Il tutto esaurito è l'obiettivo di ogni struttura ricettiva. Guida tutto, dalle operazioni di reception alle decisioni di marketing. Ma mantenere le camere occupate ogni notte non è cosa da poco quando la strategia tradizionale sembra un po' superata.
L'era della pubblicità tradizionale praticamente è finita, ma i grandi siti di prenotazione non sono esattamente la soluzione miracolosa che affermano di essere. Sostanzialmente hanno sostituito la spesa per l'annuncio tradizionale con una commissione di piattaforma per ogni prenotazione. Ma ancor peggio, creano una barriera tra te e i tuoi ospiti, rendendo più difficile instaurare relazioni con la clientela.
Per fortuna, esiste un modo migliore. Con l'email marketing per il settore dell'ospitalità, puoi entrare in contatto con gli ospiti prima che inizino a fare confronti tra gli annunci e puoi farli tornare molto tempo dopo il check-out, garantendoti sempre un guadagno costante.
L'email marketing per il settore dell'ospitalità è adatto al tuo brand?
Immagina un bed and breakfast di charme, un resort da sogno e un noto brand di case vacanza. Cos'hanno tutti in comune? Sono i candidati perfetti per una piccola magia dell’ email marketing per hotel.
Con l'email puoi finalmente abbandonare i canali a pagamento e stabilire una linea diretta con i tuoi ospiti. Il risultato? Più prenotazioni dirette di camere, meno denaro perso a causa di piattaforme di terze parti e un elenco sempre più ampio di persone che ti scelgono come prima opzione.
È anche un ottimo modo per promuovere il menu stagionale del tuo ristorante, gli imperdibili servizi delle spa e gli eventi che si svolgono nella tua struttura. Indipendentemente dall'area del settore dell'ospitalità in cui operi, l'email marketing aiuta gli ospiti ad apprezzare tutto quello che offri.
Principali motivi per creare una strategia di email marketing
Tra la logistica della reception e la manutenzione quotidiana, la tua lista di cose da fare è già lunghissima. Quindi, perché aggiungere l'email marketing a tutto questo? Ecco i principali motivi per cui vale la pena dedicargli del tempo.
Massimizza l'interazione
L'email marketing mantiene il tuo brand a pochi clic di distanza sui dispositivi mobili degli ospiti. Combina questa comodità con contenuti personalizzati e offerte irresistibili e osserverai tassi di clic che faranno invidia alla concorrenza e le prenotazioni dirette saranno la logica conseguenza.
Migliora l'esperienza degli ospiti
L'email ti consente di seguire l'intero percorso degli ospiti, dal sogno alla partenza e oltre. È come avere sempre a disposizione un portiere. Attraverso ogni messaggio, puoi aiutarli a pianificare il soggiorno, scoprire esperienze che altrimenti si sarebbero persi e ripartire con storie da condividere con gli amici.
Aumenta la fedeltà dei clienti
Un soggiorno memorabile è solo l’inizio. L’email ti aiuta a fare follow-up, verificare la soddisfazione degli ospiti e invitare i viaggiatori a tornare per un’altra visita quando sono pronti a pianificare la prossima vacanza. Con il tempo, quei piccoli punti di contatto con i clienti trasformano gli ospiti occasionali in clienti abituali e fedeli.
Sviluppa una solida base per l'email marketing nel settore dell'ospitalità
L'idea dell'email marketing nel settore dell'ospitalità ti appassiona. Ottimo. Ora è il momento di trasformare tutto questo entusiasmo in una campagna di email marketing di successo. Ma prima, devi gettare le basi. Ecco come puoi fare.
Allinea l'email marketing agli obiettivi aziendali
La strategia di email marketing del tuo hotel dovrebbe sempre supportare i tuoi obiettivi aziendali complessivi. Inizia individuando i tuoi obiettivi chiave per il trimestre, quali:
- Aumentare i tassi di occupazione
- Incoraggiare la fidelizzazione
- Aumento delle entrate per ospite
- Migliorare la soddisfazione degli ospiti
Puoi anche combinare obiettivi come aumentare le prenotazioni riducendo i costi di acquisizione clienti (CAC).
Indipendentemente dal tuo obiettivo, lascia che i tuoi obiettivi aziendali guidino le tue strategie di email marketing. Ad esempio, se desideri aumentare le entrate riducendo il CAC, punta a ottenere il 25% in più di prenotazioni dirette attraverso offerte esclusive via email nei prossimi 45 giorni.
Metti i dati degli ospiti al centro della strategia
Più conosci i tuoi ospiti, più diventa facile inviare messaggi tempestivi e pertinenti. Per far sì che questo accada, inizia a raccogliere informazioni sulle preferenze, sul comportamento e sul feedback dei tuoi ospiti.
