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Energiemanagement vs. Zeitmanagement: Warum Energie an erster Stelle stehen sollte

Stress am Arbeitsplatz? Mit unseren Energiemanagementtipps für Agenturen und Freelancer lernst du, wie du deine Arbeit unter Berücksichtigung deines Energieniveaus und nicht der zur Verfügung stehenden Zeit organisierst.

Hattest du auch schon einmal das Gefühl, dass die Zeit verflogen ist und du—nicht genug erledigt hast? Es geht nicht nur dir so … In unserem Mailchimp & Co Benchmark Report 2022, einer unschätzbaren Ressource, die die Meinung von über 2.000 befragten Agenturen und Freelancer aus 63 Ländern ausführlich darstellt, gaben 30 % der befragten Freelancer an, dass sie das Zeitmanagement als eine der größten Herausforderungen empfinden. Doch auch 34 % der befragten Agenturen gaben an, dass ihre Zeiteinteilung zu den wichtigsten Prioritäten gehört.

Die Versuchung, sein Zeitmanagement-Problem zu lösen, indem man sich vor den Schreibtisch setzt, ist groß, denn je mehr Zeit man mit der Arbeit verbringt, desto mehr erledigt man, nicht wahr? Diese Einstellung äußerst sich oftmals in Mantras wie „Ich schlafe, wenn ich tot bin.“ – ein unbedachter Scherz, aber auch ein beunruhigendes Eingeständnis, dass man Produktivität unterbewusst mehr zu schätzen scheint als das Leben selbst, was letztendlich auch zu Burnout führen kann.

Die Besessenheit mit Produktivität kann jedoch zu Unproduktivität führen und potenziell schädlich sein. Wenn du nur arbeitest und dir keine Freizeit gönnst, könntest du deine körperliche, geistige und emotionale Gesundheit gefährden, ganz zu schweigen von deiner Leistung. Und wenn du erst überarbeitet bist, kann es schwer sein, die Notbremse zu ziehen. Eine potenzielle Folge ist Burnout, dessen Anzeichen Schlaflosigkeit, Müdigkeit, zunehmende Unkonzentriertheit oder sogar ernstzunehmende gesundheitliche Probleme sein können.

Wenn du zu den angehenden Freelancern gehörst, arbeitest du vielleicht allein, was sehr anstrengend sein kann. Vielleicht verleitet dich das sogar dazu, für Stunden in den “Arbeitsmodus” zu schalten, ohne dir eine Pause zu gönnen. Oder du leitest eine erfolgreiche Agentur und neigst dazu, auf steigende Anforderungen mit längeren Arbeitszeiten oder der Übernahme von mehr Verantwortung zu reagieren. Wenn es dazu kommt, versuchen Betroffene oft, ihr Zeitmanagement zu optimieren, um mehr Aufgaben erledigen zu können. Warum ist diese Strategie nicht zielführend? Zeit ist eine begrenzte Ressource, die du nicht kontrollieren kannst.

Um übermäßigen Stress und Burnout zu vermeiden, solltest du lernen, deine Energie zu managen und nicht deine Zeit. Der Wechsel vom Zeitmanagement zum Energiemanagement bedeutet, dass du mehr Aufgaben unter Berücksichtigung deiner eigenen Bedürfnisse erledigst: Du entscheidest, wann und wo du arbeitest, unter welchen Bedingungen und mit wem. Energiemanagement beruht auf dem Ansatz, dass nicht die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden am Tag, sondern die Art und Weise, wie man seine Arbeitszeit nutzt, wichtig ist.

Bevor wir zu den Tipps für Energiemanagement kommen, solltest du unseren Energie-Tracker herunterladen, um deine tägliche Aktivität während deiner Arbeitswoche aufzuzeichnen. Der Tracker kann dir dabei helfen, herauszufinden, wie du am effizientesten arbeitest und wann du deinen Zeitplan anpassen musst, damit er besser an deinem Energieniveau ausgerichtet ist.

