Nel momento in cui clicchi su Invia, la tua e-mail parte in un battibaleno verso la casella di posta del destinatario. Se commetti un errore, solitamente non c'è un pulsante ops! per risolverlo, quindi è importante che ciò che scrivi sia corretto prima di inviarlo.
La posta in gioco è ancora più alta quando si inviano e-mail di lavoro a clienti, colleghi e superiori. Devi assicurarti che ogni parola sia giusta, mantenere un tono educato e professionale e rendere chiarissimo il tuo messaggio. È qui che entra in gioco l'arte di scrivere e-mail formali.
Padroneggiando questa competenza essenziale, le tue e-mail formali rispecchieranno la tua professionalità e faranno sì che le persone prendano sul serio ogni parola. È fondamentale per fare un'ottima prima impressione e per mantenere le conversazioni produttive e allineate alle tempistiche. Tuffiamoci nelle nozioni di base! Qui di seguito scoprirai come scrivere e-mail formali che aprono porte e creano relazioni professionali durature.
Cosa sono le e-mail formali e perché usarle?
Le e-mail formali sono messaggi chiari, ben organizzati e cortesi utilizzati per le comunicazioni professionali. Sono diverse dalle e-mail che invieresti a un amico o a un familiare perché seguono regole specifiche. Si inizia con un saluto adeguato, quindi si scrive il contenuto usando un linguaggio formale e si finisce con un saluto rispettoso.
In genere scrivi e-mail formali a persone importanti o a persone che non conosci bene o non conosci affatto, come nuovi clienti, potenziali datori di lavoro o superiori della tua azienda. Potresti anche usare questo stile per affrontare una questione seria, fornire notizie importanti o presentare una richiesta formale, come una richiesta di ferie. È anche una buona idea se semplicemente non hai familiarità con lo stile di comunicazione professionale dei destinatari.
Scrivere in modo formale dimostra la tua professionalità e aiuta a prevenire qualsiasi confusione su ciò che dici. Indica inoltre che stai prendendo le cose sul serio e che hai rispetto per la persona a cui stai inviando l'e-mail, nonché per l'oggetto della conversazione.
Formato e-mail efficace per la corrispondenza aziendale
Un'e-mail formale è molto simile a una lettera formale, però è in formato digitale. Utilizza la stessa struttura e gli stessi principi per garantire che il messaggio sia chiaro e rispettoso per il lettore. Questo approccio aiuta a mantenere un tono educato e professionale, sia che tu stia contattando un cliente oppure aggiornando il tuo superiore. Ecco una panoramica degli elementi essenziali da includere quando scrivi un'e-mail formale.
Oggetto
L'oggetto funge da titolo della tua e-mail. Per ottenere i migliori tassi di apertura, cerca di attirare l'attenzione di chi legge e di condividere l'essenza del tuo messaggio con un massimo di 7 parole. Devi comunicare rapidamente l'importanza e la pertinenza della tua e-mail, quindi scegli bene le parole.
Un buon oggetto indica ai destinatari di cosa tratta la tua e-mail e perché li stai contattando. Ad esempio, quando condividi le date delle riunioni, scrivi "Riunione sullo stato del progetto il 5 dicembre" anziché una frase vaga come "Riunione". Tutto dipende tuttavia dalla persona a cui stai scrivendo e dal motivo della tua e-mail.
Esempi di oggetti efficaci includono:
- Programma di onboarding e lista di controllo
- Feedback necessario per la bozza della proposta
- Invito al webinar annuale sulla strategia di marketing
- Richiesta di appuntamento per la demo del prodotto
- Tempistica aggiornata del progetto disponibile per la revisione
Questi oggetti riassumono il contenuto dell'e-mail e l'azione richiesta. Ciò aiuta a catturare l'attenzione dei destinatari, incoraggiandoli a leggere immediatamente la tua e-mail formale. Un buon oggetto può fare la differenza tra una risposta rapida e la tua e-mail che si perde in una casella di posta affollata.
Saluto professionale
Un saluto professionale definisce il tono della tua e-mail. È il primo tocco personale e mostra rispetto e cortesia verso i destinatari. La regola standard prevede di iniziare con "Gentile" o "Buongiorno", seguiti dal titolo e dal cognome, ad esempio "Gentile Signor Rossi". Puoi anche usare il titolo professionale, come "Dott.", per mostrare rispetto per il loro ruolo. Se non sei sicuro del titolo o del genere che preferiscono, usa il loro nome completo per mantenere un tono formale.
Se non conosci il nome esatto, potrebbe essere necessario ricorrere alla creatività. "Gentile Responsabile delle assunzioni di [nome azienda]", "Gentile Team di supporto tecnico" o "A chi d'interesse" possono essere alternative generiche ma educate. Questi saluti generali personalizzano comunque il tuo messaggio, aumentando la probabilità che tu non riceva una risposta generica.
