Ti distrai facilmente o rimandi le cose? Rimanere concentrati in un mondo pieno di distrazioni è una vera e propria sfida. Con i compiti che si accumulano e il tempo che scorre inesorabile, sei costantemente spinto a fare sempre di più nei momenti di maggiore produttività. Questa fretta dell'ultimo minuto può far sì che le cose vengano fatte, ma spesso porta a un burnout e a un lavoro di qualità inferiore.
E se potessi interrompere questo ciclo e gestire proattivamente i tuoi compiti quotidiani? Con la tecnica del pomodoro puoi. Questo metodo di gestione del tempo ti consente di lavorare rendendo il tempo a tua disposizione un alleato e non un nemico. Sei curioso di sapere come funziona? Usa questa guida per imparare a usare questa tecnica per trasformare la tua routine lavorativa e aumentare la produttività.
Il metodo di gestione del tempo del pomodoro
La tecnica del pomodoro è una strategia di gestione del tempo che suddivide il lavoro in brevi intervalli separati da brevi pause. Gli intervalli ottimali sono di 25 minuti di lavoro, seguiti da 5 minuti in cui si fa altro. Ripeti la sequenza 4 volte, quindi fai una pausa più lunga di circa 15-20 minuti prima di ricominciare.
Francesco Cirillo ha ideato questa tecnica quando era uno studente all'università alla fine degli anni '80. Aveva bisogno di un modo efficiente per organizzare la sua pianificazione dello studio. E un timer da cucina a forma di pomodoro ha ispirato il suo approccio innovativo. Lo ha chiamato il metodo del “Pomodoro”, usando questa parola italiana in onore di quello strumento fondamentale.
Nello sviluppare questo metodo, Cirillo non è arrivato subito allo schema 25-5. Prima ha sperimentato intervalli di lavoro da 2 minuti fino ad arrivare a 60. Gli intervalli di lavoro da 25 minuti si sono rivelati più efficienti per Cirillo, ma se per te intervalli più brevi o più lunghi sono migliori, puoi comunque cambiarli.
Come funziona la tecnica del pomodoro?
Sebbene sia un ottimo modo per suddividere il tempo, la tecnica del pomodoro è più di un semplice metodo con timer. È una mentalità che ti aiuta a sviluppare abitudini di lavoro più efficienti e a costruire un rapporto migliore con il tempo a disposizione.
Per stabilire questa mentalità, Cirillo ha creato 5 processi incrementali che si basano l'uno sull'altro per aiutare le persone a gestire il tempo in modo più efficace:
- Processo interno: focus sull'autoconsapevolezza per comprendere il proprio rapporto con il tempo, i fattori scatenanti la procrastinazione e l'ambiente di lavoro ideale.
- Processo principale: la base per una migliore gestione del tempo che prevede intervalli di lavoro di 25 minuti e pause di 5 minuti tra un lavoro e l'altro.
- Processo quotidiano: il processo di pianificazione di ogni giorno in cui scegli quali compiti svolgere, valuti quanto tempo potrebbe occuparti ogni compito e trovi modi per migliorare la tempistica e la pianificazione dei compiti del giorno precedente.
- Processo settimanale: una panoramica generale della settimana per la pianificazione e la revisione a lungo termine, in genere eseguita all'inizio di ogni settimana.
- Processo del team: l'adattamento della tecnica del pomodoro per i team per sincronizzare i cicli di interruzione del lavoro e migliorare la collaborazione.
Molte persone iniziano con il processo principale per avere un'idea di come funziona la tecnica. Ma è solo quando aggiungi i processi interni, giornalieri e settimanali che la tua capacità di gestire il tempo migliora davvero.
Il processo centrale della tecnica del pomodoro
Il processo principale della tecnica del pomodoro prevede 5 passaggi principali:
- Seleziona un particolare compito per l'intervallo corrente, suddividendo i progetti di grandi dimensioni in piccoli blocchi per adattarli meglio all'intervallo di tempo.
- Imposta il timer per l'intervallo di lavoro che desideri—usa 25 minuti se desideri seguire il percorso tradizionale o cambialo in base alle tue preferenze.
