Quando os processos começam a parecer desorganizados ou ineficientes, pode ser difícil identificar o problema. Os pedidos estão demorando demais para serem processados? As informações essenciais estão se perdendo entre as equipes? Em vez de vasculhar planilhas e relatórios intermináveis, há uma maneira mais fácil de descobrir o que está dando errado.
Diagramas de fluxo de dados oferecem uma maneira direta de mostrar como as informações se movem dentro da sua empresa. Com apenas alguns símbolos básicos, você pode representar visualmente seus fluxos de trabalho, facilitando a identificação de onde os processos podem desacelerar ou sair do rumo. É como criar um mapa para os seus dados.
Pronto para traçar seu caminho para o sucesso? Vamos explorar como criar seus próprios diagramas de fluxo de dados e utilizá-los para otimizar as operações da sua empresa.
O que é um diagrama de fluxo de dados?
Um diagrama de fluxo de dados representa visualmente como a informação se movimenta por um sistema ou processo. Ao contrário dos fluxogramas de processo básicos, esses diagramas vão além de mapear etapas para mostrar como os dados se transformam entre os pontos. No entanto, eles não mostram o fluxo de controle—a lógica, as condições e o momento que determinam quando e por que os dados são movidos.
A ideia de diagramas de fluxo de dados surgiu na década de 1970 para auxiliar empresas a compreender sistemas de computador cada vez mais complexos. Edward Yourdon e Larry Constantine introduziram o diagrama no livro deles Structured Design. As empresas rapidamente adotaram essa forma simples e visual de mapear os dados que percorrem os sistemas.
À medida que os diagramas de fluxo de dados se tornaram mais populares, surgiram diferentes estilos, tais como:
- Diagrama de Gane-Sarson
- Yourdon/De Marco
- Método Estruturado de Análise e Design de Sistemas (SSADM)
- Linguagem de Modelagem Unificada (UML)
Cada estilo possui regras e símbolos próprios para indicar como os dados se movimentam. Gane e Sarson usam retângulos arredondados para processos, enquanto Yourdon e De Marco mantêm a simplicidade com círculos. O método UML usa figuras de palito para entidades externas em vez de formas básicas.
Como as empresas usam diagramas de fluxo de dados
Diagramas de fluxo de dados ajudam as empresas a resolver problemas do dia a dia e melhorar as operações. Veja como.
- Melhorando os processos de negócios: imagine que o pedido de um cliente fique parado porque precisa da aprovação de várias pessoas. Um diagrama de fluxo de dados mostra onde estão os gargalos, para você corrigir o processo e enviar os pedidos mais rapidamente.
- Design de programas de software: digamos que você esteja criando um novo aplicativo para gerenciar seus clientes. Um diagrama de fluxo de dados ajuda você a planejar como o aplicativo coleta, armazena e utiliza as informações dos clientes.
- Melhorando a comunicação: explicar um processo complicado para um novo funcionário pode ser complicado. O diagrama de fluxo de dados é um guia visual simples que mostra como as coisas funcionam, facilitando a compreensão.
- Melhorando a experiência do cliente: analisar o fluxo de dados do cliente pode revelar pontos problemáticos na jornada do cliente. Por exemplo, um diagrama de fluxo de dados pode mostrar que o seu processo de devolução é muito confuso. Assim que você identificar o problema, poderá simplificar o processo e deixar os clientes satisfeitos.
- Garantindo conformidade e segurança: diagramas de fluxo de dados mostram como informações sensíveis (números de cartão de crédito, fichas médicas etc.) se movem dentro da sua empresa. O rastreamento de informações sensíveis como essas garante que você siga as regras e proteja os dados dos hackers.
Ao mapear como as informações se movem, os diagramas de fluxo de dados ajudam as empresas a trabalhar de forma mais inteligente, e não de forma mais difícil. Eles são a chave para corrigir fluxos de trabalho lentos, melhorar o trabalho em equipe e criar uma experiência melhor para o cliente.
Tipos de diagramas de fluxo de dados
Ao criar diagramas de fluxo de dados, você tem duas opções: lógica e física. O diagrama lógico de fluxo de dados define um processo; já um diagrama físico de fluxo de dados mostra como ele funciona na prática. Vamos analisar cada tipo em detalhes.
