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Una guida all’onboarding virtuale per i team remoti

Vuoi perfezionare il tuo processo di onboarding virtuale dei dipendenti? Leggi la nostra guida approfondita per scoprire le informazioni necessarie a farlo.

Quando il mondo ha vissuto la crisi della pandemia nel 2020, i team remoti e il lavoro da casa sono diventati lo stile di vita di molte aziende. Dato che le imprese erano obbligate a mantenere il distanziamento nei loro spazi, l’onboarding virtuale è diventato il punto di riferimento per assumere nuovi dipendenti.

Mentre il lavoro da remoto era qualcosa che veniva praticato già prima del COVID-19, l’improvvisa necessità di farlo a causa delle normative sul distanziamento ha fatto sì che le aziende ripensassero ai loro metodi di onboarding. Inoltre, con le grandi e piccole imprese che oggi assumono lavoratori da remoto per ridurre i costi operativi, la creazione e il mantenimento di un processo di onboarding efficace sono elementi sempre più fondamentali.

Uno studio di McKinsey & Company del 2022 ha rivelato che il 35% dei dipendenti negli Stati Uniti può ora lavorare da casa a tempo pieno, mentre il 23% può farlo part-time. Questo dimostra l’importanza dell’onboarding virtuale dei dipendenti e perché qualsiasi azienda che desideri dare il benvenuto ai nuovi assunti nel proprio team da remoto dovrebbe considerarlo seriamente. Questa guida fornirà utili idee e suggerimenti per l’onboarding virtuale in modo da garantire che il tuo team remoto funzioni come si deve.

Che cos’è l’onboarding virtuale?

L’onboarding virtuale si riferisce al processo di accoglienza dei dipendenti nella tua organizzazione da remoto invece che fisicamente in ufficio. Si tratta di un processo di inserimento online che aiuta il nuovo assunto ad abituarsi alla cultura del lavoro della tua organizzazione e a sapere di più sul suo ruolo. Il processo di onboarding da remoto include quanto segue:

  • Attività come presentare il team.
  • Fornire accesso alle risorse.
  • Organizzare sessioni di formazione virtuali.
  • Impostare strumenti di comunicazione che aiutino i nuovi dipendenti a sapere di più sull’azienda e sulla loro posizione.

Quando si conduce un programma di onboarding virtuale, è importante creare una checklist delle attività da svolgere. In questo modo ti assicurerai di adottare tutte le misure necessarie senza lasciarti sfuggire nulla. Dovrebbe anche essere in linea con la missione della tua azienda e gli obiettivi SMART.

Vantaggi dell’onboarding virtuale

Un processo di onboarding virtuale efficace è vantaggioso per i datori di lavoro e può anche essere un ottimo modo per i nuovi assunti di comprendere la cultura aziendale e il ruolo previsto. Ecco alcuni dei principali vantaggi dell’onboarding virtuale:

Maggiore flessibilità

Uno dei vantaggi più significativi di un programma di onboarding virtuale dei dipendenti è la sua flessibilità. A differenza dell’onboarding di persona, i nuovi assunti non devono essere presenti in ufficio per passare attraverso il processo. Ciò consente ai dipendenti da remoto di partecipare da qualsiasi luogo, offrendo loro più opzioni e libertà di scegliere quando e come partecipare alle sessioni. Per le aziende, questo significa che possono far entrare più nuovi assunti nel team senza preoccuparsi di eventuali conflitti di pianificazione.

Maggiore efficienza e produttività

Efficienza e produttività sono la chiave per qualsiasi attività di successo. Con l’onboarding virtuale, i datori di lavoro possono consentire ai nuovi assunti di mettersi in gioco con scarse conseguenze sulle loro operazioni quotidiane. Ciò significa che i nuovi assunti possono iniziare a contribuire immediatamente al team, risparmiando tempo e risorse. Ad esempio, l’onboarding remoto può aiutare i nuovi assunti a mettersi al passo con gli strumenti e i processi aziendali senza dover trascorrere lunghe ore in riunioni individuali o sessioni di formazione.

Maggiore fidelizzazione dei dipendenti

Il processo di onboarding virtuale della tua azienda può influire notevolmente sulla fidelizzazione dei dipendenti. L’esperienza di onboarding definisce il tono del rapporto di un nuovo assunto con l’azienda e la sua realizzazione positiva può aiutare a creare un legame immediato con l’organizzazione. Con l’onboarding virtuale, i datori di lavoro possono creare un’esperienza personalizzata per ogni nuovo assunto, aiutandolo a sentirsi a proprio agio e coinvolto nei confronti dell’azienda sin dal primo giorno. Ciò può aiutare a migliorare l’engagement e il morale, portando a tassi di fidelizzazione più elevati.

Costi ridotti

A differenza dell’onboarding di persona, l’onboarding virtuale dei dipendenti non richiede ai nuovi membri del team di sostenere costi di viaggio, alloggio e altre spese associate alle procedure di persona. L’ambiente remoto creato dalle nuove tecnologie consente anche ai nuovi assunti di accedere rapidamente a tutte le risorse e ai materiali necessari, facendo notevolmente risparmiare tempo. Inoltre, l’onboarding virtuale offre ai dipendenti remoti lo stesso accesso a risorse e materiali delle loro controparti in loco, quindi i datori di lavoro non devono sostenere costi aggiuntivi.