Nachfolgend findest du 5 Möglichkeiten, um deine Energie zu managen —und deine Produktivität zu maximieren.

1. Finde heraus, was dir Energie gibt (und raubt)

Ein Unternehmen zu führen bedeutet, mit vielen Prioritäten —zu jonglieren, die oft miteinander konkurrieren. Als Geschäftsinhaber oder Freelancer reagierst du vielleicht auf diesen zunehmenden Druck, indem du mehr Zeit in deine Arbeit investierst, um all deine Aufgaben zu erledigen.

Kreative Fachleute sind definitiv immer beschäftigt. Im diesjährigen Benchmark Report gaben 39 % der befragten Agenturen, die nach eigenen Angaben weniger als 1 Million Dollar Umsatz erwirtschaften, an, dass sie zu viel Zeit in ihr Geschäft investieren. Das gaben aber auch 22 % der Agenturen, die nach eigenen Angaben mehr als 1 Million Dollar Umsatz erwirtschaften, an. Dass du beschäftigt bist, bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass du auch produktiver bist. Wenn du nicht aufpasst, kann dir die Arbeit am laufenden Band deine Energie rauben. Deshalb ist es wichtig, dass du dir Gedanken darüber machst, wie du sie am besten nutzt und kontrollierst.

Du kannst deine Leistung besser steuern, wenn du herausfindest, was dir während der Arbeit Energie gibt und raubt. Mithilfe von Energiemanagementtechniken werden deine täglichen Aufgaben überschaubarer und du empfindest sie als erfüllender. Hier sind einige Tipps, die du dir zu Herzen nehmen solltest.

Behalte deine Bildschirmzeit im Blick

Stell dir vor, du bist an einem Strand und blickst auf das türkisblaue Wasser. Du genießt deinen Urlaub und bist fern vom Büro. Dein Handy klingelt nicht ständig. Du musst nicht sofort auf eine Slack-Nachricht oder eine Kunden-E-Mail reagieren. Hört sich gut an, oder? Ab und zu braucht man eine Pause von der ständigen Datenaufnahme. Deshalb ist ein Tag am Strand so wohltuend,—und deshalb kommt man energiegeladen zur Arbeit zurück.

Du kannst dir diese dringend benötigte Erholung auch gönnen, wenn du nicht an den Strand fahren kannst – du musst einfach nur deine Bildschirmzeit reduzieren. Lege tagsüber Zeiten fest, zu denen du etwas auf Papier liest, persönlich mit jemandem sprichst oder einfach den Bildschirm ausschaltest und für ein paar Minuten die Augen schließt. Wie bei einem Ausflug an den Strand kann eine Auszeit von Bildschirmen und Alarmen dazu beitragen, dass du mehr Energie hast, wenn du weiterarbeitest.

Führe ein Ernährungstagebuch

Mittlerweile weiß jeder, dass schlechte Ernährung einem die Energie rauben sowie die Konzentration und das allgemeine Wohlbefinden beeinträchtigen kann. Dennoch entwickelt man manchmal ungesunde Essgewohnheiten, wenn man bei der Arbeit unter Zeitdruck steht und Aufgaben mit hoher Priorität durchführen muss. Achte darauf, was du zu dir nimmst und wie es sich auf dein Energieniveau auswirkt, indem du deine tägliche Nahrungsaufnahme aufzeichnest. Du kannst zum Beispiel beobachten, ob du nach dem Mittagessen mehr oder weniger Energie hast. Hast du wenig oder viel gegessen? War es ein Burger oder Salat? Ein Ernährungstagebuch kann dir dabei helfen, Muster zu erkennen, die dir bisher nicht aufgefallen sind, und diese zu ändern.

Entwickle eine Schlafroutine

Du sitzt zusammengekauert auf deinem Stuhl, liest mit müden Augen die E-Mails deiner Kunden und Auftragsanfragen und bist einfach nur erschöpft. Die schlechte Nachricht? Es ist erst 10:30 Uhr … Du hoffst, dass du mit ein wenig Koffein wieder munter wirst, aber selbst 3 Tassen Kaffee nützen nichts.

