Come scrivere un'informativa sulla privacy per il tuo sito web

Che cos'è un'informativa sulla privacy?

Un'informativa sulla privacy è una dichiarazione che descrive come un sito web raccoglie, utilizza e gestisce quelli che vengono considerati dati personali quando un visitatore del sito web condivide informazioni con l'azienda.

Questo tipo di politica deve spesso includere molte spiegazioni, tra cui descrizioni dettagliate di chi, cosa, dove, quando e perché dei processi di raccolta dei dati. Dovrebbe inoltre fornire informazioni su quali entità avranno accesso a questi dati dei consumatori, come tali informazioni vengono fisicamente gestite, per cosa vengono utilizzati i dati e la quantità di informazioni necessarie per la raccolta.

Perché il tuo sito web ha bisogno di un'informativa sulla privacy

Garantire che il design del tuo sito web preveda una pagina dedicata all'informativa sulla privacy protegge la tua azienda dalla violazione della legge e crea fiducia.

Al momento di questo articolo, non esistono leggi federali che impongano l'uso di un'informativa sulla privacy di un sito web. Tuttavia, le entità che raccolgono informazioni personali potrebbero trovarsi a rispettare le leggi statali volte a proteggere la privacy dei consumatori e le leggi sui diritti dei consumatori consentite dalla Federal Trade Commission (FTC), che regola la protezione dei dati dei consumatori negli Stati Uniti.

Basta consultare il proprio motore di ricerca su Internet per rendersi conto dei costi delle controversie sulla privacy. Indipendentemente dal fatto che l'azienda abbia ragione o meno, le spese del contenzioso sono un motivo sufficiente per adottare misure preventive in materia di privacy. Qualsiasi sito web che raccoglie ed elabora dati personali per identificare un individuo deve fornire un'informativa sulla privacy come richiesto dalle leggi internazionali.

Molti siti di terze parti, come piattaforme di vendita commerciale e altri, devono disporre di un'informativa sulla privacy, che protegga i loro interessi di terze parti. Misure di protezione come le informative sulla privacy creano un buon rapporto con i clienti e, in ultima analisi, aumentano il giro di affari, portando a maggiori profitti e entrate. In generale, disporre dell'informativa sulla privacy di un sito web è un'ottima idea per rimanere conformi a varie leggi e norme.

Leggi sulla protezione dei dati e sulla posizione

In molti Paesi sono in vigore misure di sicurezza specifiche per proteggere i dati dei consumatori. A seconda del luogo in cui un'azienda svolge la sua attività, varie leggi sulla protezione dei dati possono influire in modo significativo.

Ad esempio, il California Consumer Privacy Act conferisce ai consumatori il diritto di conoscere tutte le informazioni raccolte, dove vanno a finire i loro dati personali sensibili e come l'azienda utilizzerà le loro informazioni personali.

Questa legge prevede anche il diritto di ritirare i dati inviati e di annullare il consenso affinché nessuna delle informazioni personali venga utilizzata da una società specifica. Inoltre, la legge garantisce la protezione contro la discriminazione in risposta ai propri diritti applicabili.

Alcune delle principali leggi internazionali sulla privacy includono:

• Australia: il Privacy Act del 1988 impone a tutte le aziende australiane di offrire un'informativa sulla privacy. La legge regola la gestione delle informazioni personali, inclusa la raccolta, l'utilizzo, l'archiviazione e la divulgazione dei dati.
• Regno Unito: il Data Protection Act del 1988 richiede che qualsiasi entità che raccolga dati offra un'informativa sulla privacy. Esistono anche regole riguardanti il periodo di conservazione delle informazioni personali, il modo in cui vengono conservate e il grado in cui i dati raccolti sono pertinenti per la loro applicazione.
• Canada: il PIPEDA è il Personal Information Protection and Electronics Documents Act, che richiede a un'azienda di disporre di un'informativa sulla privacy e di utilizzare un linguaggio semplice e di facile comprensione. Impone inoltre alle aziende di essere disponibili per qualsiasi domanda.
• UE: il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) impone alle aziende che operano nell'UE di disporre di un'informativa sulla privacy che descriva come vengono trattate le informazioni personali e la base legale per il loro trattamento. Inoltre, il responsabile della protezione dei dati (DPO) o il rappresentante UE devono essere indicati nel caso in cui i consumatori vogliano ulteriori informazioni sui propri diritti.

