Wenn Prozesse unübersichtlich oder ineffizient wirken, kann es schwierig sein, das Problem genau zu identifizieren. Dauert die Bearbeitung von Bestellungen zu lange? Gehen wichtige Informationen zwischen den Teams verloren? Anstatt endlose Tabellen und Berichte durchzugehen, gibt es einen einfacheren Weg, um herauszufinden, was nicht stimmt.
Datenflussdiagramme bieten eine einfache Möglichkeit, zu veranschaulichen, wie sich Informationen innerhalb deines Unternehmens bewegen. Mit nur wenigen Grundsymbolen stellst du deine Workflows visuell dar, um so einfacher zu erkennen, wo es zu Verzögerungen oder Abweichungen kommen könnte. Es ist, als würdest du eine Roadmap für deine Daten erstellen.
Bereit, deinen Weg zum Erfolg zu planen? Sehen wir uns an, wie du deine eigenen Datenflussdiagramme erstellen und nutzen kannst, um deine Geschäftsabläufe zu verbessern.
Was ist ein Datenflussdiagramm?
Ein Datenflussdiagramm zeigt visuell, wie Informationen durch ein System oder einen Prozess fließen. Im Gegensatz zu einfachen Prozessflussdiagrammen gehen diese Diagramme über die bloße Abbildung von Schritten hinaus und zeigen, wie Daten zwischen den Punkten transformiert werden. Sie zeigen jedoch nicht den Kontrollfluss, also die Logik, die Bedingungen und das Timing, die bestimmen, wann und warum Daten bewegt werden.
Die Idee von Datenflussdiagrammen entstand in den 1970er Jahren, um Unternehmen zu helfen, die immer komplexeren Computersysteme zu verstehen. Edward Yourdon und Larry Constantine stellten das Diagramm in ihrem Buch Structured Design vor. Unternehmen übernahmen bald diese einfache, visuelle Methode zur Darstellung des Datenflusses durch ihre Systeme.
Als Datenflussdiagramme immer beliebter wurden, entwickelten sich verschiedene Stile, wie zum Beispiel:
- Gane-Sarson-Diagramm
- Yourdon/De Marco
- Strukturierte Systemanalyse- und Designmethode (SSADM)
- Unified Modeling Language (UML)
Jeder Stil hat seine eigenen Regeln und Symbole, um zu zeigen, wie Daten fließen. Gane und Sarson verwenden abgerundete Rechtecke für Prozesse, während Yourdon und De Marco einfache Kreise nutzen. Die UML-Methode verwendet Strichmännchen für externe Entitäten anstelle von einfachen Formen.
So nutzen Unternehmen Datenflussdiagramme
Datenflussdiagramme helfen Unternehmen, alltägliche Probleme zu lösen und ihre Abläufe zu optimieren. Hier erfährst du, wie das geht.
- Verbesserung der Geschäftsprozesse: Stell dir vor, die Bestellung eines Kunden bleibt hängen, weil sie von mehreren Personen genehmigt werden muss. Ein Datenflussdiagramm zeigt dir, wo die Engpässe liegen, damit du den Prozess optimieren und Bestellungen schneller abwickeln kannst.
- Entwicklung von Softwareprogrammen: Nehmen wir an, du entwickelst eine neue App, um deine Kunden im Blick zu behalten. Ein Datenflussdiagramm hilft dir dabei zu planen, wie die App Kundeninformationen sammelt, speichert und nutzt.
- Verbesserung der Kommunikation: Es kann knifflig sein, einem neuen Mitarbeiter einen komplizierten Prozess zu erklären. Ein Datenflussdiagramm ist eine einfache visuelle Darstellung, die zeigt, wie Dinge funktionieren, und das Verständnis erleichtert.
- Verbesserung des Kundenerlebnisses: Die Analyse des Flusses von Kundendaten kann Schwachstellen in der Customer Journey aufdecken. Ein Datenflussdiagramm zeigt beispielsweise auf, dass dein Rücksendeprozess zu kompliziert ist. Sobald du das Problem identifiziert hast, kannst du den Prozess vereinfachen und deine Kunden zufriedenstellen.