Die Frage erscheint einem offensichtlich, dennoch wird sie nicht oft genug gestellt: Hast du genug geschlafen? Es reicht nicht aus, sich nur ab und zu auszuschlafen. Ausgiebige, konsequente Ruhezeiten und eine gute Schlafhygiene können dir beim Energiemanagement helfen.

Agenturen und Freelancer müssen häufig unter Zeitzonenunterschieden und unregelmäßigen Arbeitszeiten fertig werden – mit negativen Folgen für ihren Tagesrhythmus und ihre Schlafroutine. Wenn das auch bei dir der Fall ist, gibt es eine einfache Lösung: Geh jeden Tag zur gleichen Zeit ins Bett und stehe jeden Morgen zur gleichen Zeit auf, selbst wenn du nicht klassisch von 9:00 bis 17:00 Uhr arbeitest. So hast du am Tag mehr Energie.

Jeder Mensch hat einen anderen Schlafbedarf, es gibt jedoch eine universelle Regel: Finde heraus, wie viel Schlaf du brauchst, entwickle eine Routine und halte diesen neuen geregelten Schlafrhythmus ein.

2. Setze Grenzen, um Energie zu sparen

Grenzen helfen wie gute altmodische Zäune dabei, den Zugang zwischen dir, deinen Freunden und deiner Familie sowie deinem Arbeitsleben zu regeln und zu bestimmen, inwiefern diese miteinander interagieren können. Konzentriere dich beim Setzen der Grenzen auf Umgebungen und Personen, die dir dabei helfen, dich mehr (oder weniger) energiegeladen zu fühlen. Wo kannst du am besten nachdenken? Warum geben dir diese Umgebung und diese Personen einen Energiekick? Die Beantwortung solcher Fragen kann dir dabei helfen, Grenzen zu setzen, dir Energie zu geben und dich vor Personen und Dingen schützen, die sie dir rauben können.

Nachdem du ermittelt hast, was dich stärkt und was dich entkräftet, solltest du nicht überrascht sein, wenn du feststellst, dass deine Routine etwas angepasst werden muss. Grenzen sollen nicht starr oder abschreckend sein. Stattdessen sollen sie dir helfen, dir bewusst zu machen, wie du deine Energie im Laufe des Tages einsetzt, damit du sie so nutzt, wie es für dich am besten ist.

3. Delegiere Aufgaben, um Energie zu sparen

Als Agenturinhaber oder Freelancer trägst du viel Verantwortung, die dir gelegentlich überfordernd erscheinen kann. Die besten Führungspersonen erkennen, dass sie nicht alles alleine stemmen können. Wenn du bestimmte Aufgaben an Teammitglieder oder Unterauftragnehmer abgibst, erweiterst du deine Spielräume in der Erledigung anstehender Aufgaben. Wenn du dein Team noch nicht aufgebaut hast, kannst du Unterauftragnehmer in einem Freelancer-Verhältnis beauftragen und so die Arbeit besser delegieren.

Hierbei geht es nicht darum, dass man seine Verantwortung an andere abgibt oder Mikromanagement betreibt. Stattdessen geht es um eine Führungskompetenz, die kooperatives Arbeiten fördert, um so mehr zu erreichen. Das bestätigt auch Alessandra Farabegoli, Mailchimp-Pro-Partnerin, E-Mail-Marketing-Spezialistin und Mitbegründerin von Palabra. Sie teilte ihre Erfahrungen im diesjährigen Benchmark Report mit:

“Für mich bedeutet Führung, Ziele, Ressourcen, Aufmerksamkeit und Wissen zu teilen. Wenn alle im Team gemeinsame Ziele verfolgen und die Unternehmenskultur mitbestimmen, braucht man kein Mikromanagement mehr zu betreiben, und man kann seine Zeit und Energie in die Erreichung größerer Ziele investieren.”

