Tutto ciò che c’è da sapere sulle firme delle email

Firme di email professionali o personali

Innanzitutto, è importante capire la differenza tra una firma professionale e una firma personale. Sebbene l'utilizzo di una firma professionale al posto di quella personale non sia un problema, non è il caso di utilizzare la tua firma personale in un’email professionale da inviare a clienti o aziende.

Molte persone utilizzano le firme personali per dare un tocco personale alle email che inviano ad amici e parenti. Queste firme possono anche aiutare le persone a verificare che sia proprio tu a inviare le email, perché un impostore potrebbe semplicemente inviare un'email in chiaro. Non è necessario avere una firma personale per le email, ma è un'idea intelligente in un mondo sempre più digitale.

Le firme email professionali sono diverse da quelle personali perché sono progettate specificamente per l'uso lavorativo. Ciò significa che il campo della tua firma professionale includerà informazioni sull'azienda per cui lavori, la tua posizione all'interno dell'azienda e qualsiasi altro dettaglio rilevante sulla tua vita professionale. Una firma email corretta è importante quando si tratta della tua attività, quindi dovresti includere una firma professionale in ogni email che proviene dalla tua azienda.

Cosa includere nella firma della tua email

Le firme delle email sono cambiate molto nel corso degli anni, ma un elemento è rimasto invariato: includere le informazioni adeguate è importante. La firma della tua email dovrebbe dire al destinatario chi sei, qual è il tuo lavoro e come può mettersi in contatto con te, ma ci sono anche molte altre informazioni che dovresti includere. Se vuoi sfruttare al meglio la firma della tua email, ecco cosa dovrebbe contenere.

Nome e cognome

La prima cosa che devi includere nella firma della tua email è il tuo nome per esteso. Il tuo nome e il tuo cognome dovrebbero essere la prima cosa che le persone vedranno osservando la firma della tua email. Dovrebbe essere facile da leggere. Se la gente ti conosce sotto un altro nome nel mondo professionale, puoi includerlo alla fine delle tue email. In questo modo sarà semplice per il destinatario capire rapidamente da chi proviene un'email, e a chi può rivolgersi in caso di domande o feedback.

Dovresti sempre includere il nome completo della persona che sta inviando l'email. Ad esempio, non dovresti utilizzare la tua firma se qualcun altro invia un'email a nome della tua azienda; ogni dipendente o dirigente dovrebbe avere la propria.

Posizione lavorativa

Per quanto importante sia il tuo nome, non fornisce comunque alle persone tutte le informazioni necessarie su chi sta inviando loro una email. Oltre al tuo nome e cognome, nella firma dell'email devi includere informazioni dettagliate sul tuo lavoro. Puoi iniziare menzionando il tuo titolo, che indica alle persone se hanno a che fare con un dirigente, un dipendente o un membro del dipartimento delle risorse umane. Dovresti anche indicare il reparto in cui lavori, in modo che le persone sappiano quali sono le tue responsabilità e come contattarti.

Includere le informazioni professionali nel piè di pagina della tua email darà un'idea più precisa di chi l’ha inviata, il che è importante quando invii email che rappresentano un'azienda. Fornisci tutte le informazioni che ti senti di rivelare sul tuo lavoro.

Informazioni di contatto

Che tu stia rispondendo a una richiesta di assistenza al cliente o inviando email di marketing, è importante dare alle persone un modo per contattarti per feedback o domande. Ecco perché le informazioni di contatto sono in cima alla lista quando si parla di cosa includere nella firma di un'email. Dopo aver spiegato al destinatario chi sei e qual è il tuo lavoro, devi fornire le informazioni di contatto che possono utilizzare per contattarti.

Le informazioni di contatto che inserisci nella firma della tua posta elettronica dovrebbero includere il tuo numero di telefono professionale e/o personale, nonché il numero di telefono e l'indirizzo dell'azienda per cui lavori.

Link importanti

Inserire dei link nella firma delle tue email rende più facile intraprendere azioni dopo aver letto le tue email. Puoi usare questi link per indirizzare i lettori ai tuoi account sui social media, per dare loro un modo semplice di accedere al tuo sito web o per permettere loro di contattare la tua azienda semplicemente cliccando su un link. Puoi anche includere blocchi di contenuti follow sui social al posto dei link ai tuoi account social media. L'obiettivo di questi link è quello di rendere più facile rispondere alle tue email, che sia visitando il tuo sito web o inviando un'email attraverso il tuo modulo di contatto. Come minimo, dovresti includere un link al sito web della tua azienda.

