I colli di bottiglia affaticano il tuo team e compromettono le prestazioni. Dai un’occhiata alle nostre strategie per scoprire come gestire e prevenire i colli di bottiglia.
Indipendentemente dal tipo di attività che gestisci, sono in gioco diversi flussi di lavoro. Anche un insegnante di pianoforte a domicilio ha un processo e, quando c'è un processo, è possibile un collo di bottiglia.
I colli di bottiglia possono ostacolare le prestazioni aziendali, quindi devi sapere come individuarli, gestirli e prevenirli.
Anche se forse sai perché i colli di bottiglia sono negativi per la tua azienda, non sempre è chiaro come identificarli e risolverli. Il primo passo è imparare a trovarli.
Ci sono alcune semplici idee che possono aiutarti a trovare i colli di bottiglia in quasi tutti i processi.
Il trucco migliore è mappare il processo. Puoi suddividere il modo in cui la tua azienda opera in un elenco di fasi: queste sono le fasi della pipeline. Devi mettere in sequenza questi passaggi per vedere se una parte del processo deve aspettare un altro elemento. Ad esempio, se produci scrivanie, devi tagliare il legno prima di assemblare o imballare i prodotti. Se il taglio del legno richiede troppo tempo, crea un collo di bottiglia per le attività successive.
Come parte del processo di mappatura, puoi trovare strumenti che aiutano con la documentazione del processo, la mappatura del flusso di valore e altro ancora. Approfittane di tutti questi.
Una volta definito il flusso di lavoro, è necessario identificare eventuali colli di bottiglia. Alcuni sono basati sulle prestazioni, il che significa che una singola persona o dispositivo potrebbe causare un blocco. Altri sono basati sul sistema, quindi il processo stesso costringerà a un collo di bottiglia.
Quando puoi identificare e classificare i potenziali colli di bottiglia, l’ultimo passo è confrontarli con gli indicatori di prestazione. Hai posticipato i tempi di spedizione? Stai raggiungendo tutti i tuoi obiettivi di produzione? I tuoi dipendenti sembrano stressati e sopraccarichi di lavoro? Sono tutti chiari segni di colli di bottiglia.
Una volta che sai come identificare un collo di bottiglia, è importante risolverlo il prima possibile.
Purtroppo, non è sempre possibile risolvere subito un collo di bottiglia. Al contrario, hai bisogno di strategie generali che ti aiutino ad affrontare i problemi, a mantenere la fluidità dei processi e a creare un approccio aziendale continuo per affrontare gli imprevisti.
Puoi trovare strumenti per avere un quadro strategico del prodotto che ti aiutino nella gestione dei colli di bottiglia. Dai un’occhiata alle seguenti strategie per imparare a risolvere un collo di bottiglia,
Il tempo di inattività è un killer in ogni settore. A volte le persone sono inattive. A volte gli utensili sono inattivi. A volte intere postazioni di lavoro o sedi devono essere più attive. Il punto è che quando c’è qualcosa di inattivo, non produce, il che può portare a colli di bottiglia.
Supponiamo che tu sia un produttore e che il tuo il collo di bottiglia principale si verifichi perché ordini l’imballaggio da un fornitore prima di poter spedire i prodotti. Spesso aspetti l’imballaggio.
Lasciare inattivi alcuni dei processi di produzione in attesa dell'imballaggio può avere senso. In caso contrario, avrai diversi prodotti che non puoi spedire.
Ecco la parte complicata. Se il periodo di inattività si prolunga, probabilmente potrai rimetterti in pari con gli imballaggi, ma non ci sono abbastanza articoli per tenere il passo con l'evasione degli ordini.
Pertanto, in genere non si vuole affrontare un processo con colli di bottiglia rallentando la produttività. Potresti ridurre il numero di ordini che accetti, ma lasciare una parte del processo inattiva per attendere un altro processo potrebbe danneggiare i tuoi profitti. Si desidera invece eliminare il collo di bottiglia e mettersi in pari con il resto del sistema.
Utilizzando questo esempio, puoi reperire altri fornitori di imballaggi in modo che insieme possano soddisfare le tue esigenze e permetterti di concentrarti sull'efficienza.
La tua forza lavoro è lì per portare a termine il lavoro, che si tratti di riparare le apparecchiature rotte, trovare soluzioni rapide a problemi improvvisi, fabbricare prodotti o offrire servizi. Se disponi di una forza lavoro abbastanza ampia, puoi superare regolarmente i colli di bottiglia più comuni.
Ora, la maggior parte delle aziende ha un capitale limitato disponibile per assumere più persone. Prendi in considerazione l’adozione di un approccio strategico per espandere la tua forza lavoro. Identifica i tuoi colli di bottiglia e scopri quale personale potrebbe risolverli al meglio. Assumi prima queste posizioni. A volte, una singola persona in più nel programma di produzione può fare la differenza.
Rimaniamo sul generico in modo che questo possa applicarsi a tutti i settori, ma devi identificare il collo di bottiglia per poterlo risolvere. Una volta individuato il punto in cui si verifica l'ostruzione, è necessario ridurre la pressione su di esso.
