Scopri le best practice per la collaborazione nel team, la leadership e il project management.
Probabilmente hai sentito parlare mille volte dell’importanza del lavoro di squadra. Tuttavia, la collaborazione nel team richiede molto impegno. Con la forza lavoro ibrida che sta diventando la nuova norma e i dipendenti alla ricerca di un ambiente sano e coinvolgente, una buona collaborazione è più importante che mai.
Quindi, invece di giocare a “Due verità, una bugia” per rompere il ghiaccio nel team prima di un grande progetto, dai un’occhiata ai nostri suggerimenti di collaborazione in modo da poter aumentare la produttività, migliorare la cultura aziendale e consentire una cooperazione di successo.
Cos’è la collaborazione nel team?
È qualcosa che avviene quando diversi dipendenti si riuniscono per discutere nuove idee, risolvere problemi e condividere conoscenze. Non è solo lavoro di squadra perché richiede competenze complesse come la capacità di scendere a compromessi e fare brainstorming.
Il lavoro di squadra si riferisce al lavoro individuale che ogni membro del team completa separatamente durante un progetto. In alternativa, la collaborazione nel team si riferisce allo sforzo collettivo che tutti si impegnano a compiere quando parlano, ad esempio, di procedure generali, degli obiettivi dell’azienda o dei concetti del progetto.
In che modo il tuo ruolo consente la collaborazione nel team?
Che tu sia manager o dirigente, è tuo compito come leader del team definire l’approccio in anticipo e creare un ambiente sano per consentire la collaborazione.
Serviranno partecipazione, impegno e creatività dell’intero team. Ma come leader, la tua comunicazione, l’intelligenza emotiva e il supporto avranno un impatto diretto sul modo in cui il tuo team saprà collaborare. Se puoi avere successo come leader, anche il tuo team avrà successo.
Vantaggi di una buona collaborazione nel team
Con la corretta integrazione, tu e il tuo team potrete godere di svariati vantaggi che possono avere un impatto anche sull’intera azienda.
Incoraggia la comunicazione
I team remoti e i luoghi di lavoro ibridi stanno diventando sempre più comuni, quindi la collaborazione dei team può avvenire ovunque. Fornendo l’accesso al software di gestione dei progetti e agli strumenti di collaborazione basati su cloud, puoi incoraggiare la comunicazione e la discussione, indipendentemente da dove si trovino tutti.
Promuovi il problem solving
I team collaborativi sono più propensi a impegnarsi nella risoluzione dei problemi quando i relativi membri possono condividere opinioni professionali e discutere nuove idee. Creando un ambiente in cui i dipendenti possano condividere le loro diverse prospettive senza essere giudicati, consenti al tuo team di superare con successo gli ostacoli e risolvere i problemi.
Fai sentire i dipendenti rispettati e apprezzati
I dipendenti devono sentirsi ascoltati e capire che la loro voce conta. Quando lavorano con colleghi e manager che rispettano le loro opinioni e accolgono nuove idee, l’intera azienda può vedere un aumento della soddisfazione e del morale dei dipendenti.
Migliora la condivisione delle conoscenze
Una buona collaborazione del team può aumentare la condivisione delle conoscenze, un’attività in cui vengono scambiate informazioni, competenze e prospettive diverse su vari aspetti, dagli argomenti aziendali generali alle procedure specifiche. La condivisione delle conoscenze può anche aiutare i membri del team a comprendere i ruoli, le responsabilità e i metodi di lavoro dei colleghi, migliorando così le prestazioni generali del team man mano che tutti passano da un compito all’altro.
Ottimizza il tempo
Gli strumenti di gestione dei progetti che migliorano la collaborazione possono aiutare i membri del team a monitorare la quantità di tempo e di impegno che ciascuno di essi dedica a un progetto. Indipendentemente dallo strumento di project management o dal software di collaborazione prescelto, sarai in grado di gestire i progetti, eseguire i programmi e mantenere l’operatività, il che farà risparmiare tempo prezioso a tutti.
