Tudo o que você precisa saber sobre assinaturas de e‑mail

Assinaturas de e-mail profissionais x pessoais

Em primeiro lugar, é importante entender a diferença entre uma assinatura de e-mail profissional e uma pessoal. Embora usar uma assinatura profissional no lugar de uma assinatura pessoal não seja algo importante, você não quer usar sua assinatura de e-mail pessoal em um e-mail profissional que está enviando para clientes.

Muitas pessoas usam assinaturas de e-mail pessoais para dar um toque pessoal aos e-mails que enviam para amigos e familiares. Essas assinaturas também podem ajudar as pessoas a verificarem se você está enviando um e-mail para elas, porque um impostor pode simplesmente enviar um e-mail de texto sem formatação. Você não precisa necessariamente ter uma assinatura de e-mail pessoal, mas é uma ideia inteligente em um mundo cada vez mais digital.

As assinaturas de e-mail profissionais são diferentes das pessoais porque são projetadas especificamente para uso comercial. Isso significa que sua assinatura de e-mail profissional normalmente incluirá informações sobre a empresa para a qual você trabalha, seu cargo dentro dessa empresa e quaisquer outros detalhes relevantes sobre sua vida profissional. Uma assinatura de e-mail adequada é importante quando se trata do seu negócio, portanto, você deve incluir uma assinatura profissional com qualquer e-mail que venha da sua empresa.

Por que você precisa de uma assinatura de e-mail profissional

Há várias razões pelas quais você precisa ter uma assinatura de e-mail comercial. Lembre-se de que nunca há uma segunda chance de causar uma primeira impressão, e sua assinatura de e-mail pode ser uma parte importante dessa impressão. É por isso que você precisa pensar no profissionalismo da sua assinatura de e-mail ao iniciar uma conta de e-mail comercial.

Algumas das razões pelas quais você precisa se certificar de usar as melhores assinaturas de e-mail incluem:

• Desenvolver confiança: uma das primeiras razões pelas quais você precisa de uma assinatura de e-mail profissional é que ela pode ajudá-lo a desenvolver a confiança. Mesmo que você possa assinar seu e-mail com seu nome, fornecer as cores da sua empresa, detalhes de contato e links para outras contas relevantes podem ajudar a criar confiança no destinatário, porque parecerá profissional. Pode até ser uma parte importante da sua estratégia de geração de leads.
• Forneça informações de contato: você também pode facilitar para as pessoas entrarem em contato. Muitas assinaturas de e-mail contêm informações importantes, como seu número de telefone, outros endereços de e-mail e até mesmo um endereço comercial. Mesmo que você deva ter cuidado ao enviar e-mails para pessoas que não conhece, é possível facilitar para que as pessoas entre em contato com você no futuro. Isso pode até ajudar a melhorar a retenção de clientes.
• Aumentar a conscientização da marca: ter uma assinatura de e-mail forte também é importante para a marca. Ela pode ser uma ferramenta importante que pode ajudar a estabelecer uma conexão mais forte com seu mercado-alvo, então pense cuidadosamente sobre como você a cria. Você pode querer incluir uma foto sua, um logotipo da empresa e um toque personalizado. Isso incentiva os destinatários a se envolverem com seu e-mail de forma ativa, o que pode ajudá-lo a expandir a pegada da sua marca.
• Expandir sua estratégia de redes sociais: embora seja importante fornecer seus detalhes de contato, usar uma assinatura de e-mail também pode ser uma parte importante de sua estratégia de marketing multicanal. Por exemplo, você pode incluir links para suas contas do Twitter, LinkedIn ou Facebook. Onde quer que sua empresa tenha uma forte presença nas redes sociais, pode ser benéfico incluir um link para essa página. Você pode gerar mais seguidores nas redes sociais ajudando a melhorar a eficácia da sua estratégia de marketing digital.
• Mostrar personalidade: ao montar seu marketing por e-mail, você precisa encontrar uma maneira de humanizar sua empresa. Uma das melhores maneiras de fazer isso é mostrar sua personalidade. Ao criar uma assinatura de e-mail profissional, você pode incluir uma variedade de imagens, layouts, tamanhos, fontes e cores. Todos eles são componentes de design muito importantes e podem fazer você se destacar da multidão. O ideal é ser criativo e profissional ao mesmo tempo, o que pode ajudá-lo a gerar mais leads.

Claramente, há muitas razões pelas quais você precisa ter uma assinatura de e-mail profissional. Quais são algumas das melhores maneiras de fazer isso acontecer?