Requisiti legali

A seconda della tua giurisdizione e del tipo di azienda che gestisci, potresti essere legalmente obbligato a includere alcuni elementi nella firma della tua email. Nel Regno Unito è necessario fornire il nome della società, il suo numero di registrazione e il luogo in cui è stata registrata. Devi anche includere una clausola di cancellazione che consenta ai destinatari di annullare l'iscrizione alle tue e-mail.

Tra gli altri dettagli legali che potresti voler aggiungere alla firma della tua posta elettronica vi sono le clausole di esclusione della responsabilità legale, finanziaria e assicurativa. Proteggere la tua azienda dalla responsabilità è una parte importante dell'email marketing.

CTA (invito all’azione)

Un buon invito all'azione può essere una parte molto efficace di una campagna di email marketing. L'obiettivo è quello di dare ai lettori una leggera spinta nella giusta direzione, sia che vogliano dare un'occhiata ai tuoi nuovi prodotti, che vogliano acquistare i tuoi prodotti in saldo, o che vogliano contattare la tua azienda per un feedback sui prodotti.

Tieni presente che il tuo invito all'azione non deve essere troppo insistente. Non vuoi fare pressione sui lettori affinché agiscano, ma semplicemente far sapere loro cosa possono fare se sono interessati alla tua email. L'inclusione di un link rende il tuo invito all'azione ancora più efficace e più semplice per i clienti.

Pronomi

Non si sa mai con chi si ha a che fare dall'altra parte del computer, quindi è buona norma presentarsi brevemente a tutte le persone nuove che si incontrano. Includere i tuoi pronomi nella firma dell'email è una parte importante per assicurarsi che le persone sappiano come rivolgersi a te in caso di domande o feedback. Puoi farlo elencando i termini con cui preferisci essere apostrofato, come ad esempio "lui/lei". Includere i tuoi pronomi evita che gli altri commettano errori quando ti inviano un'email, il che aiuta le persone a sentirsi più a proprio agio nel contattarti.

Cosa evitare nella firma della tua email

Sapere cosa evitare è importante quanto sapere cosa includere nella firma di una email. Vuoi che la tua firma sia leggibile da tutti, quindi non includere caratteri personalizzati che alcuni dispositivi o client di posta elettronica potrebbero non supportare. Dovresti anche evitare di inserire informazioni di contatto non necessarie per mantenere la tua firma breve.

Per quanto possa essere allettante riempire le email di grafiche e altri contenuti multimediali, questo può causare un caricamento lento e una visualizzazione non corretta su alcuni dispositivi. Cerca di evitare di inserire nella firma della tua email elementi come elenchi puntati, GIF animate e video per assicurarti che si carichino velocemente e siano facili da leggere.

La firma della tua email è uno dei principali elementi utilizzati per identificare le tue email, quindi sapere cosa includere in una firma è importante. La firma dell'email deve includere il tuo nome e cognome, le informazioni di contatto, le informazioni sul lavoro, eventuali link importanti, i requisiti legali, un invito all'azione e i tuoi pronomi. Devi scrivere una firma dettagliata, ma senza esagerare.

Se non riesci a capire come funziona l'email marketing, Mailchimp può aiutarti. Abbiamo tante ottime risorse che possono aiutarti a scrivere email di qualità. Inoltre offriamo strumenti di automazione della posta elettronica che possono farti risparmiare tempo. Prova Mailchimp e scopri cosa può fare per il tuo marchio un servizio di email marketing di alto livello.

