L'email marketing è ancora uno dei modi migliori per raggiungere il tuo pubblico. Tuttavia, dietro ogni campagna email di successo c'è una strategia attenta di gestione delle liste e targeting del pubblico.
Probabilmente hai sentito parlare di disiscritti e bounce, ma c'è un altro componente critico che spesso passa inosservato: la lista di soppressione delle email. Questo elenco aiuta gli operatori di marketing a preservare la loro reputazione di invio, migliorare la deliverability e rispettare le normative. Tuttavia, molte aziende non utilizzano le liste di soppressione in modo efficace o non capiscono perché siano così importanti.
Che sia alle prime armi con l’email marketing o stia cercando di ottimizzare la tua strategia attuale, comprendere le liste di soppressione è essenziale. Agiscono come barriere di protezione per le tue campagne, aiutando a evitare gli errori comuni che potrebbero danneggiare le tue iniziative di marketing e la reputazione del tuo brand.
Continua a leggere per scoprire cos'è una lista di soppressione delle email e come usarla.
Comprendere le basi delle liste di soppressione delle email
Una lista di soppressione delle email è essenzialmente un elenco di indirizzi email a cui non inviare messaggi, che dovrebbero essere esclusi dalle tue campagne di marketing. Impedisce ai messaggi di raggiungere persone che non dovrebbero riceverle. Queste liste in genere contengono indirizzi che hanno esplicitamente rinunciato alle comunicazioni, che sono stati ripetutamente respinti o che sono stati aggiunti manualmente per vari motivi aziendali.
A differenza della tua lista di iscritti attivi, che rappresenta le persone che vogliono ricevere tue notizie, la tua lista di soppressione identifica chi non dovrebbe ricevere i messaggi, anche se in qualche modo finiscono nel tuo link di invio. Quando implementata correttamente, la tua piattaforma di email marketing filtra automaticamente questi indirizzi prima di inviare le campagne.
Sebbene la lista di soppressione email contenga gli indirizzi email di persone che non dovrebbero ricevere le tue campagne di marketing, non corrisponde esattamente al concetto di disiscritti, bounce o di opt-out. Un annullamento dell'iscrizione avviene quando qualcuno si disiscrive attivamente dalle tue email facendo clic su un link di annullamento dell'iscrizione. Questi indirizzi dovrebbero essere aggiunti automaticamente alla lista di soppressione, ma la lista di soppressione stessa è più ampia.
I bounce si verificano quando i messaggi email non possono essere consegnati alla casella di posta del destinatario. Gli hard bounce (fallimenti permanenti nella consegna) dovrebbero essere aggiunti alle liste di soppressione, mentre i soft bounce (problemi temporanei) in genere non vengono immediatamente eliminati.
La differenza fondamentale è che una lista di soppressione è il database principale "da non contattare" che può includere indirizzi da più fonti, non solo quelli che hanno annullato l'iscrizione o sono stati respinti.
La lista di soppressione in genere include diverse categorie di indirizzi email, tra cui:
- Utenti disiscritti: queste sono persone che hanno esplicitamente scelto di non ricevere più tue email o hanno richiesto in altro modo di non ricevere più tue comunicazioni. Il rispetto di queste richieste è legalmente obbligatorio.
- Hard bounce: non è nel tuo interesse inviare email allo stesso indirizzo email ripetutamente se queste non vengono mai consegnate. Gli hard bounce sono indirizzi email che restituiscono costantemente messaggi di mancata consegna permanente. Ciò accade con indirizzi email non validi, account eliminati o domini che non esistono più. Continuare a inviare email a un indirizzo hard bounce danneggia la tua reputazione di mittente.
- Reclami per spam: i destinatari che hanno contrassegnato le tue email come spam o posta indesiderata hanno indicato che i tuoi contenuti non sono desiderati. Continuare a inviare loro email aumenta il tasso di reclami per spam, compromettendo la deliverability.
