Antes de realmente escrever seu e-mail, pode ser útil reservar algum tempo para definir suas metas de e-mail. O que deseja alcançar com esse e-mail? Quais são os principais pontos que deseja abordar? E como fazer isso de forma concisa? Descobrir as metas do seu e-mail pode ajudar a escrever seu e-mail de forma muito mais rápida e eficaz.
Leve em consideração as necessidades do seu público
Existe um motivo pelo qual você não pode apenas copiar e colar seus e-mails e enviar em massa. Na verdade, você precisa mudar o tom de voz em seu e-mail para se adequar a cada público individual. Por exemplo, o tom que você usa com seu chefe é muito diferente daquele que usa com um colega próximo. Você deve considerar as necessidades do seu público e escrever no nível de leitura adequado para ele. Se for usar algum dado de suporte em seu e-mail, verifique se ele também corresponde ao público.
Crie uma introdução atraente
Sua introdução deve chamar imediatamente a atenção do leitor e motivá-lo a continuar lendo. Sua introdução deve ser específica para a pessoa para quem você está escrevendo. Manter seu leitor envolvido é uma parte importante do marketing por e-mail eficaz. Você deseja que o leitor sinta que o e-mail foi escrito especificamente para ele, mesmo que esteja sendo enviado para várias pessoas.
Seja conciso
Ninguém quer passar metade do dia lendo e-mails. Mantenha seu e-mail o mais conciso possível, sem omitir informações importantes, e procure dizer mais com menos palavras. Você pode fazer isso com marcadores ou adicionando recursos visuais para dividir o texto. O design do seu e-mail é crucial porque permite que o leitor navegue corretamente pelo conteúdo. Se um e-mail for mais curto e incluir imagens, é provável que o destinatário leia o texto inteiro em vez de apenas passar os olhos por ele.
Use etiqueta apropriada
Você quer parecer amigável e educado em seus e-mails, mas não casual demais. E, ao mesmo tempo, não quer parecer muito sério. Apenas lembre-se de incluir uma saudação e um encerramento simpáticos em seu e-mail. Além disso, não envie um e-mail em uma hora do dia que seja cedo ou tarde demais. Tenha consideração pela vida pessoal do destinatário.
Atenha-se a um assunto
Se você tiver vários assuntos que deseja abordar em seu e-mail, evite incluir todos eles no mesmo e-mail. Isso pode tornar a leitura confusa para o destinatário e pode diminuir a probabilidade de ele responder. Em vez disso, organize os e-mails a serem enviados em intervalos e horários diferentes para que fique menos desencorajador para o leitor.
Revise
O maior erro que se pode cometer é não revisar seu e-mail antes de clicar em "Enviar". Não importa quantos e-mails você enviou durante o dia, sempre revise. Reserve alguns minutos para verificar se há erros ortográficos e gramaticais, pois eles podem manchar a sua imagem ou a da sua empresa.
Agende seus e-mails em massa
Se planeja enviar vários e-mails de uma vez, é importante agendá–los. Isso não apenas torna tudo muito mais fácil porque você não precisa enviar vários e-mails individualmente, mas também garante que eles sejam enviados na hora certa. A maioria das pessoas tende a dar uma olhada em seus e-mails logo após acordar, portanto, agendar envios de e-mails em massa pela manhã pode ser o ideal. No entanto, leve em consideração os diferentes fusos horários para não enviar um e-mail às cinco da manhã para alguém que mora em outra parte do país.
Faça um acompanhamento
Não é incomum que um leitor se esqueça de uma oferta sua, especialmente se estiver recebendo centenas de e-mails por dia. Mas, como regra geral, você deve esperar dois dias úteis para enviar um e-mail de acompanhamento. Enviar algo antes disso pode fazer com que o cliente cancele o recebimento de seus e-mails.
Adote o método de tentativa e erro
Provavelmente serão necessárias algumas tentativas e erros antes de você descobrir como redigir um e-mail eficaz. Mas não deixe isso desanimar você! Compreender como redigir e-mails de maneira eficaz é uma curva de aprendizado e, uma hora, você pegará o jeito. E enquanto você está aprendendo, pode experimentar o teste A/B de e-mail, que é essencialmente o processo de enviar uma variação de um e-mail para uma pessoa e uma variação diferente para outra. Isso ajudará a ter uma ideia de que tipo de e-mail funciona melhor.