- Dedica tutta la tua attenzione al compito selezionato fino a quando il timer non si spegne e ti informa che è l'ora della pausa (non sono consentite sbirciatine a e-mail, social oppure a foto di gatti carini).
- Prenditi una breve pausa di 5 minuti e fai qualcosa di completamente estraneo al lavoro, come ad esempio fare una camminata veloce se hai lavorato al computer.
- Ripeti i passaggi da 1 a 4 in totale 4 volte, poi fai una pausa più lunga di 15-20 minuti per resettare prima di tornare indietro per un'altra serie di sessioni Pomodoro.
Per ottenere il massimo da questo processo, è necessario assegnare priorità ai compiti settimanali e pianificare ogni giorno lavorativo. È qui che entrano in gioco i processi incrementali giornalieri e settimanali. Man mano che vedrai come funziona per te la tecnica del pomodoro, pianificare i tuoi compiti e ottimizzare le tue giornate lavorative diventerà più semplice.
L'aggiunta del processo interno comporta una dinamica diversa, poiché inizia con la consapevolezza e richiede la volontà di identificare gli schemi e attuare il cambiamento. Spesso è difficile interrompere le cattive abitudini, quindi aspettati di fare due passi avanti e uno indietro nel miglioramento del tuo rapporto con il tempo.
Personalizza la tua esperienza di gestione del tempo con la tecnica del pomodoro
Il processo del pomodoro non è scolpito nella pietra. Esattamente come faceva Cirillo quando studiava all'università, puoi personalizzarlo per adattarlo al tuo stile di lavoro. Se non ti piace la formula 25-5 o vuoi semplicemente cambiarla, prova una delle seguenti tattiche.
Regola i blocchi di lavoro della tecnica del pomodoro
La regolazione dei blocchi di lavoro della tecnica del pomodoro è il modo più popolare per personalizzare questo metodo di gestione del tempo. La tua tempistica ideale può differire dallo standard 25-5 a seconda del periodo di concentrazione ottimale, della complessità del lavoro e dei livelli di energia.
Ad esempio, se stai lavorando a un compito che richiede una profonda concentrazione, come programmare un software, usa la regola 52-17, che prevede 52 minuti di lavoro e 17 minuti di pausa. Oppure potresti semplicemente raddoppiare il tempo standard e lavorare per 50 minuti prima di riposarti per 10 minuti quando suona il timer.
In alternativa, i compiti altamente creativi potrebbero risultare mentalmente stancanti al raggiungimento dei 25 minuti, quindi passa a 15 minuti di attività e 5 minuti di pausa. Considera se aumentare il numero di sessioni prima di pause più lunghe quando usi intervalli di lavoro brevi.
Combinalo ad altre tecniche di gestione delle attività
Se usi la tecnica del pomodoro ottieni un maggiore controllo sulla tua giornata lavorativa, ma a volte non è sufficiente. In tal caso, prova a combinarla con altri metodi di gestione dei compiti per una migliore concentrazione e un aumento ancora maggiore della produttività.
I metodi che rendono bene con la tecnica del pomodoro sono:
- Regola dei 2 minuti: inizia la giornata con tutte i compiti che possono essere svolti in 2 minuti o meno prima di passare alle sessioni Pomodoro.
- Matrice di Eisenhower: dai priorità ai tuoi compiti quotidiani in base all'urgenza e all'importanza mentre imposti i flussi di lavoro giornalieri e settimanali.
- La regola 1-3-5: completa 1 progetto grande, 3 lavori medi e 5 piccoli compiti al giorno usando le sessioni di pomodoro per mantenere la concentrazione.
- Obiettivi SMART: imposta obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e vincolanti per ogni giorno, settimana e mese.
- Elaborazione in batch: raggruppa piccoli compiti simili per una o più sessioni di pomodoro per migliorare la tua efficienza senza perdere la concentrazione.
Anche se non hai bisogno di combinare i metodi di gestione del tempo ogni giorno, è bello avere la possibilità di farlo quando i tuoi compiti sembrano opprimenti.