Se hai domande sui tuoi obblighi legali, puoi contattare l'autorità locale per la protezione dei dati.

Come scrivere un'informativa sulla privacy per il tuo sito web

Quando si crea un'informativa sulla privacy, le aziende possono dover personalizzare i termini di privacy a seconda del settore.

Successivamente, un'azienda deve decidere quanto segue:

• Quali informazioni devono essere raccolte e come informare i consumatori prima di interagire con l'applicazione?
• Perché è necessario raccogliere i dati personali? Esiste una legge che richiede tali informazioni? È necessario per rendere operativo il sito o personalizzare l'esperienza del consumatore?
• Come vengono raccolti i dati? Accade principalmente attraverso i sondaggi online? Oppure la raccolta di dati avviene tramite i cookie del sito?

Inoltre, è una buona idea spiegare il rapporto tra i dati dei consumatori e i servizi di terze parti, se l'azienda condividerà le loro informazioni e se ciò sarà necessario o meno, avvisare se il contratto verrà aggiornato e se la società prevede di inviare notifiche di eventuali modifiche ai clienti. Infine, è bene descrivere come le informazioni inviate saranno protette dal punto di vista della tecnologia, ad esempio tramite tecniche di crittografia e così via.

Elenca le informazioni raccolte dal tuo sito web

È buona norma elencare le informazioni che il tuo sito web raccoglie. Ciò consente ai consumatori di vedere il tipo di dati che avrai a disposizione, permettendo loro di decidere se vogliono rimanere sul tuo sito.

Il tuo sito web raccoglierà email, indirizzo di casa o di lavoro, indirizzi IP e carte di credito? Il sito raccoglierà informazioni di identificazione personale, come nomi e cognomi, date di nascita o numeri di previdenza sociale? Verranno raccolti dati analitici, tra cui la cronologia di navigazione e i download?

Descrivi il motivo per cui raccogli queste informazioni

Il sito raccoglie informazioni per rispettare la legge? In tal caso, includi una notifica formale che indichi esattamente come e quali leggi rendono necessaria la raccolta di tali dati personali.

È per migliorare la qualità delle informazioni per ricerche e scopi simili? Aiuta il responsabile del trattamento a elaborare determinate informazioni sui propri utenti in modo da fornire eventuali diagnosi o servizi?

Elenca come il tuo sito web raccoglie queste informazioni

I siti web possono raccogliere dati personali in vari modi, il che rende questa divulgazione fondamentale. Il sito impiegherà cookie che potrebbero potenzialmente rivelare precedenti transazioni finanziarie registrate sul tuo computer, impronte digitali del browser, pixel tag e così via?

Discuti per cosa verranno utilizzati i dati

Il monitoraggio dei dati di prima parte può concentrarsi sulle azioni intraprese da un consumatore sul proprio sito web per migliorare l'esperienza o le funzioni necessarie relative al suo acquisto.

Il monitoraggio di terze parti, invece, verrà probabilmente inviato a una società di marketing, che potrebbe raccogliere informazioni per diversi siti web. Rispetto al tracciamento di prima parte, il monitoraggio di terze parti potrebbe essere più invasivo e personale.

Scrivi come informerai gli utenti dei cambiamenti all'informativa sulla privacy

Poiché il sito web dovrà rimanere coerente e aggiornato su tutte le sue informative sulla privacy, sarà necessaria una notifica regolare. Alcuni metodi includono la notifica ai clienti tramite pop-up, banner di siti web, posta, messaggi email, blog o post di notizie. Spiega sempre perché queste informative cambiano.

Fornisci agli utenti un modo per contattarti in merito alla tua informativa sulla privacy

Dovrebbero prima verificare se esistono requisiti specifici per le informative sulla privacy dei siti web. Alcune normative richiedono alle aziende di fornire le proprie informazioni di contatto per rispondere alle richieste dei clienti.

