Les obstacles peuvent mettre votre équipe à rude épreuve et entraver les performances de l'entreprise. Découvrez nos stratégies pour apprendre à gérer et éviter les obstacles.
Quel que soit le type d'entreprise que vous gérez, différents flux de travail sont en jeu. Même un professeur de piano à domicile a un processus, et dès lors qu'il y a processus, il y a possibilité d'obstacle.
Les obstacles peuvent entraver les performances de l'entreprise, vous devez donc savoir comment les repérer, les gérer et les prévenir.
Vous connaissez les raisons pour lesquelles les obstacles sont nuisibles à votre entreprise, cependant, la marche à suivre pour les identifier et les résoudre n'est pas toujours clair. La première étape consiste à apprendre à les trouver.
Il existe quelques idées simples qui peuvent vous aider à détecter des obstacles dans presque tous les processus.
Le meilleur conseil est de cartographier votre processus. Vous pouvez décomposer le fonctionnement de votre entreprise en une liste d'étapes : ce sont vos étapes de pipeline. Vous devez séquencer ces étapes pour voir si une partie du processus doit attendre un autre élément. Par exemple, si vous fabriquez des bureaux, vous devez couper le bois avant d'assembler ou d'emballer les produits. Si la découpe du bois prend trop de temps, cela crée un obstacle pour les tâches suivantes.
Dans le cadre du processus de cartographie, vous pouvez trouver des outils qui vous aident à documenter le processus, à cartographier la chaîne de valeur, et bien plus encore. Profitez de tous ces avantages.
Une fois que vous avez les grandes lignes de votre flux de travail, identifiez les obstacles potentiels. Certains sont basés sur les performances, ce qui signifie qu'une seule personne ou un seul dispositif peut provoquer un blocage. D'autres dépendent d'un système, ainsi, le processus lui-même peut créer un obstacle.
Une fois que vous pouvez identifier et classer les obstacles potentiels, la dernière étape consiste à les comparer aux indicateurs de performance. Vos délais d'expédition sont-ils retardés ? Atteignez-vous tous vos objectifs de production ? Vos employés semblent-ils stressés et surmenés ? Ce sont là tous des signes évidents d'obstacles.
Une fois que vous savez comment identifier un obstacle, il est important de le résoudre au plus vite.
Malheureusement, vous ne pouvez pas toujours le faire immédiatement. Au lieu de cela, il vous faut des stratégies générales qui vous aident à résoudre les problèmes, à rester fluide dans vos processus et à former une approche commerciale continue pour gérer les imprévus.
Il existe des outils de cadre de stratégie produit pour vous aider à gérer les obstacles. Passez en revue les stratégies suivantes pour apprendre à résoudre un obstacle,
Le temps d'inactivité est destructeur pour tous les secteurs d'activité. Parfois, les personnes sont inactives. Parfois, ce sont les outils. Parfois encore, des postes de travail ou des emplacements entiers doivent être plus actifs. Le fait est que lorsqu'un élément est inactif, il n'y a pas de production, et cela peut entraîner des obstacles.
Imaginons que vous soyez un fabricant et que votre principal obstacle de traitement se produise parce que vous commandez des emballages auprès d'un fournisseur avant de pouvoir expédier vos produits. Leur livraison a souvent du retard.
Vous devez ainsi laisser certains de vos processus de fabrication inactifs pendant que vous attendez les emballages, ce qui est logique. Sinon, vous ne pourrez pas expédier vos produits.
Voici la partie délicate. Si vous êtes trop inactif, vous rattraperez peut-être le retard sur l'emballage, mais il n'y aura pas assez d'articles pour maintenir le traitement des commandes.
Ainsi, il est généralement préférable de ne pas ralentir la productivité lors de la gestion d'un obstacle. Vous pourriez réduire le nombre de commandes que vous acceptez, mais laisser une partie de votre processus inactive pour attendre un autre processus peut nuire à vos bénéfices. Privilégiez d'éliminer l'obstacle et de rattraper le reste du système.
À l'aide de cet exemple d'emballage, vous pouvez trouver des fournisseurs d'emballage supplémentaires afin qu'ensemble, ils puissent répondre à vos besoins et vous permettre de vous concentrer sur l'efficacité.
Votre personnel est là pour mener à bien leur mission, qu'il s'agisse de réparer des équipements cassés, de trouver des solutions rapides à des problèmes soudains, de fabriquer des produits ou d'exécuter des services. Si vous disposez d'une main-d'œuvre suffisamment importante, vous pouvez surmonter vos obstacles les plus courants de manière régulière.
Aujourd'hui, la plupart des entreprises disposent d'un capital limité pour embaucher plus de personnel. Envisagez l'adoption d'une approche stratégique pour développer votre main-d'œuvre. Identifiez vos obstacles et déterminez quels individus seraient les plus à même de les résoudre. Recrutez ces postes en priorité. Parfois, une seule personne supplémentaire sur le calendrier de production peut faire la différence.
Nous restons génériques pour que cela puisse s'appliquer à tous les secteurs d'activité, mais vous devez identifier l'obstacle pour le résoudre. Une fois que vous avez détecté le blocage, vous devez réduire la tension sur celle-ci.
