Um e-mail devolvido não é apenas uma mensagem que não foi entregue — é uma oportunidade perdida de se conectar. Talvez um assinante nunca tenha visto sua promoção relâmpago, um lead tenha perdido seu convite para o webinar ou um cliente fiel não tenha recebido seus pontos de fidelidade.
Quando os e-mails são devolvidos, eles não chegam às pessoas que precisam deles. E se isso acontecer com muita frequência, os provedores de serviços de e-mail podem achar que suas mensagens não são confiáveis. Isso significa que mais dos seus e-mails podem acabar nas pastas de spam ou até mesmo serem completamente bloqueados.
A boa notícia? Você pode corrigir a maioria dos problemas de devolução antes que eles causem problemas. Vamos analisar por que os e-mails retornam e como você pode garantir que suas mensagens de marketing alcancem o destino pretendido.
Compreendendo e-mails devolvidos
Quando você envia um e-mail, espera que ele chegue à caixa de entrada do destinatário. Mas, às vezes, isso não acontece. Em vez disso, ele acaba sendo devolvido, o que significa que nunca terá sido entregue. Isso é conhecido como um e-mail devolvido.
Por que isso acontece? Pode ser algo simples, como o servidor de e-mail do destinatário apresentar uma falha temporária. Ou pode ser um problema mais sério, como o encerramento de todo o domínio.
E-mails devolvidos geralmente se dividem em duas categorias principais:
- Devolução temporária: contratempos temporários. O e-mail ainda pode ser enviado mais tarde ou pode precisar de um pequeno ajuste da sua parte.
- Devoluções permanentes: bloqueios definitivos, informando que o e-mail nunca será entregue nesse endereço.
Conhecer a diferença entre esses tipos de devolução temporária e permanente ajuda você a responder adequadamente, seja removendo endereços da sua lista de e-mails ou simplesmente tentando novamente mais tarde. Quanto melhor você gerenciar os Devolvidos, mais bem-sucedidas serão suas campanhas de e-mail.
Quando muitos e-mails são devolvidos, isso não significa apenas que essas mensagens específicas não chegaram aos seus destinatários. Altas taxas de rejeição podem ter um efeito cascata significativo em seu programa de marketing por e-mail.
Provedores de serviços de e-mail como Gmail, Yahoo e Outlook monitoram constantemente o comportamento dos remetentes para proteger os usuários de spam. Eles monitoram métricas, incluindo taxas de rejeição. Se eles perceberem um padrão de altas taxas de e-mails devolvidos do seu domínio, podem considerar você um remetente potencialmente problemático.
Essa reputação negativa do remetente aciona uma série de problemas de entregabilidade. Seus e-mails podem acabar em pastas de spam em vez de caixas de entrada ou serem bloqueados completamente. Alguns provedores de e-mail podem até suspender ou encerrar contas com taxas de e-mail devolvidos consistentemente altas.
O dano se estende além do desempenho apenas do e-mail. Altas taxas de e-mails devolvidos geralmente indicam práticas inadequadas de construção de listas de e-mail, afetando a eficácia geral do seu marketing. Eles também desperdiçam recursos porque você está pagando para enviar e-mails que nunca chegam ao destino.
Onde encontrar notificações de e-mail devolvidos
Quando um e-mail é devolvido, é essencial saber onde procurar os detalhes para que você possa resolver o problema. Aqui estão os 3 principais locais para encontrar mensagens de erro de e-mails devolvidos.
Painel de controle da plataforma de marketing por e-mail
A maioria das ferramentas de marketing por e-mail tem uma seção dedicada nos relatórios de campanha para mensagens de devolução. Procure por guias ou filtros com os rótulos Devolvidos, Problemas de entrega, ou E-mails não entregues. A plataforma provavelmente categorizará os e-mails devolvidos como devolução temporária ou devolução permanente e fornecerá detalhes como os endereços de e-mail afetados e o motivo da devolução.
E-mails de notificação de devolução
Você pode receber uma notificação automática de devolução se enviar e-mails pelo seu domínio (por exemplo, Gmail, Outlook ou um e-mail comercial). Essas mensagens de devolução completas geralmente vêm de 'MAILER-DAEMON' ou 'Postmaster' e incluem detalhes sobre por que o e-mail não foi entregue
Códigos de erro do Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)
Você pode verificar os cabeçalhos de e-mail para obter mais detalhes técnicos se seu provedor de serviços de e-mail não fornecer uma mensagem clara de devolução temporária ou permanente. Normalmente, você pode ver esses cabeçalhos clicando em Mostrar original ou Ver origem no seu cliente de e-mail. Procure por linhas que contenham status= seguido de um código.
Os códigos SMTP que começam com 4 (como 4.2.2 para caixa de correio cheia) são geralmente para devoluções temporárias que podem ser bem-sucedidas mais tarde. Mas se o código começar com 5 (como 5.1.1 para um endereço inexistente), provavelmente é uma devolução permanente que não será resolvida com tentativas adicionais.
