Non c'è niente di più frustrante che inviare un'email ben pensata e non ricevere alcuna risposta. Sia che si tratti di un contatto iniziale con un nuovo cliente, del tentativo di riscuotere il pagamento di una fattura non pagata o di una proposta di lavoro, potrebbe sembrare che la tua email si sia smarrita. Un follow-up tempestivo può tuttavia riaccendere la conversazione, stimolare l'azione e mantenere il processo in movimento.
Per padroneggiare l'arte dell'email bump è necessario trovare il tono e il tempismo adeguati. In questa guida analizzeremo nel dettaglio gli email bump, perché funzionano, quando inviarli e come eseguire un efficace un follow-up.
Cos'è un'email bump?
Un email bump è un breve messaggio di follow-up inviato per sollecitare una risposta a un'email. Viene utilizzato quando vuoi rammentare qualcosa gentilmente al destinatario, riportando la conversazione in cima alla sua casella di posta senza riscrivere l'email precedente. Un classico bump potrebbe essere una frase semplice come: "Sto solo controllando!" o "Qualche idea?". L'obiettivo è quello di rimanere visibili senza essere invadenti.
Psicologia dell'email bump
Il follow-up di un'email senza risposta potrebbe sembrare una questione poco importante, tuttavia comprendere cosa passa per la mente di mittenti e destinatari può rendere il follow-up più efficace.
Perché i destinatari non rispondono sempre
Non tutte le email senza risposta sono un rifiuto. Le persone sono impegnate, si distraggono o si sentono sopraffatte dalle caselle di posta. Talvolta il messaggio arriva nel momento sbagliato, magari durante una riunione, in viaggio, o quando il destinatario non può prestargli l'attenzione che merita. Anche con le migliori intenzioni, è facile che le email restino senza risposta. Il più delle volte, le persone non ignorano intenzionalmente i messaggi; semplicemente non sono ancora riuscite a rispondere.
La paura di sembrare insistenti
Molti mittenti esitano a fare un follow-up perché temono di sembrare aggressivi o fastidiosi. Nessuno vuole infastidire gli altri, tuttavia questa paura spesso porta a perdere delle opportunità. Un bump ben formulato non richiede una risposta, bensì ricorda qualcosa in modo gentile e dimostra professionalità.
Il potere dei promemoria gentili
Un breve e cortese bump può essere un promemoria gradito. Offre al destinatario un'altra possibilità per rispondere, senza sentirsi sotto pressione. Psicologicamente, fa leva sul desiderio naturale di seguire e mantenere le norme sociali. Quando si è educati e diretti, il promemoria segnala persistenza, non impazienza, e questo può fare la differenza tra un thread morto e la chiusura della vendita.
Quando inviare un'email bump
Sapere quando inviare un'email bump è importante tanto quanto il suo contenuto. La tempistica e il contesto possono determinare se il follow-up è utile oppure viene ignorato. Ci sono diversi scenari comuni in cui un promemoria gentile può fare la differenza. Ecco come riconoscere il momento giusto per inviarne uno e cosa si vuole ottenere nelle diverse situazioni.
Coinvolgere nuovamente i potenziali clienti che si sono raffreddati
Le conversazioni di vendita non seguono sempre un percorso lineare. Un potenziale cliente potrebbe aver mostrato interesse ma è diventato silenzioso. Anziché presumere che abbia perso l'interesse, un'email bump può riattivare la conversazione. Mantieni un approccio amichevole e senza fare pressione, qualcosa come: “Volevo solo controllare se siete ancora interessati” mostra che stai interagendo senza essere troppo insistente. Talvolta è tutto ciò che serve per far ripartire una trattativa.
Follow-up dopo una riunione
Se c'è stata una riunione, sia essa una chiamata con un cliente, una discussione interna o una chiacchierata di networking, e hai concordato i prossimi passi, un'email bump può mantenere attivo il processo. Le persone spesso necessitano di un promemoria per portare a termine le cose. Un breve messaggio che riassume i punti chiave e chiede aggiornamenti o informazioni sulle decisioni prese aiuta a mantenere attiva la conversazione e dimostra organizzazione e proattività da parte tua.
Inviare un promemoria riguardo a un’azione necessaria
Quando aspetti una richiesta specifica (documenti, approvazioni, feedback), è ragionevole fare un follow-up dopo qualche giorno. Se hai fatto una proposta iniziale su un progetto, probabilmente sei impaziente di ricevere una risposta. L'email bump può essere un invito gentile: "Solo un promemoria, fammi sapere se hai bisogno di qualcosa da parte mia per procedere". Stai facilitando il processo piuttosto che essere esigente.