- Contatti aggiunti manualmente: questi sono indirizzi aggiunti dal tuo team, magari su richiesta verbale di un cliente, a causa di una politica interna o per evitare di inviare messaggi a concorrenti, account di prova o individui specifici. Aggiungendo manualmente gli indirizzi email soppressi, hai il controllo su chi riceve le tue comunicazioni.
- Esclusioni legali/normative: questi sono contatti che hanno inviato richieste di cancellazione dei dati in base a normative come il GDPR o il CCPA. Queste persone hanno esercitato il loro diritto legale alla rimozione dei loro dati dai tuoi sistemi.
Lista di soppressione vs lista di disiscritti
Le liste dei disiscritti contengono specificamente gli indirizzi email delle persone che hanno scelto attivamente di non ricevere più le tue comunicazioni. Si tratta di individui che in passato hanno interagito con il tuo brand, ma che ora hanno deciso di non voler più ricevere messaggi da te. Il processo di annullamento dell'iscrizione viene solitamente avviato dal destinatario che clicca sul link di annullamento dell'iscrizione presente nella tua email.
La maggior parte delle leggi sull'email marketing richiede di onorare tempestivamente le richieste di annullamento dell'iscrizione, anche se la prassi migliore è elaborarle immediatamente. La tua piattaforma di email marketing dovrebbe gestire il tutto automaticamente.
D'altra parte, gli elenchi di soppressione sono più completi delle liste di annullamento dell'iscrizione. Includono gli annullamenti delle iscrizioni ma contengono anche indirizzi che dovrebbero essere esclusi per altri motivi, come bounce, reclami per spam o aggiunte manuali effettuate dal tuo team.
Mentre le disiscrizioni sono generalmente visibili agli operatori di marketing via email nella dashboard della loro piattaforma, alcune voci dell'elenco di soppressione potrebbero essere gestite a un livello più tecnico. Ad esempio, il tuo ESP potrebbe sopprimere automaticamente gli indirizzi email che hanno avuto un hard bounce più volte senza mostrarli esplicitamente nei report di disiscrizione.
Le liste di disiscrizione e di soppressione lavorano insieme per proteggere la tua reputazione di mittente e garantire la conformità. Le liste di disiscrizione aiutano a rispettare le preferenze dei clienti, il che crea fiducia e preserva la reputazione del tuo brand. Le liste di soppressione fanno un ulteriore passo avanti filtrando anche gli indirizzi dei destinatari problematici che potrebbero compromettere la tua deliverability.
Usarle entrambe in modo efficace significa rispettare la legge, onorando le richieste di disiscrizione e mantenendo pulita la tua lista. Questo approccio protegge le tue campagne da problemi di conformità e di consegna, il che significa che non finirai nelle cartelle spam.
Perché avere una lista di soppressione è importante
Le liste di soppressione possono sembrare un piccolo dettaglio tecnico, ma possono influenzare le prestazioni di ogni email. Ecco perché meritano attenzione:
Proteggere la tua reputazione di mittente
La reputazione del mittente è il modo in cui i provider di servizi Internet e i client email giudicano se i tuoi messaggi meritano di raggiungere il destinatario. In definitiva, vorrai far capire agli ISP di essere un mittente affidabile, il che ti terrà fuori dalle denylist.
Quando invii email a persone che hanno annullato l'iscrizione, ti hanno contrassegnato come spam o hanno indirizzi email non validi, stai comunicando essenzialmente agli ISP che non segui le best practice. Questo danneggia il tuo punteggio mittente e può portare a un maggior numero di email bloccate dai filtri anti-spam, anche in caso di persone che vogliono riceverle.
Le liste di soppressione impediscono di inviare email a persone che non vogliono ricevere tue notizie o che non possono ricevere i tuoi messaggi. Ciò mantiene bassi i tassi di reclami e le metriche di interazione sane, proteggendo così la reputazione del tuo dominio e del tuo IP.