Mache Delegation zu einem Teil deiner Arbeitskultur, um die Botschaft zu verstärken, dass ein florierendes Unternehmen und die Aufrechterhaltung des Energieniveaus aller eine Teamleistung ist. Du weißt nicht genau, wo du beginnen sollst? Wir haben einige Tipps für dich, mit denen du die Kunst des Delegierens erlernen kannst.

Delegiere Aufgaben auf verantwortungsvolle Weise

Wenn eines deiner Teammitglieder eine Aufgabe, die du normalerweise durchführst, ebenfalls erledigen kann, warum überlässt du ihm dann nicht die Zügel? Wenn du deine Teammitglieder selbständig an Projekten arbeiten lässt, können sie neue Fähigkeiten entwickeln und ihr Selbstvertrauen stärken. Außerdem nehmen sie dir so Last von den Schultern,—sodass du Zeit und Energie sparst –—eine Win-Win-Situation für alle.

Das bedeutet aber nicht, dass du alle Aufgaben delegieren kannst oder solltest. Um Spannungen und Burnout vorzubeugen, solltest du einzelne Aufgaben auf der Grundlage der Fähigkeiten, Fertigkeiten und aktuellen Arbeitsbelastung deiner Teammitglieder delegieren, und nicht basierend auf dem, was erledigt werden muss. Wenn du die Stärken und Schwächen deiner Teammitglieder kennst, kannst du einen Plan ausarbeiten, um die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt mit bestimmten Aufgaben zu betrauen, um dir mehr Freiräume zu verschaffen.

Rüste dein Team für den Erfolg

Unverständliche Aufträge mit unverständlichen Aufgabenstellungen zu verteilen, ist kein Delegieren,—sondern Abladen. Daher solltest du sicherstellen, dass deine Aufträge und Projektbeschreibungen gründlich und eindeutig sind, bevor du sie deinen Teammitgliedern zuweist. Was die Projektbeschreibung immer enthalten sollte:

– den Projektnamen – die anvisierten Ziele – die logische Aufschlüsselung des Leistungsspektrums – die Zielgruppe – den Zeitplan – die Erfolgskennzahlen

Bevor du Aufgaben an andere Person delegierst, solltest du herausfinden, ob sie vorher an einem Training teilnehmen muss oder Ressourcen benötigt, um die jeweilige Aufgabe auszuführen. Ohne entsprechende Anleitung erzielen deine Angestellten möglicherweise nicht das gewünschte Ergebnis, und du musst das Projekt wieder auf die Liste der zu erledigenden Aufgaben setzen.

Deshalb solltest du das gewünschte Ergebnis betonen und deutlich machen, warum die Ausführung der Aufgabe zum Erfolg eures Unternehmens beitragen kann. Außerdem solltest du etwaige Lücken zwischen den Fähigkeiten deiner Angestellten und den Projektanforderungen schließen. Auf diese Weise verringerst du nicht nur deine eigene Arbeitslast und reduzierst Stress, sondern lernst auch, wie du ein qualifizierteres und belastbares Team aufbauen kannst.

Unterstütze und motiviere

Um gut delegieren zu können, muss man die subtile Kunst beherrschen, seinem Team neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu übertragen, ohne es zu überfordern. Wenn du Projekte übergibst und so mehr Zeit hast, solltest du dennoch für dein Team da sein.

Sorge für eine offene Gesprächskultur, damit dir dein Team bei Bedarf Fragen stellen kann. Plane regelmäßige Besprechungen ein, um eventuelle Probleme anzugehen und über die Fortschritte deines Teams auf dem Laufenden zu bleiben, ohne den gesamten Prozess zu kontrollieren. Und denke daran, deinen Teammitgliedern deine Anerkennung auszusprechen, wenn sie das Projekt abgeschlossen haben. Ehrliches Feedback ist der Schlüssel zum Wachstum.

