El servicio de correo electrónico se ha convertido en una herramienta clave de comunicación en el mundo de hoy: envías correo electrónico a tu jefe, colegas, amigos, médicos, etc.
Casi todo el mundo tiene una dirección de correo personal y la utiliza diariamente, ya sea para leer o enviar correo electrónico. Hay cuatro mil millones de usuarios de correo electrónico, y se espera que este número ascienda a 4.89 mil millones para 2027. Son muchas las cuentas de correo electrónico ya ocupadas, así que, ¿cómo puedes elegir la correcta para tu empresa?
Elegir una buena dirección de correo electrónico para la empresa es crucial por muchas razones. Tu dirección de correo electrónico es la forma en que los futuros clientes y consumidores se pondrán en contacto contigo. Por lo tanto, es necesario que tu dirección de correo electrónico sea sencilla y fácil de recordar. Nadie que necesite comunicarse con una empresa va a recordar una dirección de correo electrónico larga y con muchas palabras. Cuanto más sencilla, mejor.
¿Por qué son importantes las direcciones de correo electrónico?
Hay dos tipos de cuentas de correo electrónico: personal y laboral. La mayoría de las personas tienen una dirección de correo electrónico principal que utilizan para las comunicaciones diarias, mientras que los profesionales utilizan un servicio de correo laboral para comunicarse con los clientes y otras empresas. Estas direcciones de correo electrónico te ayudan a establecer una imagen profesional con credibilidad y facilitar el reconocimiento de tu empresa o marca personal.
Entonces, ¿por qué necesitas una dirección profesional? Cuando diriges tu propio negocio, tener una dirección de correo electrónico profesional para tu empresa es importante por muchas razones:
Causa una buena primera impresión
Tu dirección de correo profesional es a menudo el primer punto de contacto entre tú y tus futuros clientes. Cuando alguien ve un correo electrónico profesional con el nombre de tu empresa, inmediatamente forma una impresión positiva de tu marca como legítima y establecida. Una dirección de correo corporativa muestra que has invertido en tu negocio y te tomas en serio tu imagen profesional.
Establece tu marca
La dirección de correo empresarial es una parte de la identidad de la empresa en internet que a menudo no se tiene en cuenta. Una dirección de correo profesional personalizada que incluye el nombre de tu empresa refuerza la identidad de tu marca con cada mensaje que envías. Esta coherencia de marca ayuda a los clientes a recordar quién eres y hace que tus comunicaciones sean instantáneamente reconocibles en las bandejas de entrada saturadas.
Tu correo electrónico se convierte en otro punto de contacto dentro de tu estrategia en el campo del marketing digital, operando discretamente en segundo plano para reforzar el reconocimiento de tu marca. Con el tiempo, esta marca coherente genera familiaridad y confianza con tu público.
Genera confiabilidad
Tu dirección de correo electrónico puede ayudarte a establecer relaciones profesionales. Es más probable que las personas confíen en el correo empresarial proveniente de un nombre de dominio personalizado que de cuentas de email gratuitas. Cuando tu correo profesional incluye el nombre de tu empresa, agrega una capa de profesionalidad que hace que los destinatarios perciban que se están comunicando con una empresa real y que no se trata de un posible fraude.
Esta correspondencia profesional es especialmente importante cuando pides a los clientes información confidencial o cuando envías documentos importantes. Una dirección de correo electrónico profesional ofrece un nivel de legitimidad y una capa de profesionalidad que los proveedores de correo electrónico gratuitos simplemente no pueden igualar.
Ofrece flexibilidad
Con un plan de correo con dominio empresarial propio, puedes crear múltiples cuentas por departamento o funciones. Ya sea soporte@tuempresa.com o info@tuempresa.com, dirigir consultas al lugar correcto mejora los tiempos de respuesta y la satisfacción del cliente.
A medida que tu empresa crezca, con tu proveedor de correo puedes agregar rápidamente un nuevo email corporativo para los nuevos miembros del equipo sin cambiar el dominio. Esta escalabilidad asegura que tu estructura de correo electrónico pueda evolucionar junto con tu empresa sin interrumpir tus canales de comunicación establecidos.