Tre regole per ottenere una buon livello di collaborazione nel team
Ci sono tre regole al riguardo, e tutte partono dal tuo ruolo di leader.
Per ottenere una migliore collaborazione nel team, rispetta questi tre principi:
- Comunica le tue aspettative
- Dai potere ai membri del tuo team
- Investi in strumenti di collaborazione
Seguendo queste regole, puoi creare una sana cultura aziendale che consenta ai dipendenti di lavorare in modo efficiente e creativo. Nello scenario migliore, dovresti essere in grado di guidare con successo il tuo team fino a quando non sarà in grado di collaborare e autogestirsi, e tu interverrai solo quando necessario.
Regola 1: Comunica le tue aspettative come team leader
La prima regola per ottenere una collaborazione di successo nel team inizia con il modo in cui comunichi come leader. Non solo devi definire le tue aspettative, ma anche delineare i passaggi, gli obiettivi e le responsabilità che si applicano a ogni componente del team.
In ultima analisi, un progetto può svolgersi correttamente solo quando tutti sanno cosa stanno facendo, come lo stanno facendo, a chi fanno riferimento e quale dovrebbe essere il risultato finale.
Definisci le aspettative e lo stile di leadership
Ciò è particolarmente importante quando si lavora con nuovi team o dipendenti, ma, tuttavia, assicurati di farlo per tutto il team. È anche utile descrivere il tuo stile di leadership in modo che il tuo team sappia cosa aspettarsi da te.
Ricorda però che la collaborazione si basa su compromessi e supporto. Se il tuo team preferisce fare qualcosa che non si allinea direttamente con i tuoi comportamenti collaborativi, cerca di raggiungere un consenso o un punto d’incontro che possa rendere felici tutti.
Definisci le fasi e gli obiettivi del progetto
Entro la fine di una delle prime sessioni di collaborazione, ogni membro del team deve conoscere il programma, la tempistica e gli obiettivi generali del progetto. Non vuoi che gli sforzi del tuo team vadano sprecati se non sono in linea a causa di comunicazioni o informazioni errate.
Se il tuo team ha bisogno di discutere quali saranno le fasi del progetto, assicurati di dare a tutti la possibilità di parlare dei propri carichi di lavoro e di quale tempistica funzioni meglio per loro.
Definisci i ruoli dei singoli membri del team
Assicurati che tutti i dipendenti coinvolti nel progetto siano sulla stessa lunghezza d’onda quanto ai loro ruoli. In particolare, i project manager devono essere informati su come vengono definite le responsabilità, in quanto sarà necessario delegare e assegnare compiti attraverso di esse.
Anche se tutti avranno già un’idea di quale sia il loro lavoro, è importante assicurarsi di definire le responsabilità specifiche di ogni persona per il progetto in questione. Tali responsabilità dovrebbero essere note a tutti, in modo che le attività non vengano duplicate o trascurate.
Regola 2: Dai potere ai membri del tuo team
Creare team produttivi e di successo significa distribuire le responsabilità e coinvolgere l’intero team. La seconda regola per una collaborazione efficace consiste nel promuovere un ambiente di lavoro aperto che consenta ai membri del team di sentirsi ascoltati e riconosciuti per aver condiviso i loro pensieri.
Incoraggia la creatività
Se vuoi ottenere una collaborazione di successo all’interno del team, assicurati sempre di incoraggiare la creatività. La promozione del pensiero creativo consente al team di condividere punti di vista nuovi o diversi, che possono stimolare le discussioni durante il brainstorming.
I collaboratori più creativi possono risolvere problemi in modo sorprendente, il che può poi spingere l’intero team ad affrontare le sfide con prospettive originali. Nel complesso, la creatività può aumentare la produttività, l’empatia e il pensiero fuori dagli schemi.
