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Come scrivere un'email aziendale: Formato e migliori pratiche

Scrivere un’email convincente aumenta i tassi di apertura e incoraggia la conversione. Scopri i suggerimenti per un’email professionale che i tuoi clienti vorranno leggere.

Per la maggior parte delle persone, scrivere email fa parte della vita quotidiana. Che tu scriva email a colleghi o clienti, è importante che tu coinvolga il lettore e illustri in maniera chiara come vuoi che questo risponda.

Scrivere un’email, però, può essere complicato. È necessario catturare l’attenzione del lettore e trattenerla per un periodo di tempo sufficiente affinché questi legga l’intera email dall’inizio alla fine. Il tasso medio di apertura delle email per tutti i settori è del 21,33%, il che significa che la maggior parte delle email inviate non viene letta. Quindi, come si crea un’email che il destinatario avrà voglia di aprire e leggere?

Discutiamo i componenti dell’email che devi includere in ogni email che invii, i suggerimenti su come scrivere email professionali in modo efficace e altro ancora.

Formato email: quattro componenti essenziali

In genere, c’è un formato email di base da seguire quando scrivi messaggi per qualsiasi occasione. Ogni email deve contenere i seguenti 4 componenti:

Oggetto

La riga dell’oggetto è probabilmente una delle parti più importanti di un’email. È la prima cosa che la persona legge e imposta il tono dell’intero messaggio. L’assenza di oggetto potrebbe disincentivare il destinatario ad aprire l’email. Quindi, se vuoi inviare un’email efficace, hai bisogno di un buon oggetto che fornisca informazioni preliminari sul suo contenuto.

Questo deve essere breve e conciso, ma abbastanza interessante da indurre il lettore ad aprire effettivamente l’email. Un altro aspetto fondamentale è usare una grammatica impeccabile ed evitare i refusi. Ricorda: senza un oggetto forte, il lettore probabilmente non aprirà l’email. Hai bisogno di aiuto? Dai un’occhiata alla nostra Guida all’oggetto per trovare ispirazione.

Formula di saluto

La formula di saluto in un’email non deve essere troppo lunga o stravagante. L’importante è salutare il tuo pubblico in modo piacevole.

Ecco alcuni esempi di saluto introduttivo per iniziare:

  • [Recipient Name]
  • Gentile [Recipient Name]
  • Ciao a tutti
  • Ciao team

Scegli la formula di saluto in base al rapporto di confidenza che hai con il destinatario o i destinatari, tenendo conto anche delle finalità della email.

Corpo

Il corpo dell’email è la parte che ti permette di arrivare allo scopo del tuo messaggio e consente al destinatario di acquisire le informazioni che stai trasferendo.

Se hai coinvolto un lettore abbastanza da spingerlo a leggere il corpo di un’email, significa che stai facendo un buon lavoro. Ora è importante mantenere lo slancio e scrivere anche un buon corpo. Assicurati che il corpo sia chiaro e conciso e menziona lo scopo specifico dell’email quanto prima possibile. Se puoi, cerca di limitare il corpo dell’email a un paio di frasi, invitando il destinatario a chiedere ulteriori informazioni qualora fosse necessario.

Conclusione

La conclusione di un’email deve essere amichevole e semplice in modo da terminare il messaggio in maniera positiva. Alcuni esempi di frasi di congedo adatte sono:

  • Grazie
  • A presto
  • Cordiali saluti
  • Un caro saluto
  • Un abbraccio

La tua conclusione deve anche fornire un’azione chiara che vuoi che il tuo cliente o collega intraprenda. Non aver timore di fornire informazioni aggiuntive in chiusura del corpo della mail. Per esempio puoi richiedere la conferma di lettura email quando si tratta di comunicazioni importanti, chiedere di rispondere entro poche ore in caso di email di sollecito di pagamento, invitare a fissare una chiamata di approfondimento se invii un’e-mail di collaborazione.

Dieci suggerimenti per creare un’email efficace

Esistono dei suggerimenti chiave che possono rendere le tue email più efficaci, dalla definizione dei tuoi obiettivi alla scrittura per il tuo pubblico. Di seguito, ti offriamo alcuni suggerimenti per sfruttare al massimo le tue campagne email:

Definisci gli obiettivi della tua email

Prima di cominciare a scrivere la tua email, può essere utile dedicare un po’ di tempo a definirne gli obiettivi. Cosa vuoi ottenere con questa email? Quali sono i punti principali che vuoi comunicare? E come puoi ottenere questo scopo in modo conciso? Capire gli obiettivi della tua email può aiutarti a scriverla in modo molto più rapido ed efficace.

Considera le esigenze del pubblico

C’è un motivo per cui non basta solo copiare e incollare le tue email e inviarle in massa. Devi cambiare il tono di voce nella tua email per adattarlo a ogni singolo pubblico. Ad esempio, il tono che usi con il tuo capo sarà molto diverso dal tono che usi con un collega con cui hai rapporto molto ravvicinato. Devi considerare le esigenze del tuo pubblico e scrivere al livello di lettura appropriato. Se hai intenzione di usare dati di supporto nella tua email, assicurati che corrispondano anche al pubblico.

