O que fazer e o que não fazer em e-mails de resposta automática
Pode levar alguns rascunhos até você criar a mensagem perfeita de ausência temporária. No entanto, há algumas coisas que você pode fazer e não pode fazer para torná-las mais eficazes e úteis.
Siga estas regras de ouro para elevar suas mensagens de ausência ao próximo patamar.
O que fazer nas respostas automáticas de e-mail
- Seja educado e profissional: o tom de suas mensagens de ausência deve ser sempre educado e profissional. Se sua ausência se der perante seus clientes, faça questão de mostrar que você lamenta não estar disponível.
- Seja claro e sucinto: não tenha medo de ser claro e breve em suas mensagens de ausência. Por exemplo, a pessoa que entra em contato com você não precisa necessariamente saber para onde você está indo de férias. Concentre-se nas datas exatas em que você estará ausente do trabalho e nos seus pontos de contato. Negrite ou destaque essas informações, se necessário.
- Vá além: mostre que você quer ajudar mesmo em sua ausência. Para seus colegas de trabalho, inclua uma lista de links internos importantes. Para seus clientes, indique promoções e ofertas especiais que eles podem aproveitar.
O que não fazer em e-mails de resposta automática
- Assumir compromissos que não vai cumprir: não prometa verificar seus e-mails ou outras mensagens nas férias se não tiver intenção de fazê-lo. Não se comprometa a responder assim que voltar ao escritório caso tenha muitas tarefas pendentes. Definir expectativas pode gerar mais problemas no futuro.
- Incluir um colega que não concordou em ajudar: não indique um colega como contato de emergência se ele não concordou em ajudar. Isso pode desapontar tanto o colega quanto o remetente do e-mail desprevenidos, transmitindo a impressão de que você é negligente e pouco profissional.
- Prometer resposta imediata dos colegas: no mesmo sentido, ainda que seu colega concorde em ajudar, não os comprometa afirmando que eles responderão imediatamente. Eles estarão fazendo o seu trabalho além do trabalho deles.
Exemplos de e-mail de resposta automática
Se você estiver se perguntando como é um bom e-mail de ausência, dê uma olhada nos exemplos a seguir. Fique à vontade para usá-los como modelos para suas próprias respostas automáticas. Em geral, sempre leve em consideração o destinatário de sua mensagem de ausência e personalize sua resposta de acordo com o perfil dessa pessoa.
Exemplo 1
Prezado [Nome],
Agradeço seu e-mail. Estarei de férias com minha família de [data de início] a [data de término]. Durante esse período, terei acesso limitado ao e-mail e só poderei responder à sua mensagem depois do meu retorno.
Se precisar de ajuda imediatamente, entre em contato com [nome e as informações de contato de um colega que possa ajudar].
Obrigado por sua compreensão e terei grande satisfação em entrar em contato com você após meu retorno.
[Sua saudação preferida],
[Seu nome]
Exemplo 2
Olá, pessoal!
Estarei fora do escritório hoje e não terei acesso ao e-mail, [data], devido a uma emergência que precisa de minha atenção imediata. Estarei de volta ao escritório amanhã e peço desculpas por qualquer inconveniente.
Se vocês tiverem algum problema urgente, entrem em contato com [nome e informações de contato de um colega que possa ajudar] para obter assistência.
Obrigado pela compreensão.
[Saudação],
[Seu nome]
Mantenha um bom atendimento ao cliente com respostas automáticas profissionais
Se você deseja configurar seu e-mail comercial, diferencie-se da concorrência com um atendimento ao cliente de primeira linha usando uma mensagem de resposta automática de férias. Ao apresentar uma comunicação clara e oferecer contatos alternativos, você demonstra seu profissionalismo e atende às expectativas do seu cliente mesmo quando ausente do trabalho.
Além de mensagens de ausência, outros tipos de automação de e-mails também podem ajudar sua empresa a crescer. Elimine a atribulação da sua agenda e obtenha ajuda com e-mails transacionais, e-mails de boas-vindas, e-mails sem resposta e muito mais usando o software de marketing por e-mail do Mailchimp.
Precisa de ajuda com o design do e-mail? Confira nossos materiais sobre modelos de design de e-mails e as melhores fontes para e-mails.