Como criar assinaturas de e‑mail [modelos e formatação]

Se você está se perguntando como configurar um e-mail comercial, você precisa pensar na sua assinatura de e-mail. Uma assinatura de e-mail profissional consiste no texto automaticamente adicionado ao final de cada e-mail que você envia dessa conta, o que é uma parte crucial do seu design de e-mail.

Uma assinatura de e-mail normalmente consiste em seu nome e informações de contato, como seu número de telefone, site, localização e informações adicionais.

Se você olhar para exemplos de assinaturas de e-mail, verá que algumas assinaturas de e-mail consistem apenas em um nome. Outras assinaturas de e-mail podem incluir números de telefone, nomes de empresas e fotos. Com tantas variações, você pode se perguntar como criar uma assinatura de e-mail eficaz que desenvolva sua marca e aumente as conversões.

Há muitas opções disponíveis quando você está tentando montar uma assinatura de e-mail, então você precisa entender como formatar uma assinatura de e-mail enquanto constrói sua lista de e-mails. Abaixo, você encontrará mais informações sobre por que você precisa de uma assinatura de e-mail profissional e como criar uma.

Assinaturas de e-mail profissionais x pessoais

Primeiro, é essencial entender a diferença entre assinaturas de e-mail profissionais e pessoais. Embora usar uma assinatura profissional em vez de uma pessoal não seja um grande problema, você não quer usar sua assinatura de e-mail pessoal em um e-mail profissional que está enviando para clientes ou clientes.

Muitas pessoas usam assinaturas de e-mail pessoais para adicionar um toque pessoal aos e-mails que enviam para amigos e familiares. Essas assinaturas também podem ajudar as pessoas a verificar que você está enviando um e-mai sem formatação Você não precisa necessariamente ter uma assinatura de e-mail pessoal, mas é uma ideia inteligente em um mundo cada vez mais digital.

As assinaturas de e-mail profissionais diferem das pessoais porque são projetadas especificamente para uso comercial; são assinaturas com a marca da empresa. Isso significa que sua assinatura de e-mail profissional geralmente incluirá informações sobre sua empresa, seu cargo e quaisquer outros detalhes relevantes sobre sua vida profissional.

Uma assinatura de e-mail adequada é importante para o seu negócio, então você deve incluir uma assinatura profissional em qualquer e-mail da sua empresa.

Por que você precisa de uma assinatura de e-mail profissional

Há várias razões pelas quais você precisa ter uma assinatura de e-mail comercial. Lembre-se de que nunca há uma segunda chance para fazer uma primeira impressão, e sua assinatura de e-mail pode ser uma parte importante dessa impressão. É por isso que você precisa considerar o profissionalismo da sua assinatura de e-mail ao iniciar uma conta de e-mail comercial.

Algumas das razões pelas quais você precisa se certificar de usar as melhores assinaturas de e-mail incluem:

Construir confiança

Uma das primeiras razões pelas quais você precisa de uma assinatura de e-mail profissional é que ela pode ajudar você a construir confiança.

Embora você possa assinar seu e-mail com seu nome, fornecer as cores da sua empresa, detalhes de contato e links para outras contas relevantes pode ajudar a construir confiança com o destinatário porque parecerá profissional. Isso até poderia ser uma parte importante da sua estratégia de geração de leads.

Fornecer informações de contato

Você também pode facilitar o contato das pessoas com você. Muitas assinaturas de e-mail contêm informações essenciais, como seu número de telefone, outros endereços de e-mail e até um endereço de trabalho.

Embora você certamente deva ter cuidado ao enviar e-mails para pessoas que você não conhece, você pode facilitar muito para que as pessoas entrem em contato com você. Isso pode até ajudar a melhorar a retenção de clientes.

Aumentar a consciência da marca

Ter uma assinatura de e-mail forte também é importante para a marca. Pode ser uma ferramenta importante que ajuda a criar uma conexão mais forte com seu público-alvo, então você precisa pensar cuidadosamente sobre como elaborá-la.

Você pode incluir uma foto sua, um logotipo da empresa e um toque personalizado. Eles incentivam os destinatários a se envolverem ativamente com seu e-mail, o que pode ajudar você a expandir a presença de sua marca.

Expandir sua estratégia de mídia social

Embora fornecer seus detalhes de contato seja importante, usar uma assinatura de e-mail também pode ser uma parte importante da sua estratégia de marketing multicanal. Por exemplo, você pode incluir links para suas contas no Twitter, LinkedIn ou Facebook.