Supponiamo che tu fornisca servizi idraulici a domicilio. Scopri che il tuo collo di bottiglia si verifica quando hai troppi ordini per il tuo team da evadere in un giorno. Come riduci il carico sul collo di bottiglia?
Puoi assumere più idraulici. Puoi accettare meno ordini. In alternativa, puoi prolungare il tempo di servizio previsto. Supponiamo che i clienti possano programmare un servizio online e che tu abbia disponibilità ogni 15 minuti. In caso di colli di bottiglia, modifica la disponibilità ogni 20 minuti. In questo modo ridurrai la pressione sul problema specifico.
Per coloro che non conoscono questa dicitura, WIP sta per “lavoro in corso”. È un modo per definire e monitorare le attività coinvolte in un processo aziendale (è più comunemente utilizzato nella produzione). Se monitori attentamente ogni WIP, puoi vedere come funzionano i tuoi flussi di lavoro e quando e dove sembrano verificarsi i problemi.
Suddividi il tuo modello di business complessivo in singoli processi che fanno funzionare i flussi di lavoro senza intoppi. Quindi, osservi ogni segmento per individuare problemi, inefficienze di produzione o qualsiasi altra cosa che potrebbe contribuire alla formazione di colli di bottiglia. Una volta riscontrato un problema, puoi creare una soluzione unica per la situazione.
A volte, l’opzione migliore per eliminare i colli di bottiglia è prevenirli in primo luogo. La sfida è che la maggior parte delle misure di prevenzione dipenderà dalle specificità della tua azienda e da come la gestisci.
Un flusso operativo automatico può essere d’aiuto, ma non è sempre fattibile. Detto questo, ci sono alcune idee generali che hanno successo in tutti i settori.
Tieni presente che imparare a gestire i colli di bottiglia nella gestione delle operazioni potrebbe essere più comune, ma segue lo stesso filo conduttore di qualsiasi altro settore o posizione.
Questa è una delle soluzioni più ovvie, ma è ovvia perché è efficace. Se aumenti la capacità della tua linea di produzione, puoi eliminare i colli di bottiglia. Di solito, i colli di bottiglia si formano perché il volume supera le aspettative o una parte del sistema di produzione ha prestazioni inferiori.
Se la capacità massima del sistema è maggiore e più robusta, puoi risolvere i problemi imprevisti in modo più snello ed evitare che piccoli problemi si trasformino in colli di bottiglia significativi.
Dall’altro lato della medaglia, la riduzione del volume produce esattamente lo stesso effetto dell’aumento della capacità. Se sai che sarai a corto di personale per un po’ di tempo, accetta meno ordini per quel periodo. È un altro approccio diretto e di facile comprensione. Questa è spesso la soluzione migliore e più semplice se puoi ridurre il volume degli ordini senza mettere a repentaglio l'azienda.
Questo non solo ti aiuterà a evitare i colli di bottiglia, ma può anche aumentare la soddisfazione dei clienti (perché puoi soddisfare la domanda) e può anche creare una piccola scarsità che potrebbe giustificare un aumento dei prezzi.
Naturalmente, non esiste una soluzione adatta a tutti, ma quando ridurre il volume è un’opzione praticabile per un’azienda, ha molti vantaggi.
Naturalmente, non sempre hai la libertà di accettare meno ordini o spendere denaro per più infrastrutture per il processo di produzione. Quando sei alla ricerca di soluzioni più convenienti, la pianificazione è un'opportunità per combattere i colli di bottiglia.
Va detto che la carenza di personale o i problemi non sempre creano colli di bottiglia, ma se le persone giuste sono al lavoro nei momenti giusti, spesso possono prevenire o risolvere i colli di bottiglia.
Puoi rivedere la pianificazione con i tuoi sistemi esistenti o investire in software di pianificazione che potrebbero aiutarti a ottimizzare le pianificazioni in modo più preciso.
Come frase, “riduci al minimo i tempi di inattività” non è molto utile. In effetti, è generica, ma la sfida qui è che i problemi di inattività variano a seconda dell'azienda.
Capendo questo concetto, puoi pensare alle tue fonti più comuni di inattività e attaccarle direttamente. Hai problemi di comunicazione dovuti a interruzioni di Internet? Ci sono blackout o interruzioni di corrente che hanno un impatto sulla produzione? Hai un’attrezzatura che spesso si ferma per le riparazioni?
Conosci la tua attività e i problemi più comuni che devi affrontare. Affrontali a testa alta e non aspettare di farlo. I tempi di inattività sono ciò che principalmente aggrava i problemi legati ai colli di bottiglia.
Non devi sopportare colli di bottiglia dannosi per l'azienda. Sono disponibili molte soluzioni che possono aiutarti a prevenire i colli di bottiglia e a gestirli in modo efficace. Tuttavia, devi imparare a identificare e riconoscere i blocchi del flusso di lavoro per assicurarti che non diventino problemi più significativi.
Grazie alla marketing automation di Mailchimp, puoi ridurre la pressione sul tuo team e automatizzare i flussi di lavoro per una maggiore efficienza. In questo modo, i tuoi dipendenti possono fare di più con meno tempo.