Crea un’introduzione convincente

L’introduzione della mail deve attirare immediatamente l’attenzione del lettore e indurlo a continuare a leggere. La tua introduzione deve essere specifica per la persona a cui la indirizzi. Mantenere il lettore coinvolto è un elemento importante di un email marketing efficace. È importante che il lettore senta che l’email è stata scritta appositamente per lui, anche se viene inviata a più persone. Apri le email informali con un tono più caldo, mentre adotta un tono più neutro e professionale quando scrivi a un nuovo cliente o a un fornitore.

La sintesi è fondamentale

Nessuno vuole passare metà della giornata a leggere le email. Assicurati che la tua email sia quanto più concisa possibile, senza tralasciare informazioni importanti, e punta a dire di più con meno parole. Puoi ottenere questo obiettivo con elenchi puntati o aggiungendo immagini per suddividere il testo. Il design della tua email è fondamentale perché consente al lettore di navigare correttamente i contenuti. Se un’email è più breve e include immagini, il destinatario sarà più propenso a leggere l’intero messaggio, piuttosto che limitarsi a scorrerlo velocemente.

Rispetta le regole dell’etichetta

Le tue email devono risultare amichevoli ed educate senza essere troppo casual. Al tempo stesso, è anche importante non dare l’impressione che ti prendi troppo sul serio. Assicurati di includere un saluto cordiale all’inizio e alla fine della tua email. Inoltre, cerca di non inviare email molto presto al mattino o a fine giornata. Presta attenzione alla vita personale del destinatario.

Attieniti a un solo argomento

Se nelle tue email vuoi affrontare più argomenti, evita di includerli tutti nello stesso messaggio. Ciò può confondere le idee al destinatario e renderlo meno propenso a rispondere. Piuttosto, distribuisci le email in modo che vengano inviate in momenti diversi affinché il lettore non si senta intimidito.

Rileggi

L’errore più grande che puoi commettere è non rileggere il contenuto dell’email o verificare l’indirizzo email prima di inviarla. A prescindere da quante ne hai già inviate oggi, rileggi sempre le tue email, soprattutto se sono in un’altra lingua. Bastano un paio di minuti per verificare che non siano presenti errori di ortografia e grammatica che possono avere un impatto molto negativo su di te o sulla tua attività. Un’email perfetta può fare la differenza nelle tue relazioni professionali.

Pianifica le tue email

Se hai intenzione di inviare più email contemporaneamente, è importante che queste siano programmate. Non solo ciò semplifica il tuo lavoro perché non devi più effettuare l’accesso e inviare individualmente un sacco di email, ma inoltre ti garantisce anche che le email vengano inviate al momento giusto. La maggior parte delle persone tende a controllare l’email poco dopo il risveglio, quindi la pianificazione delle email al mattino può essere una buona scelta. Tuttavia, assicurati di prendere in considerazione i diversi fusi orari in modo da non inviare un’email alle cinque del mattino a un utente che vive in un fuso orario diverso.

Mantieni il contatto

Non è raro che un lettore si dimentichi di un’offerta, soprattutto se riceve centinaia di email al giorno. Tuttavia, come regola generale, devi aspettare due giorni lavorativi prima di inviare un’email di follow-up. Se mandi un altro messaggio prima di questo intervallo, l’utente potrebbe decidere di annullare l’iscrizione alle tue email.

Accetta il fatto che è necessario procedere per tentativi

Probabilmente ci vorranno un po’ di tentativi prima che tu impari come scrivere un’email efficace. Non c’è motivo di scoraggiarsi, però! Capire come scrivere email efficaci è un processo e in men che non si dica anche tu lo padroneggerai. Mentre impari, puoi provare l’A/B test dell’email, che essenzialmente prevede l’invio di una variante di un’email a un utente e di una variante diversa a un altro utente. Ciò ti permette di capire quale tipo di email funziona meglio.

Invia email più efficaci

Scrivere una buona email non è facile come buttare giù i tuoi pensieri e fare clic su Invia. Ci vuole molto di più per interagire con i tuoi lettori e invogliarli a fare ciò che chiedi. Ma sapere come scrivere un’email è fondamentale sia per la tua vita personale che professionale e puoi usare Mailchimp per avere supporto lungo il percorso.

Mailchimp è una piattaforma di marketing all-in-one con potenti funzionalità che ti aiutano a creare, gestire e inviare facilmente campagne di email marketing. Mailchimp può assisterti in tutto, dalla gestione del pubblico alla progettazione dei messaggi, in modo da creare un’email che sia perfettamente adatta al tuo destinatario. Dai un’occhiata a Mailchimp per trasformare il modo in cui invii email.

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