Todo lo que necesita saber sobre las firmas de correo electrónico

Firmas de correo electrónico profesionales frente a personales

En primer lugar, es importante comprender la diferencia entre una firma de correo electrónico profesional y una personal. Aunque utilizar una firma profesional en lugar de una personal no supone mayor problema, no debes utilizar tu firma personal en un correo electrónico profesional que envíes a clientes.

Mucha gente utiliza firmas de correo electrónico personales para dar un toque personal a los correos que envían a amigos y familiares. Estas firmas también pueden ayudar a la gente a asegurarse de que eres tú quien les envía un correo electrónico, porque un impostor se limitaría a enviar un correo de texto sin formato. No es necesario que tengas una firma de correo electrónico personal, pero resulta conveniente en un mundo cada vez más digital.

Las firmas de correo electrónico profesionales difieren de las personales porque están diseñadas específicamente para uso empresarial. Esto significa que tu firma de correo electrónico profesional incluirá normalmente información sobre la empresa para la que trabajas, tu puesto en esa empresa y cualquier otro detalle relevante sobre tu vida profesional. Una firma de correo electrónico adecuada es importante para tu negocio, por lo que debes incluir una firma profesional en cualquier correo electrónico que proceda de tu empresa.

Por qué necesitas una firma de correo electrónico profesional

Hay varias razones por las que necesitas tener una firma de correo electrónico de empresa. Ten en cuenta que no hay segundas oportunidades para causar una primera impresión, y tu firma de correo electrónico podría ser una parte importante de esa impresión. Por eso mismo, cuando crees una cuenta de correo electrónico de empresa, tienes que pensar en la profesionalidad de tu firma.

Algunas de las razones por las que debes asegurarte de utilizar las mejores firmas de correo electrónico son:

• Generar confianza: una de las primeras razones por las que necesitas una firma de correo electrónico profesional es que puede ayudarte a generar confianza. Aunque pongas tu nombre en la firma de tu correo electrónico, si incluyes los colores de tu empresa, tus datos de contacto y enlaces a otras cuentas relevantes, contribuirás a generar confianza en el destinatario porque tendrá un aspecto profesional. Incluso podría ser una parte importante de tu estrategia de generación de clientes potenciales.
• Proporciona información de contacto: también puedes ponérselo más fácil a la gente para que se ponga en contacto contigo. Muchas firmas de correo electrónico contienen información importante, como tu número de teléfono, otras direcciones de correo electrónico e incluso una dirección de trabajo. Aunque es cierto que debes tener cuidado cuando envíes correos electrónicos a personas que no conoces, puedes facilitar que la gente se ponga en contacto contigo más adelante. Incluso podría ayudarte a mejorar la retención de clientes.
• Aumenta el conocimiento de marca: tener una firma de correo electrónico atractiva también es importante para la marca. Puede ser una herramienta importante que te ayude a establecer una conexión más fuerte con tu mercado objetivo, así que deberás pensar detenidamente cómo elaborarla. Puedes incluir una foto tuya, el logotipo de la empresa y un toque personalizado. Estos animan a los destinatarios a interactuar con tu correo electrónico de forma activa, lo que puede ayudarte a ampliar el alcance de tu marca.
• Amplía tu estrategia en las redes sociales: aunque es importante proporcionar tus datos de contacto, utilizar una firma de correo electrónico también puede ser una parte importante de tu estrategia de marketing multicanal. Por ejemplo, puedes incluir enlaces a tus cuentas de Twitter, LinkedIn o Facebook. Si tu empresa tiene una fuerte presencia en las redes sociales, puede ser beneficioso incluir un enlace a esa página. Puedes generar más seguidores en las redes sociales, lo que te ayudará a mejorar la eficacia de tu estrategia de marketing digital.
• Muestra tu personalidad: al diseñar tu marketing por correo electrónico, deberás encontrar la forma de humanizar tu empresa. Una de las mejores formas de hacerlo es mostrar su personalidad. Al crear una firma de correo electrónico profesional y atractiva, puedes incluir una gran variedad de imágenes, diseños, tamaños, fuentes y colores. Todos ellos son componentes de diseño muy importantes, y pueden hacer que destaques entre la multitud. Deberás ser creativo y profesional al mismo tiempo, ya que esto podría ayudarte a generar más clientes potenciales.

Está claro que hay muchas razones por las que necesitas tener una firma de correo electrónico profesional. ¿Cuáles son las mejores formas de conseguirlo?

