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Gestione dell’energia vs gestione del tempo: perché l’energia dovrebbe essere prioritaria

Stress sul posto di lavoro? Scopri come gestire il tuo lavoro in base ai tuoi livelli di energia, non al tuo tempo, utilizzando questi consigli di gestione dell’energia per agenzie e freelance.

Ti domandi mai perché la giornata è volata e non hai concluso di più? È una domanda piuttosto comune. Nel nostro report di riferimento Mailchimp & Co 2022, una risorsa preziosa che descrive in dettaglio ciò che pensano oltre 2.000 agenzie e freelance di 63 Paesi, il 30% dei freelance intervistati ha affermato che la gestione del tempo è tra le maggiori sfide che devono affrontare. Analogamente, il 34% delle agenzie intervistate ha affermato che decidere come utilizzare il proprio tempo è tra le priorità principali.

La tentazione di risolvere l’enigma della gestione del tempo parcheggiandoci davanti alle nostre scrivanie è forte; dopotutto, più tempo trascorriamo al lavoro, più lavoro produciamo, giusto? In alcuni loop, questo atteggiamento può portare a un esaurimento. “Dormirò nella mia tomba” non è solo un mantra, ma anche un’amara ammissione che sembra inconsciamente apprezzare la produttività più della vita stessa.

In realtà, l’ossessione per la produttività può diventare improduttiva e potenzialmente dannosa. Se adotti una mentalità stacanovista, potresti mettere a rischio la tua salute fisica, mentale ed emotiva, per non parlare della tua performance. E una volta sprofondato nel mare di lavoro, può essere difficile tornare indietro. Presto potresti manifestare i segni di un esaurimento: insonnia, affaticamento, distrazione o problemi di salute ancora più gravi.

Se sei un freelance in erba, questo può significare che lavori in solitudine, il che può diventare stancante. In tal caso, può essere allettante rimanere in ““modalità lavoro”” per ore e ore senza fare una pausa. Forse gestisci un’agenzia di successo e hai la tendenza a rispondere alle crescenti richieste lavorando più a lungo o assumendoti più responsabilità. Quando queste cose accadono, le persone spesso cercano di migliorare la gestione del tempo per riuscire a fare di più. Qual è il problema di questa strategia? Il tempo è una risorsa limitata su cui non abbiamo alcun controllo.

Ecco perché, per evitare stress ed esaurimento eccessivi, dobbiamo imparare a gestire la nostra energia, non il nostro tempo. Un passaggio dalla gestione del tempo alla gestione dell’energia significa fare più cose alle proprie condizioni: l’ambiente, l’orario, le condizioni e le persone. Funziona in base al presupposto che non sono le ore del giorno, ma il modo in cui le trascorri, ciò che conta davvero.

Prima di approfondire i suggerimenti che possono aiutarti a gestire la tua energia, non dimenticare di scaricare il nostro Energy Tracker, per registrare la tua attività quotidiana durante la settimana lavorativa. Questo schema può aiutarti a identificare come svolgere al meglio il tuo lavoro e quando adattare il tuo programma per allinearti al meglio ai tuoi livelli di energia.

Ecco cinque modi per imparare a gestire la tua energia, non il tuo tempo,— e massimizzare così la tua produttività.

1. Identifica quali aspetti aumentano (ed esauriscono) la tua energia

Gestire un’azienda significa destreggiarsi tra molte priorità, spesso concorrenti. In qualità di titolare di agenzia o freelance, puoi reagire a queste crescenti pressioni investendo più tempo nel lavoro per rimanere in pari con la tua lista di cose da fare.

I professionisti creativi si tengono di certo piuttosto impegnati. Nel report di riferimento di quest’anno, il 39% dei titolari di agenzie con fatturato annuale inferiore al milione USD ha dichiarato di essere troppo impegnato con il lavoro per occuparsene; il 22% dei titolari di agenzie con fatturato annuale superiore al milione USD ha affermato la stessa cosa. Ma essere molto occupati non significa necessariamente essere più produttivi. Lavorare senza sosta può sottrarre energia se non fa attenzione; è importante iniziare a pensare a come sfruttare e indirizzare correttamente l’energia.