Stabilisci gli obiettivi per quanti Pomodori farai ogni giorno
Avere obiettivi giornalieri può motivarti a rimanere in linea con la pianificazione. Decidendo quanti Pomodori realizzare ogni giorno, stabilisci un percorso mirato e una linea di obiettivi su cui lavorare. Il numero ideale di sessioni da completare ogni giorno dipende dalla natura dei compiti e dalla capacità e preferenze personali.
Una tipica giornata lavorativa di 8 ore consente fino a 16 sessioni, ma di solito questo non è un obiettivo realistico. Puntare a 12 intervalli è più fattibile e lascia spazio alla stanchezza mentale, ai compiti di amministrazione e alle pause fondamentali.
Tuttavia, quando si lavora su attività cognitive, come l'analisi dei dati, 8 Pomodori potrebbe essere un obiettivo migliore. Potrebbe anche essere necessario ridurre le sessioni se noti un calo della qualità del tuo lavoro o ti senti giù di morale.
Vantaggi della suddivisione delle attività in sessioni di Pomodoro
Cirillo sostiene che oltre 2 milioni di persone hanno utilizzato la sua tecnica del pomodoro per gestire ogni giorno il proprio tempo. Cosa rende questo metodo così popolare? È un approccio semplice che può fornire risultati tangibili una volta capito come funziona. Ecco solo alcuni dei vantaggi derivanti dal suddividere la giornata in periodi di tempo gestibili.
Rimani concentrato
Le piccole distrazioni si possono sommare rapidamente, lasciandoti incredulo di quanto sia passato velocemente il tempo. Una breve chiacchierata con un collega, una rapida occhiata ai social e, prima che tu te ne accorga, è passata un'ora.
Il metodo del pomodoro ti protegge da questi ladri di tempo, mantenendoti concentrato su un compito alla volta. Inoltre, ti consente di non perdere tempo prezioso nel tentativo di ritrovare la concentrazione dopo che le interruzioni ti hanno distratto dal compito da svolgere.
Migliora la produttività
La procrastinazione può ridurre drasticamente la produttività e le motivazioni. Ed è difficile da evitare, soprattutto quando le distrazioni sono a portata di clic. Questo può portare a un ciclo di procrastinazione che rende molto più difficile iniziare il compito che stavi evitando.
La tecnica del pomodoro interrompe questo ciclo suddividendo progetti travolgenti in intervalli più piccoli. Il solo fatto di sapere che il tuo lavoro ha un orario di inizio e fine prestabilito può aiutarti a iniziare i tuoi progetti ed essere sempre concentrato ad aumentare notevolmente la produttività.
Riduci il burnout
Sei sempre distratto e cerchi distrazioni quando sei sommerso dal lavoro stressante? Questo squilibrio può esaurirti rapidamente, rendendo le distrazioni ancora più invoglianti.
Le sessioni di pomodoro strutturano il tuo flusso di lavoro in modo da non cadere in questa trappola più e più volte. Le brevi sessioni di lavoro ti consentono di mantenere la massima produttività senza dispenso di energie mentali. Poi, arrivano le pause che aiutano a ridurre ulteriormente il rischio di burnout.
App popolari per il timer Pomodoro per molteplici attività
Qualsiasi timer funzionerà per monitorare tutte le sessioni di Pomodoro. Non è necessario procurarsi un timer da cucina a forma di pomodoro, anche se aggiunge di certo un tocco di originalità. Puoi usare qualsiasi timer analogico o digitale, incluso quello sul tuo smartphone. Tutto ciò che conta è programmare le sessioni e rispettarle.
Ma se vuoi rendere le cose un po' più divertenti, valuta una delle seguenti app timer Pomodoro quando devi completare più compiti.
Forest
Forest è un'app per Android e iOS che ti aiuta a rimanere concentrato piantando alberi. Quando inizi la sessione, l'albero cresce, raggiungendo la dimensione massima quando suona il timer. Ogni sessione ti consente di piantare un altro albero nella foresta per rappresentare visivamente il tuo duro lavoro. Esci dall'app a metà del Pomodoro e il tuo albero muore, motivandoti a rimanere concentrato.