Erros de devolução temporária e soluções
Não descarte as devoluções temporárias só porque são problemas temporários. Esses problemas de entrega podem prejudicar a sua reputação de remetente quando se acumulam ao longo do tempo. Veja como lidar com os problemas mais comuns de devolução temporária.
Caixa de entrada cheia
Quando você vê este erro de devolução temporária, isso significa que o destinatário não pode receber novas mensagens porque atingiu o limite de armazenamento. Tente enviar o e-mail novamente em alguns dias, já que o destinatário pode ter liberado algum espaço. Mas se você continuar recebendo esse código de devolução, provavelmente é uma conta inativa que deve ser removida da sua lista.
Mensagem muito grande
Os provedores de e-mail limitam o tamanho das mensagens que aceitam, com endereços do Gmail limitados a 25 MB e do Outlook a 20 MB. Se o seu e-mail ultrapassar esses limites, ele será devolvido. Para resolver esse problema de devolução temporária, reduza o tamanho dos arquivos, comprima as imagens ou hospede arquivos maiores externamente.
Problemas temporários no servidor de e-mail
Às vezes, as devoluções temporárias acontecem porque o servidor do destinatário está temporariamente fora do ar ou sobrecarregado. Sua plataforma de e-mail costuma tentar reenviar a mensagem automaticamente nos dias seguintes. Se o problema persistir por mais de 72 horas, entre em contato com o destinatário por outro canal.
Bloqueio de filtro de spam
Seu e-mail pode ser devolvido se os filtros de spam do servidor de destino marcarem seu conteúdo como suspeito. Sua mensagem pode conter palavras de gatilho como grátis ou ganhe dinheiro. Ou, você pode estar usando muitos pontos de exclamação ou letras maiúsculas em seu conteúdo. A maioria dos provedores de serviços de e-mail também está atenta a anexos, encurtadores de URL e links suspeitos. E não se esqueça, seus e-mails também podem ser devolvidos se um número suficiente de destinatários enviar reclamações de spam manualmente.
Erros de devolução permanente e soluções
Devoluções permanentes significam que seu e-mail chegou a um beco sem saída. Ao contrário das devoluções temporárias, essas não se resolvem sozinhas, e continuar enviando para esses endereços pode rapidamente prejudicar sua reputação de remetente. Vamos explorar o que causa essas falhas permanentes e como solucioná-las.
Endereço inválido
Sua mensagem não tem para onde ir quando um endereço de e-mail não existe. Isso acontece quando o destinatário digitou o e-mail incorretamente, usou um endereço falso ou excluiu a conta. Remova esses endereços de e-mail inválidos da sua lista imediatamente. Muitos serviços de e-mail lidam com isso automaticamente, mas sempre verifique. Considere usar a confirmação dupla para evitar esse problema, confirmando os endereços antes que os assinantes entrem oficialmente na sua lista.
Domínio inexistente
Quando você recebe esse erro de devolução permanente, significa que a parte do domínio do endereço de e-mail (tudo após o @) não existe. Talvez a empresa tenha saído do mercado ou alguém tenha inserido intencionalmente um domínio falso. Não perca tempo corrigindo isso — remova-os da sua lista imediatamente. Se essa pessoa quiser voltar a receber suas mensagens, ela vai se inscrever novamente com um endereço válido.
Falha na autenticação de e-mail
A autenticação de e-mail é a verificação de segurança da sua mensagem digital. Os servidores de e-mail verificam a identidade do seu domínio de envio usando múltiplos protocolos de segurança, incluindo:
- DomainKeys Identified Mail (DKIM)
- Sender Policy Framework (SPF)
- DMARC (autenticação, relatório e conformidade de mensagens baseadas em domínio)
Se algo parecer suspeito, seu e-mail pode ser bloqueado e receberá uma devolução permanente. A menos que isso seja resolvido, seus e-mails podem nunca chegar ao destino. Por isso, trabalhe sempre em conjunto com sua equipe de TI para manter esses controles de segurança rigorosos.
Uma reputação de remetente danificada pode causar estragos na entregabilidade dos seus e-mails. Quando você é marcado como um potencial spammer, os provedores de e-mail rejeitam automaticamente suas mensagens antes mesmo de terem a chance de serem entregues. A única forma de resolver esse erro de devolução permanente é trabalhar diretamente com a lista de bloqueios para limpar seu nome e restaurar seus privilégios de envio de e-mails.
Principais conclusões
- Noções básicas sobre devoluções: as devoluções de e-mail são falhas de entrega que podem impedir que suas mensagens cheguem aos destinatários.
- Risco de reputação: muitos e-mails devolvidos podem fazer com que você seja visto como um remetente não confiável, prejudicando a credibilidade do seu e-mail.
- Obstáculos técnicos: diferentes servidores de e-mail têm requisitos únicos que podem bloquear inesperadamente suas mensagens.
- Higiene da lista: limpar regularmente sua lista de e-mails evita problemas persistentes de entrega.
- A importância do rastreamento: monitorar mensagens de erro de devolução temporária e permanente ajuda você a diagnosticar e corrigir problemas de comunicação por e-mail.