Les signatures d'e-mails peuvent jouer un rôle plus important que vous ne le pensez dans vos efforts de communication. Découvrez quels éléments inclure dans la signature de vos e-mails avec ce guide.
Nous avons tous connu cette situation : vous rédigez un e-mail et vous réalisez que vous n'avez aucune idée de la façon de le terminer. Devez-vous remercier la personne avec laquelle vous correspondez ou un simple « cordialement » est-il plus approprié ?
On appelle cette partie d'un e-mail la signature, et celle-ci a beaucoup évolué. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises terminent chaque message avec une signature volumineuse et détaillée et utilisent un modèle pour assurer la cohérence de leurs communications.
Alors, pourquoi les signatures d'e-mail sont-elles nécessaires, et que devriez-vous inclure dans la vôtre ?
Dans cet article, nous allons voir quelles informations les utilisateurs mettent dans leur signature d'e-mail et expliquer leur importance ainsi que celle de la conception. Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de votre campagne de marketing par e-mail, vous devez savoir ce qu'il faut inclure dans une signature d'e-mail.
Qu'est-ce qu'une signature d'e-mail ?
Si vous vous demandez comment créer un e-mail professionnel, vous devez penser à votre signature d'e-mail. Une signature d'e-mail professionnelle est le texte ajouté automatiquement au bas de chaque message que vous envoyez à partir de votre compte, et constitue un élément essentiel de la composition de votre e-mail.
Une signature d'e-mail comprend généralement votre nom et vos coordonnées, telles que votre numéro de téléphone, votre site Web, votre adresse et des informations supplémentaires.
Si vous observez des exemples de signatures d'e-mail, vous verrez que certaines d'entre elles se composent uniquement d'un nom. D'autres exemples incluent un numéro de téléphone, le nom de l'entreprise et un logo. Avec autant de variations, vous pourriez vous demander comment créer une signature d'e-mail efficace capable de développer votre marque et de booster les conversions.
De nombreuses options sont disponibles pour créer une signature d'e-mail, vous devez donc comprendre comment mettre en forme la plus efficace pour vous lorsque vous développez votre liste de diffusion. Vous trouverez ci-dessous plus d'informations sur les raisons pour lesquelles vous avez besoin d'une signature d'e-mail professionnelle et sur la manière d'en créer une.
Signatures d'e-mails professionnels ou personnels
Tout d'abord, il est essentiel de comprendre la différence entre les signatures d'e-mails professionnels et personnels. Si l'utilisation d'une signature professionnelle au lieu d'une signature personnelle n'est pas un problème, vous ne devez pas utiliser votre signature personnelle dans un e-mail professionnel que vous envoyez à des clients.
De nombreuses personnes utilisent des signatures d'e-mail personnelles pour ajouter une touche individuelle aux e-mails qu'elles envoient à leurs amis et à leur famille. Ces signatures peuvent également aider les gens à vérifier que vous leur envoyez bien un e-mail, car un usurpateur enverra plus probablement un e-mail en texte brut. Vous n'avez pas nécessairement besoin d'une signature d'e-mail personnelle, mais c'est une idée pertinente dans un monde de plus en plus numérique.
Les signatures d'e-mails professionnels diffèrent des signatures d'e-mails personnels parce qu'elles sont conçues spécifiquement pour une utilisation en entreprise ; il s'agit d'une signature d'e-mail à l’image de la marque. Cela signifie que votre signature d'e-mail professionnel comprendra généralement des informations sur votre entreprise, votre poste et tout autre détail pertinent sur votre vie professionnelle.
Une signature d'e-mail appropriée est importante pour votre entreprise, c'est pourquoi vous devez inclure une signature professionnelle dans tout e-mail émanant de votre entreprise.
Pourquoi avez-vous besoin d’une signature d'e-mail professionnelle ?
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devez avoir une signature d'e-mail professionnelle. Gardez à l'esprit qu'il n'y a jamais de deuxième chance de faire une bonne première impression, et que votre signature d'e-mail peut jouer un rôle important à cet égard. C'est pourquoi vous devez tenir compte du professionnalisme de votre signature d'e-mail lorsque vous créez un compte de messagerie pour votre entreprise.
Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles vous devez vous assurer d’utiliser les meilleures signatures d'e-mail :
Instaurer la confiance
L’une des premières raisons pour lesquelles vous avez besoin d’une signature électronique professionnelle est qu’elle peut vous aider à établir la confiance.
