Alles, was du über E‑Mail‑Signaturen wissen musst

Professionelle vs. private E-Mail-Signaturen

Zunächst einmal ist es wichtig, den Unterschied zwischen einer professionellen E-Mail-Signatur und einer privaten E-Mail-Signatur zu verstehen. Da die Verwendung einer professionellen Signatur anstelle einer privaten kein besonderes Problem ist, solltest du keine private Signatur für geschäftliche E-Mails verwenden, die du an Kunden oder Klienten sendest.

Viele Menschen verwenden private E-Mail-Signaturen, um den E-Mails, die sie an Freunde und Familie senden, eine persönliche Note zu verleihen. Diese Signaturen können den Leuten auch helfen, zu überprüfen, ob du wirklich derjenige bist, der ihnen eine E-Mail sendet, da auch ein Betrüger den Namen des Absenders nutzen kann, um eine E-Mail zu senden. Diese ist dann jedoch eine reine Text-E-Mail ohne elektronische Signatur. Du musst dir nicht unbedingt eine private E-Mail-Signatur zulegen, aber es ist eine clevere Idee in einer zunehmend digitalen Welt.

Professionelle E-Mail-Signaturen unterscheiden sich von privaten E-Mail-Signaturen, da sie speziell für E-Mails mit einem geschäftsbezogenen Inhalt entwickelt wurden. Dies bedeutet, dass deine professionelle E-Mail-Signatur normalerweise Informationen über das Unternehmen enthält, für das du arbeitest, deine Position in diesem Unternehmen und alle anderen relevanten Details zu deinem Berufsleben. Eine ordnungsgemäße E-Mail-Signatur ist wichtig, wenn es um dein Unternehmen geht, daher solltest du jede E-Mail, die von deinem Unternehmen stammt, mit einer professionellen Signatur versehen.

Was du in deine E-Mail-Signatur aufnehmen solltest

E-Mail-Signaturen haben sich im Laufe der Jahre stark verändert, aber eines ist gleich geblieben: Das Einfügen der richtigen Informationen ist wichtig. Deine E-Mail-Signatur sollte den Leuten sagen, wer du bist, was dein Job ist und wie sie mit dir in Kontakt treten können. Aber es gibt noch viele andere Informationen, die du ebenfalls angeben solltest. Wenn du deinen E-Mail-Signaturblock optimal nutzen möchtest, solltest du Folgendes in deine E-Mail-Signatur aufnehmen.

Vollständiger Name

Das erste, was du in deine E-Mail-Signatur aufnehmen solltest, ist dein vollständiger Name. Dein vollständiger Name, und bei geschäftlichen E-Mails ein vollständiger Firmenname, sollten das erste sein, was die Leute sehen, wenn sie deine E-Mail-Signatur betrachten. Dein Name sollte auch leicht lesbar sein. Wenn du in der Berufswelt unter einem anderen Namen bekannt bist, kannst du auch diesen Namen am Ende deiner E-Mails angeben. So können die Leute schnell herausfinden, von wem eine E-Mail stammt und an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen oder Feedback haben.

Du solltest immer den vollständigen Namen der Person angeben, von der die E-Mail gesendet wird. Beispielsweise solltest du deine E-Mail-Signatur nicht verwenden, wenn jemand anderes eine E-Mail im Namen deines Unternehmens sendet. Jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft sollte seine eigene, unverwechselbar beschriebene Signatur besitzen.

Job-Informationen

So wichtig dein Name auch ist, er gibt den Leuten immer noch nicht alle Informationen darüber, wer ihnen eine E-Mail sendet. Zusätzlich zu deinem vollständigen Namen solltest du detaillierte Stelleninformationen in deine E-Mail-Signatur aufnehmen. Du kannst mit der Erwähnung deiner Stellenbezeichnung beginnen, die den Leuten sagt, ob sie es mit einer Führungskraft, einem Mitarbeiter oder einem HR-Mitarbeiter zu tun haben. Du solltest auch angeben, in welcher Abteilung du arbeitest, damit die Leute wissen, was deine Aufgaben sind und wie sie dich erreichen können.