Diagrama lógico de fluxo de dados
Pense nos diagramas de fluxo de dados lógicos como uma visão geral abrangente. Eles mostram como os dados fluem e se transformam sem entrar nos detalhes de como isso ocorre. Por exemplo, um diagrama lógico pode simplesmente mostrar “Processar pedido do cliente” sem especificar se o pedido foi feito no site, via ligação telefônica ou em uma compra presencial.
Diagrama de fluxo de dados físico
Os diagramas de fluxo de dados físicos detalham como as informações se movem através do sistema. Eles mostram softwares, bancos de dados e pessoas em cada etapa. Considere o exemplo do pedido do cliente. Um diagrama físico mostraria que o pedido entra no software de vendas, é processado no sistema do inventário e é salvo no banco de dados do cliente.
Quatro componentes de um diagrama de fluxo de dados
Cada diagrama de fluxo de dados utiliza quatro blocos básicos que descrevem como as informações são processadas. Esses elementos mostram de onde os dados vêm, para onde eles vão e o que acontece no percurso.
Entidade externa
Entidade externa é tudo de fora que interage com o seu sistema. São como os atores na história dos seus dados. Exemplos: um cliente fazendo um pedido, um fornecedor entregando mercadorias ou até outra empresa enviando informações. Elas também podem ser outros sistemas de computador que se comunicam com o seu.
Entidades externas enviam ou recebem informações, mas não as processam nem alteram. Elas são apenas os pontos de partida ou de chegada na jornada dos seus dados. A maioria dos diagramas mostra essas entidades como retângulos ou ovais, mas a UML utiliza uma figura de palito.
Processo:
Processo é uma ação que modifica ou organiza dados. Ele recebe informações, as modifica e gera um fluxo de saída. Exemplos incluem calcular um preço total, validar um login ou classificar pedidos de clientes com base nas regras de negócios.
Cada processo recebe um rótulo com uma frase curta e precisa que descreve o que ele faz, como “Processar pagamento”, “Enviar fatura” ou “Atualizar inventário". Geralmente, você verá processos mostrados como um círculo, um quadrado ou um retângulo arredondado.
Armazenamento de dados
Repositório de dados é onde as informações são guardadas para uso futuro. Bancos de dados na nuvem, arquivos de computador ou até armários com arquivos físicos servem como esses depósitos de dados.
Quando os processos precisam de informações, por exemplo, ao checar o histórico de pedidos de um cliente, eles pegam os dados guardados. Quando precisam salvar novas informações ou atualizar registros existentes, como registrar uma venda ou alterar um endereço de entrega, eles enviam dados para a loja.
A maioria dos diagramas mostra o armazenamento de dados como uma caixa com um lado aberto ou duas linhas horizontais. O símbolo pode ser rotulado como “Sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)”, “Registros de inventário” ou “Histórico de pedidos”.
Fluxo de dados
O fluxo de dados mostra como as informações se movem entre vários processos, entidades externas e repositórios de dados. Esses fluxos ligam todas as partes de um diagrama de fluxo de dados, mapeando como os dados se movem do início ao fim.
O rótulo de cada fluxo de dados descreve o tipo de dado transferido, como "Pedido do cliente", "Fatura" ou "Confirmação de pagamento". As setas indicam os fluxos de dados, demonstrando a direção do movimento. Alguns fluxos de dados são unidirecionais, e outros são bidirecionais.
Níveis do diagrama de fluxo de dados
Os diagramas de fluxo de dados se adaptam às suas demandas. Para uma visão geral de alto nível ou uma análise detalhada, esses níveis mostram seu sistema com o nível adequado de detalhes.
Nível 0: Diagrama de Contexto
O diagrama de contexto mostra todo o seu sistema no nível mais simples. Ele representa o seu sistema como um único processo central e então demonstra como as informações fluem entre o seu sistema e o mundo exterior.