Qué incluir en tu firma de correo electrónico

Las firmas de correo electrónico han cambiado mucho a lo largo de los años, pero hay algo que no ha cambiado: la importancia de incluir la información adecuada. Tu firma de correo electrónico debe decir a la gente quién eres, cuál es tu trabajo y cómo pueden ponerse en contacto contigo, pero también debes incluir mucha otra información. Si quieres aprovechar al máximo el bloque de firma de tu correo electrónico, esto es lo que debe incluir.

Nombre completo

Lo primero que debes incluir en tu firma de correo electrónico es tu nombre completo. Tu nombre completo debe ser lo primero que vea la gente cuando mire tu firma de correo electrónico, y debe ser fácil de leer. Si la gente te conoce por otro nombre en el mundo profesional, también puedes incluir ese nombre al final de tus correos electrónicos. Esto facilita que la gente sepa rápidamente de quién procede un correo electrónico y a quién pueden dirigirse si tienen alguna pregunta o comentario.

Siempre debes incluir el nombre completo de la persona que envía el correo electrónico. Por ejemplo, no debes utilizar tu firma de correo electrónico si otra persona envía un correo electrónico en nombre de tu empresa; cada empleado o ejecutivo debe tener su propia firma única.

Información sobre tu puesto

Por muy importante que sea tu nombre, sigue sin dar a la gente toda la información que necesita sobre quién le está enviando un correo electrónico. Además de tu nombre completo, debes incluir información detallada sobre el puesto en tu firma de correo electrónico. Puedes empezar mencionando tu cargo, que indica a la gente si están tratando con un directivo, un empleado o un miembro del personal de RR. HH. También deberías mencionar en qué departamento trabajas, así la gente sabrá cuáles son tus responsabilidades y cómo ponerse en contacto contigo.

Incluir información laboral en el pie de página de tu correo electrónico ayuda a la gente a hacerse una idea más clara de quién les está enviando el correo, lo cual es importante cuando envías correos electrónicos que representan a una empresa. Proporciona tanta información como te parezca cómodo revelar sobre tu trabajo.

Información de contacto

Ya estés respondiendo a una consulta del servicio de atención al cliente o enviando correos electrónicos de marketing, es importante que proporciones a la gente una manera de ponerse en contacto contigo para hacerte llegar sus comentarios o preguntas. Por eso la información de contacto encabeza la lista a la hora de decidir qué incluir en una firma de correo electrónico. Después de decirle a la gente quién eres y en qué trabajas, debes proporcionarles información de contacto que puedan utilizar si quieren ponerse en contacto contigo.

La información de contacto que pongas en tu firma de correo electrónico debe incluir tu número de teléfono laboral o personal, así como el número de teléfono y la dirección de la empresa para la que trabajas.

Enlaces importantes

Proporcionar enlaces en tu firma de correo electrónico hace que resulte más fácil para la gente pasar a la acción después de leer tus correos. Puedes utilizar estos enlaces para dirigir a los lectores a tus cuentas en las redes sociales, proporcionarles una forma fácil de acceder a tu sitio web o permitirles ponerse en contacto con tu empresa con un simple clic en un enlace. Incluso puedes incluir bloques de contenido Social Follow en lugar de enlaces a tus cuentas de redes sociales. El objetivo de estos enlaces es que la gente responda más fácilmente a tus correos electrónicos, ya sea visitando tu sitio web o enviando un correo electrónico a través de tu formulario de contacto. Como mínimo, deberías incluir un enlace al sitio web de tu empresa.

Requisitos legales

Según tu jurisdicción y el tipo de empresa que dirijas, puedes tener la obligación legal de incluir ciertas cosas en tu firma de correo electrónico. En el Reino Unido, debes indicar el nombre de tu empresa, el número de registro de la empresa y el lugar donde te has registrado. También necesitas incluir una cláusula de exclusión voluntaria que permita a la gente darse de baja de tus correos electrónicos.

Otros detalles legales que puedes añadir a tu firma de correo electrónico son las exenciones de responsabilidad legal, financiera y de seguros. Proteger a tu empresa frente a posibles responsabilidades es una parte importante del marketing por correo electrónico.

CTA

Una buena llamada a la acción puede ser un elemento muy eficaz en una campaña de marketing por correo electrónico. El objetivo es dar a los lectores un empujoncito en la dirección correcta, ya sea para que vean tus nuevos productos, compren en tus rebajas o se pongan en contacto con tu empresa para dar su opinión sobre los productos.