Tomato Timer
Tomato Timer è un timer basato sul web, semplicissimo e creato per la tecnica del pomodoro. Il suo design minimalista consente di impostare facilmente i timer Pomodoro per i tuoi intervalli di lavoro, le pause brevi e le pause lunghe usando le scorciatoie da mouse o da tastiera. Il registro temporale ti consente di misurare i tuoi sforzi rispetto ai tuoi obiettivi per adattare il tuo approccio per una maggiore efficienza.
Flocus Minimalist Pomodoro Timer
Flocus Minimalist Pomodoro Timer è un altro cronometro basato sul web con un'interfaccia semplice che riduce al minimo le distrazioni. Ti consente di modificare il tuo lavoro e di interrompere gli intervalli, la grafica e i suoni per un'esperienza personalizzata. Puoi anche abbinarla alla tua playlist di Spotify e adattare il timer a schermo intero per creare un'area di lavoro che ti aiuti a rimanere concentrato.
Clockwork Tomato
Clockwork Tomato è un'app solo per Android progettata per aiutarti a utilizzare la tecnica del pomodoro. Devi solo selezionare il tuo profilo orario ideale e premere Vai per iniziare a ricevere notifiche quando è ora di lavorare o fare una pausa. È completamente configurabile, dal tema, agli intervalli di tempo e ai comportamenti. Questa app ha l'ulteriore vantaggio di aiutarti a gestire i tuoi processi giornalieri e settimanali con il suo registro dettagliato delle attività.
Focus Keeper
Focus Keeper è un timer Pomodoro che funziona sia sul web sia come app per il tuo smartphone. L'interfaccia intuitiva consente di iniziare scegliendo gli intervalli di tempo, il tema e i suoni di allarme. C'è anche l'opzione per avviare automaticamente le pause e i tempi di concentrazione. Alla fine della giornata, la schermata panoramica suddivide i periodi di tempo in modo da poter tenere traccia dei tuoi progressi.
Consigli per utilizzare con successo la tecnica del pomodoro
La gestione del tempo non è naturale per molte persone. Quindi non preoccuparti se devi lavorare per utilizzare la tecnica del pomodoro in modo efficace. È un'abilità che richiede pratica, costanza e un po' di tentativi e qualche errore. La bellezza di questo metodo risiede nella sua flessibilità, che ti consente di lavorare in modo più intelligente, non più difficile, a tempo debito.
Ecco alcuni suggerimenti per arrivare a quel punto il più rapidamente possibile:
- Pianifica le sessioni per il giorno successivo dopo aver esaminato ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato al termine delle sessioni. Ripercorri il programma pianificato al mattino per adeguarti a tutto ciò che ti è capitato sotto gli occhi prima di arrivare al lavoro.
- Concediti di modificare la durata delle sessioni di lavoro e delle brevi pause, se necessario, per tenere conto di come ti senti, del tuo carico di lavoro complessivo e dei compiti che devi ultimare. Alcune settimane, la tecnica 25-5 funziona, mentre altre settimane richiedono il piano 15-5.
- Concediti un margine di manovra nel tuo programma per tenere conto delle attività urgenti e inaspettate che si presentano a mezzogiorno. Per ottenere i migliori risultati, lavora diversi Pomodori aggiuntivi nel corso della giornata invece di lasciare solo un blocco di tempo aperto alla fine.
- Liberati di tutte le possibili distrazioni in modo proattivo per evitare di dover mettere alla prova la tua forza di volontà a metà Pomodoro. Considera l'idea di chiudere i browser, silenziare le notifiche e mettere lo smartphone dall'altra parte della stanza. Inoltre, chiudi la porta del tuo ufficio, indossa le cuffie o appendi un cartello che indica ai tuoi colleghi che è ora di lavorare e non di chiacchierare (a meno che non sia urgente).
Pomodoro: molto più di una semplice parola
La tecnica del pomodoro è molto più di quanto suggerisce il suo nome bizzarro. Come milioni di persone possono confermare, è un potente strumento che migliora la concentrazione e la produttività bilanciando le giornate lavorative. Mettilo al lavoro per te e probabilmente scoprirai che non solo stai portando a termine più compiti, ma stai anche riscoprendo un rinnovato senso di controllo sul tuo tempo.