A comunicação clara e imediata é a base de qualquer relacionamento bem-sucedido. O mesmo pode ser dito sobre os relacionamentos no local de trabalho com seus clientes, consumidores e colegas.
Se você planeja ficar fora do escritório, mesmo que seja apenas por alguns dias, configurar uma mensagem de resposta automática é essencial. Isso não apenas ajuda a manter o profissionalismo na sua ausência, mas também pode resolver questões urgentes que exigem atenção imediata.
Então, que informações você deve incluir em seu e-mail de ausência e quando você deve usá-lo? Neste artigo, vamos guiá-lo passo a passo no processo de escrever uma mensagem eficaz de ausência do escritório.
O que é um e-mail de resposta automática?
Um e-mail de resposta automática, também conhecido como mensagem de ausência, é uma resposta automática pré-escrita que notifica as pessoas sobre sua ausência no trabalho.
Independentemente de se estar ausente por apenas alguns dias ou por um longo período de tempo, ter uma mensagem de ausência temporária é considerada uma prática standard. Isso elimina qualquer confusão e deixa uma boa impressão em seus parceiros de negócios.
Uma resposta imediata é uma demonstração de boa-fé, especialmente quando você está tentando impressionar os clientes. No entanto, isso nem sempre é possível. Por mais dedicados que sejamos, ainda precisamos tirar um tempo para nós mesmos ou cuidar de outras responsabilidades de tempos em tempos. A próxima melhor coisa que você pode fazer nessa situação é ter um e-mail de ausência temporária bem pensado e conciso.
Como regra geral, você deve usar e-mails de resposta automática se houver um atraso na sua resposta.
Aqui estão algumas situações comuns em que você pode utilizar uma resposta de ausência temporária: compromissos
- Sair mais cedo do trabalho
- Tirando um dia de folga pessoal
- Férias
- Viagem de negócios
- Licença médica
- Licença-maternidade
- Sabático
- Sempre que você não tiver acesso a e-mails ou tiver acesso limitado à internet
É claro que você não precisa limitar as mensagens de resposta automática ao local de trabalho. Tente usá-las também na sua própria vida. Veja quais benefícios as mensagens de resposta automática podem trazer para seus e-mails pessoais x corporativos.
O que você deve incluir em um e-mail de resposta automática?
Uma mensagem de ausência temporária bem-sucedida é cheia de informações úteis, mas direta ao ponto. Deve satisfazer a pessoa que está tentando entrar em contato com você até sua volta, seja dando um motivo para sua ausência ou indicando outra pessoa para contato.
Aqui estão os componentes essenciais que você deve incluir em suas mensagens de ausência.
Motivo da ausência
Embora não seja preciso incluir o motivo exato da sua ausência, uma menção rápida a ele pode ajudar seus clientes e colegas a avaliar se você fará verificações periódicas ou desaparecerá para sempre. Isso também pode fazer com que sua resposta de ausência temporária pareça mais pessoal e dê a você um ponto de partida para quando voltar.
Em geral, mantenha a simplicidade mencionando brevemente se você está de férias, doente ou se sua empresa está simplesmente fechada para férias comerciais.
Duração da ausência
As respostas automáticas que não incluem a duração da sua ausência ou a data de retorno estão incompletas. Se seus parceiros de negócios não souberem o período da sua ausência, podem enviar vários e-mails, dificultando a organização e a localização da solicitação original na sua caixa de entrada.
Verifique sua mensagem de ausência para ver se há um intervalo de tempo claro ou uma data de término. Informe seus contatos quando eles podem esperar uma resposta.
Ponto de contato
Às vezes, a pessoa que está entrando em contato com você precisará de ajuda imediata. Garanta que ela receba a ajuda necessária incluindo uma lista de contatos para diversos assuntos urgentes. Indique os nomes, endereços de e-mail e cargos dos colegas de trabalho que estão dispostos a cobrir você na sua ausência. Lembre-se de prepará-los com todas as informações e documentos de que precisam para ajudar você também.
Se você tiver disponibilidade para responder a algumas perguntas enquanto estiver fora, mas não quiser manter seu computador ligado o tempo todo, considere a possibilidade de fornecer seu número de celular em sua mensagem de ausência temporária.
Talvez sejam necessários alguns rascunhos antes de você criar a mensagem perfeita de ausência temporária. No entanto, existem algumas coisas que devem e não devem ser feitas para torná-lo o mais eficaz e útil possível.
Siga estas regras de ouro para levar suas mensagens de ausência ao próximo nível.
O que fazer com nas respostas automáticas de e-mail
- Seja educado e profissional: o tom das suas mensagens de ausência deve ser sempre educado e profissional. Se for para seus clientes, faça questão de demonstrar seu pedido de desculpas.