- Gewährleistung von Compliance und Sicherheit: Datenflussdiagramme helfen dir zu verstehen, wie sensible Informationen, wie Kreditkartennummern oder Krankenakten, innerhalb deines Unternehmens fließen. Das Tracking sensibler Informationen wie dieser stellt sicher, dass du die Vorschriften einhältst und Daten vor Hackern schützt.
Indem sie aufzeigen, wie Informationen fließen, helfen Datenflussdiagramme Unternehmen, intelligenter statt härter zu arbeiten. Sie sind der Schlüssel zur Behebung langsamer Workflows, zur Verbesserung der Teamarbeit und zur Etablierung eines besseren Kundenerlebnisses.
Arten von Datenflussdiagrammen
Beim Erstellen von Datenflussdiagrammen hast du zwei Optionen: Logisch und physisch. Ein logisches Datenflussdiagramm hilft, einen Prozess zu definieren, während ein physisches Datenflussdiagramm zeigt, wie er in der Praxis funktioniert. Schauen wir uns die einzelnen Typen genauer an.
Logisches Datenflussdiagramm
Stell dir logische Datenflussdiagramme als große Übersicht vor. Sie zeigen, wie Daten fließen und sich transformieren, ohne auf die Details einzugehen, wie dies geschieht. Ein logisches Diagramm könnte zum Beispiel einfach „Bearbeiten von Kundenbestellung“ anzeigen, ohne anzugeben, ob die Bestellung von einer Website, einem Anruf oder einem persönlichen Kauf stammt.
Physisches Datenflussdiagramm
Physische Datenflussdiagramme betrachten detailliert, wie Informationen durch das System fließen. Sie zeigen Software, Datenbanken und Personen bei jedem Schritt an. Nehmen wir das Beispiel der Kundenbestellung. Ein physisches Diagramm würde zeigen, dass die Bestellung in die Verkaufssoftware eingeht, im Bestandssystem verarbeitet und in der Kundendatenbank gespeichert wird.
Vier Komponenten eines Datenflussdiagramms
Jedes Datenflussdiagramm verwendet vier grundlegende Bausteine, die den Fluss der Informationen darstellen. Diese Elemente zeigen, woher die Daten stammen, wohin sie fließen und was unterwegs geschieht.
Externe Entität
Eine externe Entität bezeichnet das, was von außen mit deinem System interagiert. So wie die Akteure in deiner Datenstory. Das kann zum Beispiel kann ein Kunde sein, der eine Bestellung aufgibt, ein Lieferant, der Waren bringt, oder sogar ein anderes Unternehmen, das Informationen sendet. Es können auch andere Computersysteme sein, die mit deinem System kommunizieren.
Externe Entitäten senden oder empfangen Informationen, verarbeiten oder ändern sie jedoch nicht. Sie sind nur die Start- oder Endpunkte auf der Reise deiner Daten. In den meisten Diagrammen werden diese Entitäten als Rechtecke oder Ovale dargestellt, wobei UML stattdessen ein Strichmännchen verwendet.
Prozesspolitik
Ein Prozess ist eine Handlung, die Daten verändert oder organisiert. Er nimmt Informationen auf, verändert sie und erzeugt einen Ausgabefluss. Zu Beispielen gehören die Berechnung eines Gesamtpreises, die Verifizierung einer Anmeldung oder das Sortieren von Kundenbestellungen basierend auf Geschäftsregeln.
Jeder Prozess wird mit einem kurzen, präzisen Ausdruck gekennzeichnet, der beschreibt, was er tut, z. B. „Zahlung verarbeiten“, „Rechnung senden“ oder „Lagerbestand aktualisieren“. Prozesse werden in der Regel als als Kreis, Quadrat oder abgerundetes Rechteck dargestellt.
Datenspeicher
Ein Datenspeicher ist der Ort, an dem Informationen zur späteren Nutzung aufbewahrt werden. Cloud-Datenbanken, Computerdateien oder sogar physische Aktenschränke dienen als diese Data Warehouses.
Wenn für Prozesse Informationen benötigt werden, zum Beispiel wenn der Bestellverlauf eines Kunden überprüft werden soll, greift man auf gespeicherte Daten zurück. Wenn neue Informationen gespeichert oder bestehende Datensätze aktualisiert werden müssen, z. B. das Erfassen eines Verkaufs oder die Änderung einer Lieferadresse, werden die Daten an den Store gesendet.