È più facile gestire i propri sforzi se si identificano gli aspetti in grado di reintegrare o ridurre l’energia durante il lavoro. Implementare tecniche di gestione dell’energia può aiutarti a considerare le tue attività quotidiane più gestibili e soddisfacenti. Ecco alcuni suggerimenti che potresti prendere in considerazione.

Monitora il tempo che passi davanti allo schermo

Immagina di trovarti in una spiaggia affacciata su acque turchesi trasparenti, e percepisci la solenne risolutezza di qualcuno che è in vacanza e non in ufficio. Nessuna chiamata ti ronza nelle orecchie. Nessun bisogno di rispondere in un secondo a un ping di Slack o a un’email di un cliente. Sembra fantastico, giusto? Naturalmente lo è. Di tanto in tanto, abbiamo bisogno di una pausa dall’acquisizione costante dei dati. Ecco perché quel giorno in spiaggia è così bello e perché torniamo al lavoro sentendoci ricaricati.

Quando non ti è possibile andare in spiaggia, puoi ricaricarti di energia quanto basta riducendo il tempo davanti allo schermo. Imposta degli orari durante la giornata in cui leggere qualcosa di cartaceo, parlare con qualcuno di persona o semplicemente spegnere lo schermo e chiudere gli occhi per alcuni minuti. Come quella fuga in spiaggia, fare una pausa dagli schermi e dagli avvisi può aiutarti ad avere più energie quando torni al lavoro.

Tieni un diario alimentare

Non tutti sanno che una cattiva alimentazione può compromettere l’energia, interferire con l’attenzione e danneggiare il benessere generale. Nonostante le conoscenze diffuse, a volte sviluppiamo abitudini alimentari non sane quando abbiamo poco tempo e richieste ad alta priorità sul lavoro. Sii più consapevole di ciò che consumi e di come potrebbe contribuire ai tuoi livelli di energia, registrando in un diario la tua alimentazione quotidiana. Ad esempio, puoi notare se l'energia aumenta o diminuisce dopo il pranzo. Hai mangiato poco o molto? Un hamburger o un’insalata? Tenere un diario alimentare può aiutarti a individuare modelli di cui non eri consapevole, e ad agire su di essi.

Rispetta uno schema del sonno

Ti afflosci sulla sedia, strizzi gli occhi, leggi le email dei clienti e le richieste di lavoro e provi un grande senso di stanchezza. Ecco la cattiva notizia: sono solo le 10:30. Speri che la caffeina possa rinvigorirti, ma dopo tre tazze, non succede nulla.

Sembra una domanda ovvia, ma che molti non si pongono abbastanza spesso: hai dormito abbastanza? Un’occasionale buona notte di riposo non basta. Un periodo di riposo lungo e costante e una buona igiene del sonno possono aiutarti a gestire la tua energia.

Una sfida per i titolari di agenzia e i freelance è che a volte devono adattarsi a differenze di fuso orario e orari di lavoro irregolari, che contribuiscono a influenzare il loro ritmo circadiano e la loro routine del sonno. Se questo è il tuo caso, non disperare: andare a dormire e svegliarsi ogni giorno alla stessa ora, anche se il tuo orario di lavoro non è standard, può aiutarti a sentirti più energico durante il giorno.

In materia di sonno ognuno ha le proprie esigenze, ma c’è una regola universale: scopri ciò di cui hai bisogno, crea una routine e rispettala.

2. Stabilisci dei confini per contribuire a preservare la tua energia

I confini, come le buone vecchie recinzioni, aiutano a regolare gli accessi tra te, le tue relazioni, la tua vita lavorativa, e le rispettive interazioni. Quando stabilisci dei confini, concentrati sugli ambienti e sulle persone che ti aiutano a sentirti più (o meno) energico. Dove ottieni il tuo miglior brainstorming? Perché questi spazi e volti ti danno un impulso energetico? Rispondere a domande come questa può aiutarti a stabilire dei confini che hanno il potere di aumentare la tua energia, e proteggerla da ciò che può comprometterla.

