E-Mail-Signaturen können bei deiner Kommunikation eine wichtigere Rolle spielen, als du denkst. Hier erfährst du, was in deiner E-Mail-Signatur nicht fehlen darf.
Das haben wir alle erlebt: Du beendest gerade eine E-Mail, nur um zu erkennen, dass du keine Ahnung hast, wie du sie beenden kannst. Solltest du der Person danken, mit der du korrespondierst, oder ist ein einfaches „Viele Grüße“ angemessener?
Dieser Teil einer E-Mail wird als E-Mail-Signatur bezeichnet, und diese schwierige Wortwahl hat zu einem fortschrittlicheren E-Mail-Signaturdesign geführt. Heutzutage beenden viele Unternehmen jede E-Mail mit einer großen, detaillierten Signatur und verwenden eine Vorlage für die E-Mail-Signatur, um die Einheitlichkeit der Kommunikation zu gewährleisten.
Warum sind E-Mail-Signaturen also notwendig und was sollte Ihre E-Mail-Signatur enthalten?
In diesem Artikel erörtern wir, welche Informationen in E-Mail-Signaturen eingefügt werden und warum sie ein wichtiger Bestandteil des E-Mail-Inhalts und -Designs sind. Wenn du die Rentabilität Ihrer E-Mail-Marketingkampagne maximieren möchtest, musst du Folgendes darüber wissen, was du in eine E-Mail-Signatur aufnehmen solltest.
Was ist eine E-Mail-Signatur?
Wenn du dich fragst, wie du eine geschäftliche E-Mail einrichtest, musst du über deine E-Mail-Signatur nachdenken. Eine professionelle E-Mail-Signatur besteht aus dem Text, der automatisch am Ende jeder E-Mail, die du von diesem Konto aus versendest, hinzugefügt wird und ein wichtiger Teil deines E-Mail-Designs ist.
Eine E-Mail-Signatur besteht in der Regel aus deinem Namen und Kontaktinformationen wie deiner Telefonnummer, deiner Website, deinem Standort und weiteren Informationen.
Wenn du dir Beispiele für E-Mail-Signaturen ansiehst, wirst du feststellen, dass manche E-Mail-Signaturen nur aus einem Namen bestehen. Andere E-Mail-Signaturen können Telefonnummern, Firmennamen und Fotos enthalten. Bei so vielen Varianten fragst du dich vielleicht, wie du eine effektive E-Mail-Signatur erstellen kannst, die deine Marke stärkt und die Konversionsrate erhöht.
Wenn du eine E-Mail-Signatur zusammenstellen willst, stehen dir viele Optionen zur Verfügung. Deshalb musst du wissen, wie du eine E-Mail-Signatur formatierst, wenn du deine E-Mail-Liste aufbaust. Im Folgenden findest du weitere Informationen darüber, warum du eine professionelle E-Mail-Signatur brauchst und wie du sie erstellst.
Professionelle und persönliche E-Mail-Signaturen
Zunächst ist es wichtig, den Unterschied zwischen beruflichen und persönlichen E-Mail-Signaturen zu verstehen. Auch wenn es keine große Sache ist, eine professionelle statt einer persönlichen Signatur zu verwenden, solltest du deine persönliche E-Mail-Signatur nicht in einer professionellen E-Mail verwenden, die du an Kunden oder Klienten schickst.
Viele Menschen verwenden persönliche E-Mail-Signaturen, um E-Mails, die sie an Freunde und Familie senden, eine persönliche Note zu verleihen. Diese Signaturen können auch dazu beitragen, dass andere überprüfen können, ob du ihnen eine E-Mail schickst, denn ein Betrüger könnte eine E-Mail im Klartext schicken. Du brauchst nicht unbedingt eine persönliche E-Mail-Signatur, aber in einer zunehmend digitalen Welt ist sie eine gute Idee.
Professionelle E-Mail-Signaturen unterscheiden sich von persönlichen E-Mail-Signaturen, weil sie speziell für den geschäftlichen Gebrauch entworfen wurden; sie sind eine E-Mail-Signatur mit der Marke des Unternehmens. Das bedeutet, dass deine professionelle E-Mail-Signatur in der Regel Informationen über dein Unternehmen, deine Position und andere relevante Details über dein Berufsleben enthält.