Puoi raccogliere questi dati attraverso vari punti di contatto, come:
- Dettagli della prenotazione: raccogli le preferenze della camera, le richieste speciali e il motivo del soggiorno.
- Interazioni al check-in e al check-out: chiedi informazioni su interessi, ricorrenze o piani di viaggio imminenti.
- Utilizzo dei ristoranti e dei servizi in loco: Monitora le preferenze culinarie, i trattamenti spa e le attività.
- Sondaggi e recensioni post-soggiorno: raccogli feedback sulla loro esperienza e sulle preferenze future.
Usa strumenti come il tuo sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e il motore di prenotazione per raccogliere e memorizzare automaticamente questi dati nei profili degli ospiti. Incoraggia il tuo staff ad aggiungere qualsiasi altra informazione appresa durante le interazioni.
Raccogli le email degli ospiti in ogni punto di contatto
Non puoi inviare email ai clienti senza la loro autorizzazione. Questo significa che devi convincerli a dare il consenso prima di inviare promozioni imminenti e altri messaggi di marketing. Ma non preoccuparti, esistono numerosi modi per convincere gli ospiti a unirsi alla tua lista.
- Moduli di prenotazione: aggiungi una semplice casella di spunta pe3r il consenso che gli ospiti possono selezionare quando prenotano camere sul tuo sito web.
- Partecipazioni ai concorsi a premio: invoglia gli ospiti a fornire il loro indirizzo email organizzando un concorso dove possono vincere premi entusiasmanti come soggiorni gratuiti o pacchetti spa.
- Contenuto didattico: offri risorse preziose come guide locali, liste di controllo per l'imballaggio o consigli utili in cambio dell'indirizzo email di un ospite.
- Pagine di accesso WiFi: chiedi agli ospiti a inserire il loro indirizzo email e di fornire il consenso prima di connettersi alla rete internet della tua struttura.
Spargi la voce su queste opportunità di iscrizione via email su vari canali, tra cui il sito web, i profili social e display in sede. Usare più punti di contatto ti aiuterà a far crescere il database più rapidamente.
Come strutturare le tue email di marketing in modo efficace
Un'email può anche contenere la migliore offerta al mondo, ma se risulta difficile scansionarla, è facile ignorarla. Una struttura chiara aiuta il tuo messaggio ad arrivare rapidamente e guida i lettori verso il passo successivo.
Scrivi un oggetto convincente
L'oggetto è la prima impressione che dai di te in una casella di posta affollata. Fai in modo che valga la pena toccare il messaggio mostrando agli ospiti esattamente cosa otterranno aprendolo. Una frase come "Pronti per una fuga infrasettimanale?" suscita curiosità e invita i lettori a immaginare la loro prossima vacanza.
Crea un testo di anteprima chiaro
Il testo di anteprima viene visualizzato subito dopo la riga dell'oggetto, offrendo agli ospiti un'anteprima del contenuto della tua email. Usa questo spazio per aggiungere maggiori dettagli sulla tua offerta o sul tuo messaggio. Devi essere breve, conciso e diretto, ad esempio: "Prenota entro il 30 giugno e ricevi un upgrade gratuito della camera!"
Prepara un testo principale coinvolgente
Quando scrivi il corpo del testo, mantieni un tono colloquiale e fedele alla personalità del tuo brand, ma ricorda che spesso non essere esagerati conviene. Usa campi di contenuto dinamici per personalizzare automaticamente ogni email con i dettagli degli ospiti, come nome, cronologia delle prenotazioni o preferenze di viaggio. Struttura la tua email con un rapporto testo-immagini di 60/40, usando elenchi puntati per suddividere il messaggio in modo che i lettori possano leggerlo in pochi secondi.
Usa una chiara call to action (CTA)
La tua CTA deve essere impossibile da ignorare, deve guidare i lettori direttamente all'azione desiderata. Progetta il pulsante per farlo risaltare usando un colore audace e che sia in risalto con ampi spazi bianchi lungo i bordi. Salta il generico fai clic qui e usa un linguaggio orientato all'azione, come Prenota la mia camera, Riserva il mio tavolo, oppure Sblocca i miei vantaggi VIP.
Implementa una firma di brand coerente
Mantieni la firma sempre uguale in ogni email, per aumentare la riconoscibilità del brand. Includi il logo, un saluto cordiale da parte del team e link rapidi ai tuoi canali social. Ricordati di aggiungere i dati di contatto, così gli ospiti potranno mettersi facilmente in contatto con il team.
Pianifica le campagne di email marketing per il settore dell'ospitalità
I tuoi ospiti possono essere persone che si spostano per lavoro per assistere a una conferenza, ospiti che si concedono la vacanza di cui avevano tanto bisogno o un mix di entrambi. Indipendentemente da chi sono i tuoi ospiti, campagne email ben realizzate ti aiutano a restare in contatto prima, durante e dopo il soggiorno.
