Bestimme deine E-Mail-Ziele
Bevor du tatsächlich deine E-Mail schreibst, könnte es hilfreich sein, sich etwas Zeit zu nehmen und deine E-Mail-Ziele zu bestimmen. Was möchtest du mit dieser E-Mail erreichen? Was sind die wichtigsten Punkte, die du vermitteln möchtest? Und wie kannst du das auf prägnante Weise tun? Wenn du dir über die Ziele deiner E-Mail im Klaren bist, kannst du deine E-Mail viel schneller und effektiver schreiben.
Berücksichtige die Bedürfnisse deiner Zielgruppe
Es hat seinen Grund, warum du deine E-Mails nicht einfach kopieren und einfügen und als Massensendung versenden kannst. Für jede einzelne Zielgruppe musst du den Umgangston in deiner E-Mail entsprechend anpassen. Dein Umgangston gegenüber deinem Chef wird beispielsweise deutlich anders klingen als der gegenüber einem dir vertrauten Teammitglied. Du musst die Bedürfnisse deiner Zielgruppe berücksichtigen und auf dem für sie angemessenen Leseniveau schreiben. Wenn du in deiner E-Mail unterstützende Daten einsetzt, solltest du sicherstellen, dass diese auch auf die Zielgruppe abgestimmt sind.
Deine Einführung sollte die Aufmerksamkeit der Leser direkt erregen und sie dazu animieren, weiterzulesen. Deine Einführung sollte individuell auf die Person zugeschnitten sein, an die du sie richtest. Ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven E-Mail-Marketings ist es, deine Leser bei der Stange zu halten. Du möchtest, dass die Person, die deine E-Mail liest, das Gefühl hat, dass sie persönlich an sie gerichtet ist, auch wenn der Versand an mehrere Personen erfolgt.
Niemand hat Lust, den halben Tag mit dem Durcharbeiten von E-Mails zu verbringen. Halte deine E-Mail möglichst prägnant, ohne wichtige Informationen auszulassen, und versuche, mit weniger Worten mehr zu sagen. Du kannst dies mit Aufzählungspunkten oder mit Abbildungen erreichen, die den Text auflockern. Dein E-Mail-Design ist von entscheidender Bedeutung, denn es erleichtert den Lesern das Navigieren durch den Inhalt. Wenn eine E-Mail kürzer ist und Abbildungen enthält, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Person, die sie erhält, sie auch komplett durchliest und nicht nur überfliegt.
Du solltest in deinen E-Mails einen freundlichen und höflichen, aber nicht zu nonchalanten Eindruck hinterlassen. Und gleichzeitig solltest du nicht zu ernst klingen. Denke daran, dass sowohl deine Anrede als auch deine Schlussformel freundlich formuliert sein sollten. Achte außerdem darauf, dass du deine E-Mail nicht zu früh oder zu spät am Tag versendest. Nimm Rücksicht auf das Privatleben der Person, die du anschreibst.
Bleib bei einem Thema
Willst du mehrere Themen in deiner E-Mail ansprechen, vermeide es, sie alle in dieselbe E-Mail aufzunehmen. Das kann für die Empfänger unübersichtlich werden und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass sie reagieren. Verteile den Versand der E-Mails stattdessen auf verschiedene Zeitpunkte, damit deine Leserschaft nicht überfordert wird.
Korrekturlesen
Der größte Fehler, den du machen kannst, ist, deine E-Mail nicht Korrektur zu lesen, bevor du auf „Senden“ klickst. Es spielt keine Rolle, wie viele E-Mails du am Tag versendet hast: Lies deine E-Mails ausnahmslos Korrektur. Nimm dir ein paar Minuten Zeit, um auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu achten, denn diese können ein schlechtes Licht auf dich oder dein Geschäft werfen.
Deine E-Mail-Blasts im Voraus planen
Wenn du vorhast, mehrere E-Mails gleichzeitig zu versenden, ist es wichtig, sie im Voraus einzuplanen. Das macht es nicht nur viel einfacher, weil du nicht jede E-Mail einzeln versenden musst, sondern es stellt auch sicher, dass das Timing stimmt, wann sie gesendet werden. Die meisten Leute neigen dazu, ihre E-Mails kurz nach dem Aufwachen abzurufen, daher erscheint es ideal, E-Mail-Blasts für den Morgen einzuplanen. Berücksichtige aber unbedingt die unterschiedlichen Zeitzonen, damit du nicht um fünf Uhr morgens eine E-Mail sendest.
Nachverfolgen
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Leser ein von dir unterbreitetes Angebot vergessen, besonders wenn sie Hunderte von E-Mails pro Tag erhalten. Als Faustregel gilt jedoch, dass du zwei Werktage warten solltest, bevor du eine Follow-up-E-Mail sendest. Wenn du sie eher versendest, kann es vorkommen, dass sich Kunden von deinen E-Mails abmelden.
Akzeptiere Versuch und Irrtum
Es braucht wahrscheinlich ein wenig Versuch und Irrtum, bis du herausfindest, wie du eine wirkungsvolle E-Mail schreiben kannst. Aber lass dich davon nicht abschrecken! Ein Verständnis für das effektive Verfassen von E-Mails ist eine Lernkurve. Du wirst den Dreh schon noch rauskriegen. Und während du dabei bist, zu lernen, kannst du E-Mail-A/B-Tests ausprobieren, bei denen du eine Variante einer E-Mail an eine Person und eine andere Variante an eine andere Person versendest. So erhältst du eine Vorstellung davon, welche Art von E-Mail am besten funktioniert.