Ten en cuenta que tu llamada a la acción no debe ser demasiado insistente. No debes presionar a los lectores para que actúen, simplemente infórmales de lo que pueden hacer si les interesa tu correo electrónico. Incluir un enlace hace que tu llamada a la acción sea aún más eficaz y más fácil de interactuar para los clientes.

Pronombres

Nunca sabes quién es tu interlocutor al otro lado del ordenador, así que es de buena educación que te presentes brevemente a cualquier persona nueva que conozcas. Incluir tus pronombres en la firma de tu correo electrónico es una parte importante para asegurarte de que la gente sabe cómo dirigirse a ti si te hacen preguntas o te envían comentarios. Puedes hacerlo enumerando los términos con los que prefieres que se dirijan a ti, como "él", "ella" o "elle". Si incluyes tus pronombres, evitarás que otras personas se equivoquen al enviarte un correo electrónico, lo que a su vez ayuda a que la gente se sienta más cómoda al ponerse en contacto contigo.

Redes sociales

Cuando envíes correos electrónicos, tienes que pensar detenidamente en el recorrido del cliente. ¿Qué quieres que haga el destinatario a continuación? Independientemente de si envías correos electrónicos a socios comerciales o clientes, debes incluir botones en los que se pueda hacer clic en tus redes sociales. Algunos ejemplos son Instagram, LinkedIn, YouTube y Facebook. Necesitas atraer más tráfico a tus cuentas en las redes sociales para aumentar el conocimiento de tu marca. Si incluyes enlaces a las redes sociales, animas a los destinatarios a saber más sobre tu empresa, lo que podría ayudarte a ampliar tu presencia en el mercado.

Si quieres que esta estrategia sea eficaz, asegúrate de que el contenido de tus perfiles en las redes sociales funciona bien con la información de tu firma de correo electrónico. Debes hacer que tus cuentas en las redes sociales muestren la mejor cara de tu empresa.

Foto o logotipo

También puedes incluir una foto o un logotipo en tu firma de correo electrónico. La razón principal por la que deberías incluir una foto o un logotipo es que es una de las mejores formas de captar la atención de alguien en tu firma de correo electrónico. Tu correo electrónico tiene muchas palabras, pero no hay muchas imágenes. Una foto o un logotipo pueden ayudarte a llamar la atención hacia la firma del correo electrónico y a generar confianza con tu público mostrando a la persona o la marca que hay detrás del correo electrónico.

Algunas de las prácticas recomendadas a seguir incluyen:

• Asegúrate de que el texto sea legible en la foto o el logotipo. La imagen tendrá que ser pequeña, así que si hay algún texto, como el nombre de la empresa, asegúrate de que sea legible.
• Procura que la imagen no sea demasiado grande. No debes dejar que comprima el cuerpo del correo electrónico.
• No recargues demasiado la foto o el logotipo. Un exceso de detalles puede distraer al lector, ya que es posible que no sepa dónde mirar.

Aprovecha al máximo la foto o el logotipo que añadas a tu firma de correo electrónico.

Qué debes evitar en tu firma de correo electrónico

Saber qué omitir en una firma de correo electrónico es tan importante como saber qué incluir. Te interesa que tu firma sea legible para todo el mundo, así que no incluyas fuentes personalizadas que algunos dispositivos o clientes de correo electrónico podrían no admitir. También debes evitar incluir información de contacto innecesaria para que tu firma sea breve.

Por muy tentador que resulte llenar los correos electrónicos de gráficos y otros elementos visuales atractivos, eso puede hacer que tus correos electrónicos se carguen lentamente y se muestren incorrectamente en determinados dispositivos. Intenta evitar añadir viñetas, GIF animados y vídeos en tu firma de correo electrónico para asegurarte de que se carga rápidamente y es fácil de leer.

Tu firma de correo electrónico es uno de los principales elementos que utiliza la gente para identificar tus correos electrónicos, por lo que es importante saber qué incluir en una firma de correo electrónico. Tu firma de correo electrónico debe incluir tu nombre completo, tu información de contacto, tu puesto de trabajo, cualquier enlace importante, los requisitos legales, una llamada a la acción y tus pronombres. Te conviene incluir una firma de correo electrónico detallada, pero sin que se te vaya de las manos.

