Quanto costa un sistema POS?

Che cos’è un sistema POS?

Un sistema POS è la versione moderna del tradizionale registratore di cassa. È disponibile in vari formati fisici, elabora le carte di credito, tiene traccia delle informazioni dei clienti e stampa o invia ricevute via email. Il software POS può anche creare analisi per monitorare e gestire il magazzino, facilitare il riordino di scorte e forniture, calcolare automaticamente l’imposta sulle vendite online e aiutare la gestione dei dipendenti. Avrai bisogno di un sistema POS per avviare un’attività di vendita al dettaglio, poiché riunisce più attività amministrative in un unica struttura, oltre a consentire ai clienti di utilizzare carte di credito o debito per gli acquisti.

Quali fattori influenzano il costo di un sistema POS?

Quanto costa un sistema POS? Purtroppo non c’è una risposta chiara. Quando si acquista un sistema POS, potrebbe essere necessario pagare hardware, software e altri costi per l’elaborazione dei pagamenti e le funzionalità aggiuntive.

• Software: il software è il componente del sistema POS che non è visibile ai clienti e consente di incassare articoli senza scansionare un codice a barre. Inoltre, il software potrebbe essere dotato di strumenti di reportistica, strumenti di gestione dell’inventario e opzioni per canalizzare i fondi verso la banca. Se gestisci un negozio di e-commerce, hai solo bisogno di software per aiutare i clienti a completare le transazioni perché non è necessario hardware fisico. I costi del software per i punti vendita variano a seconda delle esigenze e delle integrazioni con i sistemi online o offline.
• Hardware: i componenti fisici del sistema POS sono chiamati hardware, e includono terminali, dispositivi, lettori di schede, lettori di codici a barre, casse, stampanti di ricevute, display e router. L’hardware consente di accettare pagamenti in una posizione fisica ed è costituito da tutte le parti della cassa in cui riscuoti i pagamenti.
• Commissioni: i sistemi POS elaborano i pagamenti, quindi sarai anche responsabile del pagamento delle commissioni associate all’elaborazione dei pagamenti con carta. Ogni volta che vendi un articolo, il tuo sistema POS elabora la transazione, che può includere l’utilizzo di contanti, pagamenti online, carte con chip e pagamenti contactless. Ad eccezione dei contanti, ci sono commissioni per ogni transazione, che variano a seconda del fornitore.
• Funzionalità disponibili: a seconda delle esigenze, puoi scegliere varie funzionalità aggiuntive per gestire la tua attività. Le funzionalità aggiuntive possono includere strumenti di gestione dell’inventario, report, software di gestione del personale, ricevute, opzioni per mance e sistemi CRM che indicano gli acquisti di clienti specifici.

Oscillazione dei costi dei sistemi POS

Anche se la maggior parte dei costi associati ai sistemi POS ha un prezzo fisso, dovrai anche affrontare costi variabili, che possono includere:

• Formazione: ogni volta che qualcuno viene assunto presso la tua azienda, dovrà essere formato sul sistema POS. A seconda del tuo fornitore, potresti essere in grado di pagare per la formazione dei nuovi assunti. In caso contrario, potrebbe essere necessario chiedere ai dipendenti esistenti di prendersi del tempo per farlo. Si tratta comunque di un aspetto che richiede tempo e denaro.
• Commissioni di transazione: le commissioni di transazione variano a seconda del fornitore del sistema POS. Queste commissioni possono essere addebitate mensilmente o per ogni transazione. Ad esempio, il sistema POS Lightspeed prevede una commissione di elaborazione del 2,6% + 0,10 USD per ogni transazione con carta. In definitiva, più clienti hai, più pagherai per queste commissioni.
• Numero di terminali: più terminali hai, più pagherai. Puoi scegliere di avere un unico terminale a cui i clienti possono recarsi per completare le transazioni, oppure puoi dare a ogni dipendente attivo il proprio terminale. Puoi anche aggiungere terminali al piano del sistema POS in un secondo momento, quindi puoi anche iniziare con uno, a seconda delle tue esigenze.
• Utenti: puoi anche disporre di un numero prestabilito di utenti per il sistema POS. Pagare più utenti costerà di più su base mensile.

