Definisci gli obiettivi della tua email
Prima di cominciare a scrivere la tua email, può essere utile dedicare un po’ di tempo a definirne gli obiettivi. Cosa vuoi ottenere con questa email? Quali sono i punti principali che vuoi comunicare? E come puoi ottenere questo scopo in modo conciso? Capire gli obiettivi della tua email può aiutarti a scriverla in modo molto più rapido ed efficace.
Considera le esigenze del pubblico
C’è un motivo per cui non basta solo copiare e incollare le tue email e inviarle in massa. Devi cambiare il tono di voce nella tua email per adattarlo a ogni singolo pubblico. Ad esempio, il tono che usi con il tuo capo sarà molto diverso dal tono che usi con un collega con cui hai rapporto molto ravvicinato. Devi considerare le esigenze del tuo pubblico e scrivere al livello di lettura appropriato. Se hai intenzione di usare dati di supporto nella tua email, assicurati che corrispondano anche al pubblico.
Crea un’introduzione convincente
L’introduzione della mail deve attirare immediatamente l’attenzione del lettore e indurlo a continuare a leggere. La tua introduzione deve essere specifica per la persona a cui la indirizzi. Mantenere il lettore coinvolto è un elemento importante di un email marketing efficace. È importante che il lettore senta che l’email è stata scritta appositamente per lui, anche se viene inviata a più persone. Apri le email informali con un tono più caldo, mentre adotta un tono più neutro e professionale quando scrivi a un nuovo cliente o a un fornitore.
La sintesi è fondamentale
Nessuno vuole passare metà della giornata a leggere le email. Assicurati che la tua email sia quanto più concisa possibile, senza tralasciare informazioni importanti, e punta a dire di più con meno parole. Puoi ottenere questo obiettivo con elenchi puntati o aggiungendo immagini per suddividere il testo. Il design della tua email è fondamentale perché consente al lettore di navigare correttamente i contenuti. Se un’email è più breve e include immagini, il destinatario sarà più propenso a leggere l’intero messaggio, piuttosto che limitarsi a scorrerlo velocemente.
Rispetta le regole dell’etichetta
Le tue email devono risultare amichevoli ed educate senza essere troppo casual. Al tempo stesso, è anche importante non dare l’impressione che ti prendi troppo sul serio. Assicurati di includere un saluto cordiale all’inizio e alla fine della tua email. Inoltre, cerca di non inviare email molto presto al mattino o a fine giornata. Presta attenzione alla vita personale del destinatario.
Attieniti a un solo argomento
Se nelle tue email vuoi affrontare più argomenti, evita di includerli tutti nello stesso messaggio. Ciò può confondere le idee al destinatario e renderlo meno propenso a rispondere. Piuttosto, distribuisci le email in modo che vengano inviate in momenti diversi affinché il lettore non si senta intimidito.
Rileggi
L’errore più grande che puoi commettere è non rileggere il contenuto dell’email o verificare l’indirizzo email prima di inviarla. A prescindere da quante ne hai già inviate oggi, rileggi sempre le tue email, soprattutto se sono in un’altra lingua. Bastano un paio di minuti per verificare che non siano presenti errori di ortografia e grammatica che possono avere un impatto molto negativo su di te o sulla tua attività. Un’email perfetta può fare la differenza nelle tue relazioni professionali.
Pianifica le tue email
Se hai intenzione di inviare più email contemporaneamente, è importante che queste siano programmate. Non solo ciò semplifica il tuo lavoro perché non devi più effettuare l’accesso e inviare individualmente un sacco di email, ma inoltre ti garantisce anche che le email vengano inviate al momento giusto. La maggior parte delle persone tende a controllare l’email poco dopo il risveglio, quindi la pianificazione delle email al mattino può essere una buona scelta. Tuttavia, assicurati di prendere in considerazione i diversi fusi orari in modo da non inviare un’email alle cinque del mattino a un utente che vive in un fuso orario diverso.
Mantieni il contatto
Non è raro che un lettore si dimentichi di un’offerta, soprattutto se riceve centinaia di email al giorno. Tuttavia, come regola generale, devi aspettare due giorni lavorativi prima di inviare un’email di follow-up. Se mandi un altro messaggio prima di questo intervallo, l’utente potrebbe decidere di annullare l’iscrizione alle tue email.
Accetta il fatto che è necessario procedere per tentativi
Probabilmente ci vorranno un po’ di tentativi prima che tu impari come scrivere un’email efficace. Non c’è motivo di scoraggiarsi, però! Capire come scrivere email efficaci è un processo e in men che non si dica anche tu lo padroneggerai. Mentre impari, puoi provare l’A/B test dell’email, che essenzialmente prevede l’invio di una variante di un’email a un utente e di una variante diversa a un altro utente. Ciò ti permette di capire quale tipo di email funziona meglio.