- Seja claro e sucinto: não tenha medo de ser claro e sucinto em suas mensagens de ausência temporária. Por exemplo, a pessoa que está entrando em contato com você não precisa necessariamente saber onde você vai passar as férias. Concentre-se nas datas exatas em que você estará fora do trabalho e seus pontos de contato. Coloque essas informações em negrito ou realce, se necessário.
- Vá além: mostre que você deseja oferecer ajuda mesmo na sua ausência. Para seus colegas de trabalho, inclua uma lista de links internos importantes. Para seus clientes, dê a eles promoções especiais e ofertas das quais eles possam aproveitar.
O que não fazer nas respostas automáticas de e-mail
- Fazer compromissos vazios: não prometa verificar seus e-mails ou outras mensagens nas férias se você não tiver intenção de fazê-lo. Se você tiver acesso limitado a e-mails, não se comprometa a responder assim que estiver de volta ao escritório, caso tenha muito o que atualizar. Definir expectativas pode levar a mais problemas no futuro.
- Incluir um colega que não concordou em ajudar: não liste um colega como endereço de e-mail de contato se ele não concordar em ajudar. Isso pode prejudicar tanto o colega quanto a pessoa que está enviando o e-mail, fazendo com que você pareça negligente e pouco profissional.
- Prometer uma resposta imediata de seus colegas: da mesma forma, mesmo que seu colega concorde em ajudar, não o comprometa com uma resposta imediata. Ele está assumindo o seu trabalho além do dele próprio.
Baixe exemplos de modelos de e-mail de ausência temporária
Embora as dicas que fornecemos até agora sejam úteis, pode ser útil entender como é uma boa mensagem de ausência temporária.
Nossa coleção de mensagens de ausência foi criada para ajudar você a comunicar sua ausência de forma profissional e eficaz.
Comunique sua ausência de forma profissional
Não deixe sua equipe na mão. Baixe nossos modelos de e-mail ausência temporária para comunicar claramente sua ausência e garantir que sua equipe esteja informada.
Os e-mails de resposta automática podem ajudar a manter a eficiência da comunicação em vários cenários de negócios. Desde o gerenciamento de expectativas durante sua ausência até o reconhecimento das consultas dos clientes, essas mensagens automatizadas desempenham um papel crucial na comunicação profissional.
Respostas automáticas de ausência
As respostas automáticas de ausência são essenciais para manter uma comunicação profissional enquanto estiver fora do trabalho. Essas mensagens normalmente incluem o período de ausência, a data de retorno e um contato alternativo para assuntos urgentes.
Uma mensagem de ausência temporária bem elaborada garante que os remetentes sejam informados sobre sua indisponibilidade e ajuda a gerenciar as expectativas de resposta deles.
Respostas automáticas de atendimento ao cliente
As respostas automáticas do atendimento ao cliente são respostas imediatas enviadas aos clientes quando eles enviam uma consulta ou um ticket de suporte. Essas mensagens geralmente confirmam que a equipe de suporte recebeu a consulta, apresentam um tempo de resposta estimado e podem incluir links para perguntas frequentes ou recursos de autoajuda.
Esse tipo de resposta automática ajuda a definir expectativas e pode resolver problemas antes da intervenção de um agente de suporte.
Respostas automáticas Agradecemos o seu contato
As respostas automáticas “Agradecemos o seu contato” são enviadas imediatamente após um cliente entrar em contato por meio de um formulário de contato ou e-mail.
Essas mensagens reconhecem o recebimento da comunicação do cliente, expressam gratidão pelo interesse e geralmente fornecem informações sobre quando podem esperar uma resposta mais detalhada. Esse tipo de resposta automática ajuda a construir a confiança do cliente, garantindo que a mensagem dele não seja perdida.
Respostas automáticas para confirmação de inscrição em newsletter
Respostas automáticas de confirmação de inscrição em newsletters são enviadas aos usuários que acabaram de se inscrever em uma lista de e-mails. Essas mensagens geralmente confirmam a assinatura, dão boas-vindas ao novo assinante e podem incluir informações sobre que tipo de conteúdo esperar e com que frequência.
Alguns também podem incluir uma chamada para ação para interagir com a marca imediatamente ou oferecer uma promoção especial de “boas-vindas”.
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Como usar e-mails de resposta automática para automação de marketing
E-mails de resposta automática não são somente para mensagens de ausência ou atendimento ao cliente; você pode usá-los como parte de seus esforços de automação de marketing. Usar respostas automáticas estrategicamente pode nutrir leads, simplificar seus processos de CRM e criar campanhas de marketing mais direcionadas.
Vamos explorar como e-mails de resposta automática podem gerar melhores resultados para sua empresa.
