Como fazer um e‑mail de resposta automática

O que é um e-mail de resposta automática?

O e-mail de resposta automática, também conhecido como mensagem de ausência do escritório, é uma resposta redigida previamente e automatizada que notifica as pessoas sobre sua ausência do trabalho.

Ausente por apenas alguns dias ou por um longo período, é prática padrão ter uma mensagem de ausência. Ela elimina eventuais confusões e deixa uma boa impressão perante seus parceiros comerciais.

Quando se deve usar um e-mail de resposta automática?

Responder imediatamente é uma demonstração de boa-fé, principalmente quando se está tentando impressionar os clientes. No entanto, nem sempre é possível responder na hora. Por mais dedicados que sejamos, ainda precisamos tirar um tempo de folga para nós mesmos ou para cuidar de outras responsabilidades de vez em quando. Depois disso, a melhor coisa que você pode fazer em uma situação assim é deixar ativo um e-mail de ausência bem elaborado e conciso.

Como regra geral, você deve usar e-mails de resposta automática caso haja demora para enviar sua resposta.

Seguem algumas situações comuns em que você pode utilizar uma resposta de ausência temporária: Compromissos

• Encerramento antecipado das atividades do dia
• Dia de folga para assuntos pessoais
• Férias
• Viagem a trabalho
• Licença médica
• Licença parental
• Período sabático
• Sempre que não tiver acesso ao e-mail ou tiver acesso limitado à internet

É claro que você não precisa limitar os e-mails de resposta automática à sua vida profissional. Experimente usá-los em sua vida pessoal também. Veja os benefícios que as respostas automáticas podem agregar aos seus e-mails pessoais e corporativos.

O que se deve incluir em um e-mail de resposta automática?

Uma boa mensagem de ausência temporária traz muitas informações úteis, mas vai direto ao ponto. Ela deve atender a pessoa que está tentando entrar em contato com você até o seu retorno, seja apresentando um motivo para sua ausência, seja indicando outra pessoa de contato.

Seguem os componentes essenciais que você deve incluir em suas mensagens de ausência temporária.

Motivo da ausência

Embora não seja necessário incluir o motivo exato da sua ausência, uma rápida menção pode ajudar seus clientes e colegas a avaliar se você verificará o e-mail periodicamente ou se ficará totalmente desconectado. Isso também pode fazer com que sua resposta de ausência pareça mais pessoal e enseje uma conversa para quando você voltar.

No geral, mantenha a simplicidade e mencione brevemente se você está de férias, doente ou se sua empresa está simplesmente fechada em um feriado comercial.

Duração da ausência

Respostas automáticas que não incluem a duração de sua ausência estão incompletas. Se os seus parceiros comerciais não souberem as datas exatas em que você estará ausente, eles podem enviar vários e-mails, dificultando a organização e a localização da solicitação original na sua caixa de entrada.

Verifique sua mensagem de ausência e confirme que ela traga um intervalo de tempo ou uma data de término claros. Informe aos seus contatos quando eles podem esperar receber uma resposta.

Ponto de contato

Às vezes, a pessoa que entra em contato com você precisa de assistência imediata. Garanta que ela obtenha a ajuda necessária incluindo uma lista de contatos para diferentes assuntos urgentes. Informe os nomes, endereços de e-mail e cargos dos colegas de trabalho que estão dispostos a cobrir sua ausência. Lembre-se de prepará-los com todas as informações e documentos necessários para que eles possam te ajudar também.

Se estiver aberto a responder a algumas perguntas durante sua ausência, mas não quiser manter seu computador ligado o tempo todo, considere informar seu número de telefone celular em sua mensagem automática.

O que fazer e o que não fazer em e-mails de resposta automática

Pode levar alguns rascunhos até você criar a mensagem perfeita de ausência temporária. No entanto, há algumas coisas que você pode fazer e não pode fazer para torná-las mais eficazes e úteis.