Chiedere aggiornamenti dopo una candidatura o una presentazione
Dopo avere inviato la propria candidatura per un posto di lavoro, un’offerta commerciale o una proposta per un progetto, è possibile inviare un’email di sollecito se non si è ricevuta una risposta dopo un periodo di tempo ragionevole (solitamente 1-2 settimane). Mantieni un tono professionale e positivo. Esprimi continuo interesse, ringrazia per il tempo dedicato e chiedi se ci sono aggiornamenti. Mostra iniziativa senza risultare invadente.
La regola del 3 per il follow-up
Quando si tratta di email di promemoria, di più non è sempre meglio. Un follow-up troppo frequente, o senza uno scopo chiaro, può irritare il destinatario e compromettere le possibilità di ottenere una risposta. Molti professionisti si affidano alla Regola del 3: una struttura semplice ed efficace per inviare fino a 3 email bump, con toni e contenuti leggermente diversi. La Regola del 3 mantiene i follow-up strutturati, professionali e mirati. Dai spazio al destinatario, dimostrando al contempo attenzione e organizzazione.
Primo bump: leggero e amichevole
Il primo follow-up dopo il messaggio iniziale dovrebbe essere breve, informale e non invadente. Presumi il meglio, ovvero che la persona ha perso il messaggio originale o non ha ancora avuto la possibilità di rispondere. Mantieni un tono vivace e non aggiungere ulteriore pressione. Solitamente è sufficiente una breve frase come: "Volevo solo riportare questo nella tua casella di posta nel caso in cui si fosse perso" oppure "Sto seguendo questo discorso, fammi sapere cosa ne pensi quando hai un momento". Considerala una spintarella, non una spinta.
Secondo bump: aggiungi contesto
Se il messaggio precedente non ha ricevuto risposta, il secondo dovrebbe aggiungere un po' più di valore o contesto. Forse la situazione è cambiata, oppure c'è una scadenza imminente. Usa questo follow-up per riformulare delicatamente il messaggio: "Volevo riprendere questo discorso prima di prenotare i piani di viaggio per il mese prossimo" oppure "Ho pensato che potesse essere utile condividere questo dettaglio aggiuntivo." Qui l'obiettivo è quello di offrire al destinatario un motivo per rispondere, senza sembrare frustrati o impazienti.
Terzo bump: spintarella finale
Il terzo follow-up è l'ultima spinta gentile. Bisogna essere chiari, rispettosi e pronti a lasciar perdere se non si riceve ancora una risposta. Potresti dire: “Sto solo controllando un'ultima volta, so che la vita è frenetica e quindi, se ora non è il momento giusto, nessun problema”. Questo messaggio offre al destinatario una facile via d'uscita e comunica che stai per chiudere la questione. A volte, questa nota finale fa ottenere una risposta, soprattutto da parte di chi voleva rispondere ma se ne è dimenticato.
Dieci consigli per l'email bump
Indipendentemente dal fatto che tu stia cercando di concludere una vendita, assicurarti un incontro oppure ottenere una risposta a una proposta, alcune abitudini chiave possono aumentare le tue possibilità di successo. Questi 10 suggerimenti possono aiutarti a scrivere email di promemoria professionali, efficaci e accolte positivamente.
Il segreto dell'email bump è l'equilibrio: determinate ma rispettose, utili ma non fastidiose. Seguire queste best practice aumenta le probabilità di ottenere una risposta senza compromettere i rapporti o sembrare insistenti.
1. Crea template di email per il follow-up
Avere alcuni template pronti all'uso consente di risparmiare tempo e mantenere un tono uniforme. Crea template per scenari comuni come post-riunione, contatti di vendita e candidature lavorative e modificali in base alle necessità. Questi template ti aiutano a rimanere professionale ed efficiente, soprattutto quando devi gestire più conversazioni tramite email contemporaneamente.
2. Monitorare le metriche
Uno dei modi migliori per comprendere il tasso di successo delle email consiste nel monitoraggio dei tassi di apertura e click-through, così come delle risposte. Gli strumenti di gestione delle email mostrano spesso se un destinatario ha aperto l'email o ha cliccato su un link. In questo modo, non segui alla cieca, bensì prendi decisioni informate basate sui comportamenti effettivi.
3. Scegliere le tempistiche giuste
Non inviare un follow-up troppo presto o troppo tardi. Una buona regola è quella di aspettare 3-5 giorni lavorativi dopo l'invio dell'email originale. Considera gli impegni dei destinatari, l'urgenza del messaggio e il giorno e l'ora in cui lo invii. Evita la fine della giornata oppure i giorni immediatamente prima o dopo una festività, quando i destinatari potrebbero essere distratti o sopraffatti da una mole di messaggi.