E-mail di benvenuto
La prima impressione è importante. Attiva queste email per inviarle a distanza di alcuni giorni, a partire immediatamente dopo l'iscrizione di un nuovo iscritto.
Storia del brand in evidenza
Usa la tua prima email di benvenuto per presentare la struttura e condividi quello che la rende speciale. Metti in evidenza i tuoi punti di forza, indipendentemente se si tratta di un servizio personalizzato, di servizi in loco o di una posizione unica.
Incentivo per la prima prenotazione
Prosegui con un'offerta a tempo limitato per incoraggiare i nuovi iscritti a prenotare il loro primo soggiorno. Un piccolo vantaggio, come uno sconto di benvenuto, un upgrade della camera o un buono per la ristorazione, trasforma l'interesse in una prenotazione confermata.
Punti salienti dell'area locale
Mostra ai viaggiatori cosa rende la tua destinazione degna di essere visitata. Condividi le attrazioni locali, le attività stagionali e i prossimi eventi per aiutare i lettori a immaginare l'esperienza che li attende.
Email di prenotazione
Una volta che un ospite ha completato il processo di prenotazione, forniscigli tutti i dettagli e inviagli email personalizzate che dimostrino che ti stai già prendendo cura di lui.
Conferma della prenotazione
Invia immediatamente un'email di conferma chiara con i dettagli della prenotazione, inclusa la data di check-in, il tipo di stanza ed eventuali richieste speciali. Includi un riepilogo dei pagamenti ed eventuali politiche o spese di cancellazione applicabili.
Upgrade personalizzati per il soggiorno
Usa email di follow-up per consigliare aggiornamenti in base alle preferenze degli ospiti, al comportamento e ad altri dati. Prendi in considerazione l'idea di offrire un pacchetto speciale personalizzato in base ai loro interessi, come un pacchetto benessere, un'esperienza enogastronomica o un pacchetto per una fuga romantica.
Connessione Concierge
Presenta il tuo team di concierge o di assistenza clienti, in modo che i viaggiatori sappiano che possono ricevere assistenza. Incoraggiali a contattarli per prenotare ristoranti e attività o per ottenere consigli per le attività del posto.
Email di pre-visita
Gli ultimi giorni prima del viaggio sono fondamentali per avere ospiti soddisfatti. Usa queste email per offrire consigli utili che riducono lo stress del viaggio, facendo in modo che i tuoi ospiti arrivino preparati ed entusiasti della loro esperienza.
Meteo e consigli per il bagaglio
Una settimana prima dell'arrivo dell'ospite, invia un'email con le previsioni meteo al momento e una lista di cose da portare. Fornisci consigli utili su cosa portare con te in base alle attività previste, come ad esempio scarpe comode per i tour a piedi.
Prenotazioni per ristoranti e spa
Offri un’anteprima dei servizi per creare un senso di attesa. Ricorda agli ospiti di prenotare in anticipo un trattamento o un tavolo per cenare, così da non rischiare di perdere la fascia oraria migliore.
Tour virtuale prima dell'arrivo
Invia un link rapido a un video o a una visita guidata della tua struttura e di tutti i suoi servizi. Includi anche qui i dettagli del check-in degli ospiti, così ogni ospite sa esattamente cosa aspettarsi fin dall'inizio.
Email sul posto
Le email sul posto migliorano il soggiorno in tempo reale. Invia le mail subito dopo il check-in per offrire assistenza e condividere quello che succede così che gli ospiti non si sentano abbandonati.
Controllo del comfort degli ospiti
Dopo che il tuo ospite si è sistemato in camera, invia un breve messaggio, ad esempio "È tutto di tuo gradimento?". Hai bisogno di qualcosa per migliorare il tuo soggiorno? Includi un numero diretto per parlare alla reception in modo che gli ospiti sappiano che il supporto è a portata di messaggio.
Panoramica degli eventi giornalieri
Ogni mattina, invia agli ospiti un elenco selezionato degli eventi in programma quel giorno presso la tua struttura o nelle vicinanze. Cerca di inviare contenuti davvero personalizzati, con offerte o sconti esclusivi disponibili per gli ospiti.
Vantaggi VIP personalizzati
Sorprendi e delizia i tuoi ospiti più fedeli con vantaggi esclusivi durante il loro soggiorno. Usa i dati dei loro soggiorni passati per creare esperienze personalizzate, come l'accesso a eventi sold out o posti VIP per l'intrattenimento dal vivo presso la tua struttura.
Email post-visita
Il percorso di acquisto non termina al momento del pagamento. Le email post-soggiorno ti aiutano a rimanere in contatto e incoraggiano gli ospiti precedenti a tornare.