Tuttavia, anche se non è richiesto dalla legge, un indirizzo email è consigliato come metodo di contatto più elementare. È consigliabile includere un indirizzo postale e un numero di telefono. Garantire il contatto con i consumatori è un altro modo per le aziende di evitare problemi legali futuri.

Crea la tua dichiarazione sulla protezione dei dati personali

Una dichiarazione su come sono protette le informazioni inviate sarà interessante per un utente esperto di tecnologia ed è fondamentale per creare fiducia. Esistono misure di protezione del computer o metodi di sicurezza per l'archiviazione di file e dati che puoi usare nella tua informativa sulla privacy? Alcuni consumatori temono che i loro dati finiscano nelle mani di fornitori di servizi terzi, quindi puoi tranquillizzarli con queste informazioni.

Un template di informativa sulla privacy è un framework che deve essere adattato alle tue esigenze aziendali uniche, ai requisiti del settore e alle leggi applicabili. Poiché si tratta di un documento legale, si consiglia vivamente di collaborare con professionisti per la revisione e personalizzazione dell'informativa per garantire la conformità.

Errori comuni da evitare quando si scrive un'informativa sulla privacy

Le informative sulla privacy sono documenti importanti che possono suscitare fiducia nei tuoi utenti o creare rischi legali e di reputazione per la tua azienda. Molte organizzazioni, in particolare quelle che si trovano per la prima volta a redigere informative sulla privacy, spesso cadono in trappole comuni che possono comprometterne l'efficacia e la conformità.

Utilizzo di un linguaggio eccessivamente complesso piuttosto che uno semplice

Uno dei problemi più diffusi nelle informative sulla privacy è la tendenza a fare molto affidamento sulla terminologia legale e su un linguaggio tecnico complesso. Sebbene le informative sulla privacy siano effettivamente documenti legali, il loro pubblico principale è costituito da utenti medi che hanno bisogno di comprendere in che modo la tua azienda raccoglie le informazioni personali.

Quando le politiche sono scritte in un linguaggio denso e tecnico, diventano ostacoli piuttosto che strumenti di trasparenza. Molte organizzazioni credono erroneamente che un linguaggio legale complesso offra una protezione migliore quando, in realtà, una comunicazione chiara può dimostrare meglio la conformità e suscitare fiducia.

Non aggiornare l'informativa per riflettere i cambiamenti nel tuo sito web o nelle leggi

Le informative sulla privacy sono documenti vivi che devono evolversi insieme alle tue pratiche aziendali. Molte organizzazioni commettono l'errore di trattare la propria informativa sulla privacy come un documento da impostare e di cui dimenticarsi. Questo approccio può portare a seri problemi di conformità e a travisare le tue effettive pratiche di gestione dei dati.

Bisognerebbe programmare revisioni regolari e aggiornamenti almeno trimestralmente, con revisioni aggiuntive attivate da eventuali modifiche significative alle pratiche aziendali, allo stack tecnologico o alle normative pertinenti.

Ciò include l'aggiornamento dell'informativa quando implementi nuove funzionalità, utilizzi nuovi servizi di terze parti o modifichi il modo in cui tratti i dati degli utenti. Le aziende dovrebbero anche mantenere un registro chiaro di questi aggiornamenti e comunicare in modo efficace le modifiche significative ai propri utenti.

Omettere elementi chiave come cookie o strumenti di terze parti

Molte informative sulla privacy non coprono elementi tecnici come cookie, strumenti di monitoraggio e integrazioni di terze parti. Questa mancanza di coordinamento spesso deriva dalla mancanza di coordinamento tra i team legali che possono redigere l'informativa e i team tecnici che implementano questi strumenti.

I siti web moderni impiegano numerosi servizi di terze parti per dati analitici, pubblicità, funzionalità e altri scopi, ciascuno con le proprie pratiche di raccolta dei dati.