Onde quer que sua empresa tenha uma forte presença nas redes sociais, pode ser benéfico incluir um link para essa página. Você pode gerar mais seguidores nas redes sociais, ajudando a melhorar a eficácia da sua estratégia de marketing digital.

Mostrar sua personalidade

Ao desenvolver seu marketing por e-mail, você precisa encontrar uma maneira de humanizar sua empresa. Uma das melhores maneiras de fazer isso é mostrar sua personalidade. Ao criar uma assinatura de e-mail profissional sólida, você pode incluir uma variedade de imagens, layouts, tamanhos, fontes e cores.

Todos eles são componentes vitais de design que podem fazer você se destacar da multidão. O ideal é ser criativo e profissional ao mesmo tempo, o que pode ajudar a gerar mais leads.

As assinaturas de e-mail mudaram muito ao longo dos anos, mas uma coisa permaneceu a mesma: incluir as informações corretas é importante. Sua assinatura de e-mail deve dizer às pessoas quem você é, qual é o seu trabalho e como elas podem entrar em contato com você, mas há muitas outras informações que você também deve incluir. Se você deseja aproveitar ao máximo o seu modelo de assinatura de e-mail, aqui está o que sua assinatura de e-mail deve incluir.

Nome completo

Incluir seu nome completo é a primeira coisa que você deve fazer ao configurar seu modelo de assinatura de e-mail. Seu nome completo deve ser a primeira coisa que as pessoas veem ao olhar para sua assinatura de e-mail, e deve ser fácil de ler.

Se as pessoas conhecem você por um nome diferente no mundo profissional, você pode incluir esse nome no final de seus e-mails. Isso facilita para as pessoas descobrirem rapidamente de quem é um e-mail e quem elas podem contatar se tiverem perguntas ou feedback.

Você sempre deve incluir o nome completo da pessoa que está realmente enviando o e-mail. Por exemplo, você não deve usar sua assinatura de e-mail se alguém estiver enviando um e-mail em nome da sua empresa; cada funcionário ou executivo deve ter sua própria assinatura única.

Informações profissionais

Por mais importante que seu nome seja, ele ainda não fornece às pessoas todas as informações necessárias sobre quem está enviando um e-mail. Além do seu nome completo, você deve incluir informações detalhadas sobre a sua função em sua assinatura de e-mail. Você pode começar mencionando seu cargo, que informa às pessoas se estão lidando com um executivo, um funcionário ou um membro da equipe de RH. Você também deve mencionar em qual departamento você trabalha, para que as pessoas saibam quais são suas responsabilidades e como entrar em contato com você.

Incluir informações de sua função no rodapé do seu e-mail e como parte do seu modelo de assinatura dá às pessoas uma ideia melhor de quem está enviando e-mails, o que é importante quando você está representando um negócio. Forneça o máximo de informações que você se sentir confortável em divulgar sobre sua função.

Informações de contato

Seja respondendo a uma consulta de serviço ao cliente ou enviando e-mails de marketing, é importante oferecer às pessoas uma maneira de entrar em contato com você para feedback ou perguntas. É por isso que as informações de contato estão no topo da lista do que incluir em uma assinatura de e-mail.

Depois de dizer às pessoas quem você é e qual é o seu trabalho, você deve fornecer a elas informações de contato que possam usar para entrar em contato com você.

As informações de contato que você coloca em sua assinatura de e-mail devem incluir seu número de telefone do trabalho e/ou pessoal, além do número de telefone e endereço da empresa para a qual você trabalha.

Links importantes

Incluir links em sua assinatura de e-mail ajuda as pessoas a agir após lerem seus e-mails.

Use esses links para direcionar os leitores para suas contas de redes sociais usando ícones, dando-lhes uma maneira fácil de acessar seu site ou permitindo que eles entrem em contato com sua empresa simplesmente clicando em um link. Você pode até incluir blocos de conteúdo de acompanhamento social em vez de links para suas contas de redes sociais.

O objetivo desses links é facilitar para que as pessoas respondam os seus e-mails, quer seja visitando seu site ou enviando um e-mail por meio do seu formulário de contato. Você deve incluir, no mínimo, um link para o site da empresa.

Requisitos legais

Dependendo da sua jurisdição e do tipo de empresa que você está administrando, pode ser legalmente obrigatório incluir certas coisas em sua assinatura de e-mail.

No Reino Unido, você deve fornecer o nome da sua empresa, número de registro da empresa e o local onde você se registrou. Você também deve incluir uma cláusula de cancelamento que permita que as pessoas cancelem a inscrição de seus e-mails.