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Consejos para crear una firma de correo electrónico

Si quieres diseñar una de las mejores firmas de correo electrónico, tienes que pensar detenidamente en qué información incluir. Hay infinidad de opciones de diseño disponibles, así que ¿cómo asegurarte de que tu firma de correo electrónico cumple tus expectativas? Algunos de los consejos más importantes a tener en cuenta son:

• Utiliza una marca coherente: Debes asegurarte de que la marca en la firma del correo electrónico sea coherente. Por ejemplo, deberías comprobar que la combinación de colores es coherente con la marca de la empresa. Si hay un lema o eslogan, procura que sea coherente en todos los ámbitos.
• Asegúrate de que todos los enlaces funcionan: Si incluyes enlaces en tu firma de correo electrónico, asegúrate de que funcionan. Por ejemplo, si incluyes un enlace a la página principal de la empresa, así que comprueba que la URL de destino es correcta. Si incluyes enlaces a tu cuenta de redes sociales, asegúrate también de que son correctos. Ten en cuenta que las URL pueden cambiar de vez en cuando, por lo que también tendrás que actualizar tu firma de correo electrónico.
• Incluye espacios en blanco: Aunque tengas la tentación de meter toda la información de tu firma de correo electrónico en una zona reducida, no olvides incluir espacios en blanco. Si la firma del correo electrónico está demasiado comprimida, el destinatario podría tener problemas para leer toda la información. Además, esto hará que tu firma de correo electrónico parezca recargada, y puede que a los destinatarios no les quede claro dónde mirar. Asegúrate de incluir algunos espacios en blanco para facilitar la lectura del texto.
• Elige la tipografía cuidadosamente: Debes elegir bien la tipografía de tu firma de correo electrónico. Aunque no tiene que coincidir perfectamente con el cuerpo del correo electrónico, no conviene que la tipografía sea difícil de leer. También debes elegir una tipografía que transmita profesionalidad. Siempre está bien dar rienda suelta a la creatividad, pero no te alejes demasiado de lo que se acepta habitualmente.
• Revisa tu información de contacto: Revisa siempre tu información de contacto para asegurarte de que es correcta. Tu número de teléfono, dirección y ubicación de la oficina pueden cambiar de vez en cuando, así que si es así, no olvides actualizar tu firma de correo electrónico. Si el destinatario se da cuenta de que la información de contacto de tu firma no es exacta, puede perjudicar la imagen de tu empresa y provocar la pérdida de un cliente potencial.

Estos son solo algunos de los muchos puntos que debes recordar si te interesa elaborar una firma de correo electrónico sólida. Con estos consejos, seguro que conseguirás crear una firma de correo electrónico profesional que funcione bien.

Ejemplos de firmas de correo electrónico

Ahora que ya sabes qué son las firmas de correo electrónico, su importancia y cómo crear una que destaque, veamos algunos ejemplos de firmas de correo electrónico. A continuación, encontrarás tres ejemplos de firmas de correo electrónico en las que puedes inspirarte:

Ejemplo de firma de correo electrónico n.º 1

Texto alternativo: Ejemplo de firma de correo electrónico

En el ejemplo de firma de correo electrónico anterior, verás que Michelle incluye como foto un retrato nítido, utiliza muchos espacios en blanco e incorpora enlaces en los que se puede hacer clic a sus redes sociales, como Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn y YouTube.

Ejemplo de firma de correo electrónico n.º 2

Texto alternativo: Ejemplo de firma de correo electrónico

En el ejemplo de firma de correo electrónico de Eric, los lectores pueden observar su cargo como gestor y encontrar fácilmente su información de contacto, como su número de teléfono, dirección de correo electrónico, sitio web y ubicación. Además, Eric incluye un enlace para conectar con él a través de Zoom, lo que puede ayudar a fomentar las conversiones.

Ejemplo de firma de correo electrónico n.º 3

Texto alternativo: Ejemplo de firma de correo electrónico

Jon adopta un enfoque diferente en este ejemplo de firma de correo electrónico. Arriba, verás que aparece el logotipo de su empresa, lo cual ayuda a mejorar el conocimiento de la marca, así como su puesto de asesor financiero, con su información de contacto debajo. Aunque su diseño es sencillo, esta firma de correo electrónico proporciona a los lectores toda la información que necesitan para ponerse en contacto directamente con Jon.

Para terminar: Qué debes saber sobre los formatos de firma de correo electrónico

Tu firma de correo electrónico es uno de los principales elementos que utiliza la gente para identificar tus correos electrónicos, por lo que es importante saber qué incluir en una firma de correo electrónico. Tu firma de correo electrónico debe incluir tu nombre completo, tu información de contacto, tu puesto de trabajo, cualquier enlace importante, los requisitos legales, una llamada a la acción y tus pronombres. Te conviene incluir una firma de correo electrónico detallada, pero sin que se te vaya de las manos.

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