A comunicação clara e imediata é a base de qualquer relacionamento bem-sucedido. O mesmo pode ser dito sobre os relacionamentos no local de trabalho com seus clientes, consumidores e colegas.
Se você planeja ficar fora do escritório, mesmo que seja apenas por alguns dias, configurar uma mensagem de resposta automática é essencial. Isso não apenas ajuda a manter o profissionalismo na sua ausência, mas também pode resolver questões urgentes que exigem atenção imediata.
Então, que informações você deve incluir em seu e-mail de ausência e quando você deve usá-lo? Neste artigo, vamos guiá-lo passo a passo no processo de escrever uma mensagem eficaz de ausência do escritório.
O que é um e-mail de resposta automática?
Um e-mail de resposta automática, também conhecido como mensagem de ausência, é uma resposta automática pré-escrita que notifica as pessoas sobre sua ausência no trabalho.
Independentemente de se estar ausente por apenas alguns dias ou por um longo período de tempo, ter uma mensagem de ausência temporária é considerada uma prática standard. Isso elimina qualquer confusão e deixa uma boa impressão em seus parceiros de negócios.
Como os e-mails de resposta automática informam sua ausência aos remetentes
E-mails de resposta automática são mensagens automatizadas que notificam imediatamente os remetentes quando você não está disponível. Quando configuradas, essas mensagens respondem instantaneamente, informando os remetentes que você está ausente no momento e indicando quando poderá responder.
Esse recurso é especialmente conveniente durante férias ou viagens de negócios. Além disso, assegura uma comunicação contínua e define claramente o que os remetentes podem esperar. Ele ajuda a manter o profissionalismo das relações mesmo quando você está longe do escritório.
Como configurar respostas automáticas no Gmail
Para configurar respostas automáticas no Gmail, siga estes passos simples. Primeiro, acesse as configurações do Gmail clicando no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecionando "Mostrar todas as configurações".
Ative a resposta automática de férias
Role para baixo até a seção "Resposta automática de férias". Nela, você pode ativar o recurso de resposta automática selecionando "Resposta automática de férias ativada".
Escreva sua mensagem
Preencha a data de início, a data de término e a mensagem que você deseja enviar enquanto estiver fora. Sua mensagem deve ser clara. Forneça as informações essenciais, como a duração da sua ausência e outras opções de contato.
Quando terminar, clique em "Salvar alterações" na parte inferior da página. Sua resposta automática está configurada!
Como configurar respostas automáticas no Microsoft Outlook
Configurar respostas automáticas no Microsoft Outlook é um processo simples. Ele garante que seus contatos sejam informados da sua ausência. Siga estes passos para configurá-las:
Acessar respostas automáticas
Acesse o menu "Arquivo" e selecione "Respostas automáticas". Se você vir "Assistente de ausência", clique nessa opção.
Ative respostas automáticas
Selecione a opção "Ativar respostas automáticas". Você pode especificar o intervalo de datas durante o qual sua resposta automática estará ativa. Insira as datas de início e término.
Escreva sua mensagem
Escreva sua mensagem de ausência, sem se esquecer de incluir o motivo e a duração da ausência, além de um contato alternativo, se necessário. Mantenha as coisas concisas e profissionais.
Quando terminar, clique em "Salvar" para ativar sua resposta automática.
Quando usar e-mails de resposta automática
Os e-mails de resposta automática são úteis para manter a comunicação mesmo quando você está indisponível. Você pode usá-los durante férias, licenças médicas ou sempre que sua resposta puder demorar.
Ao configurar respostas automáticas, você demonstra profissionalismo e mantém seus contatos informados.
É possível usar respostas automáticas em diversos cenários:
- Compromissos
- Sair mais cedo do trabalho
- Dias de folga
- Férias
- Viagens de negócios
- Licença médica
- Licença-maternidade
- Períodos sabáticos
- Acesso limitado à internet
Pense em usar respostas automáticas não apenas em situações profissionais, mas também em e-mails pessoais para administrar sua comunicação de forma eficaz.
O que você deve incluir em um e-mail de resposta automática?
Uma mensagem de ausência temporária bem-sucedida é cheia de informações úteis, mas direta ao ponto. Deve satisfazer a pessoa que está tentando entrar em contato com você até sua volta, seja dando um motivo para sua ausência ou indicando outra pessoa para contato.
Aqui estão os componentes essenciais que você deve incluir em suas mensagens de ausência.
Motivo da ausência
Embora não seja preciso incluir o motivo exato da sua ausência, uma menção rápida a ele pode ajudar seus clientes e colegas a avaliar se você fará verificações periódicas ou desaparecerá para sempre. Isso também pode fazer com que sua resposta de ausência temporária pareça mais pessoal e dê a você um ponto de partida para quando voltar.
Em geral, mantenha a simplicidade mencionando brevemente se você está de férias, doente ou se sua empresa está simplesmente fechada para férias comerciais.
Duração da ausência
As respostas automáticas que não incluem a duração da sua ausência ou a data de retorno estão incompletas. Se seus parceiros de negócios não souberem o período da sua ausência, podem enviar vários e-mails, dificultando a organização e a localização da solicitação original na sua caixa de entrada.
Verifique sua mensagem de ausência para ver se há um intervalo de tempo claro ou uma data de término. Informe seus contatos quando eles podem esperar uma resposta.
