Gestión de la energía frente a gestión del tiempo: Por qué debe priorizarse la energía

En realidad, obsesionarse con la productividad puede resultar poco productivo e incluso algo perjudicial. Si adoptamos una mentalidad de solo trabajo y nada de ocio, podemos poner en riesgo nuestra salud física, mental y emocional, por no hablar del rendimiento. Una vez que hemos caído en el exceso de trabajo, cuesta mucho echar el freno. Más pronto que tarde, llegaremos al agotamiento: el insomnio, la fatiga, la falta de atención o incluso otros problemas de salud más graves podrían ser algunos de sus síntomas reveladores.

Si eres un freelancer emergente, seguramente estés trabajando por tu cuenta, y eso puede llegar a ser agotador. Si ese es tu caso, puede resultar tentador quedarte en “modo trabajo” durante horas y horas sin desconectar. O quizá diriges una agencia de éxito y tienes tendencia a responder ante un aumento en la demanda trabajando más horas o asumiendo más responsabilidades. Cuando esto ocurre, la gente suele tratar de mejorar su gestión del tiempo para sacar más trabajo adelante. ¿Cuál es el problema de esta estrategia? Que el tiempo es un recurso finito que nosotros no controlamos.

En este sentido, y a fin de evitar un estrés excesivo y el consecuente agotamiento, podemos aprender a gestionar la energía en lugar del tiempo. Si cambiamos la gestión del tiempo por la gestión de la energía, podremos hacer más cosas a nuestra manera: cuándo y dónde trabajamos, en qué condiciones y con quién. Esta estrategia se basa en la premisa de que lo que cuenta no son las horas del día, sino cómo las aprovechamos.

Antes de empezar a darte consejos que puedan ayudarte a gestionar tu energía, no olvides descargar nuestra aplicación Energy Tracker para registrar tu actividad diaria a lo largo de la semana laboral. Esta hoja puede ayudarte a identificar cuándo rindes mejor y cuándo deberías adaptar tu agenda para alcanzar un mayor equilibrio en tus niveles de energía.

Aquí tienes cinco estrategias para aprender a gestionar tu energía, no tu tiempo,—y maximizar tu productividad.

Controla el tiempo que pasas frente a la pantalla

Imagina que estás en la playa disfrutando de aguas de color turquesa, con la tranquilidad de alguien que está de vacaciones y fuera de la oficina. Sin llamadas que te taladren los oídos. Sin necesidad de responder de inmediato a una notificación de Slack o a correos electrónicos de clientes. ¿A que suena genial? Claro que sí. De vez en cuando, necesitamos descansar de asimilar datos constantemente. Por eso ese día en la playa nos parece tan maravilloso y luego volvemos al trabajo con las pilas recargadas.

No siempre podemos escaparnos a una playa paradisíaca, pero sí que podemos descansar de nuestras tensiones reduciendo el tiempo que pasamos frente a la pantalla. Establece determinadas horas a lo largo del día para leer algo en papel, hablar con alguien en persona o simplemente apagar la pantalla y cerrar los ojos durante unos minutos. Al igual que esa escapada a la playa, tomarnos un descanso de las pantallas y las notificaciones nos ayudará a sentirnos con más energía cuando volvamos al trabajo.

Lleva un diario de comidas

No es nada nuevo que una mala alimentación puede absorbernos la energía, limitar nuestra atención y mermar nuestro bienestar general. Aunque lo sabemos muy bien, en ocasiones desarrollamos hábitos alimentarios poco saludables cuando tenemos poco tiempo y exigencias muy urgentes en el trabajo. Es necesario que seamos más conscientes de lo que consumimos y de cómo puede afectar esto a nuestros niveles de energía, y para ello podemos llevar un seguimiento de nuestra ingesta diaria de alimentos. Por ejemplo, podemos analizar si nuestros niveles de energía suben o bajan después de comer. ¿Hemos comido poca o mucha cantidad? ¿Ha sido una hamburguesa o una ensalada? Llevar un diario de comidas puede ayudarnos a detectar patrones que nos habían pasado desapercibidos y actuar en consecuencia.

Mantén un horario fijo para dormir

Estás tirado en tu silla, con los ojos medio entornados, leyendo correos electrónicos de clientes y solicitudes de trabajo… y sientes que tu cuerpo no da más de sí. Pero eso no es lo peor de todo: solo son las 10:30 de la mañana. Esperas que la cafeína te devuelva la energía, pero ya has tomado tres cafés y no te encuentras mejor.