4. Multitasking? Wie wäre es mit Monotasking?

Erinnerst du dich noch an deinen letzten Strandurlaub? Was diese Erinnerung so schön macht, ist unter anderem, dass Urlaub unkompliziert ist: Es gibt weniger Ablenkungen, du musst weniger Entscheidungen treffen und fragst dich nicht ständig: “„Nach welcher Datei habe ich noch einmal gesucht?“” Obwohl wir darauf programmiert sind, zwischen E-Mails, Anrufen und anderen Benachrichtigungen hin und her zu wechseln, erreichen wir oft mehr, wenn wir weniger tun.

Versuche es doch mit Monotasking, statt standardmäßig Multitasking zu betreiben. Monotasking bedeutet, dass man sich stets auf eine Aufgabe konzentriert. Auf diese Weise kannst du lernen, Ablenkungen zu vermeiden und Fehler zu reduzieren, und dich besser auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren. Du brauchst eine Starthilfe? Hier sind einige Tipps, wie du von Multitasking auf Monotasking umsteigen kannst.

Notiere die wichtigsten Aufgaben

Mit einer Liste, die die wichtigsten Aufgaben enthält, kannst du leichter identifizieren, was zuerst deine Aufmerksamkeit erfordert. Entscheide, was du heute erledigen kannst, und dann, was morgen auf dem Tagesplan steht. Wähle die Tageszeit, zu der du die meiste Energie hast, um die wichtigsten Aufgaben zu erledigen.

Trage Arbeitsphasen in deinen Kalender ein

Deine Zeit ist wertvoll. Deshalb solltest du sie schützen. Wenn du Arbeitsphasen in deinen Kalender einträgst, signalisierst du deinen Kunden, Kollegen und Managern, dass du ohne Unterbrechungen arbeiten musst, um mehr erledigen zu können. Trage also genauso wie Besprechungen auch die Arbeitsphasen in deinen Kalender ein, und nimm diese genauso ernst, wie du mit Besprechungen und anderen Terminen machen würdest. Es ist keine Nachlässigkeit, wenn du dir jeden Tag Zeit nimmst, um die Dinge zu tun, die du dir vorgenommen hast.’ Es ist ein integraler Bestandteil deines Energiemanagements und deiner Tagesleistung.

5. Erledige durch Automatisierung in weniger Zeit mehr

Hier noch ein letzter Gedanke, während du darüber nachdenkst, wie du deine Aufgaben erledigen kannst, ohne Geisteskraft zu verschwenden: Hast du schon einmal daran gedacht, dass du sie gar nicht erledigen musst? Inwieweit könnte dir Automatisierung dabei helfen, deine To-Do-List abzuarbeiten und Aufgaben zu übernehmen, die du bisher manuell erledigt hast? Wahrscheinlich kann diese Technologie mehr für dich tun als du gedacht hast.

Als Mailchimp-Benutzer kennst du vielleicht schon unsere Automatisierungstools wie den Customer Journey Builder. Solltest du ihn noch nicht getestet haben: Dieses Tool hilft dir dabei, maßgeschneiderte und automatisierte Marketing-Workflows für deine Kunden zu erstellen. Mit eingebauten Triggern für alltägliche Aufgaben sind Automatisierungstools dieser Art ideal, um die Marketingtätigkeit deiner Kunden zu optimieren. Schöpfe alle Funktionen des Builders aus, um sie dabei zu unterstützen, ihren Zielgruppen zur richtigen Zeit die richtige Nachricht zu senden. Und wenn deine Kunden zufrieden sind, hast du mehr Zeit, um dich zu erholen, Kraft zu tanken—und vielleicht sogar an den Strand zu fahren.

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Unsere Community gleichgesinnter und hilfsbereiter Marketer setzt sich dafür ein, dass Freelancer und Agenturen das Beste aus sich herausholen können. Schließ dich uns noch heute an und nutze zahlreiche kostenlose Tools und Ressourcen, die dich dabei unterstützen, für deine Kunden da zu sein, selbst wenn du offline bist.

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