Promuovi una comunicazione aperta
Garantisci il successo dei tuoi sforzi collaborativi facendo spazio a una comunicazione aperta e onesta. In qualità di leader, devi creare un ambiente in cui i dipendenti possano parlare tranquillamente. Se i membri del tuo team ritengono che la tempistica di un progetto sia troppo ristretta o devono rifiutare una richiesta impegnativa da parte di un cliente, devono potere rivolgersi a te per esprimere le loro opinioni.
Ciò è particolarmente importante per le situazioni in cui i dipendenti si sentono sopraffatti dal carico di lavoro o se le questioni personali iniziano a influenzare la produttività (ad es. difficoltà finanziarie, questioni familiari o problemi di salute).
Se indichi chiaramente che possono dar voce a qualsiasi preoccupazione, correlata al progetto o al carico di lavoro personale, i membri del team si sentiranno più sicuri sapendo che li supporterai.
Premia i risultati
Tutti hanno bisogno di conferme per sapere che stanno facendo un buon lavoro. Se vedi che viene svolto un buon lavoro, congratulati con un membro del team particolarmente produttivo o scrivi un’email per dimostrare il tuo apprezzamento. Potreste invitare il team a un happy hour dopo il lavoro e offrire una cena, oppure portare caffè e pasticcini il venerdì mattina.
Esprimere la tua approvazione e comprare qualcosa di buono per il team sono ottimi modi per mostrare il tuo apprezzamento, ma cerca di non limitarti a questi suggerimenti. Se noti che un dipendente sta migliorando notevolmente o superando le aspettative, ricordatene per premiarlo con una promozione, un bonus o persino un aumento.
I premi monetari potrebbero non sempre rientrare nel budget, ma se sei in grado di retribuire i dipendenti per un lavoro di successo ogni tanto, si sentiranno motivati a continuare a dare il meglio. Cerca di non considerarla una “bustarella”, ma piuttosto un incentivo per far sentire i dipendenti ispirati e apprezzati.
Accogli nuove idee
Promuovere una buona collaborazione del team significa accogliere le idee di tutti, specialmente durante le sessioni di brainstorming. A volte le idee migliori possono provenire dai dipendenti più silenziosi, che potrebbero sentirsi a disagio nel condividere in un contesto di gruppo se non viene loro chiesto direttamente di esprimere la propria opinione.
Se un membro del team invece è abbastanza estroverso e loquace, assicurati che non domini la conversazione. Chiedi agli altri membri del team cosa pensano o se hanno proposte. È accettabile che non abbiano immediatamente qualcosa da condividere, ma facendo tu il primo passo comunichi che apprezzi le loro idee e i loro punti di vista.
Interrogare il gruppo significa anche superare il concetto “non ci sono idee giuste/sbagliate”, perché alcuni dipendenti potrebbero comunque ritenere che il loro contributo sarà giudicato. Incoraggia invece il tuo team a porre domande che innescheranno una conversazione di gruppo. In questo modo, se qualcuno ha incertezze sulla validità delle proprie idee, può tastare il terreno per vedere come risponderà il gruppo.
Condividi le conoscenze con ogni membro del team
La condivisione delle conoscenze è l’idea di contribuire informazioni documentate o meno con un gruppo. Quando si tratta di collaborazione di gruppo, cerca di incoraggiare i dipendenti a condividere le loro esperienze e conoscenze con tutti gli altri. Potrebbe trattarsi di esperienze passate con un particolare cliente, descrivere successi passati, lavorare su documenti procedurali in corso o creare guide di stile.
Quando i membri del team sono in grado di scambiarsi informazioni, possono acquisire esperienze, sviluppare ulteriormente le proprie competenze e sentirsi più sicuri quando lavorano insieme. Sapere è potere, e vale anche per il sapere condiviso!
Regola 3: Investi in strumenti di collaborazione per il team
Investire nel software è la terza regola per stabilire una collaborazione efficace tra i team. Che tu abbia un team di persona, ibrido o completamente remoto, lo strumento di collaborazione giusto può aiutare i tuoi dipendenti a fare molte cose:
- Comunicare istantaneamente
- Condividere tempistiche e programmi
- Raggiungere gli obiettivi del progetto
- Fare brainstorming
- Accedere a dati e report
- Collaborare su documenti in tempo reale
La maggior parte degli strumenti di collaborazione online è basata su cloud, quindi puoi accedere ai documenti e comunicare con il tuo team ovunque tu sia. Ciò richiederà anche di investire in software di sicurezza informatica per proteggere i dati e la knowledge base della tua azienda.