Eine ordentliche E-Mail-Signatur ist wichtig für dein Unternehmen. Deshalb solltest du jeder E-Mail deines Unternehmens eine professionelle Signatur beifügen.
Warum du eine professionelle E-Mail-Signatur brauchst
Es gibt mehrere Gründe, warum du eine geschäftliche E-Mail-Signatur benötigst. Denke daran, dass es nie eine zweite Chance gibt, einen ersten Eindruck zu hinterlassen, und deine E-Mail-Signatur kann ein wichtiger Teil dieses Eindrucks sein. Deshalb musst du die Professionalität deiner E-Mail-Signatur berücksichtigen, wenn du ein geschäftliches E-Mail-Konto eröffnest.
Zu den Gründen, warum du unbedingt die besten E-Mail-Signaturen verwenden musst, gehören:
Baut Vertrauen auf
Einer der ersten Gründe, warum du eine professionelle E-Mail-Signatur brauchst, ist, dass sie dir helfen kann, Vertrauen aufzubauen.
Du kannst deine E-Mail zwar mit deinem Namen unterschreiben, aber wenn du die Farben deines Unternehmens, deine Kontaktdaten und Links zu anderen relevanten Konten angibst, kann das Vertrauen des Empfängers gestärkt werden, weil die E-Mail professionell wirkt. Es könnte sogar ein wichtiger Teil deiner Strategie zur Generierung potenzieller Kunden sein.
Gib deine Kontaktdaten an
Du kannst es Personen auch leichter machen, dich zu kontaktieren. Viele E-Mail-Signaturen enthalten wichtige Informationen, wie deine Telefonnummer, andere E-Mail-Adressen und sogar eine Arbeitsadresse.
Auch wenn du natürlich vorsichtig sein solltest, wenn du E-Mails an Personen schickst, die du nicht kennst, kannst du es den Personen viel einfacher machen, mit dir in Kontakt zu treten. Es könnte dir sogar helfen, die Kundenbindung zu verbessern.
Steigerung der Markenbekanntheit
Eine starke E-Mail-Signatur ist auch für die Markenpolitik wichtig. Sie könnte ein wichtiges Tool sein, das dir helfen kann, eine stärkere Verbindung zu deinem Zielmarkt aufzubauen, also musst du sorgfältig darüber nachdenken, wie du sie gestaltest.
Du kannst ein Bild von dir, ein Firmenlogo und eine persönliche Note einfügen. Sie regen die Empfänger dazu an, sich aktiv mit deiner E-Mail auseinanderzusetzen, was dir helfen kann, die Reichweite deiner Marke zu erhöhen.
Erweitere deine Social-Media-Strategie
Auch wenn die Angabe deiner Kontaktdaten wichtig ist, kann die Verwendung einer E-Mail-Signatur auch ein wichtiger Teil deiner Mehrkanal-Marketingstrategie sein. Du könntest zum Beispiel Links zu deinen Twitter-, LinkedIn- oder Facebook-Konten einfügen.
Wenn dein Unternehmen eine starke Präsenz in den sozialen Medien hat, kann es von Vorteil sein, einen Link zu dieser Seite einzufügen. Du kannst mehr Follower in den sozialen Medien generieren und so die Effektivität deiner digitalen Marketingstrategie verbessern.
Zeige Persönlichkeit
Während du dein E-Mail-Marketing zusammenstellst, musst du einen Weg finden, dein Unternehmen zu humanisieren. Eine der besten Möglichkeiten hierfür besteht darin, seine Persönlichkeit hervorzuheben. Wenn du eine solide, professionelle E-Mail-Signatur erstellst, kannst du eine Vielzahl von Bildern, Layouts, Größen, Schriftarten und Farben verwenden.
Sie alle sind wichtige Designkomponenten, mit denen du dich von der Masse abheben kannst. Du solltest gleichzeitig kreativ und professionell sein, was dir helfen könnte, mehr potenzielle Kunden zu generieren.