Imaginons que vous fournissiez des services de plomberie à domicile. Vous constatez que votre obstacle se produit lorsque vous avez trop de demandes d'intervention pour que votre équipe de plombiers puisse tout accomplir en une journée. Comment réduisez-vous la tension sur cet obstacle ?
Vous pouvez embaucher plus de plombiers. Vous pouvez prendre moins de commandes. Vous pouvez également prolonger les délais d'intervention prévus. Supposons que les clients puissent réserver un service en ligne et que vous ayez des créneaux de 15 minutes. Si vous avez un obstacle, augmentez ces intervalles à 20 minutes. Cela réduira la pression sur votre problème spécifique.
Si vous ne le saviez pas, WIP signifie "travail en cours" (work in progress, en anglais). Il s'agit d'un moyen de définir et de suivre les tâches impliquées dans un processus commercial (il est le plus souvent utilisé dans l'industrie manufacturière). Si vous surveillez de près chaque WIP, vous pouvez observer le fonctionnement de vos flux de travail, et déceler où et à quel moment les problèmes semblent se produire.
Vous décomposez votre business model global en processus individuels qui permettent le bon déroulement des flux de travail. Ensuite, vous surveillez chaque segment pour détecter les problèmes, l'inefficacité au niveau de la production ou tout autre élément qui pourrait engendrer des obstacles. Une fois le problème identifié, vous pouvez élaborer une solution adaptée à la situation.
Parfois, la meilleure option pour éliminer les obstacles consiste à les éviter en premier lieu. Le défi réside dans le fait que la plupart des mesures de prévention dépendront des spécificités de votre entreprise et de la manière dont vous la gérez.
Un flux de travail automatisé peut aider, mais ce n'est pas toujours viable. Toutefois, il existe quelques idées générales qui s'avèrent fructueuses dans tous les secteurs d'activité.
Gardez à l'esprit que l'apprentissage de la gestion des obstacles dans la gestion des opérations peut être plus courant, mais il suit les mêmes filières que tout autre secteur d'activité ou poste.
Il s'agit de l'une des solutions les plus évidentes, simplement car elle est efficace. En augmentant la capacité de votre chaîne de production, vous pouvez éliminer les obstacles. Généralement, les obstacles surviennent parce que le volume dépasse les attentes ou qu'une partie du système de production est sous-performante.
Si la capacité maximale du système est plus importante et plus robuste, vous pouvez gérer ces problèmes inattendus de manière plus fluide et empêcher les petits problèmes de se transformer en obstacles de taille.
D'un autre côté, la diminution du volume produit exactement le même effet que l'augmentation de la capacité. Si vous savez que vous serez à court de personnel pendant un certain temps, acceptez moins de commandes pour cette période. Il s'agit d'une autre approche directe et facile à comprendre. C'est souvent la solution la plus simple et la plus adaptée si vous pouvez réduire le volume de vos commandes sans compromettre votre activité.
Non seulement cela vous aidera à éviter les obstacles, mais peut également augmenter la satisfaction client (car vous pouvez répondre à la demande), et même créer une certaine rareté qui pourrait justifier des augmentations de prix.
Naturellement, il n'existe pas de solution universelle, mais lorsque la baisse de volume est une option viable pour une entreprise, elle présente de nombreux avantages.
Bien sûr, vous n'avez pas toujours la liberté de prendre moins de commandes ou de dépenser de l'argent sur un nombre plus important d'infrastructures pour le processus de production. Dans le cadre de votre recherche de solutions plus rentables, la planification est un moyen de lutter contre les obstacles.
Il convient de préciser que les pénuries ou les problèmes de personnel ne créent pas toujours des obstacles au fonctionnement, mais si vous disposez des bonnes personnes au bon moment, elles peuvent souvent prévenir ou résoudre ces obstacles.
Vous pouvez revoir votre planification avec vos systèmes existants ou investir dans un logiciel de planification qui pourrait vous aider à optimiser les planifications plus précisément.
L'expression "réduire au maximum les temps d'arrêt" n'est pas très parlante. En réalité, c'est générique, mais le défi ici réside dans le fait que les problèmes de temps d'arrêt varient selon l'entreprise.
Une fois que vous avez compris cela, vous pouvez réfléchir à vos sources les plus courantes de temps d'arrêt et vous y attaquer directement. Avez-vous des problèmes de communication en raison de pannes Internet ? Des coupures de courant ou des baisses de tension ont-elles un impact sur votre production ? L'un de vos équipements doit-il être réparé de façon fréquente ?
Vous connaissez votre entreprise et les problèmes les plus courants auxquels vous êtes confronté. N'attendez pas, et affrontez-les. Les temps d'arrêt exacerbent les problèmes relatifs aux obstacles.
Vous ne devez pas forcément subir les obstacles qui nuisent à votre activité. Il existe de nombreuses solutions pour vous aider à éviter les obstacles et à les gérer efficacement. Cependant, vous devez apprendre à identifier et reconnaître les blocages de flux de travail afin de vous assurer qu'ils ne deviennent pas des problèmes plus importants.
Grâce à l'automatisation marketing de Mailchimp, vous pouvez réduire la pression exercée sur votre équipe et automatiser les flux de travail pour une efficacité accrue. Ainsi, vos employés peuvent accomplir davantage de tâches en moins de temps.