Bien que vous puissiez signer votre e-mail de votre nom, le fait d’utiliser les couleurs de votre entreprise, vos coordonnées et des liens vers d'autres comptes pertinents peut contribuer à instaurer un climat de confiance avec le destinataire, car l'e-mail aura l'air professionnel. Cela pourrait même constituer une partie importante de votre stratégie de génération de leads.
Indiquer vos coordonnées
Vous pouvez également permettre aux gens de vous contacter plus facilement. De nombreuses signatures d’e-mail contiennent des informations essentielles, telles que votre numéro de téléphone, d’autres adresses e-mail et même une adresse professionnelle.
Même si vous devez certainement être prudent lorsque vous envoyez des e-mails à des personnes que vous ne connaissez pas, vous pouvez faire en sorte qu’il soit beaucoup plus facile pour les gens d’entrer en contact avec vous. Cela pourrait même contribuer à renforcer la fidélisation des clients.
Faire connaître votre marque
Avoir une signature d'e-mail efficace est également important pour votre image de marque. Il s'agit d'un outil important qui peut vous aider à établir un lien plus fort avec votre marché cible, c'est pourquoi vous devez réfléchir soigneusement à la manière dont vous la concevez.
Vous pouvez inclure une photo de vous, le logo de votre entreprise et une touche personnalisée. Ces éléments encouragent les destinataires à interagir activement avec votre e-mail, ce qui peut vous aider à étendre l'empreinte de votre marque.
Développer votre stratégie de réseaux sociaux
Même s'il est important de fournir vos coordonnées, l'utilisation d'une signature d'e-mail peut également constituer un élément clé de votre stratégie marketing multicanal. Par exemple, vous pouvez inclure des liens vers vos comptes Twitter, LinkedIn ou Facebook.
Partout où votre entreprise a une forte présence sur les réseaux sociaux, il peut être bénéfique d'inclure un lien vers cette page. Vous pouvez gagner plus de followers sur les réseaux sociaux, ce qui vous aidera à renforcer l'efficacité de votre stratégie de marketing numérique.
Mettre en valeur votre personnalité
Lorsque vous élaborez votre marketing par e-mail, vous devez trouver un moyen de donner un visage humain à votre entreprise. L'un des meilleurs procédés consiste à mettre en valeur votre personnalité. Lorsque vous créez une signature d'e-mail professionnelle efficace, vous pouvez inclure une grande variété d'images, de modèles, de tailles, de polices et de couleurs.
Tous ces éléments sont essentiels pour vous permettre de vous démarquer. Il s'agit d'être à la fois créatif et professionnel, afin de vous aider à générer davantage de leads.
Éléments à inclure dans votre signature d'e-mail
Les signatures d'e-mails ont beaucoup évolué au fil des ans, mais un point est resté immuable : il est essentiel d'inclure les bonnes informations. Votre signature d'e-mail doit indiquer aux gens qui vous êtes, quel est votre travail et comment ils peuvent vous contacter, mais il y a beaucoup d'autres informations que vous devez inclure également. Voici ce que vous devez inclure dans votre signature d'e-mail si vous voulez en tirer le meilleur parti.
Nom complet
La première chose à inclure dans votre modèle de signature d'e-mail est votre nom complet. Celui-ci doit être le premier élément que les gens voient lorsqu'ils consultent votre signature d'e-mail, et il doit être facile à lire.
Si les gens vous connaissent sous un autre nom dans le monde professionnel, vous pouvez l'indiquer à la fin de vos e-mails. Cela leur permet de savoir rapidement de qui provient un e-mail et qui ils peuvent contacter s'ils ont des questions ou des commentaires à formuler.
Vous devez toujours indiquer le nom complet de la personne qui envoie l'e-mail. Par exemple, vous ne devez pas utiliser votre signature d'e-mail si quelqu'un d'autre envoie un e-mail au nom de votre entreprise ; chaque employé ou cadre doit avoir sa propre signature.
Intitulé de poste
Aussi important que soit votre nom, il ne donne pas aux gens toutes les informations dont ils ont besoin sur la personne qui leur envoie un e-mail. Outre votre nom complet, vous devez inclure des informations détaillées sur votre emploi dans votre signature d'e-mail. Vous pouvez commencer par mentionner votre intitulé de poste, ce qui permet de savoir si l'on a affaire à un cadre, à un employé ou à un membre des RH. Vous devez également mentionner le service dans lequel vous travaillez, afin que les gens sachent quelles sont vos responsabilités et comment vous contacter.