4. Personalizzare l'oggetto e i messaggi
Un follow-up generico è facile da ignorare, mentre un follow-up personalizzato cattura l'attenzione. Includi il nome del destinatario, fai riferimento all'argomento o al progetto specifico, oppure menziona qualcosa di pertinente con lo scambio di messaggi precedente. Qualsiasi cosa che possa dare al destinatario l'impressione che tu gli stia parlando direttamente ti aiuterà a distinguerti.
5. Essere chiari e concisi
Le persone sono impegnate, quindi le migliori email di sollecito vanno dritte al punto. Riformula la richiesta o domanda originale, rammenta il contesto e facilita la risposta. Cerca di limitarti a pochi paragrafi brevi e usa molto spazio bianco. Un messaggio lungo rischia di sopraffare e i destinatari potrebbero ritardare a rispondere, anche se cerchi un semplice sì o no.
6. Usare l'umorismo o la creatività in modo adeguato
Non avere paura di mostrare un po' di personalità. Se conosci il destinatario o il contesto lo consente, un tocco di umorismo o un'espressione intelligente può far risaltare il tuo messaggio. Assicurati solo che si adatti al tono della relazione e che sia in linea con l'argomento. Evita qualsiasi frase troppo informale se non hai la certezza che sia adeguata in quella situazione.
7. Includere una call to action chiara
Ogni email bump deve includere una chiara call to action (CTA) che consenta al destinatario di sapere cosa stai chiedendo. Fai una domanda specifica, richiedi un orario per una chiamata oppure chiedi se c'è ancora interesse. Non costringere il destinatario a indovinare ciò che vuoi; è più probabile che risponda quando ciò che chiedi è ovvio.
8. Rileggere il testo
Gli errori di battitura e la formattazione approssimativa trasmettono il messaggio sbagliato. Prima di premere Invia, prenditi un momento per ricontrollare la grammatica, l'ortografia e la struttura. Potresti anche volerti assicurare di inviare l'email alla persona giusta e ricontrollare l'ortografia di informazioni come nome, titolo e nome dell'azienda. Un'email ben scritta e curata nei dettagli è più professionale e ha maggiori probabilità di ricevere una risposta articolata. Sebbene molti programmi software offrano controlli ortografici e grammaticali integrati, la revisione manuale rappresenta spesso il modo migliore per individuare gli errori più insidiosi.
9. Usare i follow-up automatizzati
I follow-up automatizzati possono rendere il lavoro più semplice se gestisci una campagna o invii molti messaggi di sensibilizzazione e cold email. Strumenti come Mailchimp permettono di pianificare email di follow-up che vengono inviate se non c’è alcuna risposta. Assicurati che le impostazioni di automazione siano ben calibrate, per evitare troppi follow-up e assicurarti che i messaggi siano personali e pertinenti.
10. Capire quando è il momento di fermarsi
È normale che alcune email non ricevano mai una risposta. Se hai inviato dei follow-up ben distanziati e ponderati e non hai ricevuto alcuna risposta, potrebbe essere il momento di lasciar perdere. Continuare a inviare messaggi può nuocere alla tua credibilità o danneggiare il rapporto con il destinatario. Fai attenzione a segnali come l'annullamento dell'iscrizione, messaggi di assenza o silenzio totale su più canali. Quando è chiaro che non riceverai una risposta, potrai concentrare il tuo tempo e le tue energie su attività più produttive.
5 cose da non fare
Sebbene gli email bump possano essere uno strumento potente, ti si potrebbero anche ritorcere contro se non li gestisci bene: il tono, il tempismo e la scelta delle parole contano. Un passo falso potrebbe farti sembrare poco professionale o invadente. Ecco 5 errori comuni da evitare nel follow-up. Prestare attenzione a queste insidie comuni aiuta a garantire che le email di sollecito siano accolte nello spirito con cui sono state concepite, ovvero come promemoria utili, non come tattiche per fare pressione.
1. NON trasmettere frustrazione o impazienza
È facile mostrare irritazione quando si viene ignorati, tuttavia la frustrazione porta raramente dei risultati. Frasi come "Come ho detto in precedenza" o "Sto aspettando una risposta" possono sembrare accusatorie. Mantieni un tono calmo, professionale e neutrale. Prova invece qualcosa come: "Volevo solo controllare se hai avuto la possibilità di leggere il mio ultimo messaggio" o "Volevo fare un follow-up nel caso in cui la mia email si fosse persa nella mole di messaggi".