Mejora la organización
Las direcciones de correo electrónico profesionales hacen que sea más fácil gestionar tus comunicaciones empresariales por separado de los mensajes personales. Puedes realizar un mejor seguimiento de las conversaciones con los clientes, mantener registros más limpios y asegurarte de que las comunicaciones empresariales importantes no se pierdan en la confusión.
Muchos servicios de alojamiento de correo electrónico ofrecen herramientas adicionales de organización, como calendarios compartidos, listas de contactos y almacenamiento de documentos, que optimizan aún más las operaciones de tu empresa. A la larga, esta mejora en la organización ahorra tiempo y reduce el riesgo de perder comunicaciones.
Ideas de correo electrónico para empresas
Entonces, ya sabes qué es un correo electrónico profesional y por qué las direcciones de correo electrónico son útiles. Ahora viene la parte importante: elegir una dirección de correo electrónico para tu empresa. Elegir una dirección de correo electrónico profesional puede ser difícil, así que, para ayudarte, te daremos algunas ideas de nombres de correo electrónico para empresas que puedes usar como inspiración:
Nombre + apellido
Cuando tengas dudas, usar tu nombre y apellido siempre es una buena idea para una dirección de correo electrónico. Esto no funcionará para todas las empresas, especialmente aquellas con varios empleados, pero es una buena opción para los emprendedores que usan su nombre para su empresa. Una de las ventajas de este tipo de dirección de correo electrónico es que es fácil de recordar, y una de las desventajas es que no funcionará si prevés que tu empresa crecerá en algún momento.
Acorta el nombre
Ya sea que uses tu nombre o el de tu empresa, otra buena idea para una dirección de correo electrónico profesional es incluir una versión abreviada del nombre. Es una buena idea si el nombre completo de tu empresa es demasiado largo para incluirlo en una dirección de correo electrónico. Sin embargo, acortar el nombre también puede resultar confuso y es más probable que la gente cometa errores tipográficos.
Tu nombre + ubicación
Otro ejemplo de dirección de correo electrónico es incluir tu nombre y tu ubicación. Esta es una buena idea si tu empresa tiene sede en múltiples localidades y necesitas una manera de diferenciarlas.
Por ejemplo, si tienes una oficina en Nueva York y otra en Los Ángeles, una dirección podría ser smith.losangeles@dominio y otra, smith.nuevayork@dominio. Sin embargo, este tipo de formato de dirección de correo electrónico podría resultar confuso si tú o un empleado se trasladara a una localidad diferente.
Tu nombre + departamento
Si tu empresa tiene muchos departamentos diferentes, una buena manera de diferenciarlos es combinar el nombre del empleado con su departamento.
Por ejemplo, la dirección de quien trabaje en recursos humanos será smith.RR.HH.@dominio, y la de alguien que trabaje en contabilidad será smith.contabilidad@dominio. Este tipo de formato de dirección de correo electrónico funciona muy bien si un empleado permanece en el departamento, pero puede complicarse si cambia de cargo y necesita una dirección nueva.
Independientemente del nombre de correo electrónico que elijas, es importante que tu dirección de correo electrónico sea fácil de recordar y sencilla. Cualquier cosa que sea demasiado larga o complicada será fácil de olvidar y difícil de teclear. Tu dirección de correo electrónico también debe ser fácil de pronunciar y confiable para que tus clientes se sientan seguros y cómodos al enviarte correos electrónicos.
Tu dirección de correo electrónico debe reflejar tu empresa de manera directa. No importa si usas tu nombre + ubicación o tu nombre + departamento, siempre que tu dirección de correo electrónico sea simple y fácil de recordar, estarás listo para empezar.
Prácticas recomendadas para formatear una dirección de correo electrónico profesional
Una vez que has decidido usar una dirección de correo electrónico profesional, el siguiente paso darle el formato correcto. La estructura de la dirección de correo electrónico impacta significativamente en cómo los clientes perciben tu empresa. Las siguientes son algunas prácticas recomendadas que debes seguir al crear direcciones de correo electrónico profesionales para ti o para tu equipo.
Evita los números, la jerga y los caracteres especiales
Mantén tu dirección de correo electrónico prolija y profesional evitando números, jerga y caracteres especiales. Usar elementos como "cool92" o "best!!!" en la dirección de correo electrónico de tu empresa puede mostrarte poco profesional o incluso parecer un fraude.