Inclure des informations sur votre emploi dans le bas de page de votre e-mail et dans votre modèle de signature d'e-mail permet aux gens de se faire une idée plus précise de la personne qui leur envoie l'e-mail, ce qui est important lorsque vous envoyez des messages au nom de votre entreprise. Fournissez autant d'informations que vous le souhaitez sur votre fonction.
Coordonnées
Que vous répondiez à une demande de service client ou que vous envoyiez des e-mails de marketing, il est important de donner aux gens un moyen de vous contacter pour vous faire part de leurs commentaires ou de leurs questions. C'est pourquoi les informations de contact figurent en tête de liste des éléments à inclure dans une signature d'e-mail.
Après avoir dit aux gens qui vous êtes et quel est votre travail, vous devez leur fournir des informations de contact qu'ils pourront utiliser pour vous joindre.
Les informations de contact que vous mettez dans votre signature d'e-mail doivent inclure votre numéro de téléphone professionnel et/ou personnel, ainsi que le numéro de téléphone et l'adresse de l'entreprise pour laquelle vous travaillez.
Liens importants
En fournissant des liens dans votre signature d'e-mail, il est plus facile pour les gens de passer à l'action après avoir lu votre message.
Utilisez ces liens pour diriger les lecteurs vers vos comptes de réseaux sociaux à l'aide d'icônes dédiées, leur donner un moyen facile d'accéder à votre site Web, ou leur permettre de contacter votre entreprise en cliquant simplement sur un lien. Vous pouvez également inclure des blocs de contenu social follow plutôt qu’un lien vers vos comptes de réseaux sociaux.
L'objectif de ces liens est de faciliter la réponse à vos e-mails, que ce soit en visitant votre site Web ou en envoyant un e-mail par le biais de votre formulaire de contact. Vous devez au moins inclure un lien vers le site Web de votre entreprise.
Exigences sur le plan légal
En fonction de votre juridiction et du type d'entreprise que vous dirigez, vous pouvez être légalement obligé d'inclure certains éléments dans votre signature d'e-mail.
Au Royaume-Uni, vous devez indiquer le nom de votre société, son numéro d’immatriculation et le lieu où vous vous êtes enregistré. Vous devez également inclure une option de désinscription permettant aux personnes de se désabonner de vos e-mails.
Vous pouvez également ajouter à votre signature d'e-mail des mentions légales, financières et d'assurance. La protection de votre entreprise contre toute poursuite est un élément essentiel du marketing par e-mail.
Appel à l'action (CTA)
Un appel à l'action efficace peut s'avérer très utile dans le cadre d'une campagne de marketing par e-mail.
L'objectif est de guider gentiment les lecteurs dans la bonne direction, que vous souhaitiez qu'ils découvrent vos nouveaux produits, qu'ils profitent de vos soldes ou qu'ils fassent part à votre entreprise de leurs commentaires sur vos produits.
Gardez à l'esprit que votre appel à l'action ne doit pas être trop pressant. Vous ne voulez pas pousser les lecteurs à agir, mais leur indiquer ce qu'ils peuvent faire s'ils sont intéressés par votre e-mail. L'inclusion d'un lien rend votre appel à l'action encore plus efficace et plus accessible aux clients.
Pronoms
On ne sait jamais à qui on a affaire de l'autre côté d'un ordinateur, il est donc courtois de se présenter brièvement à tout nouvel interlocuteur.
L'inclusion de vos pronoms dans votre signature d'e-mail fait partie intégrante de la démarche visant à s'assurer que les gens savent comment s'adresser à vous s'ils vous contactent pour vous poser des questions ou vous faire part de leurs commentaires. Pour ce faire, vous pouvez indiquer les termes par lesquels vous préférez que l'on s'adresse à vous, tels que « il/lui » ou « elle/elle ».
En indiquant vos pronoms, vous évitez aux autres de faire des erreurs lorsqu'ils vous envoient un e-mail, ce qui permet aux gens de se sentir plus à l'aise lorsqu'ils vous contactent.
Réseaux sociaux
Lorsque vous envoyez des e-mails, vous devez bien réfléchir au parcours client. Que voulez-vous que le destinataire fasse ensuite ?