2. NON scusarsi eccessivamente
Non c'è bisogno di iniziare l'email con “Mi dispiace tanto disturbare di nuovo” oppure “Odio davvero doverti ricontattare.” Non stai facendo nulla di sbagliato inviando un promemoria e scusarti eccessivamente può minare la tua autorità, facendo sembrare il tuo messaggio meno serio. Frasi come "So che la vita è frenetica, volevo solo chiedere un aggiornamento su questo" oppure "Capisco perfettamente se questo messaggio è stato sepolto, lo sto solo riportando in cima alla tua casella di posta" sono educate sebbene dirette e professionali.
3. NON fare leva sui sensi di colpa né essere passivi-aggressivi
Evita di dire cose come "Immagino che tu sia troppo impegnato per rispondermi" o "Presumo che tu non sia interessato". Queste tattiche possono sembrare soddisfacenti al momento, tuttavia danneggiano le relazioni. Mantieni il linguaggio rispettoso e professionale. Tieni la porta aperta con frasi comprensive come “Fammi sapere se ora non è il momento giusto” o “Sarò felice di ricontattarti quando va meglio per te”.
4. NON inviare un'email di rottura
Il messaggio "Questa sarà la mia ultima email" potrebbe sembrare una chiusura, tuttavia può risultare drammatico o manipolativo. Se non è realmente necessario chiudere definitivamente una porta, non usare gli ultimatum come tattica per provocare una risposta. Ribadisci invece la tua posizione, includi una CTA e le informazioni di contatto in un punto facile da trovare e poi non fare più nulla.
5. NON inviare email troppo ravvicinate
Bombardare la casella di posta di qualcuno con messaggi giornalieri o persino due volte a settimana è raramente efficace. Concedi al destinatario un po' di tempo tra i messaggi (almeno 3-5 giorni lavorativi), così che i follow-up sembrino ponderati anziché disperati. Distanziare le email dimostra rispetto per il tempo del destinatario e aumenta le probabilità che il messaggio venga letto e considerato, piuttosto che ignorato.
Alternative all'email bump
L'email non è l'unico modo per fare un follow-up e, in alcuni casi, potrebbe non essere il più efficace. Diversificare i canali di comunicazione aumenta le opportunità di connessione. Se le tue email di sollecito non ottengono l'attenzione desiderata o vuoi provare un approccio più personale o creativo, valuta l'uso di altri metodi. Usare strategicamente queste alternative può aiutarti a distinguerti e a mantenere attiva la comunicazione senza fare affidamento esclusivamente sulle email.
Contatta tramite LinkedIn
Un breve messaggio su LinkedIn può fungere da gentile promemoria e, allo stesso tempo, ricordare al destinatario chi sei. È meno formale di un'email e spesso si ricevono meno messaggi su questa piattaforma. Potresti dire: “Volevo solo fare un follow-up alla mia email e mi piacerebbe avere la tua opinione quando hai un momento”. Un messaggio di questo tipo mantiene viva la conversazione con un tono positivo, rispettando comunque il tempo del potenziale cliente.
Prendi in mano il telefono
A volte, una telefonata veloce è il modo più rapido per far progredire le cose. Molte persone hanno caselle di posta elettronica pienissime e una telefonata può risolvere rapidamente un problema, togliendolo dalla lista delle cose da fare. Se hai già stabilito un contatto e la natura della richiesta lo giustifica, una telefonata può rompere il silenzio. Sii breve e cortese: "Chiamavo solo per dare seguito all'email che ho inviato la settimana scorsa. Posso inviarla di nuovo se necessario".
Pianifica un promemoria su un calendario condiviso
Per progetti collaborativi o riunioni, un invito nel calendario con una breve nota può stimolare l'azione. Questo garantisce che il promemoria venga inserito nel calendario del destinatario, anziché nella sua casella di posta. Includi un breve messaggio nella descrizione dell'invito per chiarire lo scopo e i prossimi passi. Tuttavia, assicurati che pianificare un orario sul calendario di qualcun altro sia appropriato per la relazione e il contesto. Se è troppo presuntuoso, potrebbe sembrare invadente piuttosto che utile.
Punti chiave da ricordare
Le email di sollecito efficaci sono educate, mirate e con i tempi giusti: fai un regolare follow-up con messaggi chiari e concisi che rispettino il tempo e l'attenzione del destinatario.
Usa un approccio strutturato come la Regola del 3: inizia con leggerezza, aggiungi contesto nel secondo follow-up e dai un'ultima spinta, sapendo esattamente quando è giunto il momento di fermarsi.
Esplora alternative quando l'email non è efficace: i messaggi su LinkedIn, le telefonate o gli inviti sul calendario possono coinvolgere nuovamente i contatti in modo più personale o diretto.