La deliverability si riferisce al fatto che le email raggiungano effettivamente il destinatario e dipende fortemente dalla tua reputazione di mittente. Mantenere adeguate liste di soppressione garantisce che i messaggi vengano inviati solo a indirizzi email validi e coinvolti.
Questo approccio riduce i tassi di bounce, abbassa il numero di reclami per spam e migliora le metriche complessive di interazione. Tutti questi fattori segnalano ai provider di email che i messaggi sono desiderati e dovrebbero essere recapitati nella casella di posta.
Una migliore deliverability delle email fa sì che un maggior numero delle tue email raggiunga le persone che effettivamente le vogliono ricevere, migliorando le prestazioni della tua campagna e il ritorno sull'investimento.
Rimanere conformi alle leggi sulle email
L'email marketing è regolato da varie normative sulla protezione dei dati in tutto il mondo, tra cui il CAN-SPAM Act negli Stati Uniti, il GDPR in Europa, il CASL in Canada e il CCPA in California. Sebbene queste normative abbiano requisiti specifici diversi, condividono tutte principi comuni sul consenso e sul diritto di opt-out.
L'utilizzo delle liste di soppressione è un ottimo modo per soddisfare le richieste di disiscrizione e di eliminazione dei dati. Quando qualcuno si disiscrive, il suo indirizzo deve essere aggiunto alla lista di soppressione e rimanervi a tempo indeterminato (o finché non sceglie di iscriversi nuovamente). La mancata osservanza di questa norma può comportare multe e sanzioni significative.
Alcune normative come il GDPR si spingono oltre, richiedendo di rimuovere tutti i dati degli utenti che ne richiedono l'eliminazione.
Come funzionano le liste di soppressione
Ora che abbiamo capito perché le liste di soppressione sono importanti, diamo un'occhiata a come funzionano nella pratica:
Quando e come vengono aggiunti i contatti
La maggior parte dei tag email e delle attivazioni all'interno della tua piattaforma di email marketing gestirà automaticamente alcune soppressioni. Quando qualcuno clicca su un link per annullare l'iscrizione, il suo indirizzo viene aggiunto immediatamente alla tua lista di soppressione.
Allo stesso modo, gli indirizzi che generano hard bounce o reclami per spam vengono spesso soppressi automaticamente dopo uno o più incidenti. Questa automazione è cruciale per mantenere pulite le liste con un intervento manuale minimo.
Esistono anche situazioni in cui potrebbe essere necessario aggiungere manualmente degli indirizzi alla lista di soppressione. Ciò potrebbe accadere quando un cliente contatta direttamente il tuo team di supporto chiedendo di essere rimosso dalle email, quando identifichi modelli problematici relativi a determinati indirizzi o quando i requisiti legali richiedono la rimozione di contatti specifici.
Molti sistemi di posta elettronica sofisticati offrono anche la soppressione basata sul tempo, in cui i contatti possono essere soppressi per un periodo specifico anziché in modo permanente. Questo può essere utile per pause temporanee nella comunicazione o per strategie di re-engagement.
Integrazione con piattaforme di email marketing
La maggior parte delle piattaforme professionali di email marketing ha una funzionalità integrata per le liste di soppressione. Questi sistemi confrontano automaticamente la tua lista di invio con la lista di soppressione prima di inviare le campagne, rimuovendo eventuali corrispondenze per garantire la conformità.
Ad esempio, il sistema di soppressione di Mailchimp funziona dietro le quinte per impedire di inviare email ai contatti che si sono disiscritti, anche se li aggiungi accidentalmente al tuo pubblico. Questo sistema aiuta anche a gestire automaticamente i messaggi respinti e i reclami.
Le migliori piattaforme rendono la gestione delle liste di soppressione in gran parte invisibile; è sufficiente impostare le campagne e il sistema gestisce automaticamente il filtro. Tuttavia, è comunque importante capire in che modo il tuo email builder e la tua piattaforma specifici gestiscono le soppressioni, poiché le implementazioni possono variare.