Costo di installazione dei sistemi POS

Se utilizzi solo software POS, potresti non aver bisogno di installazione a meno che tu non abbia migliaia di prodotti in vendita online e abbia bisogno di aiuto per aggiungere inventario. Inoltre, potresti anche aver bisogno di formazione, quindi considera tale costo nel prezzo totale del sistema. Tuttavia, se usi hardware, potresti dover pagare l’installazione per iniziare a lavorare. Purtroppo non tutti i fornitori di sistemi POS offriranno l’installazione. A seconda del fornitore, l’installazione può avvenire di persona, con un addetto che verrà a installare tutta l’apparecchiatura per te. A volte è possibile occuparsi dell’installazione autonomamente grazie al supporto telefonico.

Puoi pagare di più per avere il tuo sistema POS installato professionalmente e ricevere formazione pratica al fine di semplificare il processo di transizione per te e il personale. Tuttavia, il costo dell’installazione dipenderà dal fornitore e dal tipo di supporto che offre. Ad esempio, puoi aspettarti di pagare meno per il supporto telefonico e più per l’installazione e la formazione di persona. Inoltre, alcuni fornitori offriranno una tariffa fissa di installazione una tantum, mentre altri potrebbero avere tariffe forfettarie e orarie.

Sistemi POS gratuiti

Le piccole imprese possono utilizzare sistemi POS gratuiti per risparmiare, ma funzionano in modo diverso rispetto alle opzioni a pagamento. Il software POS gratuito addebita solo l’attività per transazione. Molti fornitori hanno piani gratuiti, il che significa che non sono previste tariffe mensili, ma solo per il software. Qualsiasi hardware necessario dovrà essere acquistato. Nel frattempo, l’utilizzo del software è gratuito a condizione che il licenziatario paghi per ogni transazione.

I software gratuiti per sistemi POS possono essere un’ottima scelta per le piccole imprese con budget più limitato. Tuttavia, se gestiscono un gran numero di vendite mensili, le commissioni di transazione possono accumularsi e risultare meno convenienti rispetto all’acquisto di un software POS completo.

Cosa cercare in un sistema POS

Non esiste una soluzione unica per le aziende che cercano un sistema POS. In ultima analisi, dovrai considerare le dimensioni della tua attività, le sue esigenze e la frequenza delle vendite. Ecco alcune cose da cercare in un sistema POS per la tua azienda:

• Gestione dell’inventario: le aziende al dettaglio devono comprendere in che modo le vendite influiscono sull’inventario per rifornire gli articoli una volta esauriti. I sistemi POS dovrebbero essere in grado di aiutarti a monitorarlo in base alle vendite, in modo da prendere decisioni di acquisto migliori.
• Integrazioni: se la tua azienda ha un negozio online, avrai bisogno che il sistema POS si integri senza problemi per tenere sotto controllo magazzino e vendite. Ad esempio, il sistema Hike POS ti consente di integrarti con il tuo negozio di e-commerce per semplificare le vendite ai clienti e monitorare le scorte online e offline.
• Gestione dei clienti: un buon sistema POS dovrebbe aiutarti a gestire le relazioni con i clienti indicando cosa hanno acquistato l’ultima volta e quando. A seconda delle integrazioni, il POS può integrarsi con il software di marketing online per aiutarti a vendere di più, sia online che offline.
• Gestione del personale: i sistemi POS dovrebbero consentire al personale di fare tutto il necessario per completare una transazione in modo efficiente e servire il maggior numero possibile di clienti.
• Report sulle vendite: i report sulle vendite possono aiutarti a comprendere lo stato finanziario della tua attività. Se gestisci un negozio online e fisico, avrai bisogno di un sistema POS che possa aiutarti a monitorare le vendite su entrambi i fronti.

Il sistema POS è parte integrante della tua azienda in quanto elimina i processi manuali come calcolare il totale delle ricevute, definire le imposte sulle vendite e persino raccogliere email per una mailing list. I fornitori POS offrono una varietà di sistemi per soddisfare ogni tua esigenza, dalla cassa fissa all’app mobile con hardware per i pagamenti con carta. Il costo di un sistema POS dipende dall’hardware selezionato e dalle funzioni del software.

Domande frequenti (FAQ)

Quali sono i diversi tipi di sistema POS?

I tipi più comuni di sistema POS vanno dall’esecuzione del software su una intranet con server locali a un sistema leggero basato su app per smartphone e un lettore di carte portatile. L’hardware utilizzato nel sistema svolge un ruolo importante nel costo del sistema POS, ma anche i costi del software contribuiscono al prezzo finale.