Ponto de contato
Às vezes, a pessoa que está entrando em contato com você precisará de ajuda imediata. Garanta que ela receba a ajuda necessária incluindo uma lista de contatos para diversos assuntos urgentes. Indique os nomes, endereços de e-mail e cargos dos colegas de trabalho que estão dispostos a cobrir você na sua ausência. Lembre-se de prepará-los com todas as informações e documentos de que precisam para ajudar você também.
Se você tiver disponibilidade para responder a algumas perguntas enquanto estiver fora, mas não quiser manter seu computador ligado o tempo todo, considere a possibilidade de fornecer seu número de celular em sua mensagem de ausência temporária.
O que fazer e o que não fazer com e-mails de resposta automática
Talvez sejam necessários alguns rascunhos antes de você criar a mensagem perfeita de ausência temporária. No entanto, existem algumas coisas que devem e não devem ser feitas para torná-lo o mais eficaz e útil possível.
Siga estas regras de ouro para levar suas mensagens de ausência ao próximo nível.
O que fazer com nas respostas automáticas de e-mail
- Seja educado e profissional: o tom das suas mensagens de ausência deve ser sempre educado e profissional. Se elas forem para seus clientes, faça questão de demonstrar que sente muito.
- Seja claro e sucinto: suas mensagens de ausência temporária devem ser claras e sucintas, sem medo. Por exemplo, a pessoa que está entrando em contato com você não precisa saber onde você vai passar as férias. Destaque as datas exatas em que você estará fora do trabalho e quem mais eles podem contatar na sua ausência. Realce ou coloque essas informações em negrito, se necessário.
- Vá além: mostre que você quer ajudar mesmo na sua ausência. No caso dos seus colegas de trabalho, inclua uma lista de links internos importantes. Já no caso dos seus clientes, apresente promoções especiais e ofertas que eles possam aproveitar.
O que não fazer nas respostas automáticas de e-mail
- Fazer promessas vazias: não prometa verificar seus e-mails ou outras mensagens nas férias se você não tiver intenção de fazê-lo. Se você tiver pouco acesso ao e-mail, não se comprometa a responder assim que estiver de volta ao escritório caso vá ter muito o que fazer ao retornar. Criar expectativas pode causar mais problemas no futuro.
- Incluir colegas que não concordaram em ajudar: não liste colegas como endereços de e-mail de contato se eles não tiverem concordado em ajudar. Isso pode tanto pegar seus colegas desprevenidos quanto as pessoas que estão enviando os e-mails, fazendo você parecer negligente e pouco profissional.
- Prometer respostas imediatas dos seus colegas: mesmo que seus colegas concordem em ajudar, não os comprometa a responder imediatamente. Além do trabalho deles mesmos, eles assumirão o seu.
Baixe exemplos de modelos de e-mail de ausência temporária
Embora as dicas que fornecemos até agora sejam úteis, pode ser útil entender como é uma boa mensagem de ausência temporária.
Nossa coleção de mensagens de ausência foi criada para ajudar você a comunicar sua ausência de forma profissional e eficaz.
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Tipos de e-mails de resposta automática
Os e-mails de resposta automática podem ajudar a manter a eficiência da comunicação em vários cenários de negócios. Desde o gerenciamento de expectativas durante sua ausência até o reconhecimento das consultas dos clientes, essas mensagens automatizadas desempenham um papel crucial na comunicação profissional.
Respostas automáticas de ausência
As respostas automáticas de ausência são essenciais para manter uma comunicação profissional enquanto estiver fora do trabalho. Essas mensagens normalmente incluem o período de ausência, a data de retorno e um contato alternativo para assuntos urgentes.
Uma mensagem de ausência temporária bem elaborada garante que os remetentes sejam informados sobre sua indisponibilidade e ajuda a gerenciar as expectativas de resposta deles.
Respostas automáticas de atendimento ao cliente
As respostas automáticas do atendimento ao cliente são respostas imediatas enviadas aos clientes quando eles enviam uma consulta ou um ticket de suporte. Essas mensagens geralmente confirmam que a equipe de suporte recebeu a consulta, apresentam um tempo de resposta estimado e podem incluir links para perguntas frequentes ou recursos de autoajuda.
Esse tipo de resposta automática ajuda a definir expectativas e pode resolver problemas antes da intervenção de um agente de suporte.
Respostas automáticas Agradecemos o seu contato
As respostas automáticas “Agradecemos o seu contato” são enviadas imediatamente após um cliente entrar em contato por meio de um formulário de contato ou e-mail.
Essas mensagens reconhecem o recebimento da comunicação do cliente, expressam gratidão pelo interesse e geralmente fornecem informações sobre quando podem esperar uma resposta mais detalhada. Esse tipo de resposta automática ajuda a construir a confiança do cliente, garantindo que a mensagem dele não seja perdida.
Respostas automáticas para confirmação de inscrição em newsletter
Respostas automáticas de confirmação de inscrição em newsletters são enviadas aos usuários que acabaram de se inscrever em uma lista de e-mails. Essas mensagens geralmente confirmam a assinatura, dão boas-vindas ao novo assinante e podem incluir informações sobre que tipo de conteúdo esperar e com que frequência.
Alguns também podem incluir uma chamada para ação para interagir com a marca imediatamente ou oferecer uma promoção especial de “boas-vindas”.