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Como estimular a colaboração em equipe sendo líder

Veja como estimular a colaboração em equipe e saiba decidir quais ferramentas de comunicação e colaboração são melhores para sua empresa.

Descubra as melhores práticas para colaboração em equipe, liderança e gestão de projetos.

Você provavelmente já ouviu dizer que ninguém faz nada sozinho. No entanto, a colaboração em equipe requer muito mais do que bom humor e maneiras de quebrar o gelo. Com a força de trabalho híbrida se popularizando e os funcionários procurando um ambiente de trabalho saudável e envolvente, uma boa colaboração em equipe é mais importante do que nunca.

Então, em vez de jogar Duas verdades e uma mentira para animar uma nova equipe antes de um grande projeto, confira as dicas de colaboração da nossa equipe para que você possa aumentar a produtividade, melhorar a cultura da empresa e permitir uma colaboração bem-sucedida.

O que é colaboração em equipe?

Colaboração em equipe é quando vários funcionários se reúnem para discutir novas ideias, resolver problemas e compartilhar conhecimento. É mais do que apenas trabalho em equipe porque requer habilidades complexas, como a capacidade de se comprometer e debater conceitos.

Trabalho em equipe refere-se ao trabalho individual que cada membro da equipe conclui separadamente durante um projeto. Alternativamente, colaboração em equipe refere-se ao esforço coletado que todos fazem ao falar sobre, por exemplo, procedimentos gerais, metas da empresa ou conceitos de projeto.

Como sua função permite a colaboração em equipe

Independentemente de você ser um gerente, diretor ou executivo, é seu trabalho como líder da equipe definir o tom e criar um ambiente saudável para permitir a colaboração em equipe.

É verdade que a colaboração em equipe depende da participação, esforço e criatividade de toda a equipe. Mas, como líder, sua comunicação, inteligência emocional e apoio afetarão diretamente o quão bem sua equipe trabalhará em conjunto. Se você puder ter sucesso como líder, sua equipe também terá sucesso.

Benefícios da boa colaboração em equipe

Quando integrados corretamente, você e sua equipe podem desfrutar de uma variedade de benefícios que também podem afetar toda a empresa.

Incentive a comunicação

Equipes remotas e locais de trabalho híbridos estão se tornando cada vez mais comuns. Dessa forma, a colaboração da equipe pode acontecer em qualquer lugar. Ao dar acesso a software de gestão de projetos e ferramentas de colaboração baseadas na nuvem, você pode incentivar a comunicação e a discussão da equipe, independentemente de onde todos estejam localizados.

Viabilize a resolução de problemas

As equipes colaborativas têm maior probabilidade de se envolver na resolução produtiva de problemas quando os membros da equipe podem compartilhar suas opiniões profissionais e discutir novas ideias. Ao criar um ambiente onde os funcionários possam compartilhar suas diversas perspectivas sem julgamento, você permite que sua equipe supere obstáculos e resolva problemas com sucesso.

Faça com que os funcionários se sintam respeitados e valorizados

Os funcionários devem se sentir ouvidos e que suas opiniões são importantes. Quando trabalham com colegas de equipe e gerentes que respeitam suas opiniões e recebem novas ideias, toda a empresa pode começar a ver um aumento na satisfação e no moral dos funcionários.

Melhore o compartilhamento de conhecimento

Uma boa colaboração em equipe pode impulsionar o compartilhamento de conhecimento, uma atividade em que os membros da equipe trocam informações, conhecimentos e diferentes perspectivas sobre qualquer coisa, desde tópicos gerais de negócios até procedimentos específicos. O compartilhamento de conhecimento também pode ajudar os membros da equipe a entender as funções, responsabilidades e métodos de trabalho de seus colegas, melhorando assim o desempenho geral da equipe à medida que todos passam de uma tarefa para outra.

Aumente o tempo valioso

Ferramentas de gestão de projetos que melhoram a colaboração podem ajudar os membros da equipe a monitorar a quantidade de tempo e esforço que cada um coloca em um projeto. Não importa qual ferramenta de gestão de projetos ou software de colaboração em equipe você escolher, você poderá gerenciar projetos, executar planos e se focar na tarefa, tudo isso economizando tempo valioso para todos.

