Gerenciamento de energia vs. gerenciamento de tempo: por que a energia deve vir em primeiro lugar

Na realidade, ficar obcecado com a produtividade pode se tornar improdutivo e potencialmente prejudicial. Se você adotar uma mentalidade de trabalho total e sem tempo para diversão, poderá comprometer sua saúde física, mental e emocional, sem mencionar seu desempenho. E, uma vez que você caiu no excesso de trabalho, pode ser difícil pisar no freio. Em breve, você poderá sentir esgotamento: insônia, fadiga, aumento da distração ou problemas de saúde ainda mais graves podem ser alguns dos sinais.

Se você é um freelancer iniciante, isso pode significar que você está trabalhando sozinho, o que pode se tornar exaustivo. Se esse for o seu caso, pode ser tentador ficar no “modo de trabalho” por horas a fio sem desligar. Ou, talvez você administre uma agência talentosa e tenha a tendência de responder às demandas crescentes trabalhando mais horas ou assumindo mais responsabilidades. Quando essas coisas acontecem, as pessoas geralmente procuram melhorar o gerenciamento de tempo delas como forma de realizar mais. O problema com essa estratégia? O tempo é um recurso finito sobre o qual não temos controle.

É por isso que, para evitar o estresse excessivo e o esgotamento, você pode aprender a gerenciar sua energia, não seu tempo. Uma mudança de gerenciamento de tempo para gerenciamento de energia significa fazer mais coisas do seu jeito: quando e onde você trabalha, sob quais condições e com quem. Funciona a partir da premissa de que não são as horas do dia, mas como você as gasta, que realmente contam.

Antes de mergulharmos em dicas que podem ajudar você a gerenciar sua energia, não se esqueça de baixar nosso Energy Tracker para registrar sua atividade diária durante sua semana de trabalho. Essa planilha pode ajudar você a identificar como você faz seu melhor trabalho e quando pode precisar ajustar seu cronograma para melhor alinhar seus níveis de energia.

Veja cinco maneiras de aprender como gerenciar sua energia, não seu tempo,—e maximizar sua produtividade.

Monitore o tempo de tela

Imagine que você está em uma praia com vista para águas azul-turquesa translúcidas, sentindo a determinação solene de alguém em férias e fora do escritório. Nenhuma ligação zumbindo em seu ouvido. Não há necessidade de mandar uma resposta na hora em que recebe um ping do Slack ou um e-mail do cliente. Parece ótimo, não é? Claro que sim. De vez em quando, precisamos de uma pausa na coleta constante de dados. É por isso que um dia na praia é tão feliz—e, por isso, voltamos ao trabalho nos sentindo recarregados.

Quando você não pode realmente ir para a praia, ainda pode obter um pouco da R&R (repetibilidade e reprodutibilidade) extremamente necessária ao reduzir o tempo de tela. Defina horários durante o dia para ler algo no papel, conversar com alguém pessoalmente ou simplesmente desligar a tela e fechar os olhos por alguns minutos. Como aquela escapada para a praia, fazer uma pausa nas telas e alertas pode ajudar você a se sentir mais com mais energia quando voltar ao trabalho.

Mantenha um diário alimentar

Não é novidade que a má nutrição pode esgotar sua energia, interferir no seu foco e prejudicar seu bem-estar geral. Apesar de sabermos muito bem disso, às vezes desenvolvemos hábitos alimentares pouco saudáveis ao gerenciar restrições de tempo e demandas de alta prioridade no trabalho. Torne-se mais consciente do que está consumindo e de como isso pode estar contribuindo para seus níveis de energia registrando sua ingestão diária de alimentos. Por exemplo, você pode prestar atenção se sua energia aumenta ou diminui após almoçar. Comeu pouco ou muito? Foi um hambúrguer ou uma salada? Manter um diário alimentar pode ajudar você a identificar padrões dos quais você nem sabia—e, em seguida, agir de acordo com eles.

Mantenha uma programação de sono

Você está jogado em sua cadeira, olhos semicerrados, lendo e-mails de clientes e solicitações de trabalho e está se sentindo esgotado. E aqui está a má notícia: são apenas 10h30 da manhã. Você espera que a cafeína lhe dê energia mas, após três xícaras, não tem essa sorte.

