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Onboarding virtual para integração de funcionários remotos

Saiba o que é onboarding virtual e aprimore seu processo de integração de funcionários remotos agora.

Quando o mundo passou por uma das pandemias mais perigosas em 2020, equipes remotas e trabalho em casa se tornaram o modo de vida de muitas empresas. Como as empresas foram forçadas a manter o distanciamento social em espaços de escritório, o onboarding virtual tornou-se a opção ideal para empresas que buscam contratar novos funcionários.

Embora o trabalho remoto fosse algo que as empresas estavam praticando antes da pandemia da COVID-19, a súbita necessidade de os funcionários trabalharem remotamente devido aos regulamentos de distanciamento social significava que as empresas tinham que repensar seus métodos de integração. Além disso, com grandes e pequenas empresas contratando trabalhadores remotos hoje para cortar custos operacionais, criar e manter um processo de integração eficaz tornou-se ainda mais necessário.

Um estudo de 2022 da McKinsey & Company revelou que 35% dos funcionários nos EUA agora podem trabalhar em casa em tempo integral, enquanto 23% podem fazê-lo em meio período. Isso mostra a importância do onboarding virtual de funcionários e por que qualquer empresa que queira dar as boas-vindas aos novos contratados em sua equipe remota deve levar isso a sério. Este guia vai oferecer ideias e dicas úteis de onboarding virtual para garantir que sua equipe remota funcione com eficiência.

O que é onboarding virtual?

Onboarding virtual refere-se ao processo de dar as boas-vindas aos funcionários à sua organização remotamente, em vez de tê-los fisicamente presentes no escritório. É um processo de indução on-line que ajuda o novo contratado a se acostumar com a cultura de trabalho da sua organização e aprender mais sobre sua unção. O processo de integração remoto inclui o seguinte:

  • Atividades como apresentar a equipe.
  • Fornecer acesso a recursos.
  • Ter sessões de treinamento virtual.
  • Configurar ferramentas de comunicação que ajudem os novos funcionários a aprender mais sobre a empresa e sua posição.

Ao conduzir um programa de onboarding virtual, é importante criar uma lista de verificação de atividades e tarefas que você precisa fazer. Isso garantirá que você tome todas as medidas necessárias e não perca nada. Ele também deve estar alinhado com a missão da sua empresa e com as metas SMART.

Benefícios do onboarding virtual

Um processo de onboarding virtual eficaz beneficia os empregadores e também pode ser uma ótima maneira de os novos contratados entenderem a cultura da empresa e sua função esperada. Aqui estão alguns dos principais benefícios do onboarding virtual:

Mais flexibilidade

Um dos benefícios mais significativos de um programa virtual de integração de funcionários é sua flexibilidade. Ao contrário da integração presencial, os novos contratados não precisam estar presentes no escritório para passar pelo processo de integração. Isso permite que funcionários remotos participem de qualquer lugar, dando a eles mais opções e liberdade para escolher quando e como devem participar das sessões. Para as empresas, isso significa que elas podem ter várias novas contratações juntando-se à equipe sem se preocupar com conflitos de agendamento.

Maior eficiência e produtividade

Eficiência e produtividade são a chave para qualquer negócio bem-sucedido. Com o onboarding virtual, os empregadores podem permitir que os novos contratados comecem a trabalhar com pouca interrupção em suas operações diárias. Isso significa que os novos contratados podem começar a contribuir para a equipe imediatamente, economizando tempo e recursos. Por exemplo, a integração remota pode ajudar os novos contratados a se atualizarem com as ferramentas e processos da empresa sem gastar longas horas em reuniões individuais ou sessões de treinamento.

Aumento na retenção de funcionários

O processo de onboarding virtual da sua empresa pode afetar muito a retenção de funcionários. A experiência de integração define o tom para o relacionamento de um novo contratado com a empresa, e uma experiência de integração positiva pode ajudar a criar um vínculo imediato entre ele e a organização. Com o onboarding virtual, os empregadores podem criar uma experiência personalizada para cada novo contratado, ajudando-os a se sentirem confortáveis e engajados com a empresa desde o primeiro dia. Isso pode ajudar a aumentar o engajamento e o moral, levando a taxas de retenção mais altas.

Custos mais baixos

Ao contrário da integração presencial, o onboarding virtual de funcionários não exige que os novos membros da equipe arquem com os custos de viagem, acomodação e outras despesas associadas aos processos presenciais. O ambiente remoto criado por novas tecnologias também permite que os novos contratados acessem rapidamente todos os recursos e materiais necessários, eliminando qualquer desperdício de tempo na configuração. Além disso, a integração virtual fornece aos funcionários remotos o mesmo acesso a recursos e materiais que seus colegas no local, o que significa que os empregadores não precisam incorrer em custos adicionais.