Como as respostas automáticas podem nutrir leads
Quando um lead preenche um formulário de contato ou baixa um recurso, uma resposta automática pode fornecer conteúdo relevante, responder a perguntas comuns ou guiá-lo para a próxima etapa da jornada do comprador.
Ao adaptar essas respostas com base nas ações ou interesses do lead, você pode manter o engajamento e mover os leads ainda mais para baixo no funil de vendas sem intervenção manual.
Por exemplo, se um lead baixar um estudo de caso sobre um produto específico, sua resposta automática poderá incluir recursos adicionais relacionados a esse produto, depoimentos de clientes ou um convite para um webinar relevante. Essa abordagem oportuna e direcionada mantém sua marca em destaque e demonstra seu compromisso em fornecer valor.
Integração de respostas automáticas com sistemas CRM
Quando as respostas automáticas são conectadas ao seu CRM, elas podem atualizar automaticamente as informações dos leads, acionar tarefas de acompanhamento para representantes de vendas e fornecer dados valiosos para a pontuação dos leads.
Por exemplo, quando um lead responde a um e-mail de resposta automática clicando em um link específico ou solicitando mais informações, essa interação pode ser registrada no seu CRM. Esses dados podem ser usados para priorizar leads, personalizar comunicações futuras ou acionar fluxos de trabalho automatizados.
Segmentação de listas de e-mail com base em respostas automáticas
Analisar como os destinatários interagem com suas respostas automáticas pode fornecer insights sobre interesses, preferências e nível de envolvimento deles. Essas informações podem então ser usadas para criar campanhas de marketing por e-mail mais direcionadas e eficazes.
Por exemplo, se um assinante interagir consistentemente com respostas automáticas que contêm atualizações de produtos, mas ignorar aquelas sobre notícias do setor, você pode segmentá-lo em uma lista “focada no produto”.
Da mesma forma, você pode identificar leads altamente engajados com base nas interações deles com respostas automáticas e criar um segmento separado para uma qualificação acelerada.
Resposta automática a e-mails e conformidade com o RGPD
O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) tem diretrizes rígidas para lidar com dados pessoais, incluindo informações compartilhadas em respostas automatizadas. Entender como criar respostas automáticas compatíveis com o RGPD é crucial para as empresas manterem a confiança e evitarem possíveis problemas legais.
Aqui estão algumas maneiras de garantir que seus e-mails de resposta automática cumpram as leis de proteção de dados.
Como garantir que as respostas automáticas estejam em conformidade com as leis de proteção de dados
Para garantir que seus e-mails de resposta automática estejam em conformidade com o RGPD e outras leis de proteção de dados:
- Obtenha consentimento explícito: envie respostas automáticas apenas para indivíduos que deram consentimento claro para receber comunicações de sua organização.
- Ofereça transparência: defina em sua política de privacidade como você usa e-mails de resposta automática e quais dados eles podem conter.
- Implemente a minimização de dados: inclua apenas as informações necessárias em suas respostas automáticas, evitando o excesso de dados pessoais.
- Respeite as solicitações de exclusão: certifique-se de que seu sistema de resposta automática esteja integrado aos seus mecanismos de exclusão ou cancelamento de assinatura para evitar o envio de mensagens para aqueles que retiraram o consentimento.
- Transmissão segura: use criptografia e protocolos seguros ao enviar e-mails de resposta automática que contenham informações pessoais.
Quais informações você deve e não deve incluir para manter a conformidade
Para manter a conformidade com o RGPD em seus emails de resposta automática:
Inclua:
- Uma breve explicação de por que a resposta automática está sendo enviada
- Informações de contato essenciais para assuntos urgentes
- Um link para a sua política de privacidade
- Informações sobre como cancelar o recebimento de próximas comunicações
Não inclua:
- Detalhes pessoais desnecessários sobre o destinatário ou remetente
- Informações confidenciais sobre outros funcionários ou clientes
- Mensagens de marketing sem consentimento prévio
- Links para sites de terceiros sem divulgação adequada
Mantenha um bom atendimento ao cliente com respostas automáticas profissionais
Se você deseja configurar seu e-mail comercial, diferencie-se da concorrência com um atendimento ao cliente de primeira usando uma mensagem automática de resposta para férias. Ao oferecer uma comunicação clara e contatos alternativos, você demonstra seu profissionalismo e atende às expectativas do cliente mesmo quando estiver longe do trabalho.
Além das mensagens de ausência temporária, outros tipos de automação de e-mail também podem ajudar sua empresa a crescer. Elimine tarefas maçantes e obtenha ajuda com e-mails transacionais, e-mails de boas-vindas, e-mails que não recebem respostas e muito mais usando o software de marketing por e-mail do Mailchimp.
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