Tout ce qu'il faut savoir sur les signatures d'e‑mail

Différences entre signatures d’e-mail professionnelles et personnelles

Il est important de connaître les différences entre ces deux cas de figure. De toute évidence, il vaut mieux rester professionnel lorsque l'on s'adresse à ses clients et ne pas utiliser sa signature personnelle dans les e-mails professionnels.

Ce type de signatures s’utilise plutôt pour les courriers électroniques envoyés à sa famille ou ses amis. Elles peuvent aussi servir à vous identifier, puisqu’un usurpateur ne sera pas capable de fournir vos détails personnels. Les signatures personnelles ne sont pas indispensables mais sont de plus en plus courantes de nos jours.

Comme son nom l’indique, la signature professionnelle s’intègre à un contexte d’entreprise. Elle doit donc inclure des informations sur votre société, votre poste et tout détail professionnel pertinent. Son importance ne doit pas être négligée, chaque e-mail devrait toujours intégrer une signature professionnelle.

Ce qu’il faut inclure dans votre signature d’e-mail

S les signatures de courriel peuvent avoir une mise en forme différente, certaines informations doivent toujours y figurer. Votre signature doit permettre au destinataire, entre autre, de savoir qui vous êtes, quel est votre travail et comment vous contacter. Vous trouverez plus de détails sur ce point dans les lignes suivantes.

Votre nom complet

Tout d’abord, votre nom complet doit figurer dans votre signature. C’est la première chose que l’on voit, il doit donc être lisible. Si votre nom professionnel est différent, vous pouvez aussi l’ajouter à la fin de vos e-mails. De cette manière, votre destinataire saura clairement qui vous êtes et comment vous contacter pour toute question ou retour.

De plus, l’émetteur d’un e-mail doit toujours signer en son nom propre. Chaque employé doit donc avoir sa propre signature, même si l’e-mail est envoyé au nom de l’entreprise.

Des informations sur votre poste

D’autres types d’informations personnelles sont nécessaires en plus de votre nom. Parmi celles-ci, donnez des détails sur votre rôle. Indiquez par exemple le nom de votre poste, ce qui permettra au destinataire de savoir s’il correspond avec un cadre, un employé ou une personne des ressources humaines. Vous pouvez aussi inclure le nom de votre département, ce qui donnera une idée de vos responsabilités et de comment vous joindre.

Les informations présentes en fin d’e-mail renseignent sur votre identité, elles sont importantes puisque vous représentez une entreprise. De ce fait, faites attention à ne pas divulguer des détails confidentiels.

Vos coordonnées

Que vous répondiez à un client ou envoyiez un e-mail marketing, une personne doit toujours être en mesure de facilement vous joindre. C’est pourquoi vos coordonnées sont la partie la plus importante d’une signature de courriel. Elles permettront de vous contacter pour toute question ou demande.

Par coordonnées, on entend : numéro de téléphone professionnel et/ou personnel, numéro et adresse postale de vote entreprise.

Des liens importants

Insérer des liens dans votre signature facilite les choses pour le destinataire de votre e-mail. Ils peuvent mener à vos réseaux sociaux, votre site Web, ou à la page de contact de votre entreprise. Vous pouvez même utiliser des blocs de contenu Social Follow à la place des liens pour vos réseaux sociaux. L’objectif est d’aider vos destinataires à répondre à vos e-mails et à vous contacter s’ils le souhaitent. Dans tous les cas, le lien du site de votre entreprise doit toujours être inclus.

Les conditions légales

Selon le secteur dans lequel votre entreprise évolue, certaines mentions doivent légalement apparaître. Par exemple, au Royaume-Uni, il est obligatoire d’indiquer le nom de votre société, son numéro et son lieu d’immatriculation. Il faut également ajouter une option permettant de se désabonner à vos e-mails.

D’autres informations supplémentaires peuvent être ajoutées comme des clauses de non-responsabilités légales, financières ou d’assurance. En effet, il est indispensable d’exonérer votre entreprise de toute responsabilité lors de vos campagnes marketing.

Un call to action

L’objectif principal d’une campagne d’e-mails marketing est d’inciter le lecteur à entreprendre une action. Cette interaction peut prendre différentes formes : chercher des informations sur vos nouveaux produits, acheter des produits soldés, ou encore vous contacter pour vous donner un feedback.

Cependant, ce call to action doit rester subtil. Vos destinataires ne doivent pas se sentir obligés ni pressés à agir, ils doivent simplement avoir tous les outils en main si jamais ils souhaitent répondre à votre proposition. Inclure un lien est donc un bon moyen d’y arriver.

Vos pronoms

Les communications par e-mail étant indirectes, il est possible que vous ne connaissiez pas votre interlocuteur. Pour cette raison, il vaut mieux systématiquement vous présenter. N’hésitez pas à spécifier quel pronom correspond le mieux à la manière dont vous vous identifiez. Par exemple, « il/lui » ou « elle/elle ». Cette précision permettra à votre correspondant de se sentir plus à l’aise s’il décide de vous contacter.

Ce qu’il faut éviter dans votre signature d’e-mail

Certaines pratiques sont néanmoins à éviter pendant la conception d’une signature d’e-mail. Celle-ci doit être lisible sur tous les clients de messagerie et appareils, c’est pourquoi il vaut mieux n’utiliser que des polices standards. Par ailleurs, évitez d’inclure toute information de contact inutile pour que votre signature soit courte.