Siga estas regras de ouro para elevar suas mensagens de ausência ao próximo patamar.

O que fazer nas respostas automáticas de e-mail

• Seja educado e profissional: o tom de suas mensagens de ausência deve ser sempre educado e profissional. Se sua ausência se der perante seus clientes, faça questão de mostrar que você lamenta não estar disponível.
• Seja claro e sucinto: não tenha medo de ser claro e breve em suas mensagens de ausência. Por exemplo, a pessoa que entra em contato com você não precisa necessariamente saber para onde você está indo de férias. Concentre-se nas datas exatas em que você estará ausente do trabalho e nos seus pontos de contato. Negrite ou destaque essas informações, se necessário.
• Vá além: mostre que você quer ajudar mesmo em sua ausência. Para seus colegas de trabalho, inclua uma lista de links internos importantes. Para seus clientes, indique promoções e ofertas especiais que eles podem aproveitar.

O que não fazer em e-mails de resposta automática

• Assumir compromissos que não vai cumprir: não prometa verificar seus e-mails ou outras mensagens nas férias se não tiver intenção de fazê-lo. Não se comprometa a responder assim que voltar ao escritório caso tenha muitas tarefas pendentes. Definir expectativas pode gerar mais problemas no futuro.
• Incluir um colega que não concordou em ajudar: não indique um colega como contato de emergência se ele não concordou em ajudar. Isso pode desapontar tanto o colega quanto o remetente do e-mail desprevenidos, transmitindo a impressão de que você é negligente e pouco profissional.
• Prometer resposta imediata dos colegas: no mesmo sentido, ainda que seu colega concorde em ajudar, não os comprometa afirmando que eles responderão imediatamente. Eles estarão fazendo o seu trabalho além do trabalho deles.

Exemplos de e-mail de resposta automática

Se você estiver se perguntando como é um bom e-mail de ausência, dê uma olhada nos exemplos a seguir. Fique à vontade para usá-los como modelos para suas próprias respostas automáticas. Em geral, sempre leve em consideração o destinatário de sua mensagem de ausência e personalize sua resposta de acordo com o perfil dessa pessoa.

Exemplo 1

Prezado [Nome],

Agradeço seu e-mail. Estarei de férias com minha família de [data de início] a [data de término]. Durante esse período, terei acesso limitado ao e-mail e só poderei responder à sua mensagem depois do meu retorno.

Se precisar de ajuda imediatamente, entre em contato com [nome e as informações de contato de um colega que possa ajudar].

Obrigado por sua compreensão e terei grande satisfação em entrar em contato com você após meu retorno.

[Sua saudação preferida],

[Seu nome]

Exemplo 2

Olá, pessoal!

Estarei fora do escritório hoje e não terei acesso ao e-mail, [data], devido a uma emergência que precisa de minha atenção imediata. Estarei de volta ao escritório amanhã e peço desculpas por qualquer inconveniente.

Se vocês tiverem algum problema urgente, entrem em contato com [nome e informações de contato de um colega que possa ajudar] para obter assistência.

Obrigado pela compreensão.

[Saudação],

[Seu nome]

Mantenha um bom atendimento ao cliente com respostas automáticas profissionais

Se você deseja configurar seu e-mail comercial, diferencie-se da concorrência com um atendimento ao cliente de primeira linha usando uma mensagem de resposta automática de férias. Ao apresentar uma comunicação clara e oferecer contatos alternativos, você demonstra seu profissionalismo e atende às expectativas do seu cliente mesmo quando ausente do trabalho.

Além de mensagens de ausência, outros tipos de automação de e-mails também podem ajudar sua empresa a crescer. Elimine a atribulação da sua agenda e obtenha ajuda com e-mails transacionais, e-mails de boas-vindas, e-mails sem resposta e muito mais usando o software de marketing por e-mail do Mailchimp.

Precisa de ajuda com o design do e-mail? Confira nossos materiais sobre modelos de design de e-mails e as melhores fontes para e-mails.