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So schreibst du eine gute E‑Mail

Eine überzeugende E‑Mail kann deine Öffnungsraten erhöhen und Konversion fördern. Hier, wichtige Tipps zum Verfassen professioneller E‑Mails, die deine Kunden lesen werden.

Für die meisten Menschen ist das Schreiben von E-Mails Teil des Alltags. Ganz gleich, ob du E-Mails an Teammitglieder, Kunden oder Klientel schreibst, es ist wichtig, dass du deine Leser ansprichst und ihnen klar machst, was sie daraufhin tun sollen.

Aber das Schreiben einer E-Mail kann kniffelig sein. Du musst die Aufmerksamkeit der Leser erregen und sie so lange halten, dass sie die gesamte E-Mail von Anfang bis Ende lesen. Die durchschnittliche Öffnungsrate von E-Mails in allen Branchen beträgt 21,33 %, was bedeutet, dass die Mehrheit der versendeten E-Mails nicht gelesen wird. Wie erstellst du also eine E-Mail, die die Person, die sie empfängt, tatsächlich öffnen und lesen wird?

Besprechen wir doch einmal, welche Komponenten in jeder E-Mail, die du versendest, enthalten sein sollten, Tipps, wie du professionelle E-Mails auf effektive Weise schreibst und vieles mehr.

E-Mail-Format: 4 wesentliche E-Mail-Komponenten

Es gibt ein grundlegendes Format für eine E-Mail, das du beim Verfassen von E-Mails für jeden Anlass befolgen solltest. Jede E-Mail sollte die folgenden vier Komponenten enthalten:

Betreffzeile

Die Betreffzeile ist wohl einer der wichtigsten Teile einer E-Mail. Sie ist das Erste, was die entsprechende Person liest, und sie setzt den Ton für den Rest der E-Mail. Wenn du also eine gute E-Mail senden möchtest, brauchst du eine gute Betreffzeile. Deine Betreffzeile sollte kurz und auf den Punkt gebracht sein, aber auch interessant genug, um den Leser dazu zu bewegen, die E-Mail tatsächlich zu öffnen. Es ist auch wichtig, dass alles in der Betreffzeile richtig geschrieben wird und perfekte Grammatik verwendet wird. Denke daran: Wenn du keine starke Betreffzeile hast, wird der Leser die E-Mail wahrscheinlich nicht einmal öffnen. Brauchst du Hilfe? In unserem Subject Line Helper kannst du Inspiration finden.

Anrede

Die Anrede in einer E-Mail muss nicht langwierig oder extravagant sein. Du möchtest deine Zielgruppe einfach nur auf eine nette Weise begrüßen und anerkennen.

Hier sind einige Beispiele für Anreden, die dir den Einstieg erleichtern:

  • [Recipient Name]
  • Liebe/r [Recipient Name]
  • Hallo
  • Hallo Team

Text

Im Haupttext der E-Mail gehst du ausführlich auf den Zweck deiner Nachricht ein. Wenn du Leser so sehr gefesselt hast, dass sie den Haupttext einer E-Mail erreichen, hast du gute Arbeit geleistet. Deshalb ist es wichtig, die Dynamik aufrechtzuerhalten und auch einen guten Haupttext zu verfassen. Halte den Text klar und prägnant und erwähne deinen spezifischen Zweck der E-Mail gleich zu Beginn. Wenn möglich, solltest du versuchen, den Haupttext der E-Mail auf ein paar Sätze zu beschränken.

Abschluss

Der Abschluss einer E-Mail sollte nur etwas Freundliches und Schlichtes sein, das die E-Mail mit einer positiven Note beendet. Einige Beispiele für gute Abschlüsse sind:

  • Danke
  • Beste Grüße
  • Viele Grüße
  • Freundliche Grüße
  • Mach’s gut!

Dein Abschluss sollte auch eine klare Handlungsaufforderung enthalten, die du deiner Kundschaft nahelegen möchtest.

10 Tipps zum Erstellen einer effektiven E-Mail

Es gibt ein paar entscheidende Tipps, mit denen deine E-Mails effektiver werden können. Von der Festlegung deiner Ziele bis hin zum Schreiben für deine Zielgruppe – die folgenden Tipps können dir helfen, das Beste aus deinen E-Mail-Kampagnen herauszuholen:

Bestimme deine E-Mail-Ziele

Bevor du tatsächlich deine E-Mail schreibst, könnte es hilfreich sein, sich etwas Zeit zu nehmen und deine E-Mail-Ziele zu bestimmen. Was möchtest du mit dieser E-Mail erreichen? Was sind die wichtigsten Punkte, die du vermitteln möchtest? Und wie kannst du das auf prägnante Weise tun? Wenn du dir über die Ziele deiner E-Mail im Klaren bist, kannst du deine E-Mail viel schneller und effektiver schreiben.

Berücksichtige die Bedürfnisse deiner Zielgruppe

Es hat seinen Grund, warum du deine E-Mails nicht einfach kopieren und einfügen und als Massensendung versenden kannst. Für jede einzelne Zielgruppe musst du den Umgangston in deiner E-Mail entsprechend anpassen. Dein Umgangston gegenüber deinem Chef wird beispielsweise deutlich anders klingen als der gegenüber einem dir vertrauten Teammitglied. Du musst die Bedürfnisse deiner Zielgruppe berücksichtigen und auf dem für sie angemessenen Leseniveau schreiben. Wenn du in deiner E-Mail unterstützende Daten einsetzt, solltest du sicherstellen, dass diese auch auf die Zielgruppe abgestimmt sind.