Três regras para alcançar uma boa colaboração em equipe

Há três regras que compõem uma boa colaboração em equipe, e todas elas começam com você como líder.

Para obter uma melhor colaboração em equipe, você deve seguir estas três regras de ouro:

  1. Comunique suas expectativas
  2. Dê poder aos membros da sua equipe
  3. Invista em ferramentas de colaboração

Ao seguir essas regras, você pode criar uma cultura empresarial saudável que permita que os funcionários trabalhem de forma eficiente e criativa. No melhor cenário, você deve ser capaz de liderar com sucesso sua equipe até que ela possa colaborar e gerenciar a si mesma e você intervir somente quando necessário.

Regra N.º 1: Comunique suas expectativas como líder de equipe

A primeira regra para alcançar uma colaboração em equipe bem-sucedida começa com a forma como você se comunica como líder. Você precisa não apenas definir suas expectativas, mas também descrever as etapas, metas e responsabilidades que se aplicam a cada membro da equipe.

Em última análise, um projeto só pode funcionar sem problemas quando todos sabem o que estão fazendo, como estão fazendo, a quem estão subordinados e qual deve ser o resultado final.

Defina suas expectativas e estilo de liderança

Isso é especialmente importante ao trabalhar com novas equipes ou funcionários, mas, no entanto, certifique-se de definir suas expectativas para toda a sua equipe. Também é útil descrever seu estilo de liderança para que sua equipe saiba o que esperar de você também.

Lembre-se de que a colaboração depende de comprometimento e apoio. Se sua equipe preferir fazer algo que não se alinhe diretamente com seus próprios comportamentos colaborativos, tente chegar a um consenso ou meio termo que possa agradar a todos.

Defina etapas e metas do projeto

Ao final de uma de suas primeiras sessões de colaboração, cada membro da equipe deve conhecer o cronograma e as metas gerais do projeto. Você não quer que os esforços da sua equipe sejam desperdiçados se eles saírem do caminho certo devido a falhas de comunicação ou informações incorretas.

Se sua equipe precisar discutir quais serão as etapas do projeto, certifique-se de dar a todos a chance de falar sobre suas cargas de trabalho e qual cronograma funciona melhor para eles.

Defina as funções dos membros individuais da equipe

Certifique-se de que todos os funcionários envolvidos no projeto estejam em sintonia com as suas respectivas funções. Em particular, os gerentes de projeto devem ser informados sobre como as responsabilidades são definidas, pois você precisará delegar e atribuir tarefas por meio delas.

Embora todos já tenham uma ideia de qual é sua respectiva função, é importante garantir que você defina as responsabilidades específicas de cada pessoa deste projeto. Todos também devem saber quais são essas responsabilidades para que as tarefas não sejam duplicadas ou esquecidas.

Regra N.º 2: Dê poder aos membros da sua equipe

Criar equipes produtivas e bem-sucedidas significa distribuir a responsabilidade e capacitar toda a equipe. A segunda regra na colaboração em equipe eficaz é promover um ambiente de trabalho aberto que permita que os membros da equipe sintam que suas opiniões são importantes e que eles serão recompensados por compartilhar suas ideias.

Incentive a criatividade

Se quiser alcançar uma colaboração em equipe bem-sucedida, sempre incentive a criatividade. Promover o pensamento criativo permite que sua equipe compartilhe pontos de vista novos ou diferentes que podem estimular discussões enquanto debatem.

Os membros da equipe que usam a imaginação podem se envolver na solução criativa de problemas, o que pode incentivar toda a equipe a abordar e resolver desafios com novas perspectivas. No geral, a criatividade pode aumentar a produtividade, a empatia e o pensamento inovador.

Promova a comunicação honesta

Seus esforços para uma colaboração em equipe bem-sucedida podem florescer se você der espaço para uma comunicação aberta e honesta. Como líder, você precisa criar um ambiente onde os funcionários não se sintam nervosos para se manifestar. Se os membros da sua equipe sentirem que um cronograma de projeto está muito apertado ou que precisam recusar uma grande solicitação de um cliente, eles devem sentir que podem vir até você e expressar suas opiniões.