Un formato simple y directo con tu nombre o departamento crea una impresión más confiable y reduce las posibilidades de cometer errores tipográficos cuando las personas intenten contactarte.
Procura que sea coherente, breve y fácil de pronunciar
Las direcciones de correo electrónico más cortas son más fáciles de recordar, escribir correctamente y comunicar verbalmente. Apunta a algo que se pueda comunicar fácilmente a alguien por teléfono sin necesidad de deletrear todos los caracteres.
Para las direcciones de correo electrónico de toda la empresa, establece una convención de nomenclatura consistente (como nombre.apellido@empresa.com) para crear una apariencia profesional en toda tu organización y hacer que las direcciones de correo electrónico sean predecibles tanto para los empleados como para los clientes.
Emplea separadores (ej., punto o guion) con prudencia
Los separadores, como puntos, guiones o guiones bajos, pueden hacer que las direcciones de correo electrónico más largas sean más legibles sin agregar caracteres especiales. El punto (nombre.apellido@empresa.com) es el más utilizado y se ve más prolijo en entornos profesionales.
Cualquiera que sea el separador que elijas, úsalo de manera consistente en toda tu organización para mantener una apariencia uniforme y profesional. Evita usar varios separadores diferentes en la misma dirección de correo electrónico, ya que esto puede generar confusión.
¿Dominio personalizado o dominio gratuito?
Tener un dominio personalizado para tu empresa tiene muchos beneficios en comparación con uno gratuito. El uso de un dominio gratuito para las direcciones de correo electrónico implica varias limitaciones.
Los dominios de correo electrónico gratuitos no tienen grandes tasas de entregabilidad y es más probable que tus correos se confundan con spam, lo que no es lo ideal especialmente para email marketing.
Sin embargo, al tener una dirección de correo electrónico personalizada, será mucho más fácil que las personas se pongan en contacto contigo. Una dirección de correo electrónico personalizada también mejorará la credibilidad de tu empresa porque te hará parecer más oficial que si emplearas un dominio gratuito. Además, puedes personalizar la dirección de correo electrónico como quieras y hacer que refleje tu marca personal.
Si creas tu propia dirección de correo electrónico, asegúrate de verificar el dominio de tu correo antes de enviar correspondencia. Esto ayudará a evitar que tus correos sean marcados como correo no deseado y terminen en la carpeta de spam.
¿Realmente importa tener una dirección de correo electrónico profesional?
Aunque pueda parecer más fácil usar un dominio gratuito, esforzarse un poco más y crear un dominio personalizado realmente marcará una gran diferencia para tu empresa.
Tener un dominio personalizado mejora la visibilidad de tu marca, facilita que los clientes te contacten, hace que tu empresa parezca más profesional y aumenta la confianza en ella.
Nadie querrá escribir a una dirección de correo electrónico que parezca fraude. Una dirección de correo electrónico personalizada hará que tu empresa parezca más legítima, lo que puede ayudar a atraer a más clientes.
Tu dirección de correo electrónico deja una impresión.
Una buena dirección de correo electrónico puede marcar la diferencia entre favorecer o perjudicar a tu empresa, por lo que es crucial que sepas cómo crear una dirección profesional que refleje tu marca. Y si necesitas ayuda para crear una dirección de correo electrónico profesional, solo consulta Mailchimp.
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Conclusiones clave
- Una dirección de correo electrónico profesional genera credibilidad y causa una fuerte primera impresión.
- El uso de un formato coherente en toda tu organización crea una imagen de marca cohesiva y hace que tus direcciones de correo electrónico sean más predecibles y confiables para clientes y socios.
- Las direcciones de correo electrónico con dominio personalizado ofrecen beneficios prácticos, como mejores tasas de entregabilidad, menor riesgo de ser marcadas como spam, y la flexibilidad para crear múltiples direcciones para roles específicos.
- El formato que apliques en tu dirección de correo electrónico importa casi tanto como tener un dominio personalizado. Procurar que sea simple, recordable y sin números ni caracteres especiales hace que tu correo electrónico sea profesional y fácil de recordar para los clientes.