Considere o sistema de agendamentos de uma clínica veterinária. Nessa visão geral de alto nível, você tem uma única bolha de processo no meio com o rótulo “Sistema de agendamento de pacientes”. Ao redor, você encontrará fluxos que levam para e de entidades externas, como:
- Os donos dos animais de estimação solicitando o agendamento e recebendo a confirmação
- Veterinários agendando horários e recebendo a lista diária de pacientes
- Um sistema de agendamento que faz o rastreamento de compromissos e envia o lembrete
Essa visão geral mostra o básico — quem interage com o seu sistema e quais informações circulam entre eles. Ele prepara o terreno para diagramas mais detalhados, que mostram exatamente como esses processos principais funcionam dentro do sistema.
Nível 1: análise do processo
O diagrama de fluxo de dados de nível 1 extrai um único processo do diagrama de contexto e o divide em subprocessos menores. Em vez de tratar todo o sistema como uma única unidade, este nível destaca os processos principais e como os dados são transmitidos entre eles.
Retornando ao sistema de agendamento da clínica veterinária, um diagrama de Nível 1 pode decompor o "Sistema de agendamento de pacientes" em processos distintos para:
- Verificando horários disponíveis
- Agendar novas consultas
- Gerenciar as agendas dos veterinários
- Enviar lembretes de consultas
- Atualizando registros de pacientes
Cada processo transforma dados e os passa para a próxima etapa. Por exemplo, quando o dono de um animal de estimação solicita um agendamento, o sistema confere as vagas disponíveis. Se a vaga estiver aberta, o sistema de software processa a solicitação e atualiza a agenda do veterinário. Em seguida, ele envia um lembrete ao dono do animal e guarda os detalhes da consulta em um arquivo de dados para os registros do paciente.
Nível 2: fluxo detalhado do processo
O diagrama de fluxo de dados de nível 2 detalha ainda mais, mostrando as etapas dentro de cada subprocesso. Essa visão detalhada identifica gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria nos fluxos de trabalho.
No processo de "Agendar novas consultas" do exemplo da clínica veterinária, as etapas específicas podem incluir:
- Criar ou atualizar registros de pacientes
- Checar o histórico de vacinação do animal
- Comparar os horários com o tipo de visita
- Coordenar com a disponibilidade do laboratório
Os fluxos de dados também ficam mais específicos. Em vez de apenas “Solicitação de agendamento”, você pode ver quais informações são transferidas entre as etapas. Por exemplo, ao combinar intervalos com o tipo de visita, você pode rastrear como o sistema recebe a solicitação, encontra um intervalo aberto suficientemente longo para esse tipo de visita e salva o horário na agenda.
A maioria das empresas para no Nível 2 porque ir mais fundo geralmente cria mais confusão do que clareza. Embora você possa detalhar ainda mais os processos — como dividir “Conferir disponibilidade do veterinário” em etapas para acessar o calendário, filtrar por especialidade e checar conflitos — esse nível de detalhe raramente resolve os problemas de negócios.
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Processo passo a passo para criar um diagrama de fluxo de dados
Criar um diagrama de fluxo de dados pode parecer complicado, mas é mais simples do que você imagina. Ao seguir estas etapas simples, você mapeará seus sistemas de informação como um profissional em pouco tempo.
Etapa 1: defina o escopo
Antes de começar, tire um momento para decidir o que mapear. Quais são os limites do seu sistema? Quais processos ou atividades você quer incluir? Ao definir claramente o escopo, você mantém o foco e evita se perder nos detalhes.
Etapa 2: crie um diagrama de nível de contexto
Comece com o panorama geral. Desenhe uma única forma que represente todo o seu sistema e depois adicione formas ao redor para as entidades externas que interagem com ele. Use setas para mostrar como os dados fluem entre eles.
Não se esqueça de rotular tudo claramente. Dê ao seu sistema um nome descritivo dentro da forma central e rotule cada entidade externa. Além disso, rótulo cada seta com o tipo de dado que está fluindo, como "Pedido do cliente", "Informações de pagamento" ou "Confirmação de envio".
Etapa 3: defina os subprocessos
Divida o processo principal em partes menores. Lembre-se da regra de ouro: cada processo deve receber informações, fazer algo com elas e as enviar.