Isso é especialmente importante para situações em que seus funcionários se sentem sobrecarregados pela carga de trabalho ou se questões pessoais começarem a afetar sua produtividade (por exemplo, dificuldades financeiras, questões familiares ou preocupações de saúde).

Se você estabelecer logo de início que quer que sua equipe expresse quaisquer preocupações, relacionadas ao projeto ou à carga de trabalho pessoal, eles se sentirão mais confiantes sabendo que você os apoiará.

Recompense o trabalho bem-sucedido

Todos precisam confirmar que estão fazendo um bom trabalho. Se você vir um bom trabalho sendo feito, parabenize o membro produtivo da equipe ou escreva um e-mail dizendo que você aprecia o trabalho dele. Você pode convidar a equipe para um evento de happy hour depois do trabalho e oferecer a eles uma ótima refeição, ou até trazer café e doces em uma sexta-feira de manhã.

Embora expressar sua aprovação e comprar alguns petiscos para a equipe sejam ótimas maneiras de demonstrar seu apreço, tente não se limitar a essas sugestões. Se você notar que um funcionário está melhorando drasticamente ou superando as expectativas, tenha-o em mente durante os próximos meses para que você possa recompensá-lo com uma promoção, bônus ou até mesmo um aumento.

É compreensível que as recompensas monetárias nem sempre estejam dentro do orçamento, mas se você for capaz de compensar os funcionários pelo trabalho bem-sucedido de vez em quando, eles se sentirão motivados a continuar colaborando e produzindo um bom trabalho. Tente não pensar nisso como um suborno, mas sim como um incentivo para fazer com que os funcionários se sintam inspirados e apreciados.

Abra espaço para novas ideias

Promover uma boa colaboração em equipe significa dar espaço para que todos possam compartilhar ideias, especialmente durante as sessões de brainstorming. Às vezes, as melhores ideias podem vir dos funcionários mais tímidos, que podem se sentir menos à vontade para se abrir em um ambiente de grupo se não for diretamente solicitado que compartilhem sua opinião.

Se você tiver um membro da equipe que seja bastante extrovertido e goste de falar muito, certifique-se de que ele não domine a conversa. Pergunte aos outros membros da equipe o que eles pensam sobre ideias específicas ou se têm algo a contribuir. Não há problema se eles não tiverem muito a acrescentar imediatamente, mas, só pelo fato de estar perguntando, você deixa claro que valoriza as ideias e perspectivas deles.

Dar espaço para o grupo também significa pensar além de como não há “respostas/ideias erradas”, pois alguns funcionários ainda podem sentir que sua contribuição será julgada. Em vez disso, incentive sua equipe colaborativa a fazer perguntas que levarão a uma conversa em grupo. Dessa forma, se alguém estiver nervoso com a validade de suas ideias, poderá sentir o clima para ver como o grupo responderá.

Compartilhe conhecimento com cada membro da equipe

O compartilhamento de conhecimento é a ideia de contribuir com conhecimento documentado ou não documentado com um grupo. Quando se trata de colaboração em equipe, tente incentivar os funcionários a compartilhar suas experiências e conhecimentos com todos os outros. É possível compartilhar experiências passadas com um cliente específico, descrever sucessos passados, trabalhar em documentos de processo ativos ou criar guias de estilo.

Quando os membros da equipe forem capazes de trocar informações com sucesso uns com os outros, eles poderão ganhar experiência, desenvolver ainda mais suas próprias habilidades e se sentir mais confiantes trabalhando juntos. Conhecimento é poder, o que significa que compartilhar conhecimento é empoderador!

Regra N.º 3: Invista em ferramentas de comunicação e colaboração em equipe

Investir em software é a terceira regra para estabelecer uma colaboração de equipe eficaz. Se você tem uma equipe no escritório, híbrida ou totalmente remota, as ferramentas de colaboração certas podem ajudar seus funcionários a fazerem muitas coisas:

  • Comunicar-se instantaneamente uns com os outros
  • Compartilhar cronogramas e prazos
  • Cumprir as metas do projeto
  • Discutir novas ideias
  • Acessar dados e relatórios
  • Colaborar em documentos ativos em tempo real

A maioria das ferramentas de colaboração on-line é baseada na nuvem, o que significa que você pode acessar documentos e se comunicar com sua equipe de qualquer lugar. Isso também provavelmente exigirá que você invista em software de segurança cibernética para manter os dados e a base de conhecimento da sua empresa seguros.