Limiti di un processo di onboarding remoto

Anche se il processo di onboarding virtuale è un modo efficiente ed economico per accogliere nuovi dipendenti, presenta alcune limitazioni. Ecco alcuni dei potenziali svantaggi di questo modello per i nuovi assunti:

  • Fusi orari in conflitto. Se i nuovi membri del tuo team sono distribuiti su diversi fusi orari, organizzare sessioni di onboarding virtuale potrebbe essere difficile.
  • Difficoltà a costruire connessioni personali. Le sessioni di onboarding virtuale possono mancare del calore e dell’attenzione che i nuovi assunti ottengono con un’esperienza di onboarding di persona. Ciò può rendere difficile per i nuovi assunti costruire connessioni personali con altri membri del team, influenzando il loro coinvolgimento e il loro morale.
  • Mancanza di coinvolgimento. I nuovi membri del team possono sentirsi disconnessi dai loro colleghi e dall’organizzazione a causa della mancanza di interazione faccia a faccia. Ciò può portare a una diminuzione dell’attenzione durante le sessioni di onboarding, con conseguente mancata ritenzione delle informazioni condivise.
  • Minacce alla sicurezza. Come per qualsiasi ambiente virtuale, il processo di onboarding da remoto è vulnerabile alle minacce di sicurezza. L’accesso non autorizzato o le violazioni dei dati possono far emergere informazioni sensibili sulla tua organizzazione.

Come inserire i dipendenti da remoto

Il modo in cui gestisci l’onboarding virtuale dei dipendenti può fare una grande differenza. Ecco alcuni passaggi per aiutarti a creare un piano di onboarding efficace per i membri del tuo team da remoto:

Fornisci le basi prima della data di inizio

Noto anche come pre-boarding, questo passaggio prevede di offrire ai nuovi dipendenti le attrezzature e risorse necessarie per il lavoro da remoto, come i laptop, l’accesso alla rete aziendale, le licenze software e i materiali di lettura come il manuale per i dipendenti della tua organizzazione e la newsletter dell’azienda. Idealmente, dovresti farlo prima della data di inizio, in modo che abbiano il tempo di impostare tutto verificando che funzioni correttamente. Puoi anche definire le aspettative dei loro ruoli e responsabilità fornendo descrizioni del lavoro.

Crea un programma per la prima settimana

La prima settimana è la parte più importante del processo di onboarding virtuale in quanto definisce il modo in cui i nuovi arrivati si adattano alla cultura aziendale e al loro lavoro. Pertanto, devi creare un programma di attività per inserirli e garantire che assumano senza problemi al loro ruolo. Questo programma deve includere riunioni virtuali a cui devono partecipare, una tempistica della loro formazione e sessioni di orientamento che li formino per la posizione.

Dai loro il benvenuto nel team

La chiave per far sentire i nuovi assunti parte del team è presentarli ai colleghi. Valuta la possibilità di organizzare sessioni video in cui i nuovi dipendenti possano incontrare i loro futuri colleghi e capire come interagire con i diversi tipi di personalità sul posto di lavoro. Un altro modo per farli sentire parte del team è assegnare un compagno di onboarding che possa rispondere a qualsiasi domanda e orientarli sui valori aziendali e le dinamiche del team. Un compagno di onboarding funge anche da ottimo sistema di supporto per il nuovo assunto e lo aiuta a sentirsi a proprio agio in un ambiente di lavoro da remoto.

Check-in e follow-up regolari

Un processo di onboarding virtuale di successo richiede una comunicazione e un feedback costanti. Durante l’onboarding, consulta regolarmente i nuovi dipendenti per capire come si adattano al loro nuovo lavoro e al team. Ciò potrebbe avvenire sotto forma di videochiamate o email regolari, a seconda di ciò che funziona meglio per i membri del tuo team. Inoltre, esegui un follow-up su tutti i video di formazione o le risorse condivise con loro, e non dimenticare di offrire un sostegno positivo quando raggiungono i loro obiettivi.

Best practice per l’onboarding virtuale

Potresti avere tutte le risorse e i materiali di onboarding pronti, ma il tuo onboarding virtuale avrà successo solo se li implementi correttamente. Ecco alcune best practice che puoi seguire per garantire un processo efficace:

  • Usa la tecnologia a tuo vantaggio. Le soluzioni software, come strumenti di videoconferenza, software di gestione dei progetti e software di collaborazione tra team, possono rendere il processo di onboarding più semplice ed efficace aiutandoti a creare un’esperienza personalizzata.
  • Invia ai nuovi assunti un pacchetto di benvenuto. Un pacchetto di benvenuto consente ai dipendenti da remoto di sentirsi più connessi con il loro nuovo team. Puoi includere oggetti come una tazza aziendale, T-shirt o quaderni con il loro nome.
  • Chiedi feedback. Chiedi regolarmente ai tuoi nuovi dipendenti da remoto informazioni sul processo di onboarding virtuale e su come si stanno adattando ai loro ruoli. Questo ti aiuterà a identificare potenziali problemi e a migliorare il processo.

Offri un’esperienza di onboarding virtuale efficace

Ora che sai cos’è l’onboarding virtuale e come funziona, puoi creare un processo di onboarding efficace per i membri del tuo team remoto. Con il giusto piano e le giuste risorse di onboarding, puoi aiutare i tuoi nuovi dipendenti a inserirsi nel ruolo rapidamente senza compromettere la qualità dell’esperienza di onboarding.

Mailchimp, offre una varietà di strumenti che possono supportare il tuo processo di onboarding virtuale dei dipendenti. Dalle email automatizzate per accogliere i nuovi assunti da remoto agli strumenti di automazione del flusso di lavoro che semplificano il processo di onboarding, Mailchimp è ciò che fa per te. Inizia oggi stesso e assicurati che il tuo team remoto possa assumere con sicurezza i propri ruoli.

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