Was in deine E-Mail-Signatur gehört
E-Mail-Signaturen haben sich im Laufe der Jahre stark verändert, eines ist jedoch gleich geblieben: Es ist wichtig, die richtigen Informationen anzugeben. Deine E-Mail-Signatur sollte mitteilen, wer du bist, was dein Job ist und wie Interessenten mit dir in Kontakt treten können. Darüber hinaus solltest du noch viele weitere Informationen angeben. Wenn du das Beste aus deiner E-Mail-Signaturvorlage herausholen willst, solltest du folgende Punkte beachten.
Vollständiger Name
Das erste, was du in deine E-Mail-Signaturvorlage aufnehmen solltest, ist dein vollständiger Name. Dein vollständiger Name sollte das erste sein, was Empfänger sehen, wenn sie deine E-Mail-Signatur betrachten, und er sollte leicht zu lesen sein.
Wenn man dich in der Berufswelt unter einem anderen Namen kennt, kannst du diesen Namen am Ende deiner E-Mails angeben. Auf diese Weise können Empfänger schnell herausfinden, von wem eine E-Mail stammt und an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen oder Feedback haben.
Du solltest immer den vollständigen Namen der Person angeben, die die E-Mail tatsächlich sendet. Du solltest zum Beispiel nicht deine E-Mail-Signatur verwenden, wenn jemand anderes eine E-Mail im Namen deines Unternehmens versendet; jeder Mitarbeiter oder jede Führungskraft sollte seine/ihre eigene Signatur haben.
Informationen zur Stelle
So wichtig dein Name auch ist, er gibt den Leuten immer noch nicht alle Informationen, die sie brauchen, um zu wissen, wer ihnen eine E-Mail schickt. Zusätzlich zu deinem vollständigen Namen solltest du in deiner E-Mail-Signatur ausführliche Informationen über deine Stelle angeben. Du kannst damit beginnen, deine Berufsbezeichnung zu erwähnen, die angibt, ob der E-Mail-Empfänger es mit einer Führungskraft, einem Angestellten oder einem Mitarbeiter der Personalabteilung zu tun hat. Erwähne außerdem, in welcher Abteilung du arbeitest. So weiß die jeweilige Person, was deine Aufgaben sind und wie sie dich erreichen kann.
Wenn du in deiner E-Mail-Fußzeile und in deiner E-Mail-Signaturvorlage Informationen über deine Stelle angibst, können sich die Lesenden besser vorstellen, wer sie anschreibt, was wichtig ist, wenn du E-Mails versendest, die ein Unternehmen repräsentieren. Gib so viele Informationen über deinen Job an, wie du dich wohlfühlst.
Kontaktdaten
Egal, ob du eine Kundendienstanfrage beantwortest oder Marketing-E-Mails versendest, es ist wichtig, dass du Personen eine Möglichkeit gibst, dich mit Feedback oder Fragen zu erreichen. Aus diesem Grund stehen Kontaktinformationen ganz oben auf der Liste, wenn es darum geht, was in eine E-Mail-Signatur aufgenommen werden soll.
Nachdem du der jeweiligen Person mitgeteilt hast, wer du bist und was dein Job ist, solltest du ihr Kontaktinformationen geben, damit sie dich erreichen kann.
Die Kontaktinformationen, die du in deine E-Mail-Signatur eingibst, sollten deine berufliche und/oder private Telefonnummer sowie die Telefonnummer und Adresse des Unternehmens enthalten, für das du arbeitest.
Wichtige Links
Wenn du Links in deiner E-Mail-Signatur angibst, kann die Person nach dem Lesen deiner E-Mail leichter etwas unternehmen.
Nutze diese Links, um Leser mithilfe von Social-Media-Symbolen zu deinen Social-Media-Konten zu leiten, ihnen einen einfachen Zugang zu deiner Website zu geben, oder erlaube ihnen, dein Unternehmen zu kontaktieren, indem sie einfach auf einen Link klicken. Du kannst sogar Social-Follow-Inhaltsblöcke anstelle von Links zu deinen Social-Media-Konten hinzufügen.
Das Ziel dieser Links ist es, es den Lesenden zu erleichtern, auf deine E-Mail zu antworten, unabhängig davon, ob sie deine Website besuchen oder eine E-Mail über dein Formular senden. Dein Newsletter sollte zumindest einen Link zu deiner Unternehmenswebsite enthalten.
Rechtliche Anforderungen
Je nach Gerichtsbarkeit und Art des Unternehmens, das du leitest, bist du gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dinge in deine E-Mail-Signatur aufzunehmen.