Quando inizi a investire in software di collaborazione, tieni presente che potresti aver bisogno di più strumenti. Nemmeno il miglior software per la collaborazione può fare tutto ciò di cui hai bisogno su un’unica piattaforma, quindi è meglio investire in diverse soluzioni a seconda delle tue esigenze aziendali.
Audio/videoconferenza
Disporre di uno strumento di audio/videoconferenza è vitale per i dipendenti remoti. Oggi è quasi impossibile lavorare senza questo tipo di strumenti di collaborazione. Colloqui, riunioni settimanali, riunioni direzionali e consultazioni con i clienti si tengono spesso online perché ognuno si trova in un punto diverso.
Zoom o Skype sono applicazioni stand-alone, mentre altre sono dotate di un’intera piattaforma di più strumenti collaborativi. Ad esempio, l’abbonamento a Microsoft 360 include Teams, la loro applicazione di audio/videoconferenza, nonché una suite di altri strumenti come Word, Excel, PowerPoint e Outlook.
App di messaggistica per la comunicazione interna
Le applicazioni di chat e messaggistica sono ideali per i casi in cui si desidera inviare rapidamente un messaggio o una domanda a un collega, senza intasare la posta in arrivo o fare una chiamata. Ma, cosa ancora più importante, gli strumenti di chat e messaggistica possono consentire una migliore collaborazione del team aiutando a rimanere in contatto da qualsiasi luogo grazie a discussioni interne facilmente recuperabili in un unico posto.
Alcuni strumenti di audio/videoconferenza includono la messaggistica istantanea (ad es. Microsoft Teams, Skype), mentre altri, come Slack, consentono solo le chiamate audio. Cerca di trovarne uno che ti consenta di “taggare” i tuoi colleghi in modo da non sopraffarli con messaggi o aggiornamenti non rilevanti.
Project Management
Avere uno strumento di gestione dei progetti può rivoluzionare la collaborazione tra team. Questi strumenti sono dotati di funzionalità di base che consentono di pianificare progetti, distribuire attività, taggare i dipendenti e creare elenchi di cose da fare. I software di project management possono anche consentire di visualizzare i progetti in modo olistico, monitorare i progressi e i budget, e definire traguardi o scadenze.
Tali strumenti offrono spesso opzioni di specializzazione, come la pianificazione automatizzata, la pianificazione dei progetti, la crescita dei team, il monitoraggio dei tempi o il budget. Esiste un’ampia varietà di applicazioni, strumenti e risorse per la gestione dei progetti, quindi assicurati di fare molte ricerche prima di investire.
Gestione delle conoscenze
In generale, la condivisione di documenti e file rientra nell’ambito della gestione delle conoscenze, che consente ai dipendenti di condividere o acquisire le informazioni aggiornate di cui hanno bisogno per rimanere produttivi. I software per documenti e archiviazione sono una parte importante della condivisione delle conoscenze, che abbiamo discusso nella seconda regola come un importante contributo per migliorare la collaborazione nel team.
Condivisione di documenti e file
Le applicazioni di condivisione dei documenti come Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive possono aiutare l’intero team a collaborare sui documenti in tempo reale. Questi strumenti basati su cloud consentono al team di creare, condividere, modificare, cercare e persino firmare digitalmente nuovi documenti.
La maggior parte delle applicazioni di condivisione file consente di archiviare e organizzare documenti, immagini o video condivisi in modo da non dover filtrare più cartelle o vecchi thread di email. Ti consentono di caricare, scaricare o distribuire file di qualsiasi dimensione e di mantenere l’accesso da qualsiasi luogo.