Best practice per la gestione delle liste di soppressione
Per ottenere il massimo dalle tue liste di soppressione, segui queste strategie comprovate:
Mantieni aggiornata la lista
Una lista di soppressione è efficace solo se è aggiornata e completa. Rimuovi regolarmente gli indirizzi obsoleti o non validi, se del caso. Sebbene la maggior parte degli indirizzi soppressi debba rimanere tale a tempo indeterminato, potrebbero esserci casi in cui le soppressioni temporanee possono essere revocate. Revisiona periodicamente le tue politiche e procedure per assicurarti che siano ancora in linea con le esigenze aziendali e i requisiti di conformità.
Automatizza gli aggiornamenti delle liste quando possibile per ridurre al minimo l'errore umano. Configura i sistemi per aggiungere automaticamente i disiscritti, i bounce e i reclami alla lista di soppressione senza intervento manuale.
La via più breve per danneggiare la tua reputazione è ignorare le preferenze di comunicazione delle persone.
Non tentare di riaggiungere i contatti soppressi alle tue liste di contatti. Anche se lanci una nuova campagna o crei un nuovo segmento di pubblico, non cercare mai di eludere le liste di soppressione.
Consenti agli utenti di iscriversi nuovamente alle proprie condizioni. Se qualcuno vuole ricominciare a ricevere le tue email dopo essersi disiscritto, è giusto che avvii da sé il processo. Puoi offrire agli utenti dei modi semplici per tornare, ma la scelta deve essere loro, non tua.
Creare un chiaro centro preferenze dove gli iscritti possono gestire le proprie preferenze email può aiutare a ridurre gli annullamenti delle iscrizioni completi offrendo agli utenti un maggiore controllo su ciò che ricevono e con quale frequenza.
Usa le liste di soppressione in modo strategico
Oltre alla conformità e alla deliverability, le liste di soppressione possono essere usate come strumenti strategici.
Segmenta attentamente il tuo pubblico per assicurarti che i messaggi giusti raggiungano le persone giuste. Solo perché qualcuno annulla l'iscrizione da un tipo di comunicazione non significa necessariamente che voglia smettere di ricevere tutti i messaggi. Se la tua piattaforma di email marketing lo supporta, prendi in considerazione l'utilizzo di liste di soppressione specifiche per argomento che consentono agli utenti di disattivare determinati contenuti mentre continuano a ricevere altri messaggi.
Evita sovrapposizioni o reinvii accidentali mantenendo una chiara documentazione delle tue politiche sulle liste di soppressione. Assicurati che il tuo team di marketing comprenda quando e perché i contatti vengono soppressi e stabilisca processi per gestire i casi limite.
Alcuni operatori di marketing esperti creano persino segmenti di soppressione temporanei per evitare di inviare troppe email alle stesse persone su più campagne in un breve lasso di tempo, prevenendo l'affaticamento delle liste e migliorando l'interazione complessiva.
Porta le tue campagne email a un livello superiore
Gestire efficacemente la tua lista di soppressione è solo un aspetto della gestione di campagne email di successo, ma è un elemento fondamentale che supporta tutto il resto. Assicurandoti di contattare solo le persone che vogliono avere tue notizie, crei le condizioni per una migliore interazione, relazioni più forti e un ROI migliore derivanti dalle tue attività di email marketing.
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Punti chiave da ricordare
- Le liste di soppressione email fungono da database principale "da non contattare", inclusi i disiscritti, gli hard bounce, i reclami per spam e gli indirizzi esclusi manualmente.
- Una corretta gestione delle liste di soppressione migliora notevolmente la deliverability delle email assicurando che invii campagne email solo a persone che vogliono avere tue notizie.
- La tua piattaforma di email marketing è in grado di gestire automaticamente le liste di soppressione, ma è importante stabilire politiche chiare per le aggiunte manuali.
- Puoi utilizzare strategicamente la tua lista di soppressione per migliorare la segmentazione e creare esperienze migliori per gli iscritti attraverso la gestione delle preferenze.