Das Einfügen von Stelleninformationen in deine E-Mail-Fußzeile gibt den Leuten eine bessere Vorstellung davon, wer ihnen E-Mails sendet. Das ist wichtig, wenn du E-Mails versendest, die ein Unternehmen repräsentieren. Gib so viele Informationen über deinen Job an, wie du möchtest, aber da dies freiwillige Angaben sind, auch nur so viel, wie du bereit bist zu teilen.

Kontaktdaten

Unabhängig davon, ob du auf eine Kundendienstanfrage antwortest oder Marketing-E-Mails versendest, ist es wichtig, den Menschen eine Möglichkeit zu geben, sich mit Feedback oder Fragen an dich zu wenden. Aus diesem Grund stehen wichtige Kontaktinformationen ganz oben auf der Liste, wenn es darum geht, was in eine E-Mail-Signatur aufgenommen werden soll. Nachdem du den Leuten gesagt hast, wer du bist und was dein Job ist, solltest du ihnen wichtige Informationen darüber geben, wie sie dich erreichen möchten.

Die Kontaktinformationen, die du in deine neu gestaltete Signatur einfügst, sollten deine geschäftliche und/oder private Telefonnummer enthalten sowie die Telefonnummer und Adresse des Unternehmens, für das du arbeitest.

Wichtige Links

Das Bereitstellen von Links in deiner E-Mail-Signatur erleichtert es den Menschen, mit dir und deinem Unternehmen in Kontakt zu treten, nachdem sie deine E-Mails gelesen haben. Du kannst diese Links verwenden, um Leser zu deinen Profilen in den sozialen Netzwerken zu leiten, ihnen einen einfachen Zugang zu deiner Website zu ermöglichen oder dein Unternehmen mit einem Klick auf einen Link zu kontaktieren. Anstelle von Links zu deinen Social-Media-Konten kannst du sogar Social-Follow-Inhaltsblöcke einfügen. Der Zweck dieser Links besteht darin, es den Menschen zu erleichtern, auf deine E-Mails zu antworten – unabhängig davon, ob sie danach deine Website besuchen oder eine E-Mail über dein Kontaktformular senden. Als Mindestanforderung solltest du einen Link zu deiner Firmenwebsite einfügen.

Rechtliche Anforderungen

Abhängig von deiner Gerichtsbarkeit und der Art deines Unternehmens bist du möglicherweise gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dinge in deine E-Mail-Signatur aufzunehmen, z. B. die Eintragung deines Unternehmens ins Handelsregister. In Großbritannien musst du beispielsweise deinen Firmennamen, deine Firmenregistrierungsnummer und den Ort, an dem du dich registriert hast, angeben. Das entspricht in Deutschland einer Eintragung des Unternehmens im Handelsregister. Weitere formale Anforderungen an geschäftliche E-Mails sind zum Beispiel, dass du eine Opt-out-Klausel einfügen musst, die es Personen ermöglicht, deine E-Mails abzubestellen.

Einige der anderen rechtlichen Details, die du deiner E-Mail-Signatur hinzufügen kannst, umfassen rechtliche, finanzielle und versicherungsrechtliche Haftungsausschlüsse. Der Schutz deines Unternehmens vor Haftung und Angaben zu beschränkter Haftung sind ein wichtiger Bestandteil des E-Mail-Marketings.

CTA

Ein sogenannter Call-to-Action kann ein sehr effektiver Teil einer E-Mail-Marketingkampagne sein. Das Ziel hier ist, den Lesern einen sanften Schubs in die richtige Richtung zu geben – egal ob du möchtest, dass sie sich deine neuen Produkte ansehen, ein Angebot kaufen oder sich mit Feedback zu Produkten an dein Unternehmen wenden.

Denke daran, dass dein CTA nicht zu aufdringlich sein sollte. Du möchtest die Leser nicht zum Handeln drängen, sondern ihnen einfach mitteilen, was sie tun können, wenn sie an deiner E-Mail interessiert sind. Durch das Einfügen eines Links wird dein Call-to-Action noch effektiver und für Kunden einfacher zu erreichen.