O que incluir na sua assinatura do e-mail

As assinaturas de e-mail mudaram muito ao longo dos anos, mas uma coisa permaneceu a mesma: incluir as informações certas é importante. Sua assinatura de e-mail deve dizer às pessoas quem você é, qual é o seu trabalho e como elas podem entrar em contato com você, mas há muitas outras informações que você também deve incluir. Se você quiser aproveitar ao máximo seu bloco de assinatura de e-mail, veja o que sua assinatura de e-mail deve incluir.

Nome completo

A primeira coisa que você deve incluir em sua assinatura de e-mail é seu nome completo. Seu nome completo deve ser a primeira coisa que as pessoas veem quando olham para sua assinatura de e-mail, e deve ser fácil de ler. Se as pessoas o conhecem por um nome diferente no mundo profissional, você também pode incluir esse nome no final dos seus e-mails. Isso facilita para as pessoas descobrirem rapidamente de quem receberam um e-mail e com quem elas podem entrar em contato se tiverem alguma dúvida ou feedback.

Você deve sempre incluir o nome completo da pessoa que está realmente enviando o e-mail. Por exemplo, você não deve usar sua assinatura de e-mail se outra pessoa estiver enviando um e-mail em nome de sua empresa. Cada funcionário ou executivo deve ter sua própria assinatura exclusiva.

Informações profissionais

Por mais importante que seu nome seja, ele ainda não fornece às pessoas todas as informações necessárias sobre quem está enviando um e-mail. Além do seu nome completo, você deve incluir informações detalhadas de sua função em sua assinatura de e-mail. Você pode começar mencionando seu cargo, que diz às pessoas se elas estão lidando com um executivo, um funcionário ou um membro da equipe de RH. Você também deve mencionar em qual departamento trabalha, assim as pessoas sabem quais são suas responsabilidades e como entrar em contato com você.

Incluir informações de sua função no rodapé do seu e-mail dá às pessoas uma ideia melhor de quem está enviando o e-mail, o que é importante quando você está enviando e-mails que representam uma empresa. Forneça o máximo de informações sobre sua função que se sentir à vontade para divulgar.

Informações de contato

Quer você esteja respondendo a uma consulta de atendimento ao cliente ou enviando e-mails de marketing, é importante dar às pessoas uma maneira de entrar em contato com você com feedback ou perguntas. É por isso que as informações de contato estão próximas do topo da lista quando se trata do que incluir em uma assinatura de e-mail. Depois de dizer às pessoas quem você é e qual é o seu trabalho, forneça a elas informações de contato que possam usar se quiserem manter você.

As informações de contato que você colocar em sua assinatura de e-mail devem incluir seu número de telefone profissional e/ou pessoal, bem como o número de telefone e endereço da empresa para a qual você trabalha.

Links importantes

Fornecer links em sua assinatura de e-mail facilita para as pessoas agirem após lerem seus e-mails. Você pode usar esses links para direcionar os leitores para suas contas de redes sociais, dar a eles uma maneira fácil de acessar seu site ou permitir que eles entrem em contato com sua empresa simplesmente clicando em um link. Você pode até incluir blocos de conteúdo Social Follow em vez de links para suas contas de redes sociais. O objetivo desses links é facilitar para as pessoas responderem os seus e-mails, quer elas respondam visitando seu site ou enviando um e-mail por meio do seu formulário de contato. Você deve incluir, no mínimo, um link para o site da empresa.

Requisitos legais

Dependendo da sua jurisdição e do tipo de empresa que está administrando, você pode ser legalmente obrigado a incluir certas coisas em sua assinatura de e-mail. No Reino Unido, é obrigatório fornecer o nome, o número de registro e o local onde você registrou a empresa. Você também precisa incluir uma cláusula de cancelamento que permita que as pessoas cancelem a assinatura de seus e-mails.

Alguns dos outros detalhes legais que você pode adicionar à sua assinatura de e-mail incluem isenções legais, financeiras e de seguros. Proteger sua empresa contra responsabilizações é uma parte importante do marketing por e-mail.

CTA

Um bom chamado à ação pode ser uma parte muito eficaz de uma campanha de marketing por e-mail. O objetivo aqui é fazer com que os leitores sejam gentilmente incentivados na direção certa, quer você queira que eles vejam seus novos produtos, comprem em sua queima de estoque ou entrem em contato com sua empresa para dar feedback sobre os produtos.

Lembre-se de que sua chamada à ação não deve ser muito insistente. Você não quer pressionar os leitores a agir, pode simplesmente dizer a eles o que podem fazer se estiverem interessados em seu e-mail. Incluir um link torna sua chamada à ação ainda mais eficaz e fácil para os clientes se envolverem.