POS legacy

Un POS legacy consiste nell’utilizzare server e altro hardware connesso tramite una rete locale. Questo sistema ha accesso a Internet per l’elaborazione delle transazioni, ma tutti i dati raccolti sono archiviati localmente. Il prezzo del sistema POS legacy è il più costoso, poiché richiede case per i server, tecnologia cablata o wireless per collegare tutto l’hardware e il software POS.

POS basato su cloud Il POS basato su cloud elabora le transazioni e memorizza i dati su server remoti. L’unico hardware fisico utilizzato in questo tipo di POS è l’attrezzatura per elaborare una transazione in contanti o con carta. Il costo del sistema POS basato su cloud tende a essere meno costoso rispetto al sistema legacy. Attualmente, il 28% dei rivenditori prevede di implementare un sistema POS basato su cloud.

POS ibrido

Un POS ibrido combina un sistema POS legacy con un sistema POS basato su cloud. La combinazione di questi due elementi crea una rete solida e affidabile che funziona meglio per le grandi imprese con più sistemi POS. Il costo di un sistema POS di questo tipo è piuttosto elevato poiché deve integrare una varietà di macchine per l’elaborazione dei pagamenti e la raccolta dei dati. Si tratta tuttavia di un sistema eccellente per proteggere i dati dei clienti perché le informazioni possono essere memorizzate localmente, se lo si desidera.

POS tablet

Il POS tablet funziona come POS da banco e mobile, a seconda delle esigenze. Puoi tenere il tablet in una posizione fissa o affidarlo ai singoli dipendenti mentre svolgono le proprie mansioni. Uno degli usi più comuni del POS tablet è nel settore della ristorazione, in quanto semplifica il processo di acquisizione degli ordini e i pagamenti per il personale. È uno stile di POS leggero, con ingombro minimo, che funziona esattamente come un registratore di cassa. Il costo del POS tablet tende a essere inferiore rispetto alle opzioni legacy e ibride, poiché si avvale di un’app e di un lettore di schede esterno. Molti POS portatili hanno un costo ridotto o sono addirittura gratuiti.

POS mobile

Il POS mobile libera te e i tuoi dipendenti dalla necessità di elaborare la vendita in una posizione fissa. Questo sistema POS funziona con un’app per smartphone e un lettore con strisciamento o tocco che si collega al telefono tramite cavo o Bluetooth. In questo modo potrai vendere tranquillamente a convegni, fiere e ovunque tu proponga il tuo inventario. Puoi effettuare una vendita ovunque tu abbia una connessione mobile.

Qual è il sistema POS più economico?

Il sistema POS più economico è gratuito. I fornitori di servizi commerciali spesso offrono gratuitamente lettori di carte e app, quindi applicano una commissione di elaborazione della carta di credito più alta invece di addebitare una tariffa. È un buon modo per risparmiare sui costi dell’hardware POS quando inizi la tua attività e vuoi offrire ai tuoi clienti la possibilità di pagare con una carta. Puoi iniziare ad accettare carte di credito e debito nel momento in cui ricevi l’attrezzatura e imposti l’app.

Quali sono i vantaggi di un sistema POS?

Un sistema POS non si limita a fungere da registratore di cassa multifunzione. Può anche aiutare con i seguenti aspetti della gestione di un’azienda e anche supportarti nel raggiungere i tuoi obiettivi di marketing con funzionalità di servizio clienti white gloves.

Gestione dell’inventario

Un sistema POS può essere combinato con un database di inventario per monitorare i livelli delle scorte. Con un sistema fisico, si applicano adesivi con codici scansionabili ai prodotti in vendita, che vengono poi inseriti in un database. Quando un articolo viene scansionato per il pagamento e venduto, il sistema POS lo contrassegna come tale. L’articolo viene rimosso dalla colonna per la vendita e inserito nella colonna della merce venduta, aggiornando la quantità rimanente in magazzino. Se vendi solo online, il POS esegue un processo simile quando contrassegna un prodotto come venduto, consentendoti di prelevare, imballare e spedire più facilmente.