La tua informativa sulla privacy deve specificare in modo esplicito tutte le forme di raccolta dei dati, tra cui:

• I tipi di cookie che usi e le loro finalità
• Strumenti e servizi di terze parti integrati nel sito
• Meccanismi di dati analitici e monitoraggio
• Reti pubblicitarie e le loro pratiche di raccolta dati
• Integrazioni con i social e le implicazioni per la privacy degli utenti
• Qualsiasi sistema automatizzato di raccolta dati

Un'attenzione particolare deve essere prestata alla spiegazione di come questi elementi tecnici interagiscono con i dati, quali scelte l'utente ha in merito al loro utilizzo e come può controllare le proprie preferenze sulla privacy.

Non rendere l'informativa sulla privacy facilmente accessibile sul sito web

Un'informativa sulla privacy è efficace solo se gli utenti possono trovarla e accedervi facilmente. Molti siti web commettono l'errore di occultare la propria informativa sulla privacy in luoghi oscuri del sito o di renderne difficile la lettura su dispositivi diversi. La tua informativa sulla privacy dovrebbe essere:

• Raggiungibile tramite collegamento ben visibile nella tua home page e nel piè di pagina
• Accessibile da tutte le pagine del tuo sito web
• Adatta ai dispositivi mobili e facilmente leggibile su tutti i dispositivi
• Disponibile in tutte le lingue supportate dal tuo sito web
• Formattata per una facile navigazione e lettura
• Stampabile o scaricabile per consultazione offline

Inoltre, considera l'implementazione di un approccio stratificato alle informazioni sulla privacy, in cui gli utenti possono accedere rapidamente ai punti chiave pur avendo accesso a informazioni più dettagliate se necessario.

Come creare un'informativa sulla privacy di facile consultazione

Creare un’informativa sulla privacy di facile consultazione richiede un equilibrio tra conformità legale, leggibilità e accessibilità. La chiave è presentare informazioni complesse per coinvolgere gli utenti assicurandoti che comprendano i loro diritti e doveri.

Un linguaggio chiaro e conciso è fondamentale per la facilità di consultazione. Invece di scrivere: "Utilizziamo le informazioni fornite dall’utente per facilitare la comunicazione", afferma semplicemente: "Usiamo le tue informazioni di contatto per inviarti le email richieste". Questo approccio diretto aiuta gli utenti a comprendere rapidamente le pratiche salvaguardando la validità legale.

Una formattazione efficace può migliorare notevolmente la leggibilità. Prendi in considerazione la possibilità di strutturare l'informativa con chiare intestazioni e sottotitoli che guidino gli utenti verso le informazioni pertinenti.

Utilizza lo spazio bianco in modo efficace per evitare blocchi di testo eccessivi. Implementa sezioni espandibili per informazioni dettagliate, consentendo agli utenti di approfondire gli argomenti che gli interessano mantenendo un aspetto generale pulito.

Alcuni approcci di formattazione efficaci includono:

• Usare tabelle per confrontare diversi tipi di raccolta dati
• Creare diagrammi di flusso per visualizzare i processi di gestione dei dati
• Implementare un indice dei contenuti con collegamenti per facilitare la navigazione
• Includere caselle di riepilogo all'inizio di ogni sezione
• Usare icone o segnali visivi per evidenziare informazioni importanti

Le considerazioni sull'accessibilità non dovrebbero limitarsi a semplificare la ricerca dell'informativa. Assicurati che la tua informativa sulla privacy funzioni bene su tutti i dispositivi e dimensioni dello schermo. Utilizza dimensioni dei caratteri e rapporti di contrasto appropriati per una migliore leggibilità.

Valuta la possibilità di offrire più formati, come PDF scaricabili o versioni di testo normale, per soddisfare le preferenze e le esigenze degli utenti.

Come comunicare l'informativa sulla privacy agli utenti

Una comunicazione efficace della tua informativa sulla privacy è fondamentale per creare fiducia e garantire la conformità legale. Un'informativa ben scritta non ha senso se gli utenti non ne sono a conoscenza o non sono informati delle modifiche.

Quando implementi le notifiche relative all'informativa sulla privacy, valuta la possibilità di utilizzare un approccio a più livelli:

• Notifica iniziale: usa banner o pop-up chiari e visibili quando gli utenti visitano per la prima volta il sito. Dovrebbero essere progettati per essere informativi senza essere invadenti.
• Accesso continuo: mantieni un link permanente e visibile alla tua informativa sulla privacy nel piè di pagina del tuo sito web.