Pronomes

Você nunca sabe com quem está lidando do outro lado de um computador, por isso é educado se apresentar brevemente a qualquer pessoa nova que você possa conhecer. Incluir seus pronomes em sua assinatura de e-mail é uma parte importante de garantir que as pessoas saibam como abordar você se entrarem em contato com perguntas ou feedback. Você pode fazer isso listando os termos pelos quais prefere ser abordado, como "ele/o" ou "ela/a". Incluir seus pronomes impede que outras pessoas cometam erros quando enviam um e-mail, o que, por sua vez, ajuda as pessoas a se sentirem mais confortáveis para entrar em contato com você.

Canais sociais

Ao enviar e-mails, você precisa pensar cuidadosamente sobre a Jornada do Cliente. O que você quer que o destinatário faça em seguida? Independentemente de você estar enviando e-mails para parceiros de negócios ou clientes, inclua botões clicáveis em seus canais de redes sociais. Exemplos incluem o Instagram, LinkedIn, YouTube e Facebook. Você precisa gerar mais tráfego para suas contas de redes sociais para aumentar o reconhecimento da marca. Se incluir links para redes sociais, você incentiva os destinatários a aprenderem mais sobre sua empresa, o que poderia ajudar a expandir sua presença no mercado.

Se você quiser que essa estratégia seja eficaz, certifique-se de que o conteúdo em seus perfis de redes sociais funcione bem com as informações em sua assinatura de e-mail. Você quer que suas contas de redes sociais mostrem o melhor lado da sua empresa.

Foto ou logotipo

Você também pode incluir uma foto ou logotipo em sua assinatura de e-mail. A maior razão pela qual você deveria incluir uma foto ou logotipo é que é uma das melhores maneiras de capturar a atenção de alguém em sua assinatura de e-mail. Seu e-mail tem muitas palavras, mas não há muitas imagens. Uma foto ou logotipo pode ajudar a chamar a atenção para a assinatura de e-mail e confiar a confiança do seu público, mostrando a pessoa ou marca por trás do e-mail.

Algumas das melhores práticas a seguir incluem:

• Certifique-se de que o texto esteja legível na foto ou logotipo. A imagem terá que ser pequena, portanto, se houver algum texto, como o nome da empresa, certifique-se de que esteja legível.
• Certifique-se de que a imagem não seja muito grande. Você não quer que ele comprima o corpo do e-mail.
• Não deixe a foto ou o logotipo muito complexos. Muitos detalhes podem distrair o leitor, pois ele pode não saber onde procurar.

Certifique-se de aproveitar ao máximo a foto ou o logotipo que você adicionar à sua assinatura de e-mail.

O que evitar em sua assinatura de e-mail

Saber o que evitar é tão importante quanto saber o que incluir em uma assinatura de e-mail. Você quer que sua assinatura seja bem lida por todos, então não inclua fontes personalizadas que possam não ser compatíveis com alguns dispositivos ou clientes de e-mail. Você também deve evitar incluir qualquer informação de contato desnecessária para manter sua assinatura curta.

Por mais tentador que possa ser preencher e-mails com gráficos e outras mídias de aparência organizada, isso pode fazer com que seus e-mails sejam carregados lentamente e exibidos incorretamente em determinados dispositivos. Tente evitar incluir itens como marcadores, GIFs animados e vídeos em sua assinatura de e-mail para garantir que ele seja carregado rapidamente e seja fácil de ler.

Sua assinatura de e-mail é uma das principais coisas que as pessoas usam para identificar seus e-mails, portanto, é importante saber o que incluir em uma assinatura de e-mail. Sua assinatura de e-mail deve incluir seu nome completo, informações de contato, informações de trabalho, quaisquer links importantes, requisitos legais, uma chamada à ação e seus pronomes. Você quer criar uma assinatura de e-mail detalhada, mas não abuse.

Se você estiver tendo problemas para se familiarizar com o marketing por e-mail, o Mailchimp pode ajudar. Temos muitos recursos excelentes que podem ajudar você a escrever e-mails melhores, além de oferecer ferramentas de automação de e-mail que podem economizar seu tempo. Experimente o Mailchimp e veja o que um serviço melhor de marketing por e-mail pode fazer pela sua marca.