Anote:
- Principais tarefas: quais são as principais tarefas do sistema?
- Entradas e saídas: quais informações cada tarefa necessita e o que ela gera?
- Transformação de dados: como cada etapa modifica ou processa as informações?
Acompanhe como os dados percorrem o sistema até completarem a jornada. Se você não souber como certos processos funcionam, converse com as pessoas que lidam com eles diariamente.
Etapa 4: monte um diagrama de Nível 1
Agora é hora de montar as peças do seu quebra-cabeça de fluxo de dados. Pegue os subprocessos que você definiu na Etapa 3 e mapeie visualmente.
Comece com uma entidade externa que aciona o processo, como um cliente que faz um pedido. Desenhe o primeiro processo, depois siga o fluxo de dados pelo sistema. Adicione cada processo em sequência, ligando com setas para mostrar como os dados são transferidos entre eles.
Rotule cada fluxo de dados para que fique claro o que é transferido em cada etapa. Acompanhe a jornada dos dados até que eles alcancem o destino final, seja uma entidade externa ou um repositório de dados.
Etapa 5: revise e refine o diagrama
Repasse o diagrama às principais partes interessadas que utilizam e gerenciam o sistema. Eles podem notar coisas que você deixou passar ou sugerir maneiras mais claras de mostrar como funciona. Depois de receber a opinião deles, trabalhem juntos para encontrar formas de melhorar os processos. Pense nisso como um mapa para encontrar melhores rotas no sistema.
Boas práticas para o sucesso do diagrama de fluxo de dados
Você já conhece o básico dos diagramas de fluxo de dados, mas aqui está como melhorá-los.
Use um criador de diagramas de fluxo de dados
Embora desenhar seus diagramas à mão seja bom, ferramentas de software online como Lucidchart e Miro podem deixar as coisas muito mais fáceis e rápidas. Essas ferramentas geralmente possuem modelos com formas e conectores de arrastar e soltar prontos para uso. Eles também facilitam editar e compartilhar seus diagramas, para que você possa atualizá-los rapidamente conforme os processos mudam.
Encontre um exemplo de diagrama de fluxo de dados
A internet está repleta de exemplos de diagramas de fluxo de dados. Procure exemplos no seu setor ou que mapeiem processos semelhantes aos seus. Eles podem mostrar a você quais layouts funcionam bem e identificar elementos importantes que você pode ter deixado passar. Lembre-se de adaptar qualquer exemplo para se adequar às suas necessidades específicas, em vez de copiá-lo exatamente.
Siga a notação padrão
Cada estilo de diagramação possui símbolos próprios — círculos para processos em um método, retângulos em outro. Escolha um estilo de notação e use-o uniformemente em todo o diagrama. Além disso, use a mesma fonte, tamanho de texto e estilos de linha em todo o seu diagrama para manter um visual limpo e profissional.
Siga o fluxo da esquerda para a direita
Organize seus processos para fluírem da esquerda para a direita na página. Essa direção natural facilita para que outras pessoas sigam como os dados migram pelo sistema. Embora você precise eventualmente mostrar dados fluindo em outras direções, tente minimizar as linhas cruzadas que podem deixar o diagrama confuso.
Limite os processos por nível
Não tente mostrar tudo em um único diagrama. Deixe cada nível com até 9 processos — mais do que isso, fica confuso e difícil de entender. Em vez disso, aninhe processos complexos em subdiagramas separados, onde você possa dividi-los em etapas mais claras e detalhadas.
Principais conclusões
- Observe os processos: use diagramas de fluxo de dados para mapear como as informações se movem por um sistema e identificar áreas para melhoria.
- Vá além dos fluxogramas: sempre mostre como os dados mudam conforme se movem, não apenas as etapas de um processo.
- Divida os processos em etapas claras: garanta que cada processo tenha uma entrada clara, uma ação clara e uma saída clara.
- Mantenha seus diagramas simples: use símbolos padrões, faça o fluxo da esquerda para a direita e limite o número de processos por nível.
- Revise e refine: peça feedback das principais partes interessadas para garantir a precisão do seu diagrama e identificar onde melhorar os processos.