Como evitar o scope creep na gestão de projetos

O que é desvio de escopo?

Simplificando, o desvio de escopo ocorre quando os stakeholders do projeto adicionam mais entregáveis do que o originalmente discutido, prorrogam prazos ou ambos. Isso não só pode causar atrasos significativos no projeto e aumentar os custos, mas também pode prejudicar o moral da sua equipe.

Por que o desvio de escopo acontece?

O desvio de escopo ocorre por uma ampla variedade de motivos diferentes. Abaixo estão algumas das mais comuns que os gerentes de projeto frequentemente enfrentam.

Você não tem um escopo de projeto

Se todos não compreenderem e concordarem com o escopo de um projeto antes do início do trabalho, não há como todos os principais stakeholders se alinharem em direção a esses objetivos. Como resultado, membros essenciais da equipe não podem comunicar o que deve ser feito, e problemas de gerenciamento de projetos com desvio de escopo tornam-se uma questão de "quando" e não "se."

Objetivos vagos ou irreais

Quando os objetivos são claros, os membros da equipe do projeto podem ver facilmente quais tarefas são essenciais e quais podem ser movidas para um momento posterior no cronograma. Eles sabem no que precisam se concentrar para obter a máxima produtividade. Se os objetivos são vagos (ou totalmente irreais), torna-se difícil saber o que priorizar. Isso também pode levar à perda de prazos e à má qualidade do trabalho.

Lacunas de comunicação

Outro motivo pelo qual o desvio de escopo ocorre é a falta de comunicação eficaz de informações essenciais. Esta é uma das razões pelas quais o software de gerenciamento de projetos é tão crítico - ele ajuda a garantir que os documentos sejam distribuídos de forma eficaz e que não existam silos de dados.

Tudo deve ser documentado e disseminado para garantir que todos permaneçam na mesma página. A comunicação antecipada previne solicitações de mudança que poderiam desviar todo o empreendimento.

Contribuição excessiva dos stakeholders

Deve haver um proprietário claro do projeto para evitar problemas de desvio de escopo. Na maioria dos casos, será o gerente de projeto. Embora o feedback dos stakeholders seja essencial, receber muitos inputs frequentemente leva a modificações frequentes. Esta é uma daquelas situações em que o velho ditado sobre muitos cozinheiros na cozinha se aplica.

Processo de controle de mudanças deficiente

Quando um elemento importante do projeto é alterado (e o escopo faz parte disso), deve haver um processo em vigor para visibilidade. As solicitações de mudança devem ser formalmente submetidas, revisadas pelos stakeholders do projeto e aceitas ou negadas. Se as mudanças ocorrerem sem esse nível de comunicação ou contexto, você provavelmente começará a perder prazos ou exceder o orçamento, mas não saberá o motivo. Assim, você não poderá corrigir o problema.

Feedback e solicitações de última hora

O que pode parecer uma pequena mudança enviada de última hora por um cliente pode exigir uma reformulação significativa e muito trabalho. Para evitar isso, tente obter análises e feedbacks normais dos clientes o mais frequentemente possível.

Como reconhecer o desvio de escopo

Muitas vezes, o desvio de escopo do projeto não ocorre de uma vez. Pequenos sinais de aviso surgem ao longo do cronograma do projeto e as coisas pioram lentamente. Por isso, você deve reconhecer esses sinais imediatamente para que possa parar um pequeno problema antes que ele se torne muito maior.

Por exemplo, digamos que você está trabalhando em uma proposta de site acordada, mas um líder de equipe continua pedindo prorrogações de prazo. Ele quer adicionar mais funcionalidades ao produto final, mas não há um plano claro de como isso acontecerá ou por que é tão importante. Os novos recursos são tão vagos a ponto de serem difíceis de acompanhar, levando à confusão das equipes de Scrum e ao desvio de escopo.

Outro sinal claro de desvio de escopo é um cenário em que um gerente de projeto pode ser repentinamente solicitado a realizar a mesma quantidade de trabalho com menos recursos do que foi acordado. Talvez as circunstâncias tenham mudado fora de seu controle e o orçamento tenha sido reduzido, mas se o escopo do projeto não foi reduzido junto com ele, isso levará a uma luta constante para se manter à tona. O trabalho pode eventualmente sofrer e os prazos podem ser regularmente perdidos.

Por que o desvio de escopo é um problema?