Que vous envoyiez des e-mails à des partenaires commerciaux ou à des clients, vous devez inclure des boutons cliquables vers vos réseaux sociaux. Vous devez générer davantage de trafic vers vos comptes de réseaux sociaux afin d'accroître la notoriété de votre marque.
Si vous incluez des liens vers les réseaux sociaux ou des icônes de réseaux sociaux, vous encouragez les destinataires à en savoir plus sur votre entreprise, ce qui contribue à étendre votre présence sur le marché.
Si vous voulez que cette stratégie soit efficace, veillez à ce que le contenu de votre profil de médias sociaux concorde avec les informations contenues dans votre signature d'e-mail. Il est important que vos comptes de réseaux sociaux présentent votre entreprise sous son meilleur jour.
Photo ou logo
Vous pouvez également inclure une photo ou un logo dans votre signature d'e-mail. Il s’agit d'un des meilleurs moyens de capter l'attention de quelqu'un. Votre e-mail contient beaucoup de mots, mais peu d'images. Une photo ou un logo peut vous aider à attirer l'attention sur votre signature d'e-mail et à instaurer un climat de confiance avec votre audience en révélant la personne ou la marque qui se cache derrière l'e-mail.
Voici quelques-unes des bonnes pratiques à suivre :
- Assurez-vous que le texte est lisible sur la photo ou le logo. L’image devra être petite, donc s’il y a du texte, comme le nom de l’entreprise, assurez-vous qu’il est lisible.
- Assurez-vous que l'image n'est pas trop grande. Vous ne voulez pas que le corps de l'e-mail soit compressé.
- Ne rendez pas la photo ou le logo trop chargé. Trop de détails peuvent distraire le lecteur, qui ne saura plus où regarder.
Veillez à tirer le meilleur parti de la photo ou du logo que vous ajoutez à votre signature d'e-mail.
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Ce qu'il faut éviter dans votre signature d'e-mail
Savoir ce qu'il faut éviter est tout aussi important que de savoir ce qu'il faut inclure dans un modèle de signature d'e-mail. Vous voulez que votre signature soit lisible par tout le monde, alors n'incluez pas de polices personnalisées que certains appareils ou clients de messagerie pourraient ne pas prendre en charge. Évitez également d'inclure des informations de contact inutiles afin que votre signature reste concise.
Aussi tentant que cela puisse être de remplir vos e-mails d'éléments graphiques et d'autres supports attrayants lorsque vous utilisez un éditeur de signature d'e-mail gratuit, cela peut ralentir le chargement de vos messages et engendrer des erreurs d'affichage sur certains appareils. Évitez d'inclure des puces, des GIF animés et des vidéos dans votre signature d'e-mail pour vous assurer qu'elle se charge rapidement et qu'elle est facile à lire.
La signature de votre e-mail est l'un des principaux éléments que les gens utilisent pour identifier vos e-mails. Il est donc important de savoir ce qu'il faut inclure dans cette signature.
La signature de votre e-mail doit inclure votre nom complet, vos coordonnées, vos informations professionnelles, tout lien important, les exigences légales, un appel à l'action et vos pronoms. Le but est de rédiger une signature d'e-mail détaillée, mais sans trop en faire.
Si vous avez du mal à vous familiariser avec le marketing par e-mail, Mailchimp peut vous aider. Nous disposons de nombreuses ressources qui peuvent vous aider à rédiger de meilleurs e-mails, et nous proposons des outils d'automatisation des e-mails qui peuvent vous faire gagner du temps. Essayez Mailchimp et découvrez ce qu’un meilleur service d’e-mail marketing peut apporter à votre marque.
Conseils pour la création d'une signature d'e-mail
Si vous voulez créer une excellente signature d'e-mail, vous devez réfléchir soigneusement aux informations à inclure. De nombreuses options de conception sont disponibles, alors comment faire en sorte que la signature de votre e-mail réponde à vos attentes ? Voici quelques-uns des conseils les plus importants à garder à l'esprit :
Utiliser une image de marque cohérente
Vous devez vous assurer que l'image de marque utilisée dans la signature d'e-mail est cohérente. Par exemple, vous devez veiller à ce que la palette de couleurs soit fidèle à la marque de l'entreprise. S'il existe une devise ou un slogan, vous devez faire en sorte qu'il soit le même partout.