Quando começar a investir em software de colaboração, lembre-se de que talvez seja necessário investir em mais de uma ferramenta. Nem mesmo o melhor software de colaboração em equipe pode fazer tudo o que você precisa em uma única plataforma, por isso é melhor investir em alguns, dependendo das necessidades da sua empresa.

Áudio/videoconferência

Ter uma ferramenta de áudio/videoconferência é especialmente vital para funcionários remotos. Hoje em dia, é quase impossível conectar-se com qualquer pessoa no mundo dos negócios sem essa ferramenta de colaboração. Entrevistas, reuniões semanais, reuniões executivas e consultas com clientes são realizadas on-line, porque agora todos estão sediados em vários locais.
Alguns aplicativos, como Zoom ou Skype, são ferramentas autônomas, mas outros vêm com uma plataforma completa de várias ferramentas colaborativas. Por exemplo, uma assinatura do Microsoft 360 vem com o Teams, seu aplicativo de áudio/videoconferência, bem como um conjunto de outras ferramentas, como Word, Excel, PowerPoint e Outlook.

Aplicativos de mensagens para comunicação interna

Aplicativos de bate-papo e mensagens são ótimos para casos em que você deseja enviar uma mensagem ou pergunta rápida a um membro da equipe, mas não deseja entupir a caixa de entrada do e-mail ou fazer uma chamada. Mais importante, no entanto, as ferramentas de bate-papo e mensagens podem permitir uma melhor colaboração em equipe, ajudando os colegas a manter contato de qualquer lugar com discussões internas que permanecem em um único local.

Algumas ferramentas de áudio/videoconferência incluem mensagens instantâneas (por exemplo, Microsoft Teams, Skype), mas outros aplicativos de mensagens, como o Slack, permitem apenas chamadas de áudio. Apesar disso, tente encontrar um que permita “marcar” seus colegas para que suas caixas de entrada não sejam inundadas com mensagens ou atualizações sem importância.

Gestão de projetos

Ter uma ferramenta de gestão de projetos pode ser um divisor de águas para a colaboração em equipe. Essas ferramentas vêm com recursos básicos que permitem planejar projetos, distribuir tarefas, marcar funcionários e criar listas de tarefas. O software de gestão de projetos também pode permitir que você visualize seus projetos holisticamente, acompanhe o progresso e os orçamentos e defina marcos ou prazos.

Geralmente, cada ferramenta de gestão de projetos se especializa em algo específico, como agendamento automatizado, planejamento de projetos, equipes em crescimento, controle de tempo ou orçamento. Há uma ampla variedade de aplicativos, ferramentas e recursos de gestão de projetos por aí, portanto, certifique-se de fazer muitas pesquisas antes de investir.

Gerenciamento de conhecimento

Em geral, o compartilhamento de documentos e arquivos se enquadra na gestão do conhecimento, que permite que os funcionários compartilhem ou adquiram as informações atualizadas de que precisam para se manterem produtivos. O software de documentos e arquivamento é uma parte importante do compartilhamento de conhecimento, que discutimos na segunda regra como sendo um importante contribuinte para melhorar a colaboração da equipe.

Compartilhamento de documentos e arquivos

Aplicativos de compartilhamento de documentos, como Dropbox, Google Drive ou Microsoft OneDrive, podem ajudar toda a equipe a colaborar com documentos em tempo real. Essas ferramentas baseadas na nuvem permitem que a equipe crie, compartilhe, coedite, pesquise e até mesmo assine novos documentos.

A maioria dos aplicativos de compartilhamento de arquivos permite que você arquive e organize seus documentos, imagens ou vídeos compartilhados para que você não precise filtrar várias pastas ou sequências de e-mail antigos. Eles permitem que você carregue, baixe ou distribua arquivos de qualquer tamanho e mantenha o acesso de qualquer local.