Formuliere eine überzeugende Einführung

Deine Einführung sollte die Aufmerksamkeit der Leser direkt erregen und sie dazu animieren, weiterzulesen. Deine Einführung sollte individuell auf die Person zugeschnitten sein, an die du sie richtest. Ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven E-Mail-Marketings ist es, deine Leser bei der Stange zu halten. Du möchtest, dass die Person, die deine E-Mail liest, das Gefühl hat, dass sie persönlich an sie gerichtet ist, auch wenn der Versand an mehrere Personen erfolgt.

Formuliere klar und präzise

Niemand hat Lust, den halben Tag mit dem Durcharbeiten von E-Mails zu verbringen. Halte deine E-Mail möglichst prägnant, ohne wichtige Informationen auszulassen, und versuche, mit weniger Worten mehr zu sagen. Du kannst dies mit Aufzählungspunkten oder mit Abbildungen erreichen, die den Text auflockern. Dein E-Mail-Design ist von entscheidender Bedeutung, denn es erleichtert den Lesern das Navigieren durch den Inhalt. Wenn eine E-Mail kürzer ist und Abbildungen enthält, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Person, die sie erhält, sie auch komplett durchliest und nicht nur überfliegt.

Angemessene Umgangsformen sind wichtig

Du solltest in deinen E-Mails einen freundlichen und höflichen, aber nicht zu nonchalanten Eindruck hinterlassen. Und gleichzeitig solltest du nicht zu ernst klingen. Denke daran, dass sowohl deine Anrede als auch deine Schlussformel freundlich formuliert sein sollten. Achte außerdem darauf, dass du deine E-Mail nicht zu früh oder zu spät am Tag versendest. Nimm Rücksicht auf das Privatleben der Person, die du anschreibst.

Bleib bei einem Thema

Willst du mehrere Themen in deiner E-Mail ansprechen, vermeide es, sie alle in dieselbe E-Mail aufzunehmen. Das kann für die Empfänger unübersichtlich werden und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass sie reagieren. Verteile den Versand der E-Mails stattdessen auf verschiedene Zeitpunkte, damit deine Leserschaft nicht überfordert wird.

Korrekturlesen

Der größte Fehler, den du machen kannst, ist, deine E-Mail nicht Korrektur zu lesen, bevor du auf „Senden“ klickst. Es spielt keine Rolle, wie viele E-Mails du am Tag versendet hast: Lies deine E-Mails ausnahmslos Korrektur. Nimm dir ein paar Minuten Zeit, um auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu achten, denn diese können ein schlechtes Licht auf dich oder dein Geschäft werfen.

Deine E-Mail-Blasts im Voraus planen

Wenn du vorhast, mehrere E-Mails gleichzeitig zu versenden, ist es wichtig, sie im Voraus einzuplanen. Das macht es nicht nur viel einfacher, weil du nicht jede E-Mail einzeln versenden musst, sondern es stellt auch sicher, dass das Timing stimmt, wann sie gesendet werden. Die meisten Leute neigen dazu, ihre E-Mails kurz nach dem Aufwachen abzurufen, daher erscheint es ideal, E-Mail-Blasts für den Morgen einzuplanen. Berücksichtige aber unbedingt die unterschiedlichen Zeitzonen, damit du nicht um fünf Uhr morgens eine E-Mail sendest.

Nachverfolgen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Leser ein von dir unterbreitetes Angebot vergessen, besonders wenn sie Hunderte von E-Mails pro Tag erhalten. Als Faustregel gilt jedoch, dass du zwei Werktage warten solltest, bevor du eine Follow-up-E-Mail sendest. Wenn du sie eher versendest, kann es vorkommen, dass sich Kunden von deinen E-Mails abmelden.

Akzeptiere Versuch und Irrtum

Es braucht wahrscheinlich ein wenig Versuch und Irrtum, bis du herausfindest, wie du eine wirkungsvolle E-Mail schreiben kannst. Aber lass dich davon nicht abschrecken! Ein Verständnis für das effektive Verfassen von E-Mails ist eine Lernkurve. Du wirst den Dreh schon noch rauskriegen. Und während du dabei bist, zu lernen, kannst du E-Mail-A/B-Tests ausprobieren, bei denen du eine Variante einer E-Mail an eine Person und eine andere Variante an eine andere Person versendest. So erhältst du eine Vorstellung davon, welche Art von E-Mail am besten funktioniert.

Beginne, bessere E-Mails zu versenden

Eine gute E-Mail zu schreiben, ist nicht so einfach, wie nur Gedanken niederzuschreiben und auf „Senden“ zu klicken. Es braucht viel mehr als das, um mit deinen Lesern in Kontakt zu treten und sie dazu zu bringen, das zu tun, wozu du sie aufforderst. Aber zu wissen, wie du eine E-Mail schreibst, ist sowohl für dein Privat- als auch für dein Berufsleben entscheidend, und du kannst MailChimp nutzen, um dir bei diesem Prozess zu helfen.

Mailchimp ist eine All-in-one-Marketingplattform mit leistungsstarken Features, mit denen du E-Mail-Marketingkampagnen einfach erstellen, verwalten und versenden kannst. MailChimp kann bei allem helfen, vom Zielgruppenmanagement bis hin zum E-Mail-Design, sodass du eine E-Mail erstellen kannst, die perfekt auf die Person, die die E-Mail empfängt, zugeschnitten ist. Sieh dir MailChimp und die neuen Möglichkeiten an, die dir hier für den Versand von E-Mails geboten werden.

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