Corpo del testo
Il testo della tua e-mail contiene i dettagli del tuo messaggio. Inizia con un'apertura formale standard che dichiara lo scopo della tua e-mail. Ad esempio, quando chiedi informazioni su un progetto, potresti dire: "Le scrivo per informarmi sullo stato e sulle tempistiche del progetto". Tuttavia, se non hai mai parlato con questa persona in precedenza, è meglio presentarsi nelle righe iniziali.
Scrivi il testo dell'e-mail in modo diretto e andando rapidamente al punto principale, senza sacrificare tuttavia la chiarezza ai fini della brevità. Limita il contenuto a 1-2 paragrafi brevi che contengano tutte le informazioni che vuoi condividere. Ciò potrebbe includere il motivo per cui scrivi l'e-mail formale, eventuali richieste o domande e dettagli pertinenti sull'argomento.
Chiusura formale
Aggiungere una chiusura formale prima della firma può lasciare un'impressione duratura. È la nota finale della tua e-mail, proprio come una stretta di mano decisa alla fine di un incontro faccia a faccia. Per concludere positivamente la conversazione, scegli una chiusura adatta al tono della tua e-mail formale e al tuo rapporto con il destinatario.
Le firme comunemente utilizzate nel formato delle e-mail formali includono:
- Cordialmente
- Cordialmente
- Resto a disposizione
- Cordiali saluti
- Grazie
Una qualsiasi di queste conclusioni funziona bene per indicare la fine della conversazione mantenendo un tono professionale. Ricorda di aggiungere una virgola dopo la formula di chiusura che hai scelto, firmandoti poi sulla riga successiva.
Firma
La tua firma e-mail formale è come il tuo biglietto da visita digitale. Dovrebbe includere nome e cognome, ruolo, azienda e informazioni di contatto, ad es. numero di telefono e indirizzo e-mail. Potresti anche aggiungere il sito web o l'indirizzo fisico della tua azienda.
Una firma professionale permette all'altra persona di sapere esattamente chi sei, come contattarti e da dove scrivi. Questo può essere particolarmente utile se deve ricontattarti rapidamente o inviarti ulteriori informazioni attraverso altri canali.
Se la piattaforma lo consente, crea una firma predefinita che si compila automaticamente quando inizi una nuova e-mail formale. Tutto ciò che devi fare è controllarla prima di inviare ogni e-mail per assicurarti che sia corretta e aggiornata.
Sette semplici passaggi per scrivere e-mail formali
Scrivere e-mail formali è importante, ma non deve intimidire. Seguendo i 7 semplici passaggi riportati qui di seguito potrai scrivere facilmente e-mail professionali che faranno una buona impressione e otterranno i risultati desiderati.
N° 1: scegli un carattere professionale
La scelta del carattere è importante. I caratteri decorativi, come il Comic Sans, non sono i migliori per la scrittura formale, perché distraggono troppo e sono difficili da leggere. Scegli invece uno stile classico e professionale come Arial, Times New Roman o Calibri. Inoltre, attieniti a una dimensione dei caratteri che sia abbastanza facile da leggere, in genere intorno ai 10-14 punti.
N° 2: fai ricerche sui destinatari
Puoi personalizzare un'e-mail formale solo se conosci i dettagli chiave della persona a cui la invii. Prenditi il tempo necessario per cercare il nome completo, il ruolo e altri dettagli rilevanti che ti aiuteranno a personalizzare il messaggio. In questo modo potrai rivolgerti correttamente a questa persona e adattare la tua e-mail alle sue esigenze.
N° 3: crea un oggetto chiaro
Mentre alcune persone lasciano l'oggetto per ultimo, scriverlo per primo può aiutare a mantenere la tua e-mail chiara e concisa. Cerca di riassumere, in poche parole, il motivo per cui scrivi, così da comunicare efficacemente lo scopo della tua e-mail. Includi parole d'azione nella riga dell'oggetto per fare in modo che chi legge esegua le azioni successive, ad esempio rivedere dei documenti o confermare l'orario di una riunione.
N° 4: apri con un saluto adeguato
Ora è giunto il momento di scrivere un saluto adeguato ricorrendo a ciò che sai sulla persona. Se conosci il titolo e il cognome, usali insieme a "Gentile" oppure a "Buongiorno" come saluto. In caso contrario, usa il nome completo o un saluto generico finché non sarai in grado di acquisire maggiori dettagli attraverso le e-mail successive.
N° 5: indica il motivo per cui scrivi usando il tono giusto
Ora si arriva al cuore della tua e-mail formale. Inizia il primo paragrafo con una breve introduzione o condividi il motivo per cui stai scrivendo. Scrivi in modo chiaro e diretto, sia che si tratti di una domanda, di un aggiornamento o di una richiesta. Se necessario, aggiungi un secondo paragrafo con maggiori dettagli sull'argomento in questione. Evita il gergo inutile e mantieni i paragrafi brevi per facilitare la lettura.