Vérifier que tous les liens fonctionnent
Si vous incluez des liens dans la signature de votre e-mail, assurez-vous qu'ils fonctionnent. Par exemple, si vous incluez un lien vers la page d'accueil de l'entreprise, assurez-vous que l'URL de destination est correcte. \
Si vous incluez des liens vers votre compte de réseaux sociaux, assurez-vous qu'ils sont également corrects. N'oubliez pas que les URL peuvent changer de temps à autre. Vous devrez donc également les mettre à jour dans la signature de votre e-mail.
Inclure des espaces libres
Même si vous êtes tenté de faire tenir toutes les informations de votre signature d'e-mail dans une petite zone, y compris les espaces libres, le destinataire risque d'avoir des difficultés à lire toutes les informations si celle-ci est trop comprimée.
La signature de votre e-mail paraîtra trop dense et les destinataires auront du mal à savoir quoi lire. Assurez-vous d'inclure des espaces blancs pour faciliter la lecture du texte. N'oubliez pas non plus que les signatures apparaîtront différemment selon les clients de messagerie.
Par exemple, votre signature peut s'afficher différemment sur Apple Mail, Yahoo Mail et Outlook.
Choisir la police avec soin
Vous devez choisir la police de la signature de votre e-mail avec soin. Même si elle ne doit pas nécessairement correspondre parfaitement au corps de l'e-mail, elle ne doit pas être difficile à lire. Vous devez également choisir une police qui respire le professionnalisme. Vous pouvez toujours faire preuve de créativité, mais ne vous éloignez pas trop des normes communément admises.
Revérifier vos coordonnées
Revérifiez toujours vos coordonnées pour vous assurer qu’elles sont correctes. Votre numéro de téléphone, votre adresse et le site de votre bureau peuvent changer de temps à autre. Si c'est le cas, n'oubliez pas de mettre à jour la signature de votre e-mail. Si le destinataire découvre que les coordonnées figurant dans votre signature ne sont pas exactes, cela peut donner une mauvaise image de votre entreprise et entraîner la perte d'un lead.
Ce ne sont là que quelques points que vous devez garder à l'esprit si vous souhaitez créer une signature d'e-mail efficace. Grâce à ces conseils, vous pourrez créer une signature d'e-mail professionnelle et performante.
Exemples de signatures d'e-mail
Maintenant que vous savez ce qu'est une signature d'e-mail, combien elle est importante et comment en créer une qui se démarque, voyons quelques exemples. Vous trouverez ci-dessous trois exemples dont vous pouvez vous inspirer. Vous pouvez également télécharger les 3 modèles pour votre propre usage !
Modèle de signature d'e-mail n°1
Dans l'exemple de signature d'e-mail ci-dessus, vous remarquerez que Michelle inclut une photo d'identité claire, utilise beaucoup d'espace libre et ajoute des liens cliquables vers ses comptes de réseaux sociaux, tels que Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn et YouTube.
Modèle de signature d'e-mail n°2
Dans l'exemple de signature d'e-mail d'Éric, les lecteurs peuvent remarquer sa fonction de gestionnaire, et trouver facilement ses coordonnées, comme son numéro de téléphone, son adresse e-mail, son site Web et son emplacement. De plus, Eric a ajouté un lien pour le contacter via Zoom, ce qui peut faciliter les conversations.
Modèle de signature d'e-mail n°3
Jon adopte une approche différente dans cet exemple de signature d'e-mail. Vous remarquerez qu'il a ajouté le logo de son entreprise en haut, ce qui contribue à accroître la notoriété de la marque, et qu'il a indiqué son rôle de conseiller financier et ses coordonnées en dessous. Bien qu’elle soit simple, cette signature d'e-mail donne aux lecteurs toutes les informations dont ils ont besoin pour contacter Jon directement.
Obtenez tout ce dont vous avez besoin pour votre signature d'e-mail
Les signatures d'e-mails peuvent jouer un rôle plus important que vous ne le pensez dans vos efforts de communication. Découvrez les éléments à inclure dans la signature de vos e-mails avec ce modèle.
En résumé : ce qu’il faut savoir sur les formats de signature d’e-mail
Votre signature d'e-mail est l'un des principaux éléments que les gens utilisent pour identifier vos e-mails, il est donc important de savoir ce que vous devez y inclure. Votre signature d'e-mail doit contenir votre nom complet, vos coordonnées, vos informations professionnelles, tout lien important, les mentions légales, un appel à l'action et vos pronoms. Le but est de rédiger une signature d'e-mail détaillée, mais sans trop en faire.
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