Im Vereinigten Königreich musst du deinen Firmennamen, deine Firmenregistrierungsnummer und den Ort, an dem du dich registriert hast, angeben. Du musst auch eine Opt-out-Klausel einfügen, die es den Lesenden ermöglicht, sich von deinen E-Mails abzumelden.
Zu den weiteren rechtlichen Details, die du in deine E-Mail-Signatur aufnehmen solltest, gehören rechtliche, finanzielle und versicherungstechnische Haftungsausschlüsse. Dein Unternehmen vor Haftung zu schützen, ist ein wesentlicher Bestandteil des E-Mail-Marketings.
CTA
Ein guter Call-to-Action kann in einer E-Mail-Marketingkampagne sehr effektiv sein.
Das Ziel ist es, die Leserinnen und Leser in die richtige Richtung zu lenken, egal ob sie deine neuen Produkte ausprobieren, deinen Ausverkauf besuchen oder sich mit Produktfeedback an dein Unternehmen wenden sollen.
Bedenke, dass dein Call-to-Action nicht zu aufdringlich sein sollte. Du solltest die Lesenden nicht unter Druck setzen, Maßnahmen zu ergreifen; du solltest sie wissen lassen, was sie tun können, wenn sie an deiner E-Mail interessiert sind. Durch das Einfügen eines Links wird dein Call-to-Action noch effektiver und für Kunden zugänglicher.
Pronomen
Du weißt nie, mit wem du es auf der anderen Seite eines Computers zu tun hast, also ist es höflich, dich allen neuen Personen, die du vielleicht triffst, kurz vorzustellen.
Wenn du deine Pronomen in deine E-Mail-Signatur aufnimmst, kannst du sicherstellen, dass die Lesenden wissen, wie sie dich ansprechen können, wenn sie Fragen oder Feedback haben. Das kannst du tun, indem du die Begriffe aufzählst, mit denen du lieber angesprochen werden möchtest, z.B. „er“ oder „sie“.
Wenn du deine Pronomen mit einbeziehst, vermeidest du, dass die Lesenden Fehler machen, wenn sie dir eine E-Mail schicken. Das wiederum trägt dazu bei, dass sich die Leserin oder der Leser wohler fühlt, wenn sie oder er sich an dich wendet.
Sozial-Media-Kanäle
Beim Versenden von E-Mails musst du dir genau Gedanken über die Customer Journey machen. Was soll der Empfänger als Nächstes tun?
Egal, ob du E-Mails an Geschäftspartner oder Kunden sendest, du solltest anklickbare Buttons in deine Social-Media-Kanäle integrieren. Du musst mehr Besucher auf deine Social-Media-Konten leiten, um deine Marke bekannter zu machen.
Wenn du Links zu sozialen Medien oder Social-Media-Symbole einfügst, ermutigst du die Empfänger, mehr über dein Unternehmen zu erfahren, was dir helfen könnte, deine Präsenz auf dem Markt zu vergrößern.
Wenn du möchtest, dass diese Strategie effektiv ist, stelle sicher, dass der Inhalt deines Social-Media-Profils gut mit den Informationen in deiner E-Mail-Signatur zusammenpasst. Es ist erstrebenswert, dass deine Social-Media-Accounts die beste Seite deines Unternehmens zeigen.
Foto oder Logo
Vielleicht möchtest du auch ein Foto oder Logo in deine E-Mail-Signatur aufnehmen. Der wichtigste Grund, warum du ein Foto oder ein Logo in deine E-Mail-Signatur einbauen solltest, ist, dass es eine der besten Möglichkeiten ist, Aufmerksamkeit zu erregen. Deine E-Mail enthält viele Wörter, aber nicht viele Bilder. Ein Foto oder Logo kann dir helfen, die Aufmerksamkeit auf die E-Mail-Signatur zu lenken und Vertrauen bei deinem Publikum aufzubauen, indem du die Person oder Marke hinter der E-Mail zeigst.
Zu den bewährten Methoden, die es zu befolgen gilt, gehören:
- Stelle sicher, dass der Text auf dem Foto oder Logo lesbar ist. Das Bild muss klein sein. Wenn es also Text enthält, z. B. den Namen des Unternehmens, muss dieser gut lesbar sein.