Uma das coisas mais importantes a entender sobre o desvio de escopo é que ele causa quase imediatamente um efeito dominó. Do ponto de vista dos gerentes de projeto, geralmente leva a datas de entrega perdidas, garantindo que você e sua equipe ultrapassem o orçamento.

Alterações súbitas no escopo do projeto também podem levar a uma baixa qualidade, pois as pessoas agora são solicitadas a fazer mais com menos, o que pode não ser possível. Isso pode levar a uma experiência negativa para os stakeholders e clientes do projeto, embora a situação pudesse ter sido evitada se as precauções adequadas tivessem sido tomadas.

Maneiras de evitar desvio de escopo

Os gerentes de projeto precisam entender o que é desvio de escopo e tomar medidas práticas para ajudar a gerenciá-lo tanto quanto possível. Você pode fazer isso de várias maneiras, dependendo do cronograma do projeto. Isso inclui:

Defina o escopo do seu projeto

Antes de começar o trabalho, os gerentes de projeto e stakeholders devem se reunir e responder a algumas perguntas-chave.

• O que exatamente você está tentando realizar?
• O que este projeto precisa resolver?
• Como você vai executar essa visão?
• Quais métricas serão usadas para medir o sucesso?

Um elemento-chave na definição do desvio de escopo é a incerteza, então responder a essas perguntas através de uma declaração de escopo antes de começar o trabalho pode ajudar a eliminá-la completamente.

Priorize tarefas importantes

Adicionar uma ou duas pequenas tarefas ao cronograma do projeto pode parecer razoável, mas quando isso acontece, o volume de trabalho se acumula, desviando a atenção das pessoas de questões mais importantes. Certifique-se de que todas as tarefas críticas sejam priorizadas e, se houver tempo, adicione projetos que não façam parte da declaração de escopo original.

Também é uma boa prática documentar requisitos e mudanças. Um gerente de projeto deve sempre ter visibilidade em tempo real sobre o trabalho que está sendo realizado, por quem e por que motivo. Uma vez que todos os requisitos do projeto sejam compreendidos, a equipe deve seguir a estrutura de divisão de trabalho estabelecida. Se houver desvios, é necessário justificar por que isso está acontecendo nesse momento específico.

Comunique-se de forma eficaz

Grande parte do desvio de escopo se deve à falta de comunicação.

Por exemplo, se as expectativas de um cliente estiverem distorcidas no início do projeto, você pode só perceber isso depois que uma quantidade significativa de trabalho já foi concluída. À medida que você se aproxima de entregar um produto finalizado, o cliente começa a exigir mudanças - não necessariamente porque está sendo exigente, mas porque não entendeu o que estava sendo realizado desde o início.

Sempre tenha uma estratégia de comunicação e comunique-se com os stakeholders do projeto e membros da equipe para garantir que todos entendam como é o sucesso e quão perto (ou longe) você está dele.

Saiba quando dizer "não"

Uma das melhores maneiras de evitar o desvio de escopo no gerenciamento de projetos é entender quais solicitações e mudanças repentinas podem ser acomodadas e quais não podem ser adicionadas ao cronograma acordado do projeto. Nem toda solicitação precisa ser atendida com aprovação imediata, especialmente se houver risco de causar atrasos significativos ou alterar o escopo do projeto de alguma forma.

No geral, você deve usar uma combinação das melhores práticas acima para garantir que todos estejam sempre na mesma página e se movendo na mesma direção. O desvio de escopo ocorre em vários graus, dependendo de onde você está no cronograma do projeto e sua estratégia de gerenciamento de stakeholders. Entender os sinais de alerta e adotar uma estrutura de divisão de trabalho que aborde as questões mencionadas são ótimas maneiras de garantir que você possa lidar com isso no futuro.

Minimize o desvio de escopo para projetos bem-sucedidos

No final, o desvio de escopo pode ser um problema para qualquer projeto por uma lista lamentavelmente longa de razões. Às vezes, existem lacunas de comunicação a ponto de os objetivos e expectativas nunca serem devidamente transmitidos. Outras vezes, esses objetivos são vagos na melhor das hipóteses e irreais na pior. Independentemente disso, pode resultar em grandes atrasos e prejudicar a qualidade do trabalho realizado.

Definindo o escopo de um projeto o mais cedo possível no processo, fazendo um esforço proativo para priorizar tarefas importantes e comunicando-se de forma clara e eficaz, você pode resolver quaisquer problemas de desvio de escopo e evitar que problemas de projeto ocorram no futuro.

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