Die meisten Diagramme zeigen Datenspeicher als ein Kästchen mit einer offenen Seite oder zwei horizontalen Linien. Das Symbol könnte mit „Customer Relationship Management System (CRM)“, „Bestandsaufzeichnungen“ oder „Bestellverlauf“ beschriftet sein.
Datenfluss
Ein Datenfluss zeigt, wie Informationen zwischen mehreren Prozessen, externen Entitäten und Datenspeichern fließen. Diese Datenflüsse verbinden alle Teile eines Datenflussdiagramms und zeigen, wie Daten von Anfang bis Ende fließen.
Die Datenfluss-Kennzeichnung beschreibt die Art der übertragenen Daten, wie „Kundenbestellung“, „Rechnung“ oder „Zahlungsbestätigung“. Pfeile stellen Datenflüsse dar und zeigen die Bewegungsrichtung an. Einige Datenflüsse sind einseitig, andere gehen in zwei Richtungen.
Ebenen des Datenflussdiagramms
Datenflussdiagramme passen sich ganz deinem Bedarf an. Egal, ob du einen Überblick auf hoher Ebene oder eine detaillierte Analyse brauchst, diese Ebenen helfen dir, dein System mit dem passenden Detailgrad zu visualisieren und zu analysieren.
Ebene 0: Kontextdiagramm
Ein Kontextdiagramm zeigt dein gesamtes System auf der einfachsten Ebene an. Es visualisiert dein System als einzelnen Prozess in der Mitte und zeigt dann, wie Informationen zwischen deinem System und der externen Welt fließen.
Stell dir das Terminsystem einer Tierarztpraxis vor. In dieser Übersicht auf hoher Ebene hast du eine einzelne Prozessblase in der Mitte mit dem Label „Patientenplanungssystem“. Um sie herum findest du Flows, die zu und von externen Entitäten weg führen, wie etwa:
- Tierbesitzer, die Termine anfragen und Bestätigungen erhalten
- Tierärzte, die ihre Zeitpläne zur Verfügung stellen und tägliche Patientenlisten erhalten
- Ein Buchungssystem, das Termine verfolgt und Erinnerungen verschickt
Diese Übersicht zeigt die Grundlagen: Wer interagiert mit deinem System und welche Informationen fließen dazwischen. Sie stellt die Basis für detailliertere Diagramme dar, die genau zeigen, wie diese wichtigen Prozesse im System ablaufen.
Stufe 1: Prozessaufgliederung
Ein Datenflussdiagramm der Stufe 1 nimmt einen einzelnen Prozess aus dem Kontextdiagramm und zerlegt ihn in kleinere Unterprozesse. Anstatt das gesamte System als eine Einheit zu behandeln, zeigt diese Ebene die wichtigsten Prozesse und wie Daten zwischen ihnen fließen.
Um noch einmal auf das Terminsystem der Tierarztpraxis zurückzukommen: Ein Diagramm der Stufe 1 könnte das „Patientenplanungssystem“ in separate Prozesse aufteilen zur:
- Überprüfung der verfügbaren Zeitfenster
- Planung neuer Termine im Voraus
- Verwaltung von Tierarztplänen
- Versenden von Terminerinnerungen
- Aktualisierung von Patientenakten
Jeder Prozess transformiert Daten und leitet sie an den nächsten Schritt weiter. Wenn ein Haustierbesitzer beispielsweise einen Termin anfragt, überprüft das System die verfügbaren Zeitfenster. Wenn der Slot geöffnet ist, verarbeitet das Softwaresystem die Anfrage und aktualisiert den Zeitplan des Tierarztes. Dann sendet es eine Erinnerung an den Tierbesitzer und speichert die Termindetails in einer Datei für die Patientenakten.
Stufe 2: Detaillierter Prozessfluss
Ein Datenflussdiagramm der Stufe 2 zoomt noch weiter hinein und zeigt die Schritte innerhalb jedes Unterprozesses. Diese detaillierte Ansicht hilft dir, Engpässe, Redundanzen und Verbesserungsmöglichkeiten in deinen Workflows zu erkennen.
