, o Mailchimp tem uma solução para gestão de empresas sem fins lucrativos: o software de CRM do Mailchimp, que pode manter sua organização organizada e conectada.
O Mailchimp oferece a capacidade de personalizar a forma como você categoriza seus contatos para tornar seu alcance de marketing e comunicação o mais direcionado e produtivo possível. Outros recursos incluem testes A/B, que permitem experimentar diferentes versões de assunto e design para ver o que recebe a melhor resposta e conteúdo dinâmico para que você possa usar um único modelo de e-mail e criar mensagens personalizadas para cada tipo de público.
2. Keela
O Keela é um programa de CRM voltado especificamente para organizações sem fins lucrativos. O Keela tem se concentrado fortemente no desenvolvimento de ferramentas eficazes de captação de recursos e marketing sem fins lucrativos e oferece ferramentas de captação de recursos, marketing por e-mail, gestão de dados, geração de relatórios e gestão de projetos. Embora o Keela seja um programa poderoso, pode não ser a melhor escolha para grupos de voluntários que não podem aproveitar a funcionalidade completa de Keela.
3. Nutshell
O Nutshell é um programa baseado na nuvem com aplicativos móveis para Android e iPhone. Ele não foi desenvolvido especificamente para organizações sem fins lucrativos, mas tem muitos recursos que funcionam bem para essas entidades, como automação de tarefas para e-mails.
4. Salesforce
O programa Nonprofit Cloud da Salesforce foi desenvolvido pensando nos problemas, simplificando o alcance de doadores, a gestão de projetos e outras necessidades sem fins lucrativos. Ele também oferece as primeiras 10 assinaturas gratuitas para organizações sem fins lucrativos.
5. Fundly
O Fundly tem uma integração com o Facebook muito robusta para que você possa transmitir sua mensagem para o maior número possível de pessoas e é especializado em crowdfunding. Ele também tem recursos que permitem rastrear solicitações de subsídios.
6. Raiser's Edge NXT
O Raiser's Edge NXT é um programa baseado na nuvem que tem uma ampla variedade de recursos e é otimizado para grandes ONGs. Ele também tem aplicativos móveis e, embora sua funcionalidade possa ser um pouco complexa, organizações com grandes bases de doadores podem achar a solução perfeita.
7. Kindful
Criado especificamente para organizações sem fins lucrativos e suas necessidades, o Kindful tem um foco específico na captação de recursos on-line. Se você aceitar doações on-line e quiser que todos os dados sejam sincronizados perfeitamente com o banco de dados da sua organização, essa pode ser uma boa escolha para você.
8. MonkeyPod
O MonkeyPod sabe que, à medida que sua organização aumenta, suas necessidades também mudam. Ele adiciona novos recursos e atualizações a cada semana e incentiva os usuários a contribuir com ideias e comentários para tornar o programa o mais útil possível para toda a comunidade sem fins lucrativos.
9. Trail Blazer
O Trail Blazer tem recursos para ONGs em geral, mas também inclui ferramentas específicas para campanhas políticas. Se a missão da sua organização estiver relacionada à política, você pode achar que as ferramentas de defesa do banco telefônico e das bases deles são especialmente úteis.
10. CiviCRM
Se o custo for uma preocupação, confira o CiviCRM. O software é de código aberto, então é totalmente gratuito. E tem recursos de relatório integrados ou personalizados.
Como aproveitar ao máximo seu software de CRM sem fins lucrativos
Depois de pesquisar os CRMs sem fins lucrativos disponíveis e investir no melhor programa de CRM sem fins lucrativos para você, maximize o potencial do programa para gestão de doadores, integração de banco de dados e tudo mais.
Saiba como usar o programa
Os programas de CRM sem fins lucrativos podem ser poderosos, mas todos esses recursos, como ferramentas de captação de recursos, capacidade de rastrear doações e gestão de doadores, podem ser sobrecarregados no início. Antes de entrar, reserve um tempo para garantir que todos que usarão o programa estejam familiarizados com seus principais recursos, saibam como acessar as informações de que precisam, como dados de doadores e ferramentas analíticas, e possam aproveitar ao máximo todos os recursos de CRM sem fins lucrativos.
Configure seus dados de uma forma que faça sentido para sua organização
Assim como cada organização tem uma missão diferente, cada uma usa os dados de uma maneira diferente. Se o seu foco for mais na captação de recursos entre colegas do que os principais doadores, você vai querer fazer disso o foco de como você usa o software de CRM. Se a sua organização for baseada em associação, a gestão e a comunicação da associação podem ser mais importantes do que o envolvimento do doador ou outras ferramentas.
Integre com outros programas
É improvável que seu software de CRM seja o único programa que sua organização usará. Não deixe de reservar um tempo para configurar todos os recursos que permitirão que você use o programa de forma mais eficaz, integrando-o a quaisquer outros programas utilizados para gestão de voluntários, mídia social ou gestão de eventos.
Fique atento a atualizações de software
Qualquer programa bom estará sempre procurando maneiras de melhorar o produto. Se o software de CRM sem fins lucrativos que você escolher adicionar recursos, atualizar maneiras de analisar dados ou introduzir ainda mais recursos de automação de fluxo de trabalho, você quer saber disso!
Se você precisa aprender a usar os novos recursos ou atualizar o próprio software, manter-se atualizado significa que você pode aproveitar ao máximo todos os principais recursos do programa e todas as soluções de CRM que ele oferece.
Depois de encontrar o programa de CRM certo para a sua organização, começar com os recursos de geração de relatórios, ferramentas de gestão de doadores e gestão de campanhas de captação de recursos ajudará a tornar a organização sem fins lucrativos o mais eficaz possível.