- Achte darauf, dass das Bild nicht zu groß ist. Es ist nicht ratsam, dass es den Text der E-Mail komprimiert.
- Gestalte das Foto oder das Logo nicht zu überladen. Zu viele Details können den Leser ablenken, da er möglicherweise nicht weiß, wo er hinschauen soll.
Sorge dafür, dass das Foto oder Logo, das du in deine E-Mail-Signatur einfügst, optimal zur Geltung kommt.
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Was du in deiner E-Mail-Signatur vermeiden solltest
Zu wissen, was zu vermeiden ist, ist genauso wichtig wie zu wissen, was in eine E-Mail-Signaturvorlage aufgenommen werden sollte. Du solltest darauf achten, dass deine Unterschrift von allen gelesen werden kann. Deshalb solltest du keine benutzerdefinierten Schriftarten verwenden, die von manchen Geräten oder E-Mail-Clients nicht unterstützt werden. Vermeide außerdem die Angabe unnötiger Kontaktinformationen, um deine Signatur kurz zu halten.
So verlockend es auch sein mag, E-Mails mit Grafiken und anderen gut aussehenden Medien zu füllen: Wenn du einen kostenlosen E-Mail-Signatur-Editor verwendest, kann dies dazu führen, dass deine E-Mails langsam geladen werden und auf bestimmten Geräten nicht richtig angezeigt werden. Vermeide Aufzählungspunkte, animierte GIFs und Videos in deiner E-Mail-Signatur, um sicherzustellen, dass sie schnell lädt und leicht zu lesen ist.
Deine E-Mail-Signatur ist eines der wichtigsten Erkennungsmerkmale deiner E-Mails. Deshalb ist es für dich wichtig zu wissen, was in einer E-Mail-Signatur enthalten sein soll.
Deine E-Mail-Signatur sollte deinen vollständigen Namen, deine Kontaktdaten, deine Stellenbezeichnung, wichtige Links, rechtliche Hinweise, einen Call-to-Action und dein Pronomen enthalten. Deine E-Mail-Signatur sollte detailliert sein, aber du solltest es auch nicht übertreiben.
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Tipps zum Erstellen einer E-Mail-Signatur
Um eine der besten E-Mail-Signaturen zu erstellen, überlege sorgfältig, welche Informationen du einfügen möchtest. Es gibt viele Gestaltungsmöglichkeiten. Wie kannst du also sicherstellen, dass deine E-Mail-Signatur das tut, was du erwartest? Zu den wichtigsten Tipps, die du beachten solltest, gehören:
Einheitliches Branding verwenden
Achte darauf, dass das Branding in der E-Mail-Signatur einheitlich ist. So solltest du beispielsweise sicherstellen, dass das Farbschema mit dem der Unternehmensmarke übereinstimmt. Wenn es ein Motto oder einen Slogan gibt, muss geregelt sein, dass diese immer und überall in selber Form erscheinen.
Sicherstellen, dass alle Links funktionieren
Links, die du in deine E-Mail-Signatur einfügst, müssen auch funktionieren. Du könntest zum Beispiel einen Link zur Homepage des Unternehmens einfügen, um sicherzustellen, dass die Ziel-URL korrekt ist. \
Wenn du Links zu deinem Social-Media-Account hinzufügst, stelle sicher, dass diese auch funktionieren. Denke daran, dass sich URLs manchmal ändern. Du musst dann natürlich auch deine E-Mail-Signatur aktualisieren.
Leerraum einfügen
Auch wenn du versucht sein magst, alle Informationen in deiner E-Mail-Signatur auf engem Raum unterzubringen, solltest du unbedingt genügend Freiraum für eine übersichtliche Gestaltung lassen. Andernfalls könnte es für den Empfänger schwierig werden, alle Informationen zu lesen, wenn die E-Mail-Signatur zu komprimiert ist.
Dadurch wirkt deine E-Mail-Signatur unübersichtlich, sodass die Empfänger*innen schnell den Überblick verlieren. Mit etwas Leerraum erscheint auch alles gefälliger und leichter lesbar. Denk auch daran, dass Signaturen in den wichtigsten E-Mail-Programmen unterschiedlich dargestellt werden.