Pronomen

Man weiß nie, mit wem man es auf der anderen Seite eines Computers zu tun hat, daher ist es höflich, sich allen neuen Leuten, die man trifft, kurz vorzustellen. Das Einfügen von Pronomen in deine E-Mail-Signatur ist ein wichtiger Teil, um sicherzustellen, dass die Leute wissen, wie sie dich ansprechen können, wenn sie sich mit Fragen oder Feedback an dich wenden. Du kannst dies tun, indem du die Begriffe auflistest, mit denen du bevorzugt angesprochen werden möchtest, z. B. „er/ihn“ oder „sie/sie“. Das Einbeziehen deiner Pronomen verhindert, dass andere Personen Fehler machen, wenn sie dir eine E-Mail senden, was wiederum dazu beiträgt, dass sich die Personen wohler fühlen, wenn sie sich an dich wenden.

Was du in deiner E-Mail-Signatur vermeiden solltest

Zu wissen, was zu vermeiden ist, ist genauso wichtig wie zu wissen, was in eine E-Mail-Signatur aufgenommen werden sollte. Du möchtest ja, dass deine Signatur für alle lesbar ist, also solltest du keine benutzerdefinierten Schriftarten hinzufügen, die einige Geräte oder E-Mail-Anbieter möglicherweise nicht unterstützen. Du solltest auch vermeiden, unnötige Kontaktinformationen anzugeben, um deine elektronische Signatur kurz und prägnant zu halten.

So verlockend es auch sein mag: wenn du E-Mails mit Grafiken und anderen schönen Medien füllst, kann das dazu führen, dass deine E-Mails langsam geladen und auf bestimmten Geräten falsch angezeigt werden. Versuche, Dinge wie Aufzählungszeichen, animierte GIFs und Videos in deiner E-Mail-Signatur zu vermeiden, um sicherzustellen, dass sie schnell geladen wird und einfach zu lesen ist.

Als elektronische Visitenkarte ist deine E-Mail-Signatur einer der wichtigsten Faktoren, die Menschen dazu verwenden, deine E-Mails zu identifizieren. Daher ist es wichtig zu wissen, was in eine E-Mail-Signatur aufgenommen werden muss. Eine perfekte Signatur sollte den vollständigen Namen des Absenders, Kontaktinformationen, Jobinformationen, alle wichtigen Links, rechtliche Anforderungen, einen CTA und Pronomen enthalten. Klar, du möchtest so viele Details wie möglich in deine E-Mail-Signatur aufnehmen, aber übertreibe es nicht damit.

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Tipps zum Erstellen einer E-Mail-Signatur

Wenn du eine wirklich gute E-Mail-Signatur erstellen möchtest, musst du sorgfältig darüber nachdenken, welche Informationen du darin aufnehmen solltest. Es gibt zahlreiche Designoptionen. Wie kannst du also sicherstellen, dass deine E-Mail-Signatur so funktioniert, wie du es erwartest? Zu den wichtigsten Tipps, die du beachten solltest, gehören:

• Wichtig ist ein einheitliches Branding: Im ihrer Erscheinung muss die E-Mail-Signatur dem sonstigen Branding entsprechen. So solltest du beispielsweise darauf achten, dass das Farbschema mit der Unternehmensmarke übereinstimmt. Wenn es ein Motto oder einen Slogan gibt, muss geregelt sein, dass so etwas überall in der gleichen Weise verwendet wird.
• Vergewissere dich, dass alle Links funktionieren: Links, die du in deine E-Mail-Signatur einfügst, müssen auch funktionieren. Denkbar ist, dass du einen Link zur Homepage deines Unternehmens einfügst. Achte also darauf, dass die Ziel-URL korrekt ist. Desgleichen sollten, falls du Links zu deinem Social-Media-Account hinzufügst, diese ebenfalls korrekt sein. Denke daran, dass sich URLs manchmal ändern. Du musst dann natürlich auch deine E-Mail-Signatur aktualisieren.
• Füge Leerraum ein: Du bist vielleicht versucht, alle Informationen in deiner E-Mail-Signatur kompakt darzustellen. Lass dabei jedoch unbedingt genügend Freiraum für eine übersichtliche Gestaltung. Wenn die Informationen in E-Mail-Signatur zu eng gesetzt sind, kann es für den Empfänger schwierig sein, alles zu erfassen. Außerdem wirkt deine E-Mail-Signatur dadurch unübersichtlich, sodass die Empfänger schnell den Überblick verlieren. Mit etwas Leerraum erscheint auch alles gefälliger die Augen des Lesers zu schonen.
• Wähle die Schriftart sorgfältig aus: Wähle die Schriftart in deiner E-Mail-Signatur sorgfältig aus. Selbst wenn die Schriftart nicht jene des E-Mail-Textes, sollte sie auf jeden Fall gut lesbar sein. Außerdem musst du eine Schriftart auswählen, die Professionalität zum Ausdruck bringt. Kreativität ist zwar immer gut, doch solltest du dich nicht zu weit von allgemein akzeptierten Konventionen abweichen.
• Überprüfe deine Kontaktdaten mindestens zweimal: Kontrolliere deine Kontaktdaten unbedingt mindestens zweimal auf Richtigkeit. Vergiss nicht, falls sich deine Telefonnummer, Adresse und deine offizielle Adresse ändern, auch deine E-Mail-Signatur zu aktualisieren. Wenn ein Empfänger feststellt, dass deine Signatur falsche Kontaktangaben enthält, wirft dies kein gutes Licht auf dein Unternehmen und kann dazu führen, dass du Kunden verlierst.

Dies sind nur einige der vielen Dinge, die in Hinblick auf eine überzeugende E-Mail-Signatur beachten musst. Wenn du diese Tipps befolgst, gelingt dir eine professionelle E-Mail-Signatur, die ihren gewünschten Zweck erfüllt.

Beispiele für E-Mail-Signaturen

Du weißt jetzt, was E-Mail-Signaturen sind, welche Bedeutung sie haben und wie du eine überzeugende E-Mail-Signatur erstellst. Schauen wir uns nun einige Beispiele an. Unten findest du drei Beispiele für E-Mail-Signaturen, von denen du dich inspirieren lassen kannst:

1. Beispiel für eine E-Mail-Signatur

Alt-Text: Beispiel für eine E-Mail-Signatur

Im obigen Beispiel für eine E-Mail-Signatur siehst du, dass Michelle ein gut erkennbares Porträtfoto verwendet, genügend Freiraum lässt und anklickbare Links zu ihren Social-Media-Kanälen wie Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn und YouTube aufgenommen hat.

2. Beispiel für eine E-Mail-Signatur

Alt-Text: Beispiel für eine E-Mail-Signatur

In Erics Beispiel für einen E-Mail-Signatur sehen die Betrachter seine Position als Manager. Auch seine Kontaktinformationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website und Standort sind leicht zu finden. Darüber hinaus hat Eric einen Link für einen Zoom-Kontakt aufgenommen: ein hilfreicher Schritt, um die Konversionsrate zu steigern.

3. Beispiel für eine E-Mail-Signatur

Alt-Text: Beispiel für eine E-Mail-Signatur

Jon verfolgt in diesem Beispiel für eine E-Mail-Signatur einen anderen Ansatz. Oben siehst du sein Firmenlogo, da es ihm darum geht, die Markenbekanntheit zu steigern, unten finden sich Angaben zu seiner Rolle als Finanzberater und den Kontaktdaten. Obwohl sie einfach gestaltet ist, bietet diese E-Mail-Signatur den Betrachtern alle Informationen, die sie benötigen, um Jon direkt zu kontaktieren.

Zusammenfassung: Informationen zu E-Mail-Signaturformaten

Deine E-Mail-Signatur ist eines der wichtigsten Erkennungsmerkmale für deine E-Mails. Deshalb solltest du wissen, was in einer E-Mail-Signatur enthalten sein soll. Deine E-Mail-Signatur sollte deinen vollständigen Namen, Kontaktdaten, Stellenbezeichnung, wichtige Links, Rechtshinweise, einen Handlungsaufruf und deine Anredepronomen enthalten. Deine E-Mail-Signatur sollte detailliert sein, aber du solltest es auch nicht übertreiben.

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