Suggerimenti per la creazione di una firma email

Se desideri creare un’ottima firma email, devi pensare attentamente a quali informazioni includere. Ci sono molte opzioni di design disponibili; quindi, come puoi assicurarti che la tua firma email abbia l’effetto sperato? Ecco alcuni dei suggerimenti più importanti da tenere a mente:

• Utilizza un branding coerente: Devi assicurarti che il branding nella firma email sia coerente. Ad esempio, verifica che la combinazione di colori sia in linea con il brand aziendale. Se esiste un motto o uno slogan, assicurati che questo sia coerente su tutta la linea.
• Accertati che tutti i collegamenti funzionino: Se includi collegamenti nella tua firma email, assicurati che funzionino. Ad esempio, se decidi di inserire un collegamento alla home page aziendale, accertati che l’URL di destinazione sia corretto. Se includi collegamenti al tuo account di social media, controlla che siano corretti. Tieni presente che gli URL potrebbero cambiare di tanto in tanto e che quindi è importante aggiornare la tua firma email di conseguenza.
• Includi dello spazio bianco: Resisti alla tentazione di comprimere tutte le informazioni nella tua firma email nel minor spazio possibile e assicurati invece di includere dello spazio bianco. Se la firma email è troppo compressa, il destinatario potrebbe avere difficoltà a leggere tutte le informazioni. Inoltre, la tua firma email avrà un aspetto eccessivamente affollato, il che significa che i destinatari avranno difficoltà a capire a cosa prestare attenzione. Assicurati di includere dello spazio bianco per facilitare la lettura.
• Scegli il carattere con attenzione: Scegli il carattere nella tua firma email con attenzione. Anche se non deve corrispondere perfettamente al corpo dell’email, devi assicurarti che il carattere non sia difficile da leggere. Scegli anche un carattere che ispiri un senso di professionalità. La creatività è sempre ben accetta, ma non allontanarti troppo dalle consuetudini.
• Controlla con cura che le tue informazioni di contatto siano corrette: Controlla sempre le tue informazioni di contatto per assicurarti che siano corrette. Il numero di telefono, l’indirizzo e la sede dell’ufficio possono cambiare di tanto in tanto. In tal caso, non dimenticare di aggiornare la firma email. Se il destinatario si rende conto che le informazioni di contatto riportate nella firma non sono accurate, ciò potrebbe avere un impatto negativo sull’immagine della tua azienda e comportare la perdita di lead.

Questi sono solo alcuni dei molti punti da tenere a mente per creare una firma email efficace. Con questi suggerimenti, puoi assicurarti che la tua firma email sarà professionale e avrà i risultati sperati.

Esempi di firma email

Ora che sai cosa sono le firme email, la loro importanza e come creare una firma che si distingua dalle altre, diamo un’occhiata ad alcuni esempi di firme email. Di seguito troverai tre esempi di firma email da cui puoi trarre ispirazione:

Esempio di firma email n. 1

Testo alternativo: Esempio di firma email

Nell’esempio di firma email qui sopra, puoi notare che Michelle ha scelto un’immagine chiara come foto, utilizza molto spazio bianco e offre collegamenti cliccabili ai suoi canali di social media come Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn e YouTube.

Esempio di firma email n. 2

Testo alternativo: Esempio di firma email

Nell’esempio di firma email di Eric, i lettori notano la sua posizione di manager e possono trovare con facilità le sue informazioni di contatto come il suo numero di telefono, il suo indirizzo email, il suo sito web e la sua sede. Inoltre, Eric ha un collegamento che permette di chiamarlo tramite Zoom, il che può aiutare a promuovere le conversioni.

Esempio di firma email n. 3

Testo alternativo: Esempio di firma email

In questo esempio di firma email, Jon adotta un approccio diverso. In alto, Jon ha il logo aziendale, che aiuta ad aumentare la consapevolezza del brand, e il suo ruolo elencato come consulente finanziario, mentre al di sotto ci sono le sue informazioni di contatto. Anche se semplice nel design, questa firma email fornisce ai lettori tutte le informazioni di cui hanno bisogno per contattare Jon direttamente.

Conclusione: cosa è necessario sapere sui formati di firma email

La tua firma email è uno degli elementi principali che gli utenti usano per identificare le tue email e quindi sapere cosa includere in una firma email è importante. La tua firma email deve includere il tuo nome completo, le tue informazioni di contatto, informazioni sulla tua posizione, eventuali collegamenti importanti, i requisiti legali, una call-to-action e i tuoi pronomi. Crea una firma email dettagliata, ma non esagerare.

Se i rudimenti dell’email marketing ti danno filo da torcere, Mailchimp può aiutarti. Offriamo numerose eccellenti risorse per aiutarti a scrivere email migliori, oltre a strumenti di automazione delle email per farti risparmiare tempo. Prova Mailchimp e scopri in che modo un servizio di email marketing migliore può aiutare il tuo brand.