Dicas para criar uma assinatura de e-mail

Se quiser criar uma das melhores assinaturas de e-mail, você precisa pensar cuidadosamente sobre quais informações incluir. Há muitas opções de design disponíveis, então como você pode garantir que sua assinatura de e-mail faça o que espera? Algumas das dicas mais importantes para se ter em mente incluem:

• Usar uma marca consistente: você precisa garantir que a marca na assinatura de e-mail seja consistente. Por exemplo, você deve garantir que o esquema de cores seja consistente com a marca da empresa. Se houver um lema ou slogan, você precisa garantir que seja consistente em todos os aspectos.
• Certificar-se de que todos os links funcionem: se você incluir links em sua assinatura de e-mail, certifique-se de que eles funcionem. Por exemplo, você pode incluir um link para a página inicial da empresa, portanto, verifique se a URL de destino está correta. Se você incluir links para sua conta de rede social, certifique-se de que eles também estejam corretos. Lembre-se de que as URLs podem mudar de tempos em tempos, então você também precisará atualizar sua assinatura de e-mail.
• Incluir espaço em branco: mesmo que você possa se sentir tentado a agrupar todas as informações em sua assinatura de e-mail em uma pequena área, certifique-se de incluir espaço em branco. Se a assinatura de e-mail estiver muito compactada, o destinatário pode ter dificuldade para ler todas as informações. Além disso, isso fará com que sua assinatura de e-mail pareça poluída, fazendo com que os destinatários tenham dificuldade em descobrir onde procurar. Certifique-se de incluir algum espaço em branco para facilitar para os olhos do leitor.
• Escolher a fonte com cuidado: você precisa escolher a fonte na sua assinatura de e-mail com cuidado. Mesmo que não seja necessário corresponder perfeitamente ao corpo do e-mail, você não quer que a fonte seja difícil de ler. Você também precisa escolher uma fonte que reflita profissionalismo. Ser criativo é sempre bom, mas não se afaste muito do que é prontamente aceito.
• Verificar novamente suas informações de contato: sempre verifique novamente suas informações de contato para garantir que estejam corretas. Seu número de telefone, endereço e localização do escritório podem mudar de tempos em tempos, portanto, se isso acontecer, não se esqueça de atualizar sua assinatura de e-mail. Se o destinatário perceber que as informações de contato em sua assinatura não são precisas, elas podem não refletir bem em sua empresa e resultar em perda de um cliente potencial.

Esses são apenas alguns dos muitos pontos que você precisa lembrar se estiver interessado em criar uma assinatura de e-mail forte. Com essas dicas, você pode garantir a criação de uma assinatura de e-mail profissional com bom desempenho.

Exemplos de assinatura de e-mail

Agora que você sabe o que são assinaturas de e-mail, sua importância e como criar uma que se destaque, vamos dar uma olhada em alguns exemplos de assinaturas de e-mail. Abaixo, você encontrará três exemplos de assinatura de e-mail para poder se inspirar:

Exemplo de assinatura de e-mail N.° 1

Texto alternativo: Exemplo de assinatura de e-mail

No exemplo de assinatura de e-mail acima, você notará que Michelle inclui uma foto de rosto clara, usa muito espaço em branco e tem links clicáveis para seus canais de redes sociais, como Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn e YouTube.

Exemplo de assinatura de e-mail N.° 2

Texto alternativo: Exemplo de assinatura de e-mail

No exemplo de assinatura de e-mail de Eric, os leitores podem observar sua posição como gerente, bem como encontrar suas informações de contato, como número de telefone, endereço de e-mail, site e localização facilmente. Além disso, Eric tem um link para se conectar com ele via Zoom, o que pode ajudar a impulsionar conversões.

Exemplo de assinatura de e-mail N.° 3

Texto alternativo: Exemplo de assinatura de e-mail

Jon adota uma abordagem diferente neste exemplo de assinatura de e-mail. Acima, você notará que ele tem o logotipo da empresa, o que ajuda a aumentar o reconhecimento da marca, bem como sua função listada como consultor financeiro com suas informações de contato abaixo. Embora simples em termos de design, esta assinatura de e-mail oferece aos leitores todas as informações necessárias para que eles entrem em contato diretamente com Jon.

Conclusão: O que saber sobre formatos de assinatura de e-mail

Sua assinatura de e-mail é uma das principais coisas que as pessoas usam para identificar seus e-mails, portanto, é importante saber o que incluir em uma assinatura de e-mail. Sua assinatura de e-mail deve incluir seu nome completo, informações de contato, informações de trabalho, quaisquer links importantes, requisitos legais, uma chamada à ação e seus pronomes. Você quer criar uma assinatura de e-mail detalhada, mas não abuse.

Se você estiver tendo problemas para se familiarizar com o marketing por e-mail, o Mailchimp pode ajudar. Temos muitos recursos excelentes que podem ajudar você a escrever e-mails melhores, além de oferecer ferramentas de automação de e-mail que podem economizar seu tempo. Experimente o Mailchimp e veja o que um serviço melhor de marketing por e-mail pode fazer pela sua marca.