Zum Beispiel könnte deine Signatur auf Apple Mail, Yahoo Mail und Outlook anders aussehen.
Sei auch bei der Auswahl der Schriftart sorgfältig
Wähle die Schriftart in deiner E-Mail-Signatur sorgfältig aus. Selbst wenn die Schriftart nicht genau zum Inhalt deiner E-Mail passen muss, sollte sie auf jeden Fall gut lesbar sein. Außerdem musst du eine Schriftart auswählen, die Professionalität zum Ausdruck bringt. Kreativität ist zwar immer gut, doch solltest du nicht zu weit von den allgemeinen Konventionen abweichen.
Überprüfe deine Kontaktdaten mindestens zweimal
Kontrolliere deine Kontaktdaten unbedingt mindestens zweimal auf Richtigkeit. Deine Telefonnummer, Adresse und dein Bürostandort können sich gelegentlich ändern. Tritt dies ein, vergiss nicht, deine E-Mail-Signatur zu aktualisieren. Wenn ein Empfänger feststellt, dass deine Signatur falsche Kontaktangaben enthält, wirft dies kein gutes Licht auf dein Unternehmen und kann dazu führen, dass du Kunden verlierst oder erst gar nicht gewinnst.
Dies sind nur ein paar Punkte, die du beachten musst, wenn du eine starke E-Mail-Signatur erstellen willst. Wenn du diese Tipps befolgst, gelingt dir eine professionelle E-Mail-Signatur, die ihren gewünschten Zweck erfüllt.
Beispiele für E-Mail-Signaturen
Du weißt jetzt, was E-Mail-Signaturen sind, welche Bedeutung sie haben und wie du eine überzeugende E-Mail-Signatur erstellst. Schauen wir uns nun einige Beispiele an. Unten findest du drei Beispiele für E-Mail-Signaturen, von denen du dich inspirieren lassen kannst: Du kannst auch alle 3 Vorlagen für deinen eigenen Gebrauch herunterladen!
E-Mail-Signatur-Vorlage Nr. 1
Im obigen Beispiel für eine E-Mail-Signatur siehst du, dass Michelle ein gut erkennbares Porträtfoto verwendet, genügend Freiraum lässt und anklickbare Links zu ihren Social-Media-Kanälen wie Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn und YouTube mit aufgenommen hat.
E-Mail-Signatur-Vorlage Nr. 2
In Erics Beispiel für eine E-Mail-Signatur kommt seine Funktion als Manager klar heraus. Auch seine Kontaktinformationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website und Standort sind leicht zu finden. Darüber hinaus hat Eric einen Zoom-Kontaktlink in seine Signatur aufgenommen – ein hilfreicher Schritt, um die Konversionsrate zu steigern.
E-Mail-Signatur-Vorlage Nr. 3
Jon verfolgt in diesem Beispiel einer E-Mail-Signatur einen anderen Ansatz. Oben siehst du sein Firmenlogo, da es ihm darum geht, die Markenbekanntheit zu steigern, unten finden sich Angaben zu seiner Rolle als Finanzberater und den Kontaktdaten. Obwohl sie einfach gestaltet ist, bietet diese E-Mail-Signatur ihren Betrachter*innen alle Informationen, die sie benötigen, um Jon direkt zu kontaktieren.
Hol dir alles, was du für deine E-Mail-Signatur brauchst
E-Mail-Signaturen können bei deiner Kommunikation eine wichtigere Rolle spielen, als du denkst. Erfahre mit dieser Vorlage, was in deiner E-Mail-Signatur nicht fehlen darf.
Zusammenfassung: Wissenswertes zu E-Mail-Signaturformaten
Deine E-Mail-Signatur ist eines der wichtigsten Erkennungsmerkmale deiner E-Mails. Deshalb ist es für dich wichtig zu wissen, was in einer E-Mail-Signatur enthalten sein soll. Deine E-Mail-Signatur sollte deinen vollständigen Namen, deine Kontaktdaten, deine Stellenbezeichnung, wichtige Links, rechtliche Hinweise, einen Call-to-Action und dein Pronomen enthalten. Du solltest eine detaillierte E-Mail-Signatur schreiben und gleichzeitig darauf achten, dass sie nicht zu überladen ist.
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