Richiesta di recensione post-soggiorno
Alcuni giorni dopo il check-out, invita gli ospiti a condividere il loro feedback sul soggiorno. Includi un link per consentire agli ospiti di lasciare recensioni sul tuo sito web o su Google. Oppure richiedi contenuti generati dagli utenti, come taggare la tua struttura sui social quando condividono foto del loro viaggio.
Incentivi per prenotazioni ripetute
Incoraggia gli acquisti ripetuti offrendo uno sconto speciale o un pacchetto esclusivamente per i clienti precedenti. Un vantaggio a tempo limitato offre ai viaggiatori un ottimo motivo per iniziare subito a pianificare la prossima visita.
Invito al programma fedeltà
Se l'ospite non è ancora iscritto al tuo programma fedeltà, invitalo a iscriversi con un bonus speciale o un'offerta di benvenuto. Metti in evidenza i vantaggi di essere un membro del programma fedeltà come tariffe esclusive, upgrade gratuiti o accesso anticipato alle promozioni.
Scegli il software di email marketing più adatto
L'email marketing è uno strumento potente per le aziende del settore dell'ospitalità, ma il successo dipende dall'uso della piattaforma giusta. La maggior parte delle soluzioni tecnologiche per il settore dell'ospitalità inizia con un CRM, una piattaforma di prenotazione e un sito web. A questo punto ti servirà una piattaforma di email marketing all-in-one che si integri perfettamente con i sistemi esistenti.
Quando valuti le opzioni a tua disposizione, cerca di capire se:
- Dashboard intuitiva: un'interfaccia pulita e intuitiva, così puoi lanciare campagne rapidamente senza perdere tempo a cercare funzionalità
- Segmentazione del pubblico: la capacità di raggruppare il pubblico per soggiorni passati, interessi, tipo di viaggiatore o qualsiasi altro elemento
- Strumenti di design creativo: Editor e template drag-and-drop che puoi usare per creare email dall'aspetto professionale senza avere una laurea in design
- Flussi di lavoro automatizzati: sequenze email predefinite progettate per coinvolgere gli ospiti in ogni fase del loro percorso
- Dati analitici delle campagne: funzionalità complete di monitoraggio e reporting con dati approfonditi utili per ottimizzare la tua strategia email.
Se ti senti sopraffatto dalle opzioni della piattaforma, non aver paura di provarne alcune prima di decidere. La maggior parte delle piattaforme offre piani o demo gratuiti così puoi farti un'idea di come funzionano.
Usa strumenti di automazione per personalizzare le email su larga scala
Una delle cose migliori dell'email marketing è la possibilità di personalizzare i tuoi messaggi per ogni destinatario. Tuttavia, creare manualmente email per ogni ospite è dispendioso in termini di tempo e poco pratico.
Fortunatamente, la tua piattaforma di email marketing probabilmente ti mette a portata di mano uno strumento potente: i flussi di lavoro automatizzati. Tutto quello che devi fare è organizzare il tuo pubblico in segmenti ospiti, impostare la messaggistica e lasciare che invii automaticamente le email.
Per farti un'idea del sistema, inizia con un unico flusso di lavoro, come la serie di benvenuto. Ad esempio, invia immediatamente dopo l'iscrizione un focus sulla storia del tuo brand, fai seguito con un incentivo per la prima prenotazione e poi condividi i punti salienti dell'area locale alcuni giorni dopo. Quando tutto funziona senza intoppi, passa alla tua prossima campagna email automatizzata.
Monitora i risultati e affina i tuoi sforzi di email marketing
Per continuare a migliorare i risultati del tuo email marketing, è fondamentale monitorare metriche chiave come:
- Tassi di apertura
- Tassi di clic
- Tassi di conversione
- Tassi di annullamento dell'iscrizione
Se qualcosa non va, non ignorarlo. Fai una piccola modifica alla volta per vedere cosa migliora le prestazioni della tua campagna. Apertura bassa? Prova con un nuovo oggetto. Pochi clic? Rielabora la tua CTA. Piccoli accorgimenti portano a grandi risultati nel tempo.
Inoltre, monitora attentamente i tuoi tassi di deliverability. Se i filtri anti-spam segnalano le tue email, sei invisibile proprio per le persone che vogliono ricevere notizie da te. Monitora il tuo punteggio di mittente, mantieni basso il tasso di reclami e testa le tue email di marketing prima di inviarle per verificare se arrivano nella casella di posta in arrivo o nella cartella spam.
Dai valore a ogni campagna email per l'ospitalità
In fondo, l'email marketing è solo un altro modo per essere un ottimo padrone di casa. Se sei disponibile, personale e tempestivo, renderai la vita dei tuoi ospiti più facile e piacevole prima ancora che varchino la soglia della tua attività. Quindi, vai avanti e premi Invia sulla tua prima campagna. I tuoi ospiti stanno aspettando tue notizie.