Alguns outros detalhes legais que você pode adicionar à sua assinatura de e-mail incluem isenções legais, financeiras e de seguros. Proteger sua empresa de responsabilidades é uma parte essencial do marketing por e-mail.

CTA

Uma boa chamada para ação pode ser muito eficaz em uma campanha de marketing por e-mail.

O objetivo aqui é orientar suavemente os leitores na direção certa, seja para conferir seus novos produtos, comprar em sua liquidação ou entrar em contato com sua empresa com feedback sobre o produto.

Tenha em mente que seu chamado à ação não deve ser muito insistente. Não é ideal pressionar os leitores a tomar uma atitude; é melhor informá-los sobre o que podem fazer se estiverem interessados no seu e-mail. Incluir um link torna seu chamado à ação ainda mais eficaz e mais acessível para os clientes interagirem.

Pronomes

Como você nunca sabe quem está do outro lado de um computador, é apropriado se apresentar brevemente a qualquer novo contato que você faça.

Incluir seus pronomes em sua assinatura de e-mail é uma parte integral de garantir que as pessoas saibam como se dirigir a você se entrarem em contato com perguntas ou feedback. Você pode fazer isso listando os termos pelos quais prefere ser tratado, como "ele/dele" ou "ela/dela".

Incluir seus pronomes impede que outras pessoas cometam erros ao enviar um e-mail para você, o que, por sua vez, ajuda as pessoas a se sentirem mais confortáveis ao entrar em contato com você.

Canais sociais

Ao enviar e-mails, é preciso pensar cuidadosamente sobre a jornada do cliente. O que você quer que o destinatário faça a seguir?

Se você envia e-mails para parceiros de negócios ou clientes, é preciso incluir botões clicáveis para seus canais de redes sociais. Você precisa gerar mais tráfego para suas contas de redes sociais para aumentar a consciência da marca.

Se você incluir links ou ícones de redes sociais, estará incentivando os destinatários a aprenderem mais sobre sua empresa, o que pode ajudar a expandir sua presença no mercado.

Se você deseja que essa estratégia seja eficaz, certifique-se de que o conteúdo das suas redes sociais esteja alinhado com as informações na sua assinatura de e-mail. O ideal é que suas contas de redes sociais mostrem o melhor lado da sua empresa.

Foto ou logotipo

Você também pode incluir uma foto ou logotipo na sua assinatura de e-mail. O principal motivo para incluir uma foto ou logotipo na sua assinatura de e-mail é que esta é uma das melhores maneiras de capturar a atenção de alguém. O e-mail tem muitas palavras, mas não muitas imagens. Uma foto ou logotipo pode ajudar a chamar a atenção para a assinatura do e-mail e construir confiança com seu público ao mostrar a pessoa ou marca por trás do e-mail.

Algumas das melhores práticas a seguir incluem:

• Certificar-se de que o texto esteja legível na foto ou logotipo. A imagem terá que ser pequena, portanto, se houver algum texto, como o nome da empresa, certifique-se de que esteja legível.
• Certificar-se de que a imagem não seja muito grande. Você não quer que ela comprima o corpo do e-mail.
• Não usar foto ou logotipo muito complexos. Muitos detalhes podem distrair o leitor, pois ele pode não saber para onde olhar.

Certifique-se de aproveitar ao máximo a foto ou o logotipo que você adicionar à sua assinatura de e-mail.

O que evitar em sua assinatura de e-mail

Saber o que evitar é tão importante quanto saber o que incluir em modelos de assinatura de e-mail. O ideal é que sua assinatura seja legível por todos, então não inclua fontes personalizadas que alguns dispositivos ou clientes de e-mail podem não suportar. Também é preciso evitar incluir informações de contato desnecessárias para manter sua assinatura curta.

Embora seja tentador preencher e-mails com gráficos e outros conteúdos visuais interessantes usando um editor gratuito de assinaturas de e-mail, isso pode resultar em carregamentos lentos dos e-mails e visualizações inadequadas em certos dispositivos. Evite incluir marcadores, GIFs animados e vídeos na sua assinatura de e-mail para garantir que ela carregue rapidamente e seja fácil de ler.

Sua assinatura de e-mail é uma das principais coisas que as pessoas usam para identificar seus e-mails, portanto, é importante saber o que incluir em uma assinatura de e-mail.

Sua assinatura de e-mail deve incluir seu nome completo, informações de contato, informações profissionais, links importantes, requisitos legais, uma chamada para ação e pronomes. Você deve criar uma assinatura de e-mail detalhada, mas não exagere.

