Kontaktdaten
Unabhängig davon, ob du auf eine Kundendienstanfrage antwortest oder Marketing-E-Mails versendest, ist es wichtig, den Menschen eine Möglichkeit zu geben, sich mit Feedback oder Fragen an dich zu wenden. Aus diesem Grund stehen wichtige Kontaktinformationen ganz oben auf der Liste, wenn es darum geht, was in eine E-Mail-Signatur aufgenommen werden soll. Nachdem du den Leuten gesagt hast, wer du bist und was dein Job ist, solltest du ihnen wichtige Informationen darüber geben, wie sie dich erreichen möchten.
Die Kontaktinformationen, die du in deine neu gestaltete Signatur einfügst, sollten deine geschäftliche und/oder private Telefonnummer enthalten sowie die Telefonnummer und Adresse des Unternehmens, für das du arbeitest.
Wichtige Links
Das Bereitstellen von Links in deiner E-Mail-Signatur erleichtert es den Menschen, mit dir und deinem Unternehmen in Kontakt zu treten, nachdem sie deine E-Mails gelesen haben. Du kannst diese Links verwenden, um Leser zu deinen Profilen in den sozialen Netzwerken zu leiten, ihnen einen einfachen Zugang zu deiner Website zu ermöglichen oder dein Unternehmen mit einem Klick auf einen Link zu kontaktieren. Anstelle von Links zu deinen Social-Media-Konten kannst du sogar Social-Follow-Inhaltsblöcke einfügen.
Der Zweck dieser Links besteht darin, es den Menschen zu erleichtern, auf deine E-Mails zu antworten – unabhängig davon, ob sie danach deine Website besuchen oder eine E-Mail über dein Kontaktformular senden. Als Mindestanforderung solltest du einen Link zu deiner Firmenwebsite einfügen.
Rechtliche Anforderungen
Abhängig von deiner Gerichtsbarkeit und der Art deines Unternehmens bist du möglicherweise gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dinge in deine E-Mail-Signatur aufzunehmen, z. B. die Eintragung deines Unternehmens ins Handelsregister. In Großbritannien musst du beispielsweise deinen Firmennamen, deine Firmenregistrierungsnummer und den Ort, an dem du dich registriert hast, angeben. Das entspricht in Deutschland einer Eintragung des Unternehmens im Handelsregister. Weitere formale Anforderungen an geschäftliche E-Mails sind zum Beispiel, dass du eine Opt-out-Klausel einfügen musst, die es Personen ermöglicht, deine E-Mails abzubestellen.
Einige der anderen rechtlichen Details, die du deiner E-Mail-Signatur hinzufügen kannst, umfassen rechtliche, finanzielle und versicherungsrechtliche Haftungsausschlüsse. Der Schutz deines Unternehmens vor Haftung und Angaben zu beschränkter Haftung sind ein wichtiger Bestandteil des E-Mail-Marketings.
CTA
Ein sogenannter Call-to-Action kann ein sehr effektiver Teil einer E-Mail-Marketingkampagne sein. Das Ziel hier ist, den Lesern einen sanften Schubs in die richtige Richtung zu geben – egal ob du möchtest, dass sie sich deine neuen Produkte ansehen, ein Angebot kaufen oder sich mit Feedback zu Produkten an dein Unternehmen wenden.
Denke daran, dass dein CTA nicht zu aufdringlich sein sollte. Du möchtest die Leser nicht zum Handeln drängen, sondern ihnen einfach mitteilen, was sie tun können, wenn sie an deiner E-Mail interessiert sind. Durch das Einfügen eines Links wird dein Call-to-Action noch effektiver und für Kunden einfacher zu erreichen.
Pronomen
Man weiß nie, mit wem man es auf der anderen Seite eines Computers zu tun hat, daher ist es höflich, sich allen neuen Leuten, die man trifft, kurz vorzustellen. Das Einfügen von Pronomen in deine E-Mail-Signatur ist ein wichtiger Teil, um sicherzustellen, dass die Leute wissen, wie sie dich ansprechen können, wenn sie sich mit Fragen oder Feedback an dich wenden. Du kannst dies tun, indem du die Begriffe auflistest, mit denen du bevorzugt angesprochen werden möchtest, z. B. „er/ihn“ oder „sie/sie“. Das Einbeziehen deiner Pronomen verhindert, dass andere Personen Fehler machen, wenn sie dir eine E-Mail senden, was wiederum dazu beiträgt, dass sich die Personen wohler fühlen, wenn sie sich an dich wenden.