Gestione dei clienti

Puoi anche gestire le informazioni dei clienti e migliorare le relazioni con loro grazie a un software POS che dispone di funzionalità dedicate. Il software POS raccoglie le informazioni di un cliente al momento della vendita, indicando nome, articolo e data di acquisto. Puoi chiedere al cliente la sua email se non l’ha fornita e aggiungerla alla carta.

Una volta creata una carta, puoi utilizzare tali informazioni per vari scopi, dall’offerta di premi fedeltà al salvataggio delle ricevute per consultazione futura. Un sistema POS con funzionalità di gestione delle relazioni con i clienti semplifica il processo di fidelizzazione offrendo qualcosa in cambio. Migliorerà il servizio clienti in modi difficilmente raggiungibili manualmente.

Report

Tutti i sistemi POS dispongono di un sistema di reporting di base che consente di visualizzare le transazioni con carta di credito e le relative commissioni di elaborazione per un periodo definito. Il software può anche essere configurato in modo da includere una serie di report rilevanti per la tua attività.. Dovrai aggiungere queste funzionalità extra ai costi del software POS, ma ne vale la pena, soprattutto alla luce del tempo risparmiato nella stampa dei report e nella ricerca delle informazioni necessarie.

Quali sono i diversi tipi di licenza POS?

Una licenza POS consente di effettuare una transazione tramite un portale di pagamento scelto dai fornitori POS. La licenza, nota anche come abbonamento, consente al licenziatario di utilizzare il software e l’hardware a condizione che paghi delle tariffe. Rientra nel costo del sistema del punto vendita ed è addebitato separatamente rispetto alle commissioni di elaborazione dei pagamenti.

Licenza utente singolo

Ti serve una licenza utente singolo per un unico POS, mobile o fisso. Ogni terminale che elabora i pagamenti deve disporre della propria licenza per l’accesso al gateway di pagamento che invia i dati della carta di credito e l’importo alla banca emittente. Viene inoltre utilizzato per tenere traccia delle commissioni di elaborazione dei pagamenti e assegnarle al tuo account.

Licenza multiutente

Se la tua azienda dispone di più dispositivi per processare le carte, ti servirà una licenza multiutente. Ogni apparecchiatura deve infatti disporre della propria licenza. Puoi acquistare una licenza o un abbonamento che disponga di un numero sufficiente di licenze da assegnare all’hardware POS.

Licenza in abbonamento

Una licenza in abbonamento consiste in un pagamento ricorrente effettuato mensilmente, bimestralmente, trimestralmente o annualmente. È una buona opzione se non conosci ancora bene il futuro della tua attività, se devi aumentare le tue stazioni POS per un certo periodo di tempo o se vuoi passare a un altro fornitore con commissioni di elaborazione della carta di credito inferiori in futuro.

Licenza perpetua

Nel caso in cui tu abbia intenzione di mantenere l’hardware POS a lungo termine, potresti trovare più economico ottenere una licenza perpetua. Si tratta di una commissione una tantum da pagare in anticipo al fornitore POS per l’accesso al portale di elaborazione della carta di credito e qualsiasi altro costo relativo a tale accesso. Hai anche la possibilità di pagare per gli upgrade, accedere a più funzionalità e ricevere il supporto di cui hai bisogno.

Licenza basata su cloud

Una licenza basata su cloud consente di scalare il numero di terminali POS secondo necessità. È simile all’opzione multilicenza, ma funziona con tablet e altri terminali mobili. Ogni fornitore di servizi commerciali dispone di pacchetti per le licenze basate su cloud. Ti consigliamo di fare delle ricerche per trovare la migliore offerta per questo tipo di utilizzo.

Conclusione: Il costo di un sistema POS

Il costo medio di un sistema POS per una piccola impresa varia da 80 a 150 dollari al mese. Tuttavia, tali costi possono variare a seconda del fornitore e delle esigenze specifiche. Prima di acquistare software o hardware, assicurati di comprendere i costi associati all’elaborazione dei pagamenti utilizzando un sistema POS e come possono influire sulla tua attività. Il sistema POS è qualcosa di cui non puoi fare a meno, ma puoi trovarne uno adatto alle tue esigenze aziendali senza dover pagare per funzionalità che non ti servono.

Una volta che il tuo sistema POS è operativo, puoi integrare i dati dei clienti con il software di marketing automation di Mailchimp per creare campagne di marketing e riportare i clienti che hanno già effettuato un acquisto sul tuo sito web o negozio al dettaglio.