Parece uma pergunta óbvia, mas é uma que muitos não fazem com bastante frequência: você dormiu o suficiente? Ter uma boa noite de descanso de vez em quando não é suficiente. Um tempo de descanso amplo e consistente e uma boa higiene do sono podem ajudar você a gerenciar sua energia.

Um desafio para agências e freelancers é que eles às vezes podem suportar o peso das diferenças de fuso horário e horários de trabalho irregulares, o que afeta seu ritmo circadiano e rotina de sono. Se for esse o seu caso, não se desespere: ir para a cama e acordar mais ou menos no mesmo horário todos os dias, —mesmo que você não esteja no horário comercial clássico—, pode ajudar você a se sentir mais energizado ao longo do dia.

As necessidades de sono de cada pessoa são diferentes, mas uma regra é universal: descubra o que você precisa, crie uma rotina e cumpra-a.

Compartilhar responsabilidades,…mas de forma responsável

Se há uma tarefa que você executa regularmente, mas outra pessoa de sua equipe mostrou que pode lidar com isso, por que não deixá-la tomar as rédeas? Dar autonomia aos membros da equipe sobre os projetos pode ajudá-los a desenvolver novas habilidades e aumentar a confiança deles. E, quando você delega tarefas, —ganha mais tempo e energia,—o que é uma vantagem para todos.

Dito isso, você não pode delegar todas as tarefas,—e nem deve. Para minimizar o atrito e o esgotamento, delegue trabalho a outras pessoas com base nas habilidades, capacidades e carga de trabalho atual delas, não apenas com base no que você precisa. Ao aprender os pontos fortes e fracos da sua equipe, você pode elaborar um plano de como transferir tarefas para a pessoa apropriada no momento certo, liberando seu próprio tempo.

Prepare sua equipe para o sucesso

Distribuir briefings ininteligíveis com resultados pouco claros não é delegar,—é despejar. Certifique-se de que seus briefings e esboços de projetos sejam completos e inequívocos antes de entregá-los aos membros da equipe. Os itens que devem ser especificados incluem:

• Nome do projeto
• As metas que você gostaria de alcançar
• Detalhamento logístico dos resultados
• Público-alvo
• Cronograma
• Métricas de sucesso

Antes de delegar projetos a outra pessoa, descubra se ela precisa de treinamento ou recursos para concluir a tarefa. Sem orientação adequada, sua equipe pode não alcançar o resultado desejado e você pode acabar adicionando esse projeto de volta à sua lista de tarefas.

Concentre-se no resultado desejado, enfatize por que a conclusão da tarefa pode ajudar sua organização a ter sucesso e ajude a resolver quaisquer lacunas entre as capacidades de sua equipe e os requisitos do projeto. Ao fazer isso, você não está apenas ajudando a reduzir sua própria carga de trabalho e estresse, mas também está aprendendo a desenvolver uma equipe mais qualificada e resiliente.

Faça a verificação e torça

Fundamental para delegar bem é dominar a arte sutil de dar novas tarefas e responsabilidades aos membros de sua equipe sem microgerenciá-los. Ao delegar projetos e liberar seu tempo, você também não quer desaparecer.

Mantenha uma linha de comunicação aberta para que sua equipe possa fazer perguntas, se necessário. Estabeleça verificações regulares para ajudar você a lidar com bloqueios e manter-se informado sobre o progresso da sua equipe sem controlar todo o processo. E não se esqueça de dar reconhecimento aos seus colegas de equipe assim que eles concluírem o projeto. O feedback sincero é fundamental para o crescimento.

Anote suas principais tarefas

Crie uma lista de suas principais prioridades para ajudar você a identificar o que precisa realizar antes de qualquer outra coisa. Decida o que pode ser feito hoje. Depois, o que será feito amanhã. Escolha a hora do dia em que você se sente mais energizado para lidar com suas tarefas principais.

Programe em seu calendário um tempo para se concentrar

Seu tempo é valioso. Certifique-se de protegê-lo. Reservar em seu calendário um tempo para se concentrar ajuda a sinalizar para seus clientes, colegas de trabalho e gerentes que, para fazer mais, você precisa trabalhar sem interrupções. Então, assim como você agenda reuniões com outras pessoas, adicione alguns blocos de tempo de foco ao seu calendário e trate-os com o mesmo respeito que você dá a qualquer outra reunião. Estabelecer um compromisso consigo mesmo todos os dias, para fazer as coisas do seu jeito, não é uma indulgência. É parte integrante do gerenciamento de sua energia e produção.