Im Prozess „Neue Termine vereinbaren“ aus dem Beispiel der Tierklinik könnten die konkreten Schritte folgende sein:
- Erstellen oder Aktualisieren von Patientenakten
- Überprüfung des Impfverlaufs von Haustieren
- Auf die Art des Besuchs abgestimmte Zeitfenster
- Koordinierung mit der Verfügbarkeit des Labors
Die Datenflüsse werden ebenfalls spezifischer. Anstelle von einer lediglichen „Terminanfrage“ kannst du sehen, welche Informationen zwischen den Schritten ausgetauscht werden. Wenn du zum Beispiel Zeitfenster mit dem Besuchstyp abgleichst, kannst du nachvollziehen, wie das System die Anfrage entgegennimmt, ein offenes Zeitfenster findet, das lang genug für diesen Besuchstyp ist, und die Zeit im Voraus plant.
Die meisten Unternehmen lassen es auf Stufe 2 beruhen, weil ein tieferes Eintauchen oft mehr Verwirrung als Klarheit bringt. Du könntest die Prozesse zwar noch weiter aufschlüsseln, etwa indem du „Verfügbarkeit des Tierarztes prüfen“ in Schritte für den Zugriff auf den Kalender, das Filtern nach Fachgebieten und das Überprüfen auf Konflikte unterteilst, diese Detailgenauigkeit hilft aber selten, geschäftliche Probleme zu lösen.
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Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Datenflussdiagramms
Das Erstellen eines Datenflussdiagramms mag entmutigend erscheinen, aber es ist einfacher, als du denkst. Wenn du diese einfachen Schritte befolgst, wirst du deine Informationssysteme im Handumdrehen wie ein Profi abbilden können.
Schritt 1: Definiere den Umfang
Nimm dir einen Moment Zeit, bevor du beginnst, um zu entscheiden, was du abbilden möchtest. Was sind die Grenzen deines Systems? Welche Prozesse oder Aktivitäten möchtest du einbeziehen? Eine klare Definition des Umfangs hilft dir, fokussiert zu bleiben und zu vermeiden, dass du dich in Details verlierst.
Schritt 2: Erstelle ein Kontextebenendiagramm
Beginne mit dem großen Ganzen. Zeichne eine einzige Form, die dein gesamtes System repräsentiert, und füge dann Formen für die externen Entitäten hinzu, die damit interagieren. Verwende Pfeile, um zu zeigen, wie die Daten zwischen ihnen fließen.
Vergiss nicht, alles klar zu kennzeichnen. Gib deinem System einen aussagekräftigen Namen in der zentralen Form und kennzeichne jede externe Entität. Kennzeichne außerdem jeden Pfeil mit der Art der Daten, die fließen, z. B. „Kundenbestellung“, „Zahlungsinformationen“ oder „Versandbestätigung“.
Schritt 3: Definiere Unterprozesse
Zerlege deinen Hauptprozess in kleinere Schritte. Denke an die goldene Regel: Jeder Prozess sollte Informationen aufnehmen, etwas damit machen und sie weiterleiten.
Notiere dir Folgendes:
- Hauptaufgaben: Was sind die Hauptaufgaben deines Systems?
- Ein- und Ausgaben: Welche Informationen benötigt jede Aufgabe, und was produziert sie?
- Datentransformation: Wie verändert oder verarbeitet jeder Schritt die Informationen?
Verfolge, wie die Daten durch dein System fließen, bis sie ihre Reise beendet haben. Wenn du dir unsicher bist, wie bestimmte Prozesse ablaufen, sprich mit den Leuten, die sie täglich bearbeiten.
Schritt 4: Erstelle ein Level-1-Diagramm
Jetzt ist es an der Zeit, die Teile deines Datenfluss-Puzzles zusammenzufügen. Nimm die Unterprozesse, die du in Schritt Nr. 3 definiert hast, und stelle sie visuell dar.
Beginne mit einer externen Entität, die den Prozess auslöst, zum Beispiel ein Kunde, der eine Bestellung aufgibt. Zeichne deinen ersten Prozess und folge dann den Daten, die durch dein System fließen. Füge jeden Prozess der Reihe nach hinzu und verbinde sie mit Pfeilen, um zu zeigen, wie Daten zwischen ihnen übertragen werden.
Kennzeichne jeden Datenfluss, damit klar ist, was bei den einzelnen Schritten übertragen wird. Verfolge den Weg der Daten, bis sie ihr endgültiges Ziel erreichen, sei dies eine externe Entität oder ein Datenspeicher.
Schritt 5: Rezensiere und optimiere dein Diagramm
Teile dein Diagramm mit den wichtigsten Stakeholdern, die das System nutzen und verwalten. Vielleicht entdecken sie Dinge, die du übersehen hast, oder schlagen eindeutigere Methoden vor, um zu demonstrieren, wie es funktioniert. Sobald du ihre Meinung kennst, arbeite mit ihnen zusammen daran, Wege zu finden, die Prozesse zu verbessern. Stell dir vor, es ist eine Karte, die dir hilft, bessere Wege durch dein System zu finden.
Best Practice für den Erfolg von Datenflussdiagrammen
Du kennst bereits die Grundlagen von Datenflussdiagrammen, aber hier erfährst du, wie du sie optimieren kannst.
Verwende ein Tool zur Erstellung von Datenflussdiagrammen
Es ist zwar in Ordnung, deine Diagramme von Hand zu zeichnen, aber Online-Software-Tools wie Lucidchart und Miro können die Arbeit viel einfacher und schneller gestalten. Diese Tools haben normalerweise Vorlagen mit Drag-and-Drop-Formen und sofort einsatzbereiten Konnektoren. Sie erleichtern auch das Bearbeiten und Teilen deiner Diagramme, sodass du sie schnell aktualisieren kannst, wenn sich deine Prozesse ändern.
Finde ein Beispiel für ein Datenflussdiagramm
Das Internet ist voll von Beispielen für Datenflussdiagramme. Suche nach Beispielen in deiner Branche oder nach solchen, die ähnliche Prozesse wie deine abbilden. Sie können dir zeigen, welche Layouts gut funktionieren und dir helfen, wichtige Elemente zu erkennen, die du vielleicht übersehen hast. Denke daran, jedes Beispiel an deine spezifischen Bedürfnisse anzupassen, statt es genau zu kopieren.
Halte dich an die Standardnotation
Jeder Diagrammstil hat seine eigenen Symbole: Kreise für Prozesse in einer Methode, Rechtecke in einer anderen. Wähle einen einzigen Notationsstil und verwende ihn konsequent in deinem Diagramm. Verwende außerdem in deinem Diagramm dieselbe Schriftart, Textgröße und Linienstile, um ein sauberes und professionelles Erscheinungsbild zu erhalten.
Folge dem Fluss von links nach rechts
Ordne deine Prozesse so an, dass sie von links nach rechts über die Seite fließen. Diese natürliche Richtung erleichtert es anderen, nachzuvollziehen, wie sich Daten durch dein System bewegen. Auch wenn du gelegentlich den Datenfluss in andere Richtungen zeigen musst, versuche, sich kreuzende Linien zu minimieren, um dein Diagramm nicht verwirrend zu gestalten.
Begrenze die Prozesse pro Ebene
Versuche nicht, alles in einem einzigen Diagramm darzustellen. Belasse jede Ebene bei maximal 7 bis 9 Prozesse – mehr ist unübersichtlich und schwer zu verstehen. Integriere stattdessen komplexe Prozesse in separate Unterdiagramme, wo sie in klarere und detailliertere Schritte unterteilt werden können.
Wichtige Erkenntnisse
- Visualisiere deine Prozesse: Nutze Datenflussdiagramme, um darzustellen, wie Informationen durch ein System fließen, um Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren.
- Gehe über Flussdiagramme hinaus: Zeige immer, wie sich Daten ändern, während sie sich bewegen, und nicht nur die Schritte in einem Prozess.
- Unterteile Prozesse in klare Schritte: Stelle sicher, dass jeder Prozess eine klare Eingabe, Aktion und Ausgabe hat.
- Gestalte deine Diagramme einfach: Verwende Standardsymbole, einen Fluss von links nach rechts und beschränke die Anzahl der Prozesse pro Ebene.
- Rezensieren und Optimieren: Hol dir Feedback von wichtigen Stakeholdern, um die Genauigkeit deines Diagramms sicherzustellen und herauszufinden, wo du deine Prozesse verbessern kannst.