Gestione del tempo
Gli strumenti di collaborazione possono anche aiutare con le esigenze di gestione del tempo, come l’organizzazione e la pianificazione di attività, progetti e piani.
In qualità di leader, puoi utilizzare un software di gestione del tempo per analizzare il tempo necessario per completare i progetti, il che può aiutarti a fare previsioni per il futuro. Puoi anche identificare i colli di bottiglia e determinare se i tuoi dipendenti hanno bisogno di aiuto in base a quanto tempo impiegano per completare una determinata attività.
Consigli aggiuntivi per la creazione di team collaborativi
Ora che abbiamo esaminato queste tre regole, ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi per consentire una collaborazione creativa, una comunicazione adeguata e un controllo qualità.
Coinvolgi tutto il team "chiarendo le responsabilità"
Come accennato nel secondo passaggio, dovresti assolutamente far sentire il tuo team ascoltato e apprezzato per elevare morale e soddisfazione dei dipendenti. Tuttavia, non vuoi creare una situazione in cui ci siano troppi galli nel pollaio, ovvero troppe persone che cercano di prendere decisioni per il gruppo.
Se hai intenzione di organizzare una sessione di brainstorming, cerca di limitare gli inviti alle persone che lavoreranno direttamente su quel progetto. I punti di vista esterni sono i benvenuti, ma se hai troppe persone che cercano di dare il loro contributo su qualcosa di cui non faranno parte, potresti finire per far sentire meno apprezzati i membri del tuo team più importanti.
Fintanto che sei responsabile, assicurati di avvalorare lo sforzo congiunto del tuo team per fare brainstorming o risolvere i problemi in autonomia. Quindi, se il tuo team si sente bloccato o ha bisogno di ulteriori input, porta altri colleghi nella conversazione.
Non sovraccaricare le riunioni del team
La collaborazione sul posto di lavoro significa avere tante riunioni. Tuttavia, non sono l’unica caratteristica di una collaborazione efficace.
Cerca di non sovraccaricare l’agenda delle persone al punto di impedire loro di lavorare sulle attività discusse in tali riunioni. In caso contrario, tu e il tuo team finirete per parlare invece di agire. Troppe riunioni rischiano inoltre di costringere i dipendenti a recuperare quel che non sono riusciti a fare dopo l’orario di lavoro.
Come accennato nella terza regola, i tuoi sforzi di collaborazione devono basarsi su vari strumenti software. Le applicazioni di audio/videoconferenza sono importanti, ma investire in altri strumenti di collaborazione può aiutarti a ridurre la quantità di riunioni in programma.
Guida dando l’esempio
Un team collaborativo ha bisogno di una guida e di un supporto adeguati da parte del proprio leader. Lavorando con i tuoi colleghi, assicurati di attenerti agli stessi standard e aspettative che hai stabilito per il tuo team.
Ad esempio, evita che le persone rimangano oltre l’orario di lavoro previsto se non lo fai anche tu; non pretendere ascolto se non ascolti i colleghi; non creare regole o nuove procedure se non vuoi incorporarle nella knowledge base più ampia della tua azienda.
Chiedi feedback
I bravi leader non devono avere paura del cambiamento. Cerca di adattarti alle nuove idee dando ascolto a dipendenti o altri team.
Sappiamo che non puoi soddisfare tutti. Tuttavia, se c’è un feedback collettivo nel team in merito al tuo stile di leadership, ad alcuni processi generali o al software di collaborazione che tutti utilizzano, assicurati di esaminarlo e adattarlo come necessario.
Sii paziente!
Ricorda infine che i risultati richiedono tempo. Tu e il tuo team potreste non vederli immediatamente perché una collaborazione di successo è un processo lento che mostrerà i suoi effetti nel corso del tempo.
Il cambiamento non avviene dal giorno alla notte, ma se costruisci buone abitudini di collaborazione nelle routine quotidiane, la tua influenza potrebbe diventare una pratica standard e persino trasformare la mission, i valori e i risultati della tua azienda.