De même, le design de vos e-mails doit rester simple. Des illustrations et médias superflus risquent de ralentir leur chargement et de mal s’afficher sur certains appareils. Par conséquent, évitez les listes à puce, GIF animés et vidéos dans vos signatures afin de faciliter leur lecture.

Votre signature d’e-mail permet de vous identifier, elle est donc essentielle. Pour résumer, elle doit inclure : votre nom complet, vos coordonnées, des détails sur votre poste, tout lien pertinent, des informations légales, un call to action et les pronoms qui vous identifient. Une bonne signature doit être détaillée tout en restant courte.

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Conseils pour la création d’une signature d’e-mail

Si vous voulez créer l’une des meilleures signatures d’e-mail, vous devez réfléchir soigneusement aux informations à inclure. De nombreuses options de conception sont disponibles, alors comment faire en sorte que votre signature d’e-mail répond à vos attentes ? Voici quelques-uns des conseils les plus importants à garder à l’esprit :

• Utilisez une image de marque cohérente : Vous devez vous assurer que l’image de marque utilisée dans la signature d’e-mail est cohérente. Par exemple, vous devez veiller à ce que le schéma de couleurs soit fidèle à celui de la marque de l’entreprise. S’il existe une devise ou un slogan, vous devez faire en sorte qu’il soit cohérent partout.
• Assurez-vous que tous les liens fonctionnent : Si vous incluez des liens dans votre signature d’e-mail, assurez-vous qu’ils fonctionnent. Par exemple, si vous incluez un lien vers la page d’accueil de l’entreprise, assurez-vous que l’URL de destination est correcte. Si vous incluez des liens vers votre compte de réseaux sociaux, assurez-vous qu’ils sont également corrects. N’oubliez pas que les URL peuvent changer de temps à autre. Vous devrez donc également les mettre à jour votre signature d’e-mail.
• Incluez des espaces libres : Même si vous êtes tenté de faire tenir toutes les informations de votre signature d’e-mail dans une petite zone, assurez-vous de prévoir des espaces libres. Si la signature d’e-mail est trop chargée, le destinataire peut avoir du mal à lire toutes les informations. De plus, votre signature d’e-mail aura l’air encombrée et les destinataires auront du mal à savoir où regarder. Assurez-vous d’inclure des espaces libres pour faciliter la lecture du texte.
• Choisissez la police avec soin : Vous devez choisir la police de votre signature d’e-mail avec soin. Même si la police ne doit pas nécessairement correspondre parfaitement au corps de l’e-mail, vous ne voulez pas qu’elle soit difficile à lire. Vous devez également choisir une police qui reflète le professionnalisme. Faire preuve de créativité est toujours accepté, mais ne vous éloignez pas trop de ce qui est communément admis.
• Revérifiez vos coordonnées : Revérifiez toujours vos coordonnées pour vous assurer qu’elles sont correctes. Votre numéro de téléphone, votre adresse et l’emplacement de votre bureau peuvent changer de temps à autre. Si c’est le cas, n’oubliez pas de mettre à jour votre signature d’e-mail. Si le destinataire se rend compte que les coordonnées figurant dans votre signature ne sont pas exactes, cela peut donner une mauvaise image de votre entreprise et entraîner la perte d’un lead.

Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux points dont vous devez vous souvenir si vous souhaitez créer une signature d’e-mail solide. Grâce à ces conseils, vous pourrez créer une signature d’e-mail professionnelle et efficace.

Exemples de signatures d’e-mail

Maintenant que vous savez ce qu’est une signature d’e-mail, son importance et comment en créer une qui se démarque, voyons quelques exemples de signatures d’e-mail. Vous trouverez ci-dessous trois exemples de signature d’e-mail dont vous pouvez vous inspirer :

Exemple de signature d’e-mail n° 1

Texte de remplacement : Exemple de signature d’e-mail

Dans l’exemple de signature d’e-mail ci-dessus, vous remarquerez que Michelle inclut une photo d’identité claire, utilise beaucoup d’espaces libres et a des liens cliquables vers ses canaux de réseaux sociaux, tels que Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn et YouTube.

Exemple de signature d’e-mail n° 2

Texte de remplacement : Exemple de signature d’e-mail

Dans l’exemple de signature d’e-mail d’Éric, les lecteurs peuvent remarquer sa fonction de gestionnaire, et facilement trouver ses coordonnées, telles que son numéro de téléphone, son adresse électronique, son site web et son emplacement. De plus, Eric a un lien pour se connecter avec lui via Zoom, ce qui peut faciliter les conversations.

Exemple de signature d’e-mail n° 3

Texte de remplacement : Exemple de signature d’e-mail

Jon adopte une approche différente dans cet exemple de signature d’e-mail. Au-dessus, vous remarquerez qu’il a inclut le logo de son entreprise, ce qui contribue à accroître la notoriété de la marque, ainsi que son rôle de conseiller financier avec ses coordonnées en dessous. Bien que de conception simple, cette signature d’e-mail donne aux lecteurs toutes les informations dont ils ont besoin pour contacter Jon directement.

Conclusion : Ce qu’il faut savoir sur les formats de signature d’e-mail

Votre signature d’e-mail est l’un des principaux éléments que les gens utilisent pour identifier vos e-mails. Il est donc important de savoir ce qu’il faut inclure dans une signature d’e-mail. Votre signature d’e-mail doit inclure votre nom complet, vos coordonnées, vos informations professionnelles, tout lien important, les exigences légales, un appel à l’action et vos pronoms. Le but est de rédiger une signature d’e-mail détaillée, mais sans trop en faire.

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