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Dicas para criar uma assinatura de e-mail

Para criar ótimas assinaturas de e-mail, considere cuidadosamente quais informações incluir. Há muitas opções de design disponíveis, então como você pode garantir que sua assinatura de e-mail faça o que você espera? Algumas das dicas mais essenciais a ter em mente incluem:

Usar uma identidade visual consistente

Certifique-se de que a marca na assinatura do e-mail seja consistente. Por exemplo, você deve garantir que o esquema de cores seja consistente com a marca da empresa. Se houver um lema ou slogan, você precisa garantir que ele seja consistente em todo o conjunto.

Garantir que todos os links funcionem

Se você incluir links na sua assinatura de e-mail, certifique-se de que eles funcionem. Por exemplo, você pode incluir um link para a página inicial da empresa para garantir que o URL de destino esteja correto. \

Se você incluir links para suas redes sociais, certifique-se de que eles funcionem corretamente. Lembre-se de que as URLs podem mudar ocasionalmente, então você também precisará atualizar sua assinatura de e-mail.

Incluir espaço em branco

Mesmo que você fique tentado a colocar todas as informações da sua assinatura de e-mail em uma pequena área, incluindo espaços em branco, o destinatário pode ter dificuldade em ler todas as informações se a assinatura do e-mail estiver muito comprimida.

Isso fará com que sua assinatura de e-mail pareça poluída, fazendo com que os destinatários tenham dificuldade em saber para onde olhar. Certifique-se de incluir algum espaço em branco para facilitar a leitura do destinatário. Além disso, lembre-se de que as assinaturas serão renderizadas de maneira diferente nos principais clientes de e-mail.

Por exemplo, sua assinatura pode ter uma aparência diferente no Apple Mail, no Yahoo Mail e no Outlook.

Escolher a fonte cuidadosamente

Você precisa escolher cuidadosamente a fonte para sua assinatura de e-mail. Embora não precise combinar perfeitamente com o corpo do e-mail, não é ideal que a fonte seja difícil de ler. Você também precisa escolher uma fonte que reflita profissionalismo. Criatividade é sempre interessante, mas não se afaste demais do que é amplamente aceito.

Verificar novamente suas informações de contato

Sempre verifique suas informações de contato para garantir que estão corretas. Seu número de telefone, endereço e localização do escritório podem mudar ocasionalmente, então, se mudarem, não se esqueça de atualizar sua assinatura de e-mail. Se o destinatário perceber que as informações de contato em sua assinatura estão incorretas, isso pode refletir mal em sua empresa e resultar em uma oportunidade perdida.

Estes são apenas alguns pontos que você precisa lembrar se quiser criar uma assinatura de e-mail forte. Com essas dicas, você pode garantir a criação de uma assinatura de e-mail profissional que funcione bem.

Exemplos de assinatura de e-mail

Agora que você sabe o que são assinaturas de e-mail, sua importância e como criar uma que se destaque, vamos dar uma olhada em alguns exemplos de assinaturas de e-mail. Abaixo, você encontrará três exemplos de assinatura de e-mail para se inspirar: Você também pode baixar todos os três modelos para seu próprio uso!

Modelo de assinatura de e-mail nº 1

No exemplo de assinatura de e-mail acima, você notará que Michelle inclui uma foto de rosto clara como sua foto, usa muitos espaços em branco e possui links clicáveis para suas redes sociais, como Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn e YouTube.

Modelo de assinatura de e-mail nº 2

No exemplo de assinatura de e-mail de Eric, os visualizadores podem facilmente notar sua posição como gerente e encontrar suas informações de contato, como seu número de telefone, endereço de e-mail, site e localização. Além disso, Eric tem um link para se conectar com ele via Zoom, o que pode ajudar a impulsionar conversões.

Modelo de assinatura de e-mail nº 3

Jon adota uma abordagem diferente neste exemplo de assinatura de e-mail. Acima, você notará que ele inclui o logotipo de sua empresa, o que ajuda a aumentar a consciência da marca, além de sua função como consultor financeiro estar listada, com suas informações de contato logo abaixo. Embora simples no design, essa assinatura de e-mail fornece aos visualizadores todas as informações necessárias para contatar Jon diretamente.

Concluindo: o que saber sobre formatos de assinatura de e-mail

Sua assinatura de e-mail é uma das principais coisas que as pessoas usam para identificar seus e-mails, por isso saber o que incluir em uma assinatura de e-mail é importante. Sua assinatura de e-mail deve incluir seu nome completo, informações de contato, informações profissionais, links importantes, requisitos legais, uma chamada para ação e pronomes. O ideal é criar uma assinatura de e-mail detalhada, mas certifique-se de que não fique muito confusa.

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