Gestão de tempo

As ferramentas de colaboração também podem ajudar com as necessidades de gestão de tempo, como organizar e agendar tarefas, projetos e planos.

Como líder, você pode usar o software de gestão de tempo para analisar quanto tempo os projetos levam para serem concluídos, o que pode ajudá-lo a avaliar quanto tempo projetos semelhantes podem levar no futuro. Você também pode identificar gargalos e determinar se seus funcionários precisam de ajuda com base em quanto tempo estão levando para concluir uma determinada tarefa.

Dicas extras para criar equipes colaborativas

Agora que analisamos as três regras para a colaboração em equipe, veja algumas dicas adicionais para permitir a colaboração criativa, a comunicação adequada e o controle de qualidade.

Envolva toda a sua equipe sem "muitos generais"

Como mencionado na segunda etapa, você deve fazer com que sua equipe se sinta ouvida e valorizada para aumentar a motivação e a satisfação do funcionário. No entanto, deve tomar cuidado para não criar uma situação em que haja “muito general para pouco soldado”, o que significa que há muitas pessoas tentando tomar decisões para o grupo.

Se você planeja ter uma sessão de brainstorming, tente manter seus convites para pessoas que trabalharão diretamente nesse projeto. Perspectivas externas devem definitivamente ser bem-vindas, mas se muitas pessoas estiverem tentando dar sua opinião sobre algo do qual não fazem parte, você pode acabar fazendo com que os membros mais importantes da sua equipe se sintam menos valorizados.

Enquanto você estiver no comando, certifique-se de validar o esforço conjunto da sua equipe para discutir ou resolver problemas por conta própria primeiro. Então, se sua equipe se sentir presa ou precisar de mais informações, traga outros colegas para a conversa.

Não exagere nas reuniões de equipe

A colaboração no local de trabalho fatalmente significa ter várias reuniões de equipe. No entanto, a colaboração eficaz não depende apenas de fazer reuniões.

Tente não sobrecarregar a todos com reuniões de equipe a ponto de não conseguirem trabalhar ativamente nas tarefas discutidas nessas reuniões. Caso contrário, você e sua equipe acabarão falando mais e fazendo menos. Muitas reuniões também podem fazer com que os funcionários se sintam sobrecarregados se precisarem compensar suas tarefas de fato após o horário de trabalho.

Como mencionamos na terceira regra, seus esforços colaborativos devem contar com algumas ferramentas de software diferentes. Aplicativos de áudio/videoconferência são realmente importantes, mas o dinheiro gasto em outras ferramentas de colaboração pode ajudar a reduzir a quantidade de reuniões no cronograma de todos.

Liderar pelo exemplo

Uma equipe colaborativa precisa de orientação e apoio apropriados de seu líder. Ao trabalhar com seus colegas, certifique-se de que está mantendo para você os mesmos padrões e expectativas que definiu para sua equipe.

Por exemplo, não faça com que as pessoas trabalhem além do horário de trabalho esperado se você também não for ficar até mais tarde; não exija ser ouvido se você não ouve seus colegas; não crie regras ou novos processos se não estiver disposto a incorporá-los à base de conhecimento mais ampla da sua empresa.

Peça feedback

Bons líderes não devem ter medo da mudanças. Tente se adaptar a novas ideias ouvindo seus funcionários e até mesmo outras equipes sobre o que eles pensam.

Semelhante à nossa seção “muitos generais”, sabemos que você não pode agradar a todos. Mas se houver feedback coletivo entre a equipe sobre seu estilo de liderança, alguns processos gerais ou o software de colaboração que todos usam, certifique-se de analisá-lo e se adaptar conforme necessário.

Seja paciente!

Por fim, seja paciente com os resultados! Você e sua equipe podem não ver os resultados imediatamente porque a colaboração em equipe bem-sucedida é um processo lento que só mostrará seus efeitos ao longo do tempo.

A mudança pode não acontecer da noite para o dia, mas se você criar bons hábitos de colaboração em suas rotinas diárias, sua influência pode se tornar uma prática padrão e até mesmo transformar a missão, os valores e a produção da sua empresa.

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