Parece una pregunta evidente, pero no se hace con demasiada frecuencia: ¿has dormido suficientes horas? No basta con dormir bien una noche cada cierto tiempo. Tener unas horas diarias de descanso constantes y mantener una higiene del sueño adecuada puede ayudarte a gestionar tu energía.

Una dificultad que tienen las agencias y los freelancers es que a veces trabajan con clientes de distintas zonas horarias y mantienen un horario de trabajo irregular, lo cual afecta a su ritmo circadiano y a su rutina de sueño. Si ese es tu caso, no desesperes: irte a dormir y despertarte alrededor de la misma hora cada día, aunque no tengas siempre el mismo horario laboral, puede ayudarte a sentirte con más energía durante la jornada.

Cada persona tiene unas necesidades de sueño diferentes, pero sí que hay una regla universal: descubre qué es lo que necesitas, crea una rutina y mantenla.

Comparte responsabilidades, pero de forma responsable

Si hay alguna tarea que sueles hacer habitualmente, pero hay otra persona de tu equipo que ha demostrado ser capaz de hacerla, ¿por qué no dejarle asumir esa responsabilidad? Dar autonomía a los miembros de tu equipo con los proyectos puede ayudarles a desarrollar nuevas habilidades y a aumentar su confianza. Además, como te quitan tareas de encima, tú tienes más tiempo y energía, de modo que todos salís ganando.

Dicho esto, no puedes delegar todas tus tareas y tampoco sería algo recomendable. A fin de minimizar los conflictos y el agotamiento, delega el trabajo en los demás según sus habilidades, capacidades y carga de trabajo actuales, no solo en función de lo que necesites quitarte de encima. Si conoces los puntos fuertes y débiles de tu equipo, podrás idear un plan para transferir las tareas a la persona correcta en el momento adecuado y liberar así algo de tu tiempo.

Prepara a tu equipo para el éxito

Repartir informes ininteligibles con metas poco claras no es delegar, sino echar trabajo encima. Procura explicar los informes y los proyectos de un modo exhaustivo y claro antes de entregarlos a los miembros de tu equipo. Estos son algunos de los elementos que deberías indicar:

• Nombre del proyecto
• Objetivos que esperas alcanzar
• Desglose logístico de las metas
• Público objetivo
• Cronología
• Parámetros de éxito

Antes de delegar proyectos en otra persona, averigua si necesita formación o recursos para llevar a cabo la tarea. Sin las instrucciones adecuadas, es posible que tu equipo no alcance los objetivos que esperas, y seguramente acabes añadiendo ese proyecto a tu lista de tareas pendientes.

Céntrate en el resultado deseado, haz hincapié en cómo puede contribuir esta tarea al éxito de la organización, y ayuda a tu equipo a mitigar las limitaciones en cuanto a capacidad que pueda tener para cumplir con los requisitos del proyecto. De este modo, no solo estarás ayudando a reducir tu propio estrés y tu carga de trabajo, sino que también aprenderás a formar un equipo más capaz y resiliente.

Supervisa y anima a tu equipo

A la hora de delegar, es esencial dominar el arte de repartir nuevas tareas y responsabilidades entre los miembros de tu equipo sin microgestionarlos. Una vez que hayas repartido los proyectos y liberado tu agenda, tampoco es conveniente que desaparezcas.

Mantén una línea de comunicación abierta para que puedan hacerte preguntas si es necesario. Consulta con ellos cada cierto tiempo para abordar posibles dudas y mantente al tanto de los avances de tu equipo sin controlar todo el proceso. No olvides agradecer el trabajo de tus compañeros de equipo cuando finalicen el proyecto. Los comentarios honestos son fundamentales para mejorar.

Toma nota de tus tareas principales

Haz una lista con tus prioridades para identificar aquello que debes hacer antes que cualquier otra cosa. Decide qué es lo que puedes hacer hoy. Y luego lo de mañana. Selecciona la hora del día en la que te sientes con más energía para abordar tus tareas principales.

Programa un tiempo de concentración en tu calendario

Tu tiempo es muy valioso. Protégelo bien. Reservar un tiempo de concentración en tu calendario indica a tus clientes, compañeros y superiores que para rendir mejor necesitas trabajar sin interrupciones. Al igual que programas reuniones con otras personas, añade bloques de tiempo de concentración a tu calendario y trátalos con el mismo respeto que le das a cualquier otra reunión. Programar una cita contigo mismo cada día para hacer las cosas a tu manera no es ninguna frivolidad. Es una parte esencial en la gestión de tu energía y tu rendimiento.