N° 6: concludi con una chiusura formale e una firma professionale
La chiusura formale e la firma sono i passaggi successivi, per concludere il tutto. Scegli una chiusura che corrisponda al tono dell'e-mail e sia in linea con il grado di conoscenza della persona a cui stai scrivendo. Se hai uno stretto rapporto professionale, "Cordiali saluti" funziona bene. Tuttavia, "Distinti saluti" potrebbe essere più adatto per un primo contatto. Qualunque cosa tu scelga, inserisci una virgola dopo la chiusura, quindi vai a capo prima di aggiungere la tua firma professionale.
N° 7: rileggi la tua e-mail formale per assicurarti che sia pronta per l'invio
L'ultimo passo per creare un'e-mail formale consiste in una attenta revisione per assicurarsi che sia pronta per l'invio. Non limitarti alla semplice correzione attraverso un correttore ortografico. Valuta la possibilità di utilizzare uno strumento come Grammarly per verificare la presenza di errori grammaticali e controllare che il tono sia professionale.
Non dimenticarti di controllare che il nome, il titolo e l'indirizzo e-mail dei destinatari siano corretti. Prima di premere Invio, controlla nuovamente che l'oggetto, la firma e gli allegati siano corretti. Quando l'e-mail parte, non è facile richiamarla e rivederla, quindi in questo passaggio prenditi tutto il tempo necessario.
Best practice da ricordare quando si scrivono e-mail professionali
Quando ti prepari a inviare un'e-mail formale, non basta seguire il processo di scrittura passo per passo; devi fare qualcosa di più se vuoi che le tue e-mail colpiscano davvero nel segno. Oltre a utilizzare correttamente il formato di base, le seguenti best practice possono influenzare notevolmente il modo in cui il tuo messaggio viene recepito.
- Evita lo slang e le emoji: riserva le chiacchiere informali alle chat social. L'uso del linguaggio testuale e delle emoji nelle e-mail formali può apparire poco professionale e distogliere l'attenzione dal messaggio. Limitati a scrivere frasi complete con un tono rispettoso per mantenere la credibilità.
- Elimina le informazioni non necessarie: punta alla brevità senza tuttavia tralasciare nulla. Se un'informazione non aggiunge valore o si riferisce direttamente al tuo punto principale, è solo una distrazione. Riduci le tue e-mail a ciò che è veramente necessario per ottenere il massimo impatto.
- Valuta l'uso di un template di e-mail formale: se non ti senti a tuo agio nello scrivere e-mail formali, prendi in considerazione l'utilizzo di un template di e-mail. Un modello predefinito ti assicura di includere tutte le parti importanti, come saluti e firme, per mantenere le tue e-mail ordinate e professionali. Non vuoi usare un template? Cerca nella tua casella di posta buoni esempi di e-mail formali da utilizzare come guida.
- Usa un indirizzo e-mail professionale: il tuo indirizzo e-mail deve riflettere la tua professionalità. Bisogna evitare gli indirizzi spiritosi che si creavano in passato, come PizzaLover@esempio.com. Usa un indirizzo che rispecchi il tuo nome e la tua organizzazione per inviare il giusto messaggio.
- Controlla due volte gli allegati delle e-mail: dai sempre una seconda occhiata agli allegati prima di inviare la tua e-mail. Se mandi un'e-mail a un potenziale datore di lavoro per un'offerta di lavoro, assicurati di allegare il tuo curriculum (e assicurati che sia quello giusto).
- Controlla i dettagli del destinatario: un semplice errore come scrivere male il nome della persona può costituire un inizio imbarazzante per la tua e-mail formale. Controlla tre volte questi dettagli per dimostrare la tua attenzione e il tuo rispetto, evitando così situazioni potenzialmente imbarazzanti.
- Aggiungi una ricevuta di consegna: se stai inviando informazioni sensibili al fattore temporale, una ricevuta di consegna può rivelarsi utile. Ti assicura che l'e-mail abbia raggiunto la casella di posta giusta avvisandoti quando il destinatario la apre.
L'obiettivo è quello di rendere le tue e-mail chiare, cortesi ed efficaci il più possibile. Utilizzando questi suggerimenti e trucchi puoi assicurarti che le tue e-mail trasmettano il messaggio desiderato e riflettano positivamente la tua immagine professionale.
Scrivi e-mail formali per migliorare le tue comunicazioni aziendali
Imparare a scrivere un'e-mail formale può avere un impatto significativo sulla tua carriera. Mantenendo le tue e-mail chiare, cortesi e ben organizzate, avrai la certezza che il tuo messaggio sia recepito come desiderato. Questo ti aiuterà a costruire relazioni più forti con i clienti, colleghi e soci. Ti considereranno sicuramente una persona affidabile e professionale e questo è un grande vantaggio in qualsiasi attività. Quindi, se vuoi portare la tua carriera a un livello superiore, impegnati seriamente per perfezionare la tua capacità di scrivere e-mail formali.