Limitações de um processo de integração remota

Embora o processo de onboarding virtual seja uma maneira eficiente e econômica de dar as boas-vindas aos novos funcionários, ele vem com algumas limitações. Aqui estão algumas das desvantagens potenciais deste modelo de integração de novos contratados:

  • Fusos horários conflitantes. Se os novos membros da sua equipe forem distribuídos em diferentes fusos horários, organizar sessões de integração virtual que funcionem para todos pode ser um desafio.
  • Dificuldade para construir conexões pessoais. As sessões virtuais de integração podem não ter o mesmo calor e atenção que os novos contratados recebem com uma experiência de integração presencial. Isso pode dificultar para os novos contratados a construção de conexões pessoais com outros membros da equipe, afetando o engajamento e o moral dos funcionários.
  • Falta de engajamento. Os novos membros da equipe podem se sentir desconectados de seus colegas e da organização devido à falta de interação presencial. Isso pode levar à diminuição da atenção durante as sessões de integração, resultando em novas contratações que não retêm informações compartilhadas.
  • Ameaças de segurança. Como ocorre com qualquer ambiente virtual, o processo de integração virtual é vulnerável a ameaças de segurança. O acesso não autorizado ou violações de dados podem vazar informações confidenciais sobre sua organização.

Como integrar funcionários remotos

A forma como você faz a integração de funcionários virtuais pode ser a diferença entre uma experiência de integração bem-sucedida e uma experiência que não se encaixa. Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a criar um plano de integração eficaz para os membros remotos da sua equipe:

Forneça o básico antes da data de início

Também conhecida como pré-integração, essa etapa inclui fornecer aos novos funcionários os equipamentos e recursos necessários para o trabalho remoto, como laptops, acesso à rede da empresa, licenças de software e materiais de leitura, como o manual do funcionário da sua organização e o boletim informativo da empresa. O ideal seria fazer isso antes da data de início, para que eles tenham tempo de configurar e testar se tudo funciona corretamente. Você também pode definir as expectativas de suas funções e responsabilidades fornecendo descrições de cargos.

Crie um programa para a primeira semana

A primeira semana é a parte mais importante do processo de integração virtual, pois define o tom de como eles se adaptam à cultura da empresa e ao seu trabalho. Portanto, você deve criar um programa de atividades para integrar novos contratados e garantir que eles façam uma transição tranquila para sua função. Esse programa deve incluir reuniões virtuais cruciais que devem participar, um cronograma de treinamento e sessões de orientação que os ensinem sobre o cargo.

Dê a eles as boas-vindas à equipe

A chave para fazer com que os novos contratados se sintam parte da equipe é apresentá-los aos seus colegas. Considere a criação de sessões de vídeo de encontro com a equipe, nas quais os novos funcionários podem conhecer seus futuros colegas e entender como interagir com os diferentes tipos de personalidade no local de trabalho. Outra maneira de fazer com que se sintam parte da equipe é designar um parceiro de integração para o novo contratado que possa responder a quaisquer perguntas e orientá-lo sobre os valores da empresa e da dinâmica da equipe. Um parceiro de integração também serve como um ótimo sistema de suporte para o novo contratado e o ajuda a se sentir confortável em um ambiente de trabalho remoto.

Faça check-in e acompanhamento regularmente

Um processo de integração virtual bem-sucedido requer comunicação e feedback constantes. Durante a integração, verifique regularmente com os novos funcionários para entender como eles se adaptam ao seu novo trabalho e à equipe. Isso pode ocorrer na forma de chamadas de vídeo ou e-mails regulares, dependendo do que funciona melhor para os membros da sua equipe. Além disso, acompanhe todos os vídeos de treinamento ou recursos compartilhados com eles e não se esqueça de fornecer reforço positivo quando atingirem suas metas.

Melhores práticas de integração virtual

Você pode ter todos os recursos e materiais de integração prontos, mas seu onboarding virtual só terá sucesso se você implementá-los corretamente. Aqui estão algumas práticas recomendadas que você pode seguir para garantir um processo eficaz:

  • Use a tecnologia a seu favor. Soluções de software, como ferramentas de videoconferência, software de gestão de projetos e software de colaboração em equipe, podem tornar o processo de integração mais tranquilo e eficaz, ajudando você a criar uma experiência personalizada.
  • Envie aos novos contratados um pacote de boas-vindas. Um pacote de boas-vindas permite que funcionários remotos se sintam mais conectados à sua nova equipe. Você pode incluir itens como uma caneca, camisetas ou cadernos da empresa com o nome deles.
  • Peça feedback. Pergunte regularmente aos seus novos funcionários remotos sobre o processo de integração virtual e como eles se adaptam às suas funções. Isso ajudará você a identificar possíveis problemas e melhorar o processo.

Ofereça uma experiência de integração virtual eficaz

Agora que você sabe o que é integração virtual e como ele funciona, você pode criar um processo de integração eficaz para os membros remotos da sua equipe. Com o plano e os recursos de integração corretos, você pode ajudar seus novos funcionários a se atualizarem rapidamente com suas funções, sem comprometer a qualidade da experiência de integração.

No Mailchimp, temos várias ferramentas que podem apoiar seu processo de integração virtual de funcionários. Desde e-mails automatizados para dar as boas-vindas a novas contratações remotas até ferramentas de automação de fluxo de trabalho que simplificam o processo de integração, o Mailchimp tem tudo o que você precisa. Então, comece hoje mesmo e garanta que sua equipe remota possa assumir suas funções com confiança.

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