• Riferimenti contestuali: includi link all'informativa sulla privacy nei punti chiave dell'interazione, come:

  • Moduli di registrazione
  • Iscrizioni alla newsletter
  • Processi di pagamento
  • Moduli di contatto
  • Pagine delle Impostazioni account

Quando comunichi aggiornamenti alla tua informativa sulla privacy, la trasparenza è fondamentale. Sviluppa una strategia chiara per notificare agli utenti le modifiche:

• Invia notifiche email che spiegano le modifiche significative
• Utilizza le notifiche in-app o sul sito web per evidenziare gli aggiornamenti
• Mantieni un registro delle modifiche all'interno del documento dell'informativa
• Fornisci strumenti di confronto per mostrare cosa è cambiato
• Dai agli utenti il tempo adeguato per rivedere le modifiche prima che diventino effettive.

Esempi reali di informative sulla privacy efficaci

Esaminare le informative sulla privacy efficaci delle aziende leader può fornire dati approfonditi per la creazione della tua informativa. Diamo un'occhiata ad alcuni esempi degni di nota:

Informativa sulla privacy di Google

L'informativa sulla privacy di Google si distingue per la sua struttura chiara e gli elementi interattivi. Usa efficacemente:

• Presentazione delle informazioni a più livelli
• Esempi interattivi
• Spiegazioni in linguaggio semplice di concetti complessi
• Navigazione chiara tra argomenti correlati

Informativa sulla privacy di Mailchimp

L'approccio di Mailchimp dimostra come bilanciare una copertura completa con l'accessibilità:

• Design pulito e minimalista
• Chiare suddivisioni delle sezioni
• Esempi pratici di utilizzo dei dati
• Spiegazioni chiare di concetti tecnici

Le piccole imprese e le startup possono adattare questi esempi aziendali concentrandosi sulla trasparenza delle pratiche attuali, utilizzando un linguaggio chiaro e diretto, implementando una navigazione semplice ma efficace e revisioni e aggiornamenti regolari man mano che l'azienda cresce.

L'aspetto fondamentale che emerge da questi esempi è che le informative sulla privacy efficaci danno la priorità alla comprensione degli utenti, pur mantenendo la conformità legale.

Le piccole imprese possono trarre vantaggio dallo studio di questi esempi ricordando di adattare la complessità alle loro esigenze. Concentrati sulla copertura completa delle pratiche effettive piuttosto che cercare di eguagliare l'ambito esaustivo delle organizzazioni più grandi.

Conformità all'informativa sulla privacy

Se raccogli informazioni presso la tua azienda, un'informativa sulla privacy può dimostrare a chi interagisce con il tuo brand che prendi sul serio la protezione dei dati. Pertanto, potrebbero considerare la tua organizzazione più affidabile, il che può influenzare i consumatori a tuo favore. Quando crei un'informativa sulla privacy per il tuo sito web, tieni a mente quanto sopra.

Oltre alle clausole sulla privacy, ci sono molti modi per tenere al sicuro le informazioni dei consumatori. Mailchimp utilizza una sicurezza fisica 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con scanner biometrici, la tecnologia più avanzata per proteggere i dati e la mitigazione DDOS in tutti i data center. Ha anche un piano di continuità delle infrastrutture in caso di attacco nucleare. Tutti i dati vengono inoltre tenuti separati per evitare la corruzione.

Sebbene non possiamo fornire una consulenza legale o un esempio di informativa sulla privacy, ti aiutiamo a visualizzare facilmente i termini sulla privacy sul tuo sito web Mailchimp.

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Punti chiave da ricordare

• Un'informativa sulla privacy completa è essenziale per la conformità legale e per suscitare fiducia negli utenti.
• La tua informativa deve utilizzare un linguaggio chiaro, dettagliare tutti i metodi di raccolta dei dati e rimanere facilmente accessibile sul sito web.
• Aggiornamenti regolari e una comunicazione trasparente sui cambiamenti aiutano a mantenere l'informativa efficace.
• Le informative di successo bilanciano i requisiti legali con una presentazione intuitiva e spiegazioni chiare dei concetti tecnici.

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