Dopo aver fatto un inventario di ciò che rinvigorisce e di ciò che esaurisce la tua energia e aver stabilito alcuni confini, non sorprenderti se scopri che la tua routine ha bisogno di qualche adeguamento. I confini non sono destinati a essere fissi o punitivi; invece, vengono stabiliti per aiutarti a promuovere la consapevolezza di come utilizzi la tua energia durante il giorno; quindi, per utilizzarla nel modo che ritieni più efficace per te.

3. Delega compiti per mantenere le energie

In qualità di titolare di agenzia o freelance, hai responsabilità crescenti che a volte possono essere estenuanti. I migliori leader riconoscono di non poter fare tutto da soli. Delegando, puoi assegnare responsabilità specifiche ai membri del team o ai collaboratori e creare più opportunità per svolgere i compiti con i tuoi ritmi. Se non hai ancora creato il tuo team, puoi assumere collaboratori freelance che ti aiutino a delegare meglio le responsabilità.

Delegare non significa rinunciare alle responsabilità o fare microgestione; piuttosto, si tratta di una modalità di leadership che promuove il lavoro collaborativo per ottenere di più. Chiedi ad Alessandra Farabegoli, partner Mailchimp Pro, specialista di email marketing e cofondatrice di Palabra. Ha condiviso queste informazioni nel report di riferimento di quest’anno:

“Penso che la leadership riguardi la condivisione di obiettivi, risorse, attenzione e conoscenza. Quando i membri del team condividono obiettivi comuni e prendono parte alla definizione della cultura aziendale, è possibile mettere da parte tutto ciò che riguarda la microgestione e iniziare a investire tempo ed energie per raggiungere livelli superiori.”

Rendi la delega parte della tua cultura lavorativa e contribuisci a rafforzare il messaggio che mantenere l’attività fiorente e il personale motivato è uno sforzo di squadra. Non sai bene da dove cominciare? Ecco alcuni suggerimenti che possono aiutarti ad apprendere come delegare.

Condividi le responsabilità, ma in modo responsabile

Se c’è un compito che svolgi regolarmente, ma un’altra persona del tuo team ha dimostrato di essere in grado di fare lo stesso, perché non lasci che prenda le redini? Dare autonomia ai membri del team sui progetti può aiutarli a sviluppare nuove competenze e aumentare la fiducia in loro stessi. E, poiché toglie le attività dal tuo programma, dandoti più tempo ed energia, è un vantaggio per entrambi.

Detto questo, non puoi, e ovviamente non devi, delegare ogni compito. Per ridurre al minimo lo scontento e l’esaurimento, delega agli altri il lavoro in base a competenze, abilità e carico di lavoro, non solo in base a ciò di cui hai bisogno. Conoscendo i punti di forza e di debolezza del tuo team, puoi elaborare un piano su come trasferire i compiti alla persona appropriata al momento giusto, liberando il tuo tempo.

Prepara il tuo team al successo

Distribuire brief incomprensibili con risultati non chiari non significa delegare, ma scaricare. Assicurati che i tuoi brief e le descrizioni del progetto siano completi e inequivocabili prima di passare il testimone ai membri del team. Gli elementi che devono essere chiari includono:

  • Nome del progetto
  • Obiettivi che desideri raggiungere
  • Suddivisione logistica dei risultati
  • Pubblico target
  • Tempistica
  • Metriche di successo

Prima di delegare progetti a un’altra persona, scopri se ha bisogno di formazione o risorse per completare l’attività. Senza una guida adeguata, il personale potrebbe non raggiungere il risultato che stai cercando e potresti finire per aggiungere quel progetto alla tua lista delle cose da fare.

Concentrati sul risultato desiderato, sottolinea perché completare l’attività può aiutare la tua organizzazione ad avere successo e aiuta a colmare eventuali lacune tra le capacità del personale e i requisiti del progetto. In questo modo, non solo contribuisci a ridurre il tuo carico di lavoro e stress, ma puoi costruire un team più qualificato e resiliente.

Controlla e sostieni

Nella delega, è fondamentale padroneggiare l’arte sottile di assegnare al team nuovi compiti e responsabilità senza fare microgestione. Anche se assegni i progetti e liberi il tuo tempo, non devi scomparire.

Mantieni una linea di comunicazione aperta in modo che il team possa farti delle domande, se necessario. Programma controlli regolari per affrontare meglio gli ostacoli e rimanere informato sui progressi del tuo team senza controllare l’intero processo. E non dimenticare di dare i giusti riconoscimenti ai tuoi colleghi una volta completato il progetto. Il feedback sincero è la chiave per la crescita.

4. Multitasking? Prova il monotasking

Ricordi quella giornata in spiaggia? Parte di ciò che la rende così attraente è la sua semplicità: meno distrazioni, meno decisioni e meno momenti “quale file stavo cercando?”. Anche se siamo programmati per districarci tra email, telefonate e notifiche con altre scocciature, spesso possiamo ottenere di più facendo di meno.

Invece del multitasking come impostazione predefinita, prova il monotasking. Monotasking significa concentrarsi su una sola cosa alla volta. Questa pratica può aiutarti a imparare come ridurre distrazioni ed errori e ti consente di incanalare meglio l’energia e di dedicare più concentrazione a ogni attività. Hai bisogno di aiuto per iniziare? Ecco alcuni modi per passare dal multitasking al monotasking.

Annota i tuoi compiti principali

Crea una lista delle tue priorità principali per imparare a identificare ciò che devi realizzare prima di qualsiasi altra cosa. Decidi cosa può essere fatto oggi. Poi domani. Scegli l’ora del giorno in cuihai più energie per affrontare i tuoi compiti principali.

Pianifica il tempo di concentrazione sul tuo calendario

Il tuo tempo è prezioso. Assicurati di proteggerlo. Segnalare il tempo di concentrazione sul tuo calendario ti aiuta ad avvisare i tuoi clienti, colleghi e manager che per fare di più, devi lavorare senza interruzioni. Quindi, proprio come pianifichi le riunioni con i colleghi, aggiungi al tuo calendario alcune fasce orarie da dedicare alla concentrazione e trattale con lo stesso rispetto di ogni altro impegno. Fissare un appuntamento con te stesso ogni giorno, fare le cose con i tuoi tempi, non è una debolezza. È parte integrante della gestione dell'energia e dei risultati.

5. Automatizza per ottenere di più in meno tempo

Ecco un’interessante riflessione mentre pensi a come svolgere i tuoi compiti preservando la tua energia: hai mai pensato che potresti evitare di svolgerli? Chiediti in che modo l'automazione può aiutarti a sfoltire la lista delle cose da fare e tutte le attività che una volta si facevano a mano. Potrebbero essere più di quanto pensi.

In qualità di utente Mailchimp, potresti aver già utilizzato i nostri strumenti di automazione, come il nostro Customer Journey Builder. Ma se non l’hai ancora provato, questo strumento ti aiuta a creare flussi di lavoro di marketing personalizzati e automatizzati per i tuoi clienti. Con attivazioni integrate per le attività quotidiane, strumenti di automazione come questi hanno il potere di aiutarti a massimizzare il marketing dei tuoi clienti. Utilizza appieno tutte le funzionalità del builder per aiutare i tuoi clienti a inviare i messaggi giusti alle persone giuste al momento giusto. E se sono soddisfatti, avrai maggiori opportunità per rilassarti, fare il pieno di energia e forse andare un po’ in spiaggia.

